Рабочая группа и комиссия в чем разница

Статья 30. Формирование комиссий и рабочих групп

1. Комиссии и межкомиссионные рабочие группы, созданные по решению Общественной палаты, образуются на срок, не превышающий срока полномочий Общественной палаты очередного состава.

Участие члена Общественной палаты в работе комиссии, межкомиссионной рабочей группе, созданной по решению Общественной палаты, осуществляется на основе добровольного выбора.

2. Численный состав каждой комиссии определяется большинством членов Общественной палаты, но не может быть менее 5 членов Общественной палаты.

Численный состав межкомиссионной рабочей группы, созданной по решению Общественной палаты, определяется большинством членов Общественной палаты.

3. В состав комиссии не могут входить председатель Общественной палаты, заместители председателя Общественной палаты, ответственный секретарь Общественной палаты.

4. Член Общественной палаты может быть членом только одной комиссии. Член комиссии вправе принимать участие в работе других комиссий с правом совещательного голоса и в работе межкомиссионных рабочих группах.

Статья 31. Порядок избрания и освобождения от обязанностей председателя комиссии, заместителей председателя комиссии Общественной палаты

1. Председатели комиссий и их заместители избираются большинством голосов от общего числа членов Общественной палаты.

Голосование может проводиться по единому списку кандидатур.

Решение об избрании председателей комиссий и их заместителей и (или) заместителей оформляется постановлением Общественной палаты.

2. Вопрос о досрочном освобождении от обязанностей председателя комиссии либо его заместителя рассматривается на пленарном заседании Общественной палаты.

Решение о досрочном освобождении от обязанностей председателя комиссии либо его заместителя принимается большинством голосов от общего числа членов Общественной палаты и оформляется постановлением Общественной палаты.

3. В случае досрочного освобождения от обязанностей председателя комиссии либо заместителя председателя комиссии решение об избрании нового председателя комиссии и (или) заместителя председателя комиссии принимается на пленарном заседании большинством голосов от общего числа членов Общественной палаты.

Решение об избрании председателя комиссии, заместителя председателя комиссии оформляется постановлением Общественной палаты.

Источник

Пишем положение о коллегиальном органе

Многие вопросы в организации должны решаться коллегиально. Эта статья поможет самостоятельно разработать положение о коллегиальном органе.

1. Комиссии, комитеты, коллегии, советы, рабочие группы…

Коллегиальность должна гарантировать объективность и всестороннюю обоснованность принимаемого (подготавливаемого) решения, координацию действий при исполнении решения, объективность контроля исполнения решения, необходимую широту распространения и обсуждения какой-либо информации.

Так, при министерствах создаются коллегии, в крупных производственных или научно-исследовательских организациях – научно-технические советы, в научных и образовательных учреждениях действуют ученые советы; законодательством предусмотрено формирование на предприятиях любого профиля разнообразных комиссий: по вводу в действие и списанию основных средств, по трудовым спорам, по охране труда и т.п.; кроме того, организации самостоятельно создают различные комиссии или комитеты: по закупкам, по аттестации персонала, а также экспертные и рабочие группы.

Как правило, коллегии и научно-технические советы являются совещательными органами – вырабатываемые ими решения носят рекомендательный характер и подлежат утверждению единоличным исполнительным органом (руководителем организации) или коллегиальным органом управления 1 организации. В соответствии со сложившейся практикой ученые советы осуществляют общее управление деятельностью учебного заведения (руководитель – ректор – издает приказы во исполнение принятых ученым советом решений).

Комиссии, создаваемые на предприятиях, могут обладать различными полномочиями по принятию решений. Например, комиссия по закупкам вправе самостоятельно принимать решения по закупкам на сумму не выше определенной, а решения по закупкам сверх этой суммы подлежат одобрению советом директоров или общим собранием акционеров (участников); при этом единоличный исполнительный орган заключает сделку во исполнение решения, принятого комиссией и одобренного (при необходимости) коллегиальным органом управления. Рабочие группы обычно вправе принимать организационные решения в рамках проекта, для исполнения которого они созданы; по иным вопросам рабочие группы подготавливают проект решения, которое принимается, в зависимости от масштаба, единоличным или коллегиальными органами управления.

В случаях, когда коллегиальный орган непосредственно принимает решения, ответственность за их негативные последствия возлагается на тех членов органа, кто голосовал за эти решения. Если же решение после подготовки его проекта коллективным органом утверждалось иным органом управления, то ответственность возлагается на утвердивший решение орган.

К сожалению, методическая литература о теории и практике разработки положений о коллегиальных и совещательных органах практически отсутствует. Официальные типовые документы федерального уровня (например, [9], [10]), регионального и ведомственного уровня (например, [7], [8]) немногочисленны. Поэтому в нетипичных случаях разработчику остается руководствоваться образцами документов, опубликованными (в частности, на сайтах) организациями и, с учетом специфики задачи, формировать собственный текст.

В настоящей статье даются рекомендации по форме и основному содержанию положения о коллегиальном органе для самостоятельной разработки. Слегка упрощая задачу, мы будем иметь в виду коллегиальный орган коммерческой организации, наделенный полномочиями самостоятельно принимать решения по ряду вопросов. Для упрощения терминологии, применяемой в этой статье, мы будем далее называть такой коллегиальный орган комиссией, а соответствующий нормативный акт – положением о комиссии (сокращенно – ПК).

2. Структура ПК

3. Форма ПК

Форму ПК рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [2].

Обязательными реквизитами положения о коллегиальном (или совещательном) органе являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проект ПК, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПК или на отдельном листе ознакомления члены комиссии проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

4. Содержание ПК

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ПК. Для определенности будем считать, что данный документ разрабатывается для общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Шаблон ПК приведен в приложении к статье.

Раздел 1. «Общие положения»

В начале определяется полное наименование комиссии и назначение документа:

Настоящее Положение определяет компетенцию, состав, обязанности, права и ответственность членов, порядок формирования и расформирования, порядок работы, взаимодействия и обеспечения деятельности (далее – Комиссии) Общества с ограниченной ответственностью (далее – Общества).

Далее указывается статус комиссии:

Комиссия является органом, осуществляющим общее руководство деятельностью Общества в пределах полномочий, установленных действующим законодательством РФ.

Указываются документы-основания для разработки ПК:

Например, среди документов-оснований для разработки Положения о комиссии по закупкам могут быть указаны: регламент закупочной деятельности Общества (он описывает процесс закупок, одним из участников которого является Комиссия по закупкам), устав Общества (в нем определяются полномочия органов управления Общества по заключению крупных сделок, сделок с заинтересованностью), иные локальные нормативные акты Общества.

Указываются документы, которыми руководствуется комиссия в своей деятельности:

Указывается, кем возглавляется комиссия:

Как правило, таким лицом является заместитель председателя комиссии (если в составе комиссии предусмотрен заместитель председателя), либо лицо, назначенное решением (приказом) органа управления, по решению (приказу) которого формируется комиссия.

Определяется порядок утверждения и введения в действие ПК, дополнений и изменений к нему:

Раздел 2. «Компетенция комиссии»

В данном разделе ПК устанавливаются общие цели деятельности комиссии, перечисляются решения, которые принимает (или подготавливает) комиссия, функции, которые выполняет комиссия.

Вначале формулируются цели. Например, для Единой комиссии по размещению заказов [3]:

Единая комиссия создается в целях:

1. определения участников и победителей конкурсов на право заключения государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Заказчика;

2. определения участников, подведения итогов аукционов на заключение государственных контрактов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Заказчика;

3. подведения итогов и определения победителей при размещении государственных заказов путем запроса котировок на поставки товаров, выполнение работ услуг для нужд Заказчика.

Или для Ученого совета [6]:

Целью работы Ученого совета является определение текущих и перспективных направлений деятельности института, объединение усилий руководства института, научно-педагогических работников, учебно-вспомогательного персонала по подготовке специалистов, отвечающих современным требованиям, координация учебной, учебно-методической, научно-исследовательской и воспитательной деятельности.

Далее перечисляются решения, которые уполномочена принимать комиссия. Например, для комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов [4]:

1. Комиссия рассматривает и принимает:

1.2. Решения о заключении доходных и расходных договоров на сумму свыше 300 000 (Трехсот тысяч) рублей без НДС в год до 3 000 000 (Трех миллионов) рублей без НДС в год.

1.3. Решения о заключении доходных и расходных договоров на сумму свыше 3 000 000 (Трех миллионов) рублей без НДС в год.

2. Решения, принятые Комиссией по вопросам, указанным в п.п. 1.1, 1.3, подлежат одобрению Общим собранием участников Общества в соответствии с Уставом Общества.

Далее, при необходимости, перечисляются функции, которые выполняет комиссия и которые не вытекают напрямую из целей ее деятельности, характера принимаемых ею решений (во избежание избыточности) и не указаны в разделе «Порядок работы комиссии» ПК (во избежание дублирования). Например, могут быть перечислены контрольные функции – для комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов:

Следующие разделы ПК носят организационно-процедурный характер.

Раздел 3. «Структура и состав комиссии, порядок формирования и расформирования комиссии»

В данном разделе ПК описываются структура и состав комиссии, порядок ее формирования и расформирования.

Коллективный орган крупных организаций может иметь сложную структуру. Так, например, Научно-технический совет ОАО «Газпром» имеет в своем составе бюро (не более 24 членов) и 15 секций (не более 20 членов в каждой) [5]; кроме того, при Научно-техническом совете могут формироваться временные экспертные группы с привлечением представителей сторонних организаций.

Структура органа (его подкомиссии, секции, временные рабочие группы), его количественный состав должны быть определены в данном разделе ПК. Если предусматривается возможность формирования при органе временных рабочих или экспертных групп, необходимо указать условия их формирования.

Они различаются своими функциями, правами и обязанностями (см. далее раздел «Функции, права и ответственность членов комиссии»).

В зависимости от целей комиссии в ее состав могут быть включены работники, занимающие определенные должности. Например, для договорной комиссии транспортного предприятия:

В ПК должны быть оговорены возможность и условия привлечения к работе комиссии представителей сторонних организаций или физических лиц. Например:

К работе Комиссии при необходимости могут привлекаться экспертные организации, профильные организации или физические лица (специалисты) с правом совещательного голоса на основании соответствующих гражданско-правовых договоров.

Отметим, что в случае включения работника сторонней организации в комиссию приказ о привлечении к работе комиссии работника сторонней организации издает руководитель организации, а руководитель сторонней организации издает приказ о направлении (командировании) работника для участия в работе комиссии.

Работник сторонней организации не может быть членом комиссии, поскольку не может нести ответственность за решения, принимаемые комиссией, так как они касаются деятельности другой организации, но может быть наделен правом совещательного голоса, то есть правом участия в обсуждении решений комиссии, и быть обязан предоставить необходимые разъяснения, мнения, заключения по вопросам, рассматриваемым комиссией.

Работник сторонней организации, привлеченный к работе комиссии, несет ответственность за данное им заключение по вопросам, рассматриваемым комиссией, если такая ответственность возложена на него законодательно. Однако за решение, принятое комиссией на основании его заключения, ответственности он не несет. Примером такой ситуации может служить привлечение оценщика к работе комиссии по реализации невостребованных ликвидных товарно-материальных ценностей.

В данном разделе могут устанавливаться требования к квалификации председателя и членов комиссии. Например, [3]:

Единая комиссия формируется преимущественно из числа специалистов, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в области организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд. Председателем Единой комиссии может быть только физическое лицо, прошедшее профессиональную переподготовку или повышение квалификации в области организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

Далее описывается порядок формирования, реорганизации и расформирования комиссии. Члены комиссии могут назначаться органом управления организации, избираться из числа ее работников или членов Комиссии (например, может быть выбран председатель Комиссии); возможен также смешанный вариант.

В первом случае комиссия формируется по решению или приказу органа управления организацией. Решениями или приказами того же органа из состава комиссии могут выведены или введены в него работники организации, представители сторонних организаций, физические лица.

В иных случаях в ПК устанавливается порядок избрания членов комиссии. Например [6]:

В состав Ученого совета МИЭМ входят ректор, который является его председателем, проректоры, а также по решению Ученого совета – деканы факультетов.

