документы сброшюрованы что значит
Как правильно сброшюровать листы в домашних условиях
Решили сделать книгу, блокнот или большую тетрадь, но не знаете, как сброшюровать? В этой статье приводятся технологии, которые можно воплотить в домашних условиях.
Варианты брошюрования документов
Вообще, что такое брошюровка? Это подшивка листов в одной стопке. Виды брошюровки весьма разнообразны. Некоторые требуют покупки специального оборудования, а для других понадобятся подручные материалы.
На пружину (пластиковую или металлическую)
Брошюровка на пластиковую или металлическую пружину – весьма простая технология, но требует биндера (брошуратора). Это приспособление, которое выбивает на бумаге необходимые отверстия (круглые или квадратные).
Обратите внимание, что биндеры делают отверстия с разным шагом и формой. Это стоит учитывать при покупке аппарата и пружины. Вот их форматы:
Нужно лишь положить бумагу на штифты и опустить рычаг. Остается только продеть пружинку в отверстия и получится своеобразная книжка.
Сброшюрованные листы поворачиваются на 360 градусов, поэтому метод весьма удобный. Машинка-биндер стоит около 3 000 рублей, что для офиса или дома (для любителей мастерить блокноты) весьма недорого. Способ подходит, если вы собираетесь соединить до 120 листов.
Отдельно стоит поговорить о материале пружины. Плюсы металлических:
Зачастую металлические пружины используют для архивных документов или отчетов, которые сразу пойдут на полку.
Достоинства пластиковых пружин:
Сшивание разъемными скобами
Брошюровка документов на скобу необходима, если периодически некоторые листы необходимо менять, не портя при этом саму подшивку.
Скобы разъемные и многоразовые, поэтому этот способ еще и недорогой. Процесс мало отличается от предыдущего: в стопке бумаги делаются отверстия биндером и ставится скобка. Получается весьма крепкое и надежное соединение.
Так получится одновременно сброшюровать до 40 документов с плотностью бумаги 80 г/м2.
Термоклеевая брошюровка
Относительно современных способ, используемый в полиграфии. Такое соединение часто называют «мягкий переплет». Одновременно его можно воплотить дома без сильных затрат. Понадобится аппарат для термопереплета. Средняя его стоимость в Китае – 50 долларов, что «по карману» людям, которые постоянно занимаются переплетом документов.
Аппарат растапливает твердый силиконовый клей. После нужно вставить стопку бумаги и обжать. Останется только приклеить обложку и подшивка готова. Получается весьма прочно, правда, вытащить отдельный лист не получится.
Тем более, брошюрование документов горяче-клеевым методом позволяет одновременно «подшить» до 700 страниц со средней плотностью.
Шитье внакидку
Таким образом можно скреплять небольшие объемы страниц — до 80. Подойдет для подшивки методичек, небольших книжечек-памяток и внутриорганизационной документации.
Понадобится поворотный степлер. От канцелярского он отличается большей пробивной способностью и возможностью ставить толстые, длинные скобы. Работать с ним нужно так:
Соединение получается прочным, хорошо держит листы. Перед покупкой, читайте инструкцию к степлеру. Некоторые могут пробить до 20 листов, чего может быть мало.
Обратите внимание, что по ГОСТ далеко не все документы можно подшивать таким образом. Например, бухгалтерские или кадровые отчеты таким образом подшивать запрещается.
Подшивка нитками по ГОСТ
Как правильно брошюровать бухгалтерские, кадровые или архивные документы? В этом случае используется подшивка обычными швейными нитками. Вам нужно подготовить:
Листы собираются стопкой и прокалываются по левой части. Проще всего сделать это хорошим канцелярским дыроколом. Если него нет, воспользуйтесь шилом или даже шуруповертом.
Самый распространенный метод сшивания – на четыре дырки. Прошивка выходит плотной, листы не выпадают и хорошо держатся. Для этого просто действуйте по инструкции:
Также вам может помочь эта схема переплетения. Стоит учесть, что прошивка до 4 проколов подходит только в случае, если в стопке менее 30 листов.
Металбинд
Металбинд – это «П»-образный канал, который часто используют для подшивки документов на западе. Позволяет мгновенно сшивать одновременно до 600 листов.
Понадобится весьма дорогая машинка для переплета. Она плотно зажимает канал и стягивает бумагу, благодаря чему документы остаются в подшивке навечно.
Листы сброшюрованы и также их можно освободить, если разжать канал на той же машинке. Повторно металбинд можно применять до 20 раз.
Раздел 4. Хранение документов
Раздел 4. Хранение документов
Информация об изменениях:
4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.
Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.
Информация об изменениях:
4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).
Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.
В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).
Информация об изменениях:
Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.
Информация об изменениях:
4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.
В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.
В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.
Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.
Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.
4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.
Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.
Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.
4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.
Информация об изменениях:
4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:
В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:
На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись «С данными бухгалтерского учета сверено» и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.
Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.
4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2-4.6 настоящей части.
При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).
Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.
Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.
На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.
Работа секретаря практически всегда связана с бумагами. Очень важно правильно оформить документ, чтобы он выглядел красиво и корректно. Само собой, некоторые документы представляют собой не пару, а несколько десятков (или даже сотен) страниц. Годовой отчет, листы для кассовых книг, учетные документы и другие тяжело хранить в бумаге, если они представляют собой стопку листов со скрепкой в углу. Именно на такие случаи предусмотрена брошюровка. К сожалению, просто сделать документ и отправить его в типографию не получится — необходимо соблюсти некоторые тонкости в оформлении.
