Канцелярия и секретариат в чем разница
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
Действительно ли канцелярия и отдел делопроизводства не отличаются друг от друга, одинаковы ли выполняемые ими функции?
В опрос о приведении названия службы делопроизводства в соответствие с ее предметной областью «делопроизводство», зоной ответственности и выполняемыми функциями поставлен очень верно. Но конкретные названия служб делопроизводства в настоящее время не устанавливаются ни в одном регламентирующем документе. Понятия «служба делопроизводства», «служба документационного обеспечения управления» используются в качестве родовых понятий.
И канцелярия, и отдел делопроизводства должны быть, как правило, самостоятельными структурными подразделениями организации, осуществляющими функцию по организации и ведению (или просто ведению) делопроизводства (п. 3 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти).
«Канцелярия» как название специального делопроизводственного структурного подразделения было закреплено в Генеральном регламенте Петра I (1720 г.) и существует до настоящего времени. В нормативно-методических документах по делопроизводству (Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) М., 1974; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) М., 1991) было закреплено, что наименование и структура службы делопроизводства устанавливаются в соответствии с их принадлежностью к определенной группе организаций и в зависимости прежде всего от двух важнейших критериев:
В министерствах и ведомствах создавалось управление делами; на предприятиях, в институтах и в других организациях – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, а в организациях, не имеющих службы делопроизводства, работу с документами должен был выполнять секретарь или другое специально назначенное лицо.
В акционерном обществе структура организации, выбор и утверждение типов и схем организационной структуры – это зона ответственности исполнительных органов. При отсутствии современных регламентирующих документов общегосударственного уровня рекомендуем подойти к вопросу выбора и закрепления названия службы делопроизводства с позиций соблюдения общих правил разработки организационной структуры.
Все руководители, а особенно вышестоящие, понимают, что каждое направление деятельности или функция организации должны быть закреплены за конкретным подразделением, службой, чтобы в организации были обеспечены ответственность за дело и управляемость. Во избежание дублирования функций осуществляется контроль за тем, чтобы для выполнения одной функции создавалась одна служба, а все процессы взаимодействия подразделений по выполняемым ими функциям были строго регламентированы с определением конкретных зон ответственности. Конечно, соблюдаются нормы управляемости, т.е. в управлении у каждой службы должно быть не более 6-7 объектов.
На этих основах строится организационная структура, при разработке которой обязательно соблюдаются иерархичность функций и подразделений и унификация наименований структурных единиц одного и того же уровня (даже при матричных, маркетинговых, «клиентских» и т.п. нелинейных оргструктурах).
Если самостоятельную инфраструктурную функцию управления персоналом закрепляют в организации за Управлением кадрами, то находящиеся на том же уровне подразделения (например, подчиняющиеся первому лицу) называются Управление делами, Управление бухгалтерского учета, Юридическое управление, Управление ИТ-технологий и т.п.
В новой системе стандартов ИСО по управлению документами (Management System for Records; MSR) отражен именно такой современный подход к службе управления документами, которая отнесена к инфраструктурным службам организации.
Секретариат, канцелярия
Должностные инструкции для раздела — Секретариат, канцелярия.
Должностная инструкция — это тот документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании. Именно в ней отражены такие важные вопросы, как требования, выдвигаемые к кандидатам на вакантные должности, должностные обязанности сотрудников, их права и ответственность. Должностные инструкции призваны облегчить адаптацию новых сотрудников. Они служат основой для оценки результатов деятельности сотрудников и их аттестации.
Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию)
Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за исходящую корреспонденцию) Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1. Общие положения […]
Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию)
Должностная инструкция делопроизводителя (ответственного за входящую корреспонденцию) Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1. Общие положения […]
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция офис-менеджера Общие положения 1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов. 1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица. 1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в […]
Должностная инструкция оператора компьютера
Должностная инструкция оператора компьютера ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Оператор ПК относится к категории технических работников, принимается на работу и увольняется приказом директора, является материально-ответственным лицом. 1.2. На должность оператора ПК назначается лицо имеющее среднее-специальное образование без предъявлений требований к стажу работы, среднее образование и специальную подготовку по установленной программе или со стажем работы по соответствующей специальности […]
Должностная инструкция администратора
Должностная инструкция администратора Общие положения 1.1. Администратор относится к категории специалистов. 1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению управляющего салоном / гостиницей / клубом. 1.3. Администратор подчиняется непосредственно управляющему салоном / гостиницей / клубом. 1.4. На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному […]
Должностная инструкция оператора ПК
Должностная инструкция оператора ПК Общие положения 1.1. Оператор ПК относится к категории технических работников. 1.2. Назначение на должность оператора ПК и освобождение от нее производится приказом директора организации. 1.3. Оператор ПК подчиняется непосредственно начальнику смены или руководителю отдела. 1.4. На время отсутствия оператора ПК его права и обязанности переходят к другому сотруднику, который приобретает соответствующие […]
Должностная инструкция секретаря
Должностная инструкция секретаря Общие положения 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе […]
Должностная инструкция секретаря-референта
Должностная инструкция секретаря-референта Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов. 1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря-референта […]
Должностная инструкция ресепшиониста
Должностная инструкция ресепшиониста Общие положения 1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей. 2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее ___________________ 3. Ресепшионист должен знать: 3.1. Структуру управления предприятием. 3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия. 3.3. Основы делового этикета и протокола. 3.4. Техническое оснащение офиса. 3.5. […]
Должностная инструкция оператора на телефоне
Должностная инструкция оператора на телефоне I. Общие положения 1. Оператор на телефоне относится к категории специалистов. 2. На должность Оператора на телефоне назначается лицо, имеющее среднетехническое, незаконченное высшее или высшее образование и стаж работы области телефонных продаж (маркетинга) не менее года. 3. Назначение на должность Оператора на телефоне и освобождение от нее производится приказом Генерального директора Предприятия по представлению Начальника Отдела поддержки продаж, с согласия Коммерческого директора. 4. Оператор на телефоне […]
Должностная инструкция секретаря руководителя
Должностная инструкция секретаря руководителя Общие положения 1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей. 1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет. 1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится […]
Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора
Должностная инструкция ассистента генерального директора Общие положения 1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов. 1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании. 1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят […]
Бессонные ночи и мизерная зарплата: секретарь судебного заседания рассказала всю правду о женщинах-судьях и якобы престижной работе
Что происходит за стенами здания суда? Как устроен аппарат и кому достается самая каторжная работа? И как можно успевать все так быстро услышать и записать, когда идет судебное заседание? Секретарь судебного заседания рассказала нам о плохой работе почты, людях-хамах, о маленькой зарплате и о том, почему женщины-судьи к своим подчиненным относятся как к чернорабочим.
На работу секретарем судебного заседания я попала случайно. Брату-судье моей знакомой срочно нужен был человек, а я как раз искала работу. Прежний секретарь уволился, и я приступила к своим обязанностям.
У меня высшее юридическое образование. Честно говоря, никогда не думала о работе в суде, но решила, что получу хороший опыт для дальнейшего развития.
Секретарь напрямую подчиняется судье, на участке с которым работает. Мне повезло, я работала с мужчиной. Его помощником тоже был мужчина. Работать с женщиной я бы не смогла. Почему-то судьи-женщины строже, к своим подчиненным относятся как к чернорабочим. Некоторые секретари и помощники выполняют большую часть работы судьи. Могу признаться, что некоторые помощники пашут в два раза больше самих судей, выполняя их основные обязанности. Но что поделать: не нравится — уходи.
Работа эта адская. В обмен на бессонные ночи, рабочие выходные и отсутствие личной жизни ты получаешь около 18 тысяч рублей. Некоторые получают и по 15. Если, проезжая поздно вечером мимо здания суда, вы увидите свет в окнах, значит, это секретарь судебного заседания разбирает кучу своего рабочего завала. Дело в том, что секретари каждый день бывают на двух, трех, а то и пяти судебных заседаниях. Во время них ты печатаешь протоколы, а между стараешься успеть сделать всю остальную работу: готовишь извещения, повестки, оформляешь уже готовые протоколы, оформляешь дела и передаешь их в канцелярию, заполняешь журнал учета дел, принимаешь разные жалобы от посетителей, принимаешь и улыбаешься посетителям, и занимаешься кучей бюрократической работы. А-а-а-а-а!