Другие члены Ученого совета избираются на общем собрании (конференции) учебно-педагогических работников, представителей других категорий работников и обучающихся (далее по тексту – Конференция) путем тайного голосования.

Количество членов Ученого совета составляет 60 человек. Нормы представительства от структурных подразделений и обучающихся определяются Ученым советом МИЭМ.

Представители подразделений считаются избранными в состав Ученого совета или отозванными из него, если за их избрание или отзыв проголосовало более 50 процентов присутствующих на Конференции при наличии не менее двух третей списочного состава делегатов.

Заместитель председателя и секретарь Ученого совета избираются на первом заседании Ученого совета по представлению ректора открытым голосованием.

Состав Ученого совета объявляется приказом ректора МИЭМ.

Выведение члена Ученого совета из его состава или доизбрание новых членов в состав Ученого совета рассматривается по представлению председателя Ученого совета путем тайного голосования на Конференции.

Выведение из состава Ученого совета (доизбрание в его состав) считается состоявшимся, если против рассматриваемой кандидатуры (за предложенную кандидатуру) проголосовало более 50% присутствующих на Конференции.

Досрочные перевыборы членов Ученого совета проводятся по требованию не менее половины его членов.

Автоматическое выбывание члена Ученого совета из его состава происходит в следующих случаях: его смерти; его увольнения (отчисления).

Изменения в составе Ученого совета объявляются приказом ректора МИЭМ.

Целесообразно предусмотреть также возможность досрочных выборов.

В этом разделе ПК указывается, при необходимости, что комиссия имеет свой бланк или иные атрибуты органа.

Раздел 4. «Обязанности, права и ответственность членов комиссии»

В этом разделе описываются обязанности, права и ответственность председателя, секретаря и других членов комиссии.

Для комиссий со сложной структурой могут быть предусмотрены особые функции, обязанности, права и ответственность руководителей подкомиссий, секций или временных рабочих групп, заместителей председателя комиссии (см., например, [5]).

Мы приведем типовые положения.

Председатель комиссии

Основная функция председателя комиссии – организация работы комиссии для достижения целей ее деятельности.

1. Председатель Комиссии выполняет следующие обязанности:

1.1. Утверждает план-график проведения заседаний Комиссии и при необходимости вносит в него изменения.

1.2. Утверждает повестку дня заседаний Комиссии.

1.3. Объявляет заседание Комиссии правомочным или выносит решение о его переносе из-за отсутствия необходимого количества членов.

1.4. Председательствует на заседаниях Комиссии: ведет заседания Комиссии, предоставляет слово участникам заседания Комиссии для выступления в порядке очередности поступления заявок в соответствии с повесткой дня, ставит на голосование в порядке поступления предложения членов Комиссии, организует голосование и подсчет голосов.

1.5. Принимает решение об участии в заседаниях Комиссии лиц, не являющихся членами Комиссии.

1.6. Подписывает протоколы заседаний и акты Комиссии.

2. Председатель Комиссии:

2.1. Пользуется правами члена Комиссии.

3. Председатель Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

3.1. Несоответствие организации работы Комиссии порядку, установленному настоящим Положением.

3.2. Причинение Обществу убытков в результате виновных действий (бездействия), связанных с принятием решения Комиссией; при этом ответственность не наступает, если председатель Комиссии голосовал против решения, которое повлекло причинение убытков Обществу, или не принимал участия в голосовании.

Член комиссии

Основная функция члена комиссии – профессиональная экспертиза предлагаемых решений, формирование мотивированного суждения о предпочтительности того или иного решения.

1. Член Комиссии выполняет следующие обязанности:

1.1. Участвует в заседаниях Комиссии и в выработке ее решений.

1.2. Выполняет решения Комиссии и поручения председателя Комиссии (данное положение не распространяется на членов Комиссии, указанных в п. 2.2 прав председателя Комиссии).

2. Член Комиссии имеет право:

2.1. Вносить предложения о созыве внеочередного заседания Комиссии.

2.2. Вносить предложения в повестку дня и по порядку проведения заседания Комиссии.

2.3. Представлять документы на заседания Комиссии, вносить предложения о внесении изменений и дополнений в проекты документов, рассматриваемых Комиссией.

