Как сделать сортировку в гугл таблицах
Как работать с Google Таблицами: полное руководство
Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.
Изучаем панель инструментов
Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.
Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:
Во втором слева блоке есть лишь один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и увеличивает визуальный размер документа. Аналогичную функцию выполняет сочетание клавиш CTRL и «+» или «-» (на Mac OS вместо CTRL нажимайте CMD).
В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.
Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.
Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:
Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.
В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.
Девятый блок содержит 5 полезных опций:
В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.
Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.
Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.
Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах
Работайте с элементами таблицы при помощи пункта «Изменить», либо через контекстное меню. Здесь можно добавлять новые ячейки, столбцы и строки, а также удалять, вставлять или скрывать. Сначала выделите элемент, который хотите отредактировать или удалить. Затем нажмите на пункт «Изменить» и выберите необходимую операцию. Либо вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши.
В Google Sheets, как и в Excel, можно закреплять строки и столбцы таблицы. Для чего это нужно? Для удобства. Предположим, у вас документ, который состоит из сотен или тысяч строк. При скроллинге заголовки уходят вверх за пределы экрана и становится непонятно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строки с заголовками, то они всегда будут на виду. Чтобы закрепить строки или столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и выберите подходящий вам параметр.
При необходимости все элементы таблицы можно двигать и менять местами. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, который хотите переместить, нажмите на пункт «Изменить» в меню, укажите нужное вам действие.
Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.
Сортировка и фильтрация данных
Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.
Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.
Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».
Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:
Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.
Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.
История изменений документов в Google Таблицах
Если вы что-то изменили в таблице и позже обнаружили, что изменения неверны и нужно вернуть всё, как было, ― не спешите переделывать вручную. Google Sheets сохраняет все версии документов вместе с данными об авторах и времени изменений. Они доступны по клику на надпись: «Все изменения сохранены на Диске» или меню «Файл ― История версий ― Смотреть историю версий».
Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.
В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!
Сортировка данных в Google таблицах
Сортировка данных – это полезная и довольно часто используемая операция при работе с данными в Google таблицах. Ведь когда вы работаете с большими объемами информации в таблице, то организация данных в ней становится очень важной задачей. Сортировка данных в Google таблице помогает навести порядок в данных, выявить закономерности в них.
Существуют различные приемы сортировки на листе Google таблицы или в выделенном диапазоне.
Мы рассмотрим, чем отличается сортировка таблицы от сортировки диапазона, как правильно описать критерии сортировки, как можно сортировать сразу по нескольким колонкам Google таблицы. Также мы остановимся на способах автоматической сортировки данных в случае их изменения.
В этой статье вы узнаете, как сортировать данные для удобства просмотра и организации содержимого таблицы.
Как сортировать данные в Google таблицах
В Google таблицах используют два типа сортировки:
Сейчас мы поговорим о каждом из них подробнее.
Итак, давайте отсортируем нашу таблицу по столбцу.
Сортировка листа
При этом способе сортировки будут упорядочены все данные, находящиеся на листе. Будьте внимательны, если на вашем листе расположены несколько таблиц!
Внимание! Перед сортировкой всей таблицы по столбцам обязательно закрепите заголовки столбцов – иначе они тоже будут отсортированы и окажутся посреди ваших данных!
Итак, для того, чтобы нам было удобно просматривать отсортированные данные, давайте сперва закрепим заголовки столбцов, чтобы они постоянно находились на виду и не скрывались при просмотре таблицы вниз.
Для этого установите курсор на любую ячейку заголовка таблицы и в меню выберите Просмотр – Закрепить и затем укажите необходимое количество строк.
Затем выберите, по какому столбцу мы будем сортировать нашу таблицу.
Нажав треугольник рядом с буквой столбца, вы можете выбрать 2 варианта сортировки – по возрастанию либо по убыванию. При этом будет отсортирована вся таблица.
Или же можно выбрать в меню Данные – Сортировать лист по столбцу… и затем – необходимую опцию сортировки.
Здесь важно отметить, что если вы выделили весь столбец, то вам будет доступна возможность сортировки диапазона данных (о чём мы будем говорить чуть ниже).
Но если вы выберете “Сортировать диапазон по столбцу …”, то будет отсортирован только выделенный столбец, а остальные данные останутся неизменными. Таким образом вы нарушите структуру ваших данных, и в такой сортировке нет никакого смысла. Поэтому будьте внимательны!
Сортировка диапазона
Рассмотрим второй способ – сортировку диапазона.
Это будет полезно, если на вашем листе Google таблиц находится несколько небольших таблиц с данными, а сортировать нужно только одну из них.
Сортировка диапазона никак не повлияет на данные других таблиц, расположенных на листе.
Выделите при помощи мыши диапазон ячеек, который нужно упорядочить.
Затем у вас есть 2 варианта действий:
Откроется дополнительное окно с настройками сортировки.
Здесь вы можете указать, что выделенный вами диапазон данных содержит заголовки столбцов. В нашем примере мы не выделяли заголовки столбцов, поэтому чекбокс оставляем пустым. То есть, сортировать будем весь выделенный диапазон. Если поставить эту отметку, то первая строка выделенного диапазона сортироваться не будет.