Раньше я писала судебные протоколы как попало — что успею услышать, а потом вечером дома расшифровывала записи с диктофона. Но потом я поняла — это ад. И начала, если мне нужно, просить ответчиков и истцов повторить то, что я не успела записать. Судья нормально и с пониманием к этому относился.
Самое ужасное, это когда дело на 180 листов сшила, опись сделала, а в самое начало забыла прикрепить какую-нибудь подписку свидетеля. Это ужасно и очень нервно. Приходится снова все расшивать, вставлять, проверять, подшивать.
На исследовании материалов суда всегда хочется спать, а на провозглашении длинных приговоров надоедает стоять.
На этой работе лучше не выходить в отпуск и не болеть. Если то или то случилось, тебя подменяет помощник судьи. Но он не будет все за тебя оформлять. Возвращаешься потом с отпуска — а там горка дел. Пока вникнешь в них, уже следующая образуется.
Работа секретаря судебного заседания — каторга. Рабочий день может быть бесконечным. Возвращаешься домой в 22 часа, ложишься спать, с утра снова на работу. Это ад.
Многие идут на эту работу, мечтая в дальнейшем занять место помощника судьи, а затем и вовсе судьи. Скажу сразу: это реально только при очень хороших отношениях с начальством, адском труде, ну, и знакомствах. Надо работать, работать, работать. А потом, может, что-то и выйдет. Но зачастую секретари так и остаются секретарями. Не больше.
Ужасно раздражает то, как работает наша почта. Отправишь повестку в суд, а она доходит до адресата тогда, когда судебное заседание уже прошло. Поэтому при возможности приходится всех обзванивать. Но многие не берут трубку или не считают нужным являться — повестки-то нет.
Постоянная проблема секретаря — нехватка канцелярии и бумаги. Иногда приходилось покупать это на свои деньги. Пока допросишься, уже снова накопится куча работы.
Секретарю нужно всегда быть любезным со всеми. Даже с подсудимыми. Бывают откровенно наглые, которые хамят, грубят. Сложно потом оправиться в течение дня после полученных «комплиментов». Однажды ко мне пришла женщина цыганской внешности, спросила, сколько стоит, чтобы она выиграла одно дело, а когда увидела мои изумленные глаза, назвала меня дурой и сказала, что я скоро попаду под машину и погибну. Я не суеверная, но было потом долго не по себе.
Не очень люблю процессы с несовершеннолетними подсудимыми. На заседания нужно вызвать кучу педагогов, инспекторов по делам несовершеннолетних, законных представителей. Пока всех соберешь.
Раньше я вникала в суть каждого судебного процесса. Интересны были все подробности, особенно если это дело какое-то резонансное. Но потом мне это надоело. Я не понимаю, как судьи показывают равнодушие ко всему, что происходит. Мне было постоянно жалко пострадавших людей. Хоть плачь. Хотелось всегда им чем-то помочь.
За время моей работы я не могу вспомнить какие-то смешные случаи. Но я слышала от коллег, как на особо длинных судебных заседаниях засыпали слушатели или участники дела. А на каком-то форуме недавно прочитала о забавном случае. Мужчину судили за кражу мобильного телефона. Задержали его в состоянии сильного алкогольного опьянения. Он вышел из дома, откуда утащил телефон и перепутал такси с машиной ДПС. Принял «мигалки» за «шашечки» и пытался заставить сотрудников ДПС довезти его до дома. Секретарь того судебного заседания писал, что на процессе даже судья смеялся.
Огромный плюс этой работы — стабильность и возможность спокойно уйти в декрет.
Когда я уволилась, ощутила какую-то необъяснимую свободу. У меня появилось столько времени, что я стала скучать по прежней работе. Я не скажу, что получила большой юридический опыт — о многом я уже знала со времен университетской практики. Но я точно знаю, как организовать свою работу и как уложиться с невозможные сроки. Эта работа меня сильно дисциплинировала.