Кис есм что это
4 наглядных отличия между СЭД и ECM-системами (в картинках для самых маленьких)
СЭД и ECM-системы, на первый взгляд, очень похожи. Если вы только начинаете изучать рынок подобных решений, вам может быть сложно понять разницу между ними, как это тяжело было сделать и мне без какого-либо опыта в сфере электронного документооборота.
Прошерстив десятки статей про разницу СЭД и ECM, я поняла, что нет ни одного понятного легкоусвояемого материала, поэтому попробовала составить его сама.
СЭД заточены на работу с ограниченным количеством типов документов, которые имеют четкую структуру. Подобные документы есть в любой организации: договоры с подрядчиками, счета, акты выполненных работы, табели рабочего времени и прочие.
ECM, как и СЭД, автоматизируют работу с типовой документацией. Однако помимо этого ECM умеют работать с любыми другими форматами данных: фотографиями. видеороликами, электронными сообщениями, исходниками графических редакторов и другими.
СЭД решает базовые потребности организации в учете договоров, служебных записок и прочих документов, сокращает расходы на бумагу и обслуживание оргтехники. Документы больше не потеряются, с ними полный порядок.
ECM делает больше, чем учет: позволяет наладить бизнес-процессы в разных отделах, завязанные на одном документе. Например, когда договор проходит все этапы согласования, все заинтересованные отделы получают уведомления и стартуют дальнейшие задачи: бухгалтерия выставляет счет, отдел снабжения откладывает запас продукции, служба доставки планирует график движения транспорта.
СЭД хранит только важные данные: договоры, счета, акты, доверенности и подобные. Срок хранения, как правило, ограничивается лишь несколькими годами. Это удобно, поскольку не занимает много места на сервере или в облаке.
ECM может сохранять любые типы документов: договоры, видеоконтент, аудиофайлы, исходники дизайн-макетов и прочие. Срок хранения более длительный, чем в СЭД, и это позволяет соблюдать требования законодательства организациям, которые обязаны иметь архив в течение десятков лет.
Цена на СЭД может зависеть как от количества исходящих документов, что удобно для организаций с небольшим потоком корреспонденции, так и от числа подключенных к системе пользователей.
Стоимость ECM, как правило, зависит от числа пользователей и может варьироваться в зависимости от подключенных дополнительных модулей системы.
Будет здорово, если в комментариях вы дополните или покритикуете описанные тут различия двух типов систем.
Enterprise Content Management — система управления корпоративным контентом
Enterprise content management (ECM) — это набор определенных технологий, которые включают процессы, позволяющие эффективно получать, организовывать, хранить и предоставлять необходимую информацию своим сотрудникам, заинтересованным сторонам и клиентам.
С помощью ECM вы сможете оптимизировать жизненный цикл информации и автоматизировать технологические процессы. Система управления корпоративным контентом совмещается с большинством типов файлов, включая офисные пакеты, файлы изображений, электронную почту, системы автоматизированного проектирования и многое другое.
Необходимо понимать, что любая организация с большим объемом контента с помощью ECM сможет устранить неэффективность операционной деятельности, снизить затраты и улучшить соответствие нормативным требованиям.
Компоненты ECM
ECM можно условно разбить на 5 основных компонентов: управление, захват, хранение, доставка и архивирование. Цель каждого компонента, определяемая Ассоциацией управления информацией и изображениями (AIIM), заключается в следующем:
Преимущества и важность ECM
ECM обеспечивает централизованную платформу, на которой контент может храниться и распространяться таким образом, чтобы соответствовать нормативным требованиям и принципам управления рисками. ECM достигает двух последних преимуществ, устраняя специальные процессы, которые могут подвергать предприятие рискам несоответствия нормативным требованиям и другим потенциальным проблемам.
Полнофункциональные системы управления контентом включают в себя такие функции, как расположение контента (обеспечение необходимой структуры для информации), возможности аудита, регистрация документов и другие средства управления рабочими процессами, а также механизмы безопасности.
