Как сделать такой запрос в
Создание запроса, формы или отчета
Создание запроса на выборку
Создайте запрос на выборку определенных данных.
На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
Выберите таблицу с полем, добавьте нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.
Укажите, хотите ли вы открыть запрос в режиме таблицы или изменить его в режиме конструктора, а затем нажмите кнопку Готово.
Создание разделенной формы
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы.
В области навигации выберите таблицу или запрос с данными.
На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.
Дополнительные сведения см. в разделе Создание разделенной формы.
На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее.
Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее.
Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово.
Примеры условий запроса
Используя условия запроса, вы можете находить в базе данных Access определенные элементы. Если элемент соответствует всем введенным условиям, он отобразится в результатах запроса.
Чтобы добавить условие в запрос Access, откройте этот запрос в конструкторе. Затем определите поля (столбцы), на которые распространяется данное условие. Если нужное поле в бланке запроса отсутствует, добавьте его с помощью двойного щелчка. Затем в строке Условия введите для него условие. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о запросах.
Условие запроса — это выражение, которое Access сравнивает со значениями в полях запроса, чтобы определить, следует ли включать в результат записи, содержащие то или иное значение. Например, = «Воронеж» — это выражение, которое Access сравнивает со значениями в текстовом поле запроса. Если значение этого поля в определенной записи равно «Воронеж», Access включает ее в результаты запроса.
Рассмотрим несколько примеров часто используемых условий, на основе которых вы можете создавать собственные условия. Примеры группируются по типам данных.
В этом разделе
Общие сведения об условиях запроса
Условие похоже на формулу — это строка, которая может включать ссылки на поля, операторы и константы. В Access условия запроса также называются выражениями.
В следующей таблице показаны примеры условий и описано, как они работают.
>25 and значение больше 25 и меньше 50.
DateDiff («гггг», [ДатаРождения], Date()) > 30
Это условие применяется к полю «Дата/время», такому как «ДатаРождения». В результаты запроса включаются только записи, в которых количество лет между датой рождения человека и текущей датой больше 30.
Это условие можно применять к полям любого типа для отображения записей, в которых значение поля равно NULL.
Как видите, условия могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от типа данных в поле, к которому они применяются, и от ваших требований. Некоторые условия простые и включают только основные операторы и константы. Другие условия сложные: они содержат функции, специальные операторы и ссылки на поля.
В этой статье перечислено несколько часто используемых условий для различных типов данных. Если примеры не отвечают вашим потребностям, возможно, вам придется задать собственные условия. Для этого необходимо сначала ознакомиться с полным списком функций, операторов и специальных знаков, а также с синтаксисом выражений, которые ссылаются на поля и литералы.
Узнаем, где и как можно добавлять условия. Чтобы добавить условия в запрос, необходимо открыть его в Конструкторе. После этого следует определить поля, для которых вы хотите задать условия. Если поля еще нет на бланке запроса, добавьте его, перетащив его из окна конструктора запросов на сетку полей или дважды щелкнув поле (при этом поле автоматически добавляется в следующий пустой столбец в сетке). Наконец, введите условия в строку Условия.
Условия, заданные для разных полей в строке Условия, объединяются с помощью оператора AND. Другими словами, условия, заданные в полях «Город» и «ДатаРождения», интерпретируются следующим образом:
1. Поля «Город» и «ДатаРождения» включают условия.
2. Этому условию соответствуют только записи, в которых поле «Город» имеет значение «Воронеж».
3. Этому условию соответствуют только записи людей, которым не менее 40 лет.
4. В результат будут включены только те записи, которые соответствуют обоим условиям.
Что делать, если требуется, чтобы выполнялось только одно из этих условий? Другими словами, как можно ввести альтернативные условия?
Если у вас есть альтернативные условия, то есть два набора независимых условий, из которых должен выполняться только один, используйте строки Условие отбора и Или на бланке.
1. 1. Условие «Город» указывается в строке «Условие отбора».
2. 2. Условие «ДатаРождения» указывается в строке «или».
Условия, заданные в строках Условие отбора и или, объединяются с помощью оператора OR, как показано ниже.
Город = «Чикаго» OR ДатаРождения или.
Прежде чем приступить к изучению примеров, обратите внимание на следующее:
Если условие является временным или часто меняется, можно фильтровать результаты запроса, вместо того чтобы постоянно менять условия. Фильтр — это временное условие, которое изменяет результат запроса, не изменяя его структуру. Дополнительные сведения о фильтрах см. в статье Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access.
Если используются одни и те же поля условий, но часто меняются значения, которые вам интересны, вы можете создать запрос с параметрами. Такой запрос предлагает указать значения полей, а затем использует их для создания условий. Дополнительные сведения о запросах с параметрами см. в статье Использование параметров в запросах и отчетах.
Условия для текстовых полей, полей Memo и полей гиперссылок
Примечание: Начиная с версии Access 2013, текстовые поля носят название Краткий текст, а поля Memo — Длинный текст.
Следующие примеры относятся к полю «СтранаРегион», основанном на таблице, в которой хранится информация о контактах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке.
Условие, заданное для поля «Гиперссылка», по умолчанию применяется к отображаемому тексту, который указан в поле. Чтобы задать условия для конечного URL-адреса, используйте выражение HyperlinkPart. У него следующий синтаксис: HyperlinkPart([Таблица1].[Поле1],1) = «http://www.microsoft.com/», где «Таблица1» — это имя таблицы, содержащей поле гиперссылки, «Поле1» — это само поле гиперссылки, а «http://www.microsoft.com» — это URL-адрес, который вы хотите найти.
Чтобы добавить записи, которые.
Используйте это условие
Точно соответствуют определенному значению, например «Китай»
Возвращает записи, в которых поле «СтранаРегион» содержит значение «Китай».
Не соответствуют определенному значению, например «Мексика»
Возвращает записи, в которых значением поля «СтранаРегион» не является «Мексика».
Начинаются с заданной строки символов, например «С»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых начинаются с буквы «С», таких как Словакия и США.
Примечание: Символ «звездочка» ( *) в выражении обозначает любую строку символов. Он также называется подстановочным знаком. Список таких знаков см. в статье Справочные сведения о подстановочных знаках в приложении Access.
Не начинаются с заданной строки символов, например «С»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых не начинаются с буквы «С».
Содержат заданную строку, например «Корея»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых содержат строку «Корея».
Не содержат заданную строку, например «Корея»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых не содержат строку «Корея».
Заканчиваются заданной строкой, например «ина»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых заканчиваются на «ина», таких как «Украина» и «Аргентина».
Не заканчиваются заданной строкой, например «ина»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых не заканчиваются на «ина», как в названиях «Украина» и «Аргентина».
Содержат пустые значения (или значения отсутствуют)
Возвращает записи, в которых это поле не содержит значения.
Не содержат пустых значений
Возвращает записи, в которых это поле содержит значение.
Содержат пустую строку
Возвращает записи, в которых поле имеет пустое значение (но не значение NULL). Например, записи о продажах другому отделу могут содержать пустое значение в поле «СтранаРегион».
Не содержат пустых строк
Возвращает записи, в которых поле «СтранаРегион» имеет непустое значение.
Содержит нулевые значения или пустые строки
Возвращает записи, в которых значение в поле отсутствует или является пустым.
Ненулевые и непустые
Is Not Null And Not «»
Возвращает записи, в которых поле «СтранаРегион» имеет непустое значение, не равное NULL.
При сортировке в алфавитном порядке следуют за определенным значением, например «Мексика»
Возвращает записи с названиями стран и регионов, начиная с Мексики и до конца алфавита.
Входят в определенный диапазон, например от А до Г
Возвращает страны и регионы, названия которых начинается с букв от «А» до «Г».
Совпадают с одним из двух значений, например «Словакия» или «США»
Возвращает записи для США и Словакии.
Содержат одно из значений, указанных в списке
In(«Франция», «Китай», «Германия», «Япония»)
Возвращает записи всех стран или регионов, указанных в списке.
Содержат определенные знаки в заданном месте значения поля
Right([СтранаРегион], 1) = «а»
Возвращает записи всех стран или регионов, названия которых заканчиваются на букву «а».
Соответствуют заданной длине
Возвращает записи стран или регионов, длина названия которых превышает 10 символов.
Соответствуют заданному шаблону
Возвращает записи стран или регионов, названия которых состоят из пяти символов и начинаются с «Лив», например Ливия и Ливан.
Условия для числовых полей, полей с денежными значениями и полей счетчиков
Следующие примеры относятся к полю «ЦенаЗаЕдиницу», основанном на таблице, в которой хранится информация о товарах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке запроса.