Также, нажав на значок раскрывающегося списка, вы можете выбрать, по какому столбцу будет производиться сортировка. Мы выбрали столбец В.
Здесь же по умолчанию указан порядок сортировки «по возрастанию» от А до Я. При необходимости вы можете его изменить на противоположный – от Я до А.
Сортировка данных в Google таблице по нескольким столбцам
Если необходимо произвести сортировку по нескольким параметрам, то в настройках сортировки можно добавить ещё один или даже несколько столбцов.
Используйте для этого пункт “Добавить еще один столбец для сортировки” в настройках сортировки. Затем в выпадающем списке выберите нужный столбец.
По каждому столбцу можно выбрать порядок сортировки – восходящий либо нисходящий.
В результате сортировка будет производиться последовательно – сначала по первому столбцу, затем по второму и так далее (в нашем случае – сначала по B, затем по D).
Здесь в нашем примере мы отсортировали заказы сначала по покупателю, а затем – по товару. В результате мы видим заказы каждого покупателя, упорядоченные по товарам.
Автоматическая сортировка Google таблицы
Предположим, у нас имеется таблица с отсортированной и упорядоченной информацией. Но как быть, если в таблицу будут добавлены новые данные? Ведь они уже не будут упорядочены, и нам вновь придётся повторять сортировку?
Для тех, кто не владеет навыками программирования, использование функции SORT будет наиболее простым решением.
Для этого создадим ещё один лист, который можем назвать “Сортировка”. На этом листе мы будем размещать наши отсортированные данные.
Наши данные будут расположены на листе “Данные”.
Скопируем в строку А листа “Сортировка” заголовки столбцов из листа “Данные”.
В ячейке А2 листа “Сортировка” запишем формулу функции:
Здесь ‘Данные’!A2:G – это координаты диапазона, из которого будут взяты данные для сортировки.
Обратите внимание, что мы указываем только левую верхнюю ячейку и крайний правый столбец. Это дает нам возможность добавлять новые данные в нашу исходную таблицу, и при этом не менять формулу сортировки.
2 – порядковый номер столбца в указанном диапазоне, по которому мы будем производить сортировку. В нашем случае мы будем сортировать продажи по наименованию покупателя.
2 – порядок сортировки. 2 означает сортировку по возрастанию, от меньшего к большему. 1 означает сортировку по убыванию, от большего к меньшему.
В результате на листе “Сортировка” мы получили данные о продажах, отсортированные по покупателям.
Чтобы проверить возможности автоматической сортировки в Google таблицах, добавим в исходную таблицу на листе “Данные” ещё одну строку с данными о продажах.
Эта запись тут же автоматически появится в таблице на листе “Сортировка”.
Для сортировки можно использовать также сводную таблицу. Она также не затрагивает существующие данные и размещается на отдельном листе.
Выделите при помощи мыши столбцы таблицы, которые вы хотите включить в сводную таблицу, а затем в меню нажмите Данные – Сводная таблица. Подробно о работе со сводными таблицами и их возможностях вы можете почитать в нашем материале по работе со сводными таблицами.
Советы по эффективной работе с Google таблицами:
Как Сортировать и фильтровать Данные в Google Таблицах
Russian (Pусский) translation by Andrey Rybin (you can also view the original English article)
В этом уроке, вы научитесь использовать фильтр Google таблиц, чтобы ограничить набор рассматриваемых данных. А потом, вы узнаете секреты использования функции сортировки Google Таблиц, которые помогут вам упорядочить данные, нужным вам образом.
Смотрите и учитесь.
Ниже, в видеоуроке, я собираюсь рассказать вам о функциях сортировки и фильтрации данных в Google Таблицах. Вы увидите варианты использования фильтрации и сортировки данных в Таблицах.
Просмотрите иллюстрированный материал, в котором объясняются техники работы с функциями Google Таблиц: сортировка и фильтрация.
Применяйте на Практике
Пока вы работаете с этим уроком, делайте примеры, используя данные для примеров. Я подготовил набор простых данных, используя которые, вы можете попрактиковаться в сортировке и фильтрации данных в Google Табицах.
Скачайте фалы отсюда, загрузите их в Google Таблицы, и используйте их, что бы поработать с техниками, которые я описываю в этом уроке.
1. Сортировка в Google Таблицах
Когда я собираюсь заниматься сортировкой, я принимаю во внимание два фактора:
Один из важных моментов в сортировке в заключается в том, что вы будете выполнять сортировку всей таблицы. Обычно, каждая строка данных может рассматриваться как запись, или элемент данных. Каждая строка данных содержит один элемент данных, а каждая колонка содержит различные атрибуты, или способы описания данных.
Когда вы выполняете сортировку данных, очень важно, чтобы данные оставались сгруппированными вместе. Если вы отсортируете только колонку, которая содержит количество продаж, то у вас затем получится путаница в данных! Продажа в 100$ теперь может соответствовать не тому покупателю.