2.4. Голосовать на заседаниях Комиссии.

2.5. Получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений Общества, других комиссий Общества по вопросам, входящим в компетенцию Комиссии.

2.6. Подписывать акты Комиссии. Отметим, что член комиссии с правом совещательного голоса имеет право участвовать в обсуждении решения, но не имеет права голосовать.

3. Член Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

3.1. Причинение Обществу убытков в результате виновных действий (бездействия), связанных с принятием решения Комиссией; при этом ответственность не наступает, если член Комиссии голосовал против решения, которое повлекло причинение убытков Обществу, или не принимал участия в голосовании.

3.2. Невыполнение обязанностей, установленных настоящим Положением. Как правило, исполнение функций члена комиссии в случае его отсутствия не передается другому лицу. Порядок принятия решений комиссией (см. далее раздел «Порядок работы комиссии») может предусматривать возможность заочного голосования члена комиссии.

Секретарь комиссии

Основная функция секретаря комиссии – административное и документационное обеспечение деятельности комиссии.

1.1. Уведомлять в установленные сроки членов Комиссии о сроках заседаний Комиссии.

1.2. Подготавливать и в установленном порядке рассылать председателю, членам Комиссии и иным лицам, по указанию председателя Комиссии, документы, необходимые для работы Комиссии.

1.3. Вести и подписывать стенограммы и протоколы заседаний Комиссии.

1.4. Выполнять иные действия организационно-технического характера для обеспечения работы Комиссии в соответствии с настоящим Положением.

2. Секретарь Комиссии имеет право:

2.1. Получать в установленном порядке от председателя, членов Комиссии, структурных подразделений Общества, других комиссий Общества документы, необходимые для работы Комиссии.

3. Секретарь Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

3.1. Невыполнение обязанностей, установленных настоящим Положением. Функции секретаря комиссии в случае его отсутствия могут быть поручены председателем комиссии одному из членов комиссии, а если их исполнение не связано с ограничением доступа к документам и иной информации, то любому работнику секретариата организации решением (приказом) органа управления, по решению (приказу) которого формируется комиссия.

Раздел 5. «Порядок работы Комиссии»

В этом разделе ПК регламентируется организация работы комиссии: планирование ее деятельности, порядок подготовки материалов к заседанию комиссии, порядок принятия решений комиссией, протоколирование результатов.

Как правило, принятие решений (или подготовка решений) комиссией происходит на заседании комиссии путем голосования ее членов. Детали этой процедуры и должны быть описаны в текущем разделе ПК.

Особенности порядка работы комиссии, в случаях, когда требуется единогласное принятие решений (или подготовка решений) описаны в конце настоящего раздела.

Регулярность заседаний

В начале раздела устанавливается, проводятся ли заседания комиссии в плановом порядке, либо они могут быть собраны по инициативе председателя или иного лица при наступлении определенных условий. Так, комиссия по трудовым спорам должна рассмотреть индивидуальный трудовой спор в течение десяти календарных дней со дня подачи работником заявления, а заседания договорной комиссии могут проводиться с определенной регулярностью (например, не реже двух раз в месяц) с возможностью созыва внеочередных заседаний.

В случае проведения заседаний комиссией с определенной периодичностью или по определенному плану необходимо явно установить эту периодичность и/или указать, кем и в каком порядке разрабатывается и утверждается план заседаний комиссии. Отметим, что план заседаний является более информативным документом, чем график заседаний, поскольку в нем может быть заранее определена тематика заседаний. Следовательно, в случаях, когда тематика заседаний может быть спланирована на достаточно продолжительный срок, проведение заседаний в соответствии с планом предпочтительнее, так как позволит членам комиссии заблаговременно и основательно подготовиться к обсуждению поставленных вопросов.

Отдельно оговариваются возможность, условия и срок проведения внеочередных заседаний. Например,

Внеочередное заседание Комиссии созывается председателем Комиссии по собственной инициативе или по требованию одного из членов Комиссии в срок, устанавливаемый председателем Комиссии, но не позднее 10 (Десяти) рабочих дней после получения председателем Комиссии письменного требования члена Комиссии о проведении внеочередного заседания.

Если заседания проводятся по чьей-либо инициативе или при наступлении иных определенных событий, то необходимо указать, кто может быть инициатором заседания или при наступлении каких событий заседание должно быть проведено. При этом указывается срок (от подачи инициативы или наступления события), в который заседание должно быть проведено.

Форма заседаний

Если, как в двух последних случаях, допускается подача голоса отсутствующим членом комиссии, то следует определить порядок такой подачи. Например:

Заседания комиссии могут быть закрытыми и открытыми. В первом случае на заседание допускаются только члены комиссии, во втором – допускается присутствие посторонних лиц из числа работников организации либо третьих лиц. Круг допускаемых лиц должен быть охарактеризован в ПК. Если рассматриваемый на заседании вопрос относится к сведениям, составляющим коммерческую тайну организации, то к присутствию на заседании для обсуждения данного вопроса могут быть допущены только те лица, которые имеют допуск к соответствующей информации. Допуск участников на такие заседания осуществляется секретарем комиссии по предварительно составленному списку – по отдельности для каждого из конфиденциальных вопросов.

Формирование повестки дня

Повестка дня может формироваться и утверждаться как заблаговременно, так и непосредственно в начале совещания. В последнем случае рассылается только сообщение о дате, времени и месте проведения заседания.

Процедуры, связанные с формированием повестки дня общего собрания акционеров (участников), детально описаны в Федеральных законах «Об акционерных обществах» [12], ст. 52 – 55, и «Об обществах с ограниченной ответственностью» [11], ст. 36, и могут быть использованы (с соответствующими изменениями) для разработки ПК.

Подготовка и рассылка материалов к заседанию комиссии

Материалы к заседанию комиссии (в ПК следует уточнить состав этих материалов) должны быть направлены председателю комиссии заблаговременно (в ПК необходимо указать срок до даты заседания комиссии) для последующего ознакомления с ними членов комиссии.

Может быть установлен особый порядок подготовки и рассылки материалов к внеочередному заседанию. Например,

Сроки представления материалов по вопросам, подлежащим рассмотрению на внеочередном заседании Комиссии, могут быть установлены председателем Комиссии по письменному согласованию со всеми членами Комиссии в зависимости от срочности и сложности рассматриваемых вопросов.

В ПК нелишне будет напомнить (при необходимости), что

Материалы, полученные членами Комиссии в порядке подготовки к заседанию Комиссии, а также содержащиеся в них сведения, являются коммерческой тайной Общества и не подлежат разглашению до официального утверждения указанных документов, если иное не предусмотрено указаниями председателя Комиссии.

Правомочность заседаний (кворум)

Необходимо установить, при каких условиях заседание комиссии вправе принимать решения по вопросам повестки дня.

Обычно устанавливается общее правило – на заседании комиссии должно присутствовать не менее 2/3 ее членов.

Кворум может устанавливаться в зависимости от характера вопроса повестки дня (см., например, п. 8 ст. 37 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» [11]).

Если порядок работы комиссии предусматривает возможность заочного предоставления мнений отсутствующими на заседании членами комиссии, то количество членов комиссии, предоставивших в установленном порядке такие мнения, учитывается при определении кворума.

Правомочность заседания комиссии определяется на основе явочного листа членов комиссии либо протокола заседания комиссии.

Голосование

В большинстве случаев решение принимается в результате голосования членов комиссии.

Голосование может быть открытым или тайным. Для проведения тайного голосования избирается счетная комиссия, которая определяет итоги голосования и доводит их до сведения членов комиссии.

Члены комиссии, имеющие право голоса, могут голосовать «за», «против» или воздержаться от голосования.

В особых случаях могут использоваться иные методы выбора решения, среди которых кумулятивное голосование (применяется, например, при избрании членов советов директоров п. 4 ст. 66 [12], п. 9 ст. 37 [11]), метод Шульце [1] (применяется при ранжировании различных вариантов решений).

Принятие решения

Необходимо указать, при каком исходе голосования решение считается принятым (ср. с требованиями к кворуму заседания). Как правило, решение принимается, если за него проголосовало простое большинство присутствующих на заседании членов комиссии (с учетом поданных голосов отсутствующих членов, если такая процедура предусмотрена в ПК). Для решений по особо важным вопросам требуется квалифицированное большинство голосов – 2/3 или 3/4 от числа присутствующих (с учетом поданных голосов отсутствующих членов). По ряду вопросов может допускаться только единогласное принятие решений (консенсус). Может быть установлено правило, что для преодоления «вето» требуется квалифицированное большинство голосов.

Обсуждение

Голосованию предшествует выработка и обсуждение проекта решения – непосредственно на заседании комиссии, либо на основании заранее предоставленных в распоряжение членов комиссии материалов. Регламент обсуждения (последовательность выступающих, время, отведенное на сообщения, перерывы и пр.), как правило, устанавливается непосредственно на заседании по предложению председателя комиссии.

Может быть предусмотрено право члена комиссии на выражение особого мнения по обсуждаемому вопросу и последующему внесению его в протокол, либо приложению письменно оформленного и подписанного членом комиссии особого мнения к протоколу.

Ведение протокола

Заседание комиссии должно протоколироваться. Дополнительно могут вестись стенографирование, аудио- и видеозапись заседания.

Протокол комиссии ведется по общей форме (наименование организации, наименование комиссии, дата, время и место проведения заседания, перечень присутствующих, повестка дня, изложение обсуждений, результаты голосования и принятые решения, подписи). Могут быть использованы специальные формы протоколов в зависимости от профиля комиссии, например, протокол заседания договорной комиссии может содержать таблицу установленной формы, в которой приводятся поданные предложения на заключение договоров, их сравнительные характеристики (цены, сроки поставок и т.п.), адреса и реквизиты потенциальных контрагентов, решения, принятые комиссией с указанием количества голосов.

Протокол комиссии оформляется секретарем комиссии, подписывается председателем и секретарем комиссии.

Вступление решений комиссии в силу

Если комиссия уполномочена принимать лишь рекомендательные решения (предложения), то эти решения вступают в силу после издания органом управления организации соответствующего решения или приказа со ссылкой на протокол заседания комиссии.

Если комиссия принимает решения самостоятельно, но эти решения требуют согласования или одобрения вышестоящих органов управления, то решения вступают в силу после получения соответствующего согласования или одобрения.

Если принятые комиссией решения не требуют дополнительных согласования или одобрений, то исполнительный орган издает приказы, заключает сделки и т.п. во исполнение принятых комиссией решений со ссылкой на протокол заседания комиссии.

Отчет о работе комиссии

Как правило, периодически председатель комиссии отчитывается перед органом управления, по решению или приказу которого сформирована комиссия, о деятельности комиссии за истекший период.

В ПК должны быть установлены периодичность, сроки предоставления и, при необходимости, форма отчета.

Порядок работы комиссии при необходимости единогласного принятия решений

Во многих случаях решение комиссии должно приниматься единогласно. По сути, именно так принимают решение комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов, по определению размера ущерба, причиненного работником, по проведению служебного расследования и прочих аналогичных ситуациях.

Повестка дня, как правило, не формируется и не рассылается, так как комиссия собирается (или даже формируется) по приказу или распоряжению исполнительного органа, в котором указывается конкретная цель работы комиссии. Комиссия вправе принимать решения только при присутствии всех членов комиссии. Голосование как таковое не проводится, так как решение должно быть единогласным. В силу требования единогласия обсуждения между членами комиссии проводятся, но в решении комиссии излагается единое мнение всех членов комиссии.

Формой документирования решения комиссии является не протокол с результатами голосования (который подписывают только председатель и секретарь комиссии), а акт (в ряде случаев – унифицированная форма, как, например, при приемке основных средств, нематериальных активов, материальных запасов), подписываемый всеми членами комиссии. Проставление членом комиссии подписи под актом эквивалентно его голосу «за», а наличие подписей всех членов комиссии означает единогласное принятие изложенного в акте решения.

Соответственно порядку работы комиссии изменяются и функции, права и ответственность председателя, членов и секретаря комиссии. В частности, каждый член комиссии несет ответственность за причинение организации убытков в результате виновных действий (бездействия), связанных с принятием решения комиссией. Оговорка о ненаступлении ответственности в случае голосования члена комиссии против решения, которое повлекло причинение убытков организации, или непринятия участия в голосовании, очевидно, не применяется.

Раздел 6. «Взаимодействие комиссии»

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен комиссии со структурными подразделениями и иными комиссиями организации или внешними по отношению к организации лицами, органами и организациями.

Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами организации, то перечисляются структурные подразделения, комиссии и внешние по отношению к организации лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается. Возможно описание взаимодействий в табличной форме.

Если информационный обмен определен иными локальными нормативными актами организации (например, регламентом документооборота), то используется краткая формулировка:

5.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества, членами других комиссий Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С органами власти и управления, контрагентами Общества, иными юридическими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.»

Раздел 7. «Обеспечение деятельности комиссии»

В этом разделе указываются источники финансирования деятельности комиссии, а также подразделения организации, осуществляющие материально-техническое и организационное обеспечение деятельности комиссии.

В случае, если вознаграждение членам комиссии за участие в ее работе не предусмотрено, то целесообразно включить участие в работе комиссии в должностные обязанности соответствующих работников организации.

Раздел 8. «Контроль»

Деятельности комиссии контролирует орган управления, по решению или приказу которого сформирована комиссия.

5. Приложение

В приложении мы помещаем пример-шаблон Положения о комиссии, дополняя и изменяя который в соответствии с данными в статье рекомендациями, можно разрабатывать положения о конкретных комиссиях.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет компетенцию, состав, обязанности, права и ответственность членов, порядок формирования и расформирования, порядок работы, взаимодействия и обеспечения деятельности полное наименование органа (далее – Комиссии) Общества с ограниченной ответственностью полное наименование Общества (далее – Общества). Сокращенное наименование Комиссии – … [указывается при необходимости].

1.2. Комиссия является совещательным органом при название органа в области … [кратко описывается предметная область деятельности Комиссии].

1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с: … [указываются документы-основания].

1.4. Комиссия в своей деятельности руководствуется: … [указываются названия нормативных актов].

1.5. Комиссию возглавляет председатель Комиссии. В случае отсутствия председателя Комиссии его обязанности выполняет лицо, выполняющее обязанности председателя Комиссии.

1.6. Настоящее Положение, все дополнения и изменения к нему утверждаются и вводятся в действие наименование распорядительного акта название утверждающего органа управления.

2. КОМПЕТЕНЦИЯ КОМИССИИ

2.2. Комиссия принимает следующие решения:

2.3. Решения, принятые Комиссией по вопросам, указанным в п.п. …, подлежат одобрению Общим собранием участников Общества в соответствии с Уставом Общества.

2.4. Комиссия выполняет следующие функции:

3. СТРУКТУРА И СОСТАВ КОМИССИИ, ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И РАСФОРМИРОВАНИЯ КОМИССИИ

3.1. В состав Комиссии входят:

3.1.1. Председатель Комиссии – … [указывается должность председателя Комиссии].

3.1.2. Члены Комиссии [далее указываются должности членов Комиссии]:
– …
– …

3.1.3. Секретарь Комиссии – … [указывается должность секретаря Комиссии].

3.2. К работе Комиссии при необходимости могут привлекаться экспертные организации, профильные организации или физические лица (специалисты) с правом совещательного голоса на основании соответствующих гражданско-правовых договоров.

3.3. Формирование, расформирование Комиссии, изменение персонального состава Комиссии осуществляется приказом генерального директора Общества.

4. ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЧЛЕНОВ КОМИССИИ

4.1. Председатель Комиссии выполняет следующие обязанности:

4.1.1. Утверждает план-график проведения заседаний Комиссии и при необходимости вносит в него изменения.

4.1.2. Утверждает повестку дня заседаний Комиссии.

4.1.3. Объявляет заседание Комиссии правомочным или выносит решение о его переносе из-за отсутствия необходимого количества членов.

4.1.4. Председательствует на заседаниях Комиссии: ведет заседания Комиссии, предоставляет слово участникам заседания Комиссии для выступления в порядке очередности поступления заявок в соответствии с