Чтобы добавить записи, которые.
Используйте это условие
Точно соответствуют определенному значению, например 1000
Возвращает записи, в которых цена за единицу товара составляет 1000 ₽.
Не соответствуют значению, например 10 000
Возвращает записи, в которых цена за единицу товара не равна 10 000 ₽.
Содержат значение, которое меньше заданного, например 1000
Возвращает записи, в которых цена товара больше 999,99 ₽ (>999,99). Второе выражение отображает записи, цена в которых не меньше 999,99 ₽.
Содержат одно из двух значений, например 200 или 250
Возвращает записи, в которых цена товара равна 200 или 250 ₽.
Содержат значение, которое входит в определенный диапазон
Возвращает записи, в которых цена товара не находится в диапазоне от 500 до 1000 ₽.
Содержит одно из заданных значений
Возвращает записи, в которых цена товара равна 200, 250 или 300 ₽.
Содержат значение, которое заканчивается на заданные цифры
Возвращает записи товаров, цена которых заканчивается на 4,99, например 4,99 ₽, 14,99 ₽, 24,99 ₽ и т. д.
Содержат пустые значения (или значения отсутствуют)
Возвращает записи, для которых не введено значение в поле «ЦенаЗаЕдиницу».
Содержат непустые значения
Возвращает записи, в поле «ЦенаЗаЕдиницу» которых указано значение.
Условия для полей «Дата/время»
Следующие примеры относятся к полю «ДатаЗаказа», основанном на таблице, в которой хранится информация о заказах. Условие задается в строке Условие отбора поля на бланке запроса.
Используйте этот критерий
Точно соответствуют значению, например 02.02.2006
Возвращает записи транзакций, выполненных 2 февраля 2006 г. Обязательно ставьте знаки # до и после значений даты, чтобы Access мог отличить значения даты от текстовых строк.
Не соответствуют значению, такому как 02.02.2006
Возвращает записи транзакций, выполненных в любой день, кроме 2 февраля 2006 г.
Содержат значения, которые предшествуют определенной дате, например 02.02.2006
Возвращает записи транзакций, выполненных после 2 февраля 2006 г.
Чтобы просмотреть транзакции, выполненные в определенную дату или после нее, воспользуйтесь оператором >= вместо оператора >.
Содержат значения, которые входят в определенный диапазон дат
>#02.02.2006# and Between. Например, выражение Between #02.02.2006# and #04.02.2006# идентично выражению >=#02.02.2006# and #04.02.2006#
Возвращает записи транзакций, выполненных до 2 февраля 2006 г. или после 4 февраля 2006 г.
Содержат одно из двух заданных значений, например 02.02.2006 или 03.02.2006
#02.02.2006# or #03.02.2006#
Возвращает записи транзакций, выполненных 2 или 3 февраля 2006 г.
Содержит одно из нескольких значений
In (#01.02.2006#, #01.03.2006#, #01.04.2006#)
Возвращает записи транзакций, выполненных 1 февраля 2006 г., 1 марта 2006 г. или 1 апреля 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на определенный месяц (вне зависимости от года), например декабрь
DatePart(«m»; [ДатаПродажи]) = 12
Возвращает записи транзакций, выполненных в декабре любого года.
Содержат дату, которая выпадает на определенный квартал (вне зависимости от года), например первый
DatePart(«q»; [ДатаПродажи]) = 1
Возвращает записи транзакций, выполненных в первом квартале любого года.
Содержат текущую дату
Возвращает записи транзакций, выполненных сегодня. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи, в поле «ДатаЗаказа» которых указано 2 февраля 2006 г.
Содержат вчерашнюю дату
Возвращает записи транзакций, выполненных вчера. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за 1 февраля 2006 г.
Содержат завтрашнюю дату
Возвращает записи транзакций, которые будут выполнены завтра. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за 3 февраля 2006 г.
Содержат даты, которые выпадают на текущую неделю
DatePart(«ww»; [ДатаПродажи]) = DatePart(«ww»; Date()) and Year([ДатаПродажи]) = Year(Date())
Возвращает записи транзакций, выполненных за текущую неделю. Неделя начинается в воскресенье и заканчивается в субботу.
Содержат даты, которые выпадают на прошлую неделю
Возвращает записи транзакций, выполненных за прошлую неделю. Неделя начинается в воскресенье и заканчивается в субботу.
Содержат даты, которые выпадают на следующую неделю
Year([ДатаПродажи])* 53+DatePart(«ww»; [ДатаПродажи]) = Year(Date())* 53+DatePart(«ww»; Date()) + 1
Возвращает записи транзакций, которые будут выполнены на следующей неделе. Неделя начинается в воскресенье и заканчивается в субботу.
Содержат дату, которая выпадает на последние 7 дней
Between Date() and Date()-6
Возвращает записи транзакций, выполненных за последние 7 дней. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за период с 24 января 2006 г. по 2 февраля 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на текущий месяц
Year([ДатаПродажи]) = Year(Now()) And Month([ДатаПродажи]) = Month(Now())
Возвращает записи за текущий месяц. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за февраль 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на прошлый месяц
Возвращает записи за прошлый месяц. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за январь 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на следующий месяц
Year([ДатаПродажи])* 12 + DatePart(«m»; [ДатаПродажи]) = Year(Date())* 12 + DatePart(«m»; Date()) + 1
Возвращает записи за следующий месяц. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за март 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на последние 30 дней или 31 день
Записи о продажах за месяц. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за период со 2 января 2006 г. по 2 февраля 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на текущий квартал
Year([ДатаПродажи]) = Year(Now()) And DatePart(«q»; Date()) = DatePart(«q»; Now())
Возвращает записи за текущий квартал. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за первый квартал 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на прошлый квартал
Year([ДатаПродажи])*4+DatePart(«q»;[ДатаПродажи]) = Year(Date())*4+DatePart(«q»;Date())- 1
Возвращает записи за прошлый квартал. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за последний квартал 2005 г.
Содержат дату, которая выпадает на следующий квартал
Возвращает записи за следующий квартал. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за второй квартал 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на текущий год
Возвращает записи за текущий год. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за 2006 г.
Содержат дату, которая выпадает на прошлый год
Возвращает записи транзакций, выполненных в прошлом году. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за 2005 г.
Содержат дату, которая выпадает на следующий год
Year([ДатаПродажи]) = Year(Date()) + 1
Возвращает записи транзакций, которые будут выполнены в следующем году. Если сегодняшняя дата — 02.02.2006 г., вы увидите записи за 2007 г.
Содержат дату, которая приходится на период с 1 января до текущей даты (записи с начала года до настоящего момента)
Year([ДатаПродажи]) = Year(Date()) and Month([ДатаПродажи]) Date()
Возвращает записи транзакций, которые будут выполнены после сегодняшнего дня.
Фильтр пустых (или отсутствующих) значений
Возвращает записи, в которых не указана дата транзакции.
Фильтр непустых значений
Возвращает записи, в которых указана дата транзакции.
Условия для полей «Да/Нет»
В качестве примера, в таблице «Клиенты» есть логическое поле «Активность», которое показывает текущую активность учетной записи клиента. В таблице отображается, как вычисляются значения, введенные в строке условий логического поля.
Проверено для значения «Нет». После ввода значение 0 изменяется на «Ложь» в строке условий.
Нет результатов, если это единственное значение условия в поле
Любая строка символов, отличная от «Да», «Нет», «Истина» или «Ложь»
Не удается выполнить запрос из-за ошибки несоответствия типов данных.
Условия для других полей
Вложения. В строке Условие отбора введите Is Null, чтобы включить записи, которые не содержат вложений. Введите Is Not Null, чтобы включить записи с вложениями.
Поля подстановки. Существует два типа полей подстановки: те, которые подставляют значения из существующего источника данных (с помощью внешнего ключа), и те, которые основаны на списке значений, заданном при их создании.
Поля подстановки, основанные на списке значений, имеют текстовый тип данных и принимают такие же условия, как другие текстовые поля.
Условия, которые можно использовать в поле подстановки, основанном на значениях из существующего источника данных, зависят от типа данных внешнего ключа, а не типа подставляемых данных. Например, у вас может быть поле подстановки, которое отображает имя сотрудника, но использует внешний ключ с числовым типом данных. Так как в поле хранится число, а не текст, вы можете использовать условия, которые подходят для чисел, такие как >2.
Если вы не знаете тип данных внешнего ключа, можно просмотреть исходную таблицу в Конструкторе, чтобы определить его. Для этого:
Найдите исходную таблицу в области навигации.
Откройте таблицу в Конструкторе, сделав одно из следующего:
Щелкните таблицу и нажмите клавиши CTRL+ВВОД.
Щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.
Тип данных для каждого поля указан в столбце Тип данных на бланке таблицы.
Многозначные поля. Данные в многозначных полях хранятся как строки скрытой таблицы, которые Access создает и заполняет для представления поля. В Конструкторе запроса они представлены в списке полей с помощью расширяемого поля. Чтобы задать условия для многозначного поля, необходимо указать их для одной строки скрытой таблицы. Для этого выполните указанные ниже действия.
Создайте запрос, содержащий многозначное поле, и откройте его в Конструкторе.
Перетащите многозначное поле и поле его значения в различные столбцы на бланке. Если вы хотите, чтобы в результатах выводилось только полное многозначное поле, снимите флажок Показать для поля одного значения.
Введите в поле Условие отбора для поля с одним значением условия, подходящие для типа данных, который представляют собой значения.
Каждое значение в многозначном поле будет оцениваться по отдельности на основе указанных условий. Например, допустим, что в многозначном поле хранится список чисел. Если указать условия >5 AND и одно значение меньше 3.
Создание простого запроса на выборку
Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.
Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.
В этой статье
Общие сведения
Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.
Запрос на выборки — это объект базы данных, в который в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, а отображает данные, хранимые в таблицах. Запрос может показывать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из их сочетания.
Преимущества запросов
Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.
Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.
Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.
Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.
Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.
Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.
Основные этапы создания запроса на выборку
Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.
Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.
Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.
Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.
Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).
Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов
Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.
Подготовка
Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.
Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.
Использование мастера запросов
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.
В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.
Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.
В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.
В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).
Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.
Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.
Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.
В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.
Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.
Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.
Avg — запрос вернет среднее значение поля.
Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.
Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.
Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).
Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.
Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле («Цена») и поле даты и времени («Время_транзакции»), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю «Цена». Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.
Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.
Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.
На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.
Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.
Создание запроса в режиме конструктора
В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.
Создание запроса
Действие 1. Добавьте источники данных
При использовании конструктора для добавления источников данных их источники и поля добавляются в отдельных шагах. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.
На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый из них, а затем нажмите кнопку «Добавить».
Автоматическое соединение
Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.
Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.
Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).
Повторное использование одного источника данных
В некоторых случаях необходимо соединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые запросом самосоединение, которые объединяют записи из одной таблицы при совпадении значений в соединитьые поля. Например, допустим, что у вас есть таблица «Сотрудники», в которой в поле «ОтчетЫВ» для записи каждого сотрудника вместо имени отображается его имя руководителя. Вместо этого вы можете самостоятельно отобразить имя руководителя в записях каждого сотрудника.
При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание «_1». Например, при повторном добавлении таблицы «Сотрудники» ее второй экземпляр будет называться «Сотрудники_1».
Действие 2. Соедините связанные источники данных
Если у источников данных, которые вы добавляете в запрос, уже есть связи, Access автоматически создает внутреннее присоединение для каждой связи. Если целостность данных, access также отображает «1» над линией связи, чтобы показать, какая таблица находится на стороне «один» отношение «один-ко-многим», и символ бесконечности (∞),чтобы показать, какая таблица находится на стороне «многие».
Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.
Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.
Добавление соединения
Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике.
Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.
Изменение соединения
Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить.
Откроется диалоговое окно Параметры соединения.
Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.
Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.
После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.
Действие 3. Добавьте выводимые поля
Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.
Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).
При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.
Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку «Поле» бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.
Использование выражения в качестве выводимого поля
Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.
В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.
В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как «Последнее обновление», введите перед ним фразу Последнее обновление:.
Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.
Действие 4. Укажите условия
Этот этап является необязательным.
С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.
Определение условий для выводимого поля
В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле «Город» указано «Рязань», введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем.
Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.
Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.
Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.
Условия для нескольких полей
Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.
Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод
Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.
Добавьте поле в таблицу запроса.
Снимите для него флажок в строке Показывать.
Задайте условия, как для выводимого поля.
Действие 5. Рассчитайте итоговые значения
Этот этап является необязательным.
Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться узнать среднюю цену или общий объем продаж.
Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.
Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» нажмите кнопку Итоги.
Access отобразит строку Итого на бланке запроса.
Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.
Дополнительные сведения о функциях строки «Итого» в запросах см. в статье Суммирование или подсчет значений в таблице с помощью строки «Итого».
Действие 6. Просмотрите результаты
Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке «Конструктор» нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.
Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.
Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.