Рассказываем, как подготовить листы к печати для брошюровки и какие виды брошюровки бывают.
Что такое брошюровка
Брошюровкой называют скрепление листов по одной стороне в документ (брошюру). Помимо элементарной практичности в хранении, брошюровка добавляет документу моральный вес и позволяет бумагам дольше сохранять приемлемый вид.
Сейчас, чтобы скрепить документ в брошюру, принято использовать специальное оборудование — биндер.
Кому может понадобиться брошюровка?
Виды брошюровки
Как готовить к печати листы для брошюровки
Перед тем, как отдать листы на брошюровку, необходимо проверить правильность оформления документов, наличие виз, нужных подписей, отметок о регистрации и исполнении, приложений к документам.
При разработке макета брошюры нужно учитывать, что листы будут подгоняться, обрезаться и сцепляться друг с другом, и для всех этих операций необходимо место на файле, который идет в печать.
Для работы с пружинами и разъемными скобами необходимы отступы 12-18мм (6-8мм — отступы для отверстий) с зеркальным различием четных и нечетных полос (количество — кратное 2).
Для брошюр на скобу нельзя предоставлять полосы разворотами (например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Если листов много, они будут смещены от корешка, и это смещение будет впоследствии обрезано, что необходимо учитывать.
При клеевом скреплении используются технологические поля 6 мм шириной.
Важно, чтобы файл читался одинаково на любом устройстве, поэтому шрифты должны быть переведены в кривые. Перевод в кривые позволяет сохранить внешний вид шрифта без наличия файла со шрифтом — он становится похожим по свойствам на картинку. К примеру, при работе в Word или Excel достаточно сохранить файл в pdf. В Adobe InDesign есть специальная операция с таким названием. Также, растровые изображения должны быть встроены в файл с разрешением не менее 300dpi.
Документы сброшюрованы что значит
Бухгалтерский учет ведется методом двойной записи. Первичный учетный документ является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета. Поэтому первичные документы могут подшиваться отдельным томом либо к одному из журналов операций.
Верховный Суд РФ также пришел к выводу, что первичные банковские и учетные документы не должны непосредственно подшиваться к журналам операций и могут содержаться в отдельных подшивках (определение от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795).
Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами в области ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен. Требования, которые необходимо выполнять при подборке и брошюровке первичных документов, перечислены в п. 11 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Следовательно, учреждение должно закрепить выбранный вариант сшива в учетной политике.
Учреждение обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.
При наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).
Виды брошюровки
В том, чтобы распечатать документ, нет ничего сложного. Гораздо сложнее и важнее придать ему должный вид. Ведь документ, оформленный в переплете, всегда смотрится интереснее и солиднее, чем просто скрепленный степлером или спрепкой. Брошюрование – один из лучших способов оформления напечатанного документа. Преимуществ у него – масса:
Что такое брошюровка?
Брошюровкой называют технологический процесс подбора и последующего скрепления отпечатанных листов, в результате которого они соединяются в брошюру – документ, состоящий как минимум из четырех скрепленных блоков. Формат, плотность и качество бумаги при этом не имеют никакого значения. Процедура брошюровки осуществляется на специализированном полиграфическом оборудовании – биндере. Вначале он перфорирует бумагу, а затем вставляет в полученные отверстия пружины соответствующего диаметра.
Этапы процесса брошюровки:
Виды брошюровки, их особенности и преимущества
1. На пружину (пластиковую или металлическую)
Наиболее распространенная и доступная по цене разновидность брошюровки. Пользуется большой популярностью среди студентов, которые чаще всего именно таким образом прошивают курсовые и дипломные работы, диссертации.
Он очень практичен, смотрится весьма солидно. Разворот при таком переплете может быть как на 180 градусов, так и больше. Листы с пружины в любой момент можно снимать, заменять их другими. У такого вида брошюровки есть ограничение по количеству листов в документе – до 480.
2. Сшивание разъемными скобами
Один из самых простых видов брошюровки. Листы перфорируются под скобы, а затем продеваются в них. Скобы же, в свою очередь, уже закреплены на двухсторонней планшетке, служащей обложкой документа.
Несомненное преимущество такого метода в том, что в случае необходимости без особых усилий можно снимать старые и продевать новые листы.
3. Термоклеевая брошюровка
Эта разновидность скрепления чаще всего используется для небольших книг в мягком переплете. Страницы будущего документа укладываются стопкой, помещаются в машину, смазывающую корешок стопы горячим клеем, а затем вставляются в обложку.
Основной недостаток такого вида брошюровки заключается в том, что в открытом положении книга самостоятельно не может удерживать форму. То есть, для того чтобы она оставалась открытой, необходимо прилагать усилия, что со временем непременно приводит к порче переплета, его повреждению.
4. Шитье внакидку
Таким методом чаще всего брошюруются документы объемом до 128 страниц. Для большего объема он не практичен, поскольку внутренние страницы сшитого документа «сползают». Отпечатанные с двух сторон и разрезанные листы складываются вместе соответственно нумерации и скрепляются скобами вдоль корешка.
5. Шитье втачку
Метод применяется, когда нужно скрепить в единый документ большее число страниц, это возможно при шитье внакидку. Скоба вставляется не по центру, а по краю стопы, пробивает листы и выходит с их обратной стороны.
Брошюровка – завершающий этап полиграфических работ с документом. Если важно надолго сохранить его целостность и презентабельный вид, то это – один из наиболее эффективных способов достичь желаемого.