Вот почему так важно правильно выполнять сортировку данных. Давайте рассмотрим несколько примеров ниже.
Как Сортировать Данные в Google Таблицах
После того, как вы выделили набор данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона (Sort Range), как показано на картинке ниже.
После того, как вы выделили данные, зайдите в Данные > Сортировка Диапазона, чтобы сортировать ваши данные используя инструменты Google Таблиц.
Несмотря на наличие встроенных опций для сортировки с A-Z или Z-A, гораздо проще использовать инструмент, встроенный в Таблицы для сортировки. На скриншоте ниже вы можете увидеть типичный пример применения сортировки. Вы можете просто выбрать столбец, к которому вы хотите применить сортировку.
Так же, убедитесь, что вы делаете сортировку в нужном «направлении». Для текстовых данных вы можете сделать сортировку в алфавитном порядке (A-Z) или в обратном алфавитном порядке (Z-A).
Выберите колонку, на основе которой хотите сортировать данные, а также порядок сортировки, по алфавиту, или в обратном алфавитном порядке.
После того, как вы сделаете это, вы увидите что ваши данные сортированы, и они в целости и сохранности. Вы можете заметить, что на рисунке ниже, мы сортировали данные на основе названия компании на которую работает кандидат.
Теперь, когда мы выполнили сортировку колонки Company, вы можете заметить, что названия компаний перечисляются в алфавитном порядке.
Хорошей привычкой будет, просмотреть отсортированные вами данные. В худшем случае, вы отсортируете только одну колонку, в то время как другие останутся без изменения. На скриншоте выше, по смешавшимя номерам ID, которые уже не имеют возрастающего порядка (1,2, 3, 4..), мы можем сделать вывод, что все колонки сортировались одновременно, связанным образом.
2. Сортировка Google Таблиц по двум правилам.
Что если вы хотите выполнить сортировку по двум категориям? Например, что если вы захотите, сортировать данные с сотрудниками, по их заинтересованность (а скорее по привлекательности для работодателя) и названиям компаний. Давайте попробуем так и сделать.
При выделенных данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона. А теперь щелкните по кнопке, Добавить еще один диапазон для сортировки, чтобы добавить второй критерий для сортировки данных. Теперь вы можете выполнить сортировку основываясь на нескольких правилах.
В этом меню, важен порядок. Отметьте себе, что есть первое правило, «сортировать по», а затем второе правило «затем по». На примере ниже, я установил в меню сортировку заинтересованности по алфавиту, а затем сортировку компаний по алфавиту.
Щелкните по Добавить еще один столбец для сортировки, что позволит вам задать несколько правил для сортировки ваших данных.
3. Используйте Фильтры в Google Таблицах
Если сортировка влияет на то, в каком порядке будут представлены данные в таблице, фильтрация влияет на то, какие данные будут в таблице отображаться. Давайте узнаем, как использовать фильтрацию в Google Таблицах, которая позволить уменьшит объем отображаемых данных.
Чтобы добавить фильтры, выделите ваши данные. Затем зайдите в Данные > Создать фильтр в меню Таблицы.
Теперь, когда вы включили фильтрацию, вы увидите маленькую иконку в верхнем правом углу названия столбца. Щелкните по этой иконке, и вы увидите список величин доступных в этой колонке, в выпадающем меню, как на скриншоте ниже.
Щелкните по иконке в названии колонки, чтобы выбрать каким огразом вы хотите ограничить набор данных.
В этом всплывающем меню, переключитесь на критерии, которым вы хотите, чтобы удовлетворяли ваши данные. Когда вы нажмете ОК, данных в вашей таблице станет меньше, и будут отображаться только те, которые удовлетворяют правилам вашего фильтра Google Таблиц.
Также как и при сортировке, вы можете задвать несколько уровней фильтрации. В примере ниже, я добавил фильтр в столбец «Уровень зарплаты» (Salary Grade).
Это отличный пример, как полезна фильтрация при работе с данными. Комбинируя фильтрацию по «заинтересованности» с фильтром по «уровню зарплаты», я получил список из двух кандидатов из 100 возможных.
Важно при этом помнить, что фильтрация не удаляет данные. Они просто остаются «за сценой», готовые появиться снова, когда вы измените условия фильтрации.
Поиск пропущенных данных
Вам следует кое о чем помнить, когда вы работаете с фильтрацией данных: вам нужно быть осторожным и помнить о том, какие данные вы оставляете «за сценой». Я не скажу вам точно, сколько раз я работал с таблицами и упускал тот факт, что данные пропущены, потому, что они были удалены из фильтрации в Google Таблицах.
Я всегда слежу за двумя вещами, если данные не имеют смысла:
Эти два фактора, позволяют нам быть уверенными в том, что вы не упустили данных в своей таблице.
Подводим итоги и продолжаем обучение.
Вы только, что узнали, как использовать фильтрацию и сортировку данных в Google Таблицах. А как вы работаете с большим объемом данных? Используете ли вы сортировку и фильтрацию, чтобы упростить данные, или используете другие аналитические инструменты?