С помощью ECM можно оптимизировать бизнес-процессы и процессы доступа к документации, устранить узкие места за счет сокращения объема хранилища, а также потребности в бумаге и почтовой рассылке, оптимизировать безопасность, поддерживать целостность документов и минимизировать накладные расходы. Всё это может привести к повышению производительности. Первым шагом является документирование всех типов контента, который связан с организацией. Программное обеспечение ECM можно использовать для идентификации дублированного контента, что позволяет организации распознавать дубли в системе.
ECM может помочь предотвратить финансовое мошенничество, обеспечивая эффективное информационное управление. Предприятиям также необходимо эффективно управлять контентом для интеграции с приложениями бизнес-аналитики, которые помогают им использовать имеющуюся информацию для руководства бизнес-решениями.
Будущее ECM
Стратегии и инструменты управления корпоративным контентом меняются. Это необходимо для адаптации к требованиям организаций. По мере развития технологий платформы ECM добавляют дополнительные функции, например, управление цифровыми активами (DAM). В основе этой функции лежат процессы, которые направлены на выполнение задач по хранению, классификации, обработке цифровых активов, а также на принятие различных решений в области дистрибуции. В качестве примера DAM можно привести цифровые фотографии, видеоролики, аудиофайлы.
Что такое ECM и чем она отличается от системы электронного документооборота (СЭД)?
В переводе с английского языка, ECM (Enterprise content management) – это система управления цифровым контентом. Как инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет» система, давайте разберемся в некоторых определениях.
Для начала хотелось бы классифицировать всю существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных. Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками, файлами, папками и т.д., — всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не обладают.
Итак, данные бывают:
По каким критериям можно определить структурированы данные или нет?
Структурированными данными, в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).
Главным условием представления данных в структурированном виде — наличие программного обеспечения, способного создавать и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные, которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко извлекать и анализировать.
Неструктурированным контентом, соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ, веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.
Львиную долю корпоративного контента на предприятии составляют неструктурированные данные, и системы класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.
Функции ЕСМ
В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:
В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями.
Отличие ЕСМ от СЭД
ECM, также как и СЭД, отвечает за управление электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов, ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов. Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.
И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль защищенного хранилища данных организации в удобном, структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка, в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.
Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД, хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле, именуемым корпоративным порталом.
Кис есм что это
Блог ECM – это просто или сложно?
3 Комментарии к записи ECM – это просто или сложно? отключены / / 07.11.2016 /
Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.
Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.
Для понимания и осознанного выбора в сторону электронного документооборота необходимо понимать её внутреннее устройство. Какие этапы проходит информация? Как она согласуется на разных уровнях? Какие процедуры можно с ней делать? И ряд других не менее важных вопросов.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Электронный документ – это набор информации, который может включать в себя звуковые файлы, изображения, текст и сохраненный на компьютере. Примером электронного документа является договор в pdf или word формате. Такой документ сопровождается описанными атрибутами – датой создания, названием, автором. По поиску очень легко найти нужный документ.
Система электронного документооборота (СЭД) – программный продукт, позволяющий организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск), а также обеспечить их взаимодействие с персоналом компании (передачу, доработку, выдачу изменений и т.д.).
ЕСМ – система, позволяющая управлять информацией внутри компании. Данное определение на много шире, чем СЭД. ЕСМ-система подразумевает под собой целый набор методологий и технологий, принимающихся для сбора, актуализации, управления, доставки и согласования информации всем сотрудникам внутри компании. Для преобразования СЭД в ЕСМ необходимо наличие у первой возможности хранения, сканирования, гарантии сохранности документов, правильное их хранение и ряд других особенностей.
Нужна ли Вам ECM-система
Понять нужна ли вашей компании ЕСМ-система очень просто, достаточно ответить на следующие вопросы. Если ответ был положительным хотя бы 3 раза, тогда внедрение ЕСМ определенно для вас.
Если, ответив на 3 вопроса, вы получили утвердительный ответ, то не сомневайтесь внедрение электронного документооборота существенно вам поможет. Теперь рассмотрим преимущества такой системы:
Технологии ЕСМ
Несомненно, практическая часть ЕСМ гораздо интереснее, так как имеет прямое отношение к бизнесу и за счет своей направленности может быть очень полезна. Но для понимания внутреннего строения и различных технических нюансов важно знать и теоретическую часть составляющей.
Управление информацией производится непрерывно на всём этапе ЖЦ (жизненного цикла). Жизненный цикл начинается с момента принятия решения о необходимости создания того или иного документа и заканчивается в момент его изъятия из эксплуатации. Информация плотно входит во все бизнес-процессы в компании, она создаётся и обрабатывается постоянно при помощи специальных компьютерных программ. Общий подход к управлению процессами компании, возможен с подключением всей организации к ЕСМ системе.
Хочется отметить, что с точки ЖЦ все документы оказывает влияние на этапы процессов работы компании. Но если рассматривать данное понятие с технической точки, то очевидно, что никакой нагрузки и смысла они не несут.
Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе
Для прогрессивных компаний, ориентированных на работу с СЭД или же ЕСМ появляется прекрасная возможность упростить всё делопроизводство и сконцентрироваться только на важных бизнес-процессах. Рассматривая вышесказанное, хочется особо отметить, что секретарь в такой ситуации регистрирует только поступающие и исходящие документы. А внутренних документов эти этапы не касаются. Это вовсе не говорит о том, что никто ничего не делает и компания стоит на месте. В рамках задач и заданий можно отслеживать каждое выполнения и текущее состояние. ЕСМ-система становится важнейшей составляющей в работе компании, так как позволяет сделать всю работу фирмы более эффективной.
Как подружить ERP и ECM системы
Стратегия управления компанией, берущая за основу необходимость оптимизации ресурсов называется – ERP системой. Несмотря на то, что ЕСМ работает с информацией, как и ERP их различия в характере работы огромны. Основу данных ERP составляет информация с жесткой структурой. В то время как ECM информация не структурирована и может меняться как угодно в зависимости от необходимости. ЕСМ система не видит разницы в формате документа, будь это текстовый документ, эксель таблица, изображение, чертеж или видео. Она одинаково хорошо может обрабатывать и работать с такими документами, назначать права на их просмотр и редактирование, производить поиск и многое другое. Интеграция обоих этих систем вполне ожидаемый шаг, который напрашивается сам собой.
Внедрение ECM-системы
Эффект от внедрения
Оценить эффективность внедрения ЕСМ системы не так сложно, как кажется. Технически данный процесс ничем не отличается от оценки эффекта от любого IT проекта. Иногда организации занимаются внедрением различных методологий, не задумываясь об получаемом эффекте. Такое возможно только лишь в ситуации, когда принимаемые решения очевидны. К примеру, покупка калькулятора или компьютера для бухгалтера. Поэтому подсчет эффекта необходим, но зачастую стоимость такой операции практически равна самим затратам на внедрение.
ЕСМ и систему электронного документооборота сложно отнести к системам, эффект от которых легко подсчитать. Существующие способы оценки не совсем подходят, так как не могут работать с таким массивом информации. Поэтому формализовать модель экономического планирования очень сложно.
Что такое внедрение ЕСМ системы
Выбор подрядчика по установке и настройке ЕСМ системы – только первый, но очень ответственный шаг на пути введения электронного документооборота. Прежде чем система заработает, предстоит процесс обучения персонала и непосредственно настройка ЕСМ.
Внедрение состоит из следующих этапов:
Организация процесса внедрения может происходить как собственными силами, так и с привлечением сторонней фирмы. В первом случае затраты как временные, так и денежные существенно увеличиваются. Во второй ситуации потребуется оплата сторонней организации, но сроки и результат проекта будет зафиксирован документально.
Проблемы и риски внедрения ЕСМ
В большинстве случаев риски при внедрении ЕСМ появляются в результате:
Риски во многом связаны с тем, что большую часть персонала компании необходимо перевести на непривычную для них систему работы. Стоит особенно отметить, что возможно:
Пути решения описанных выше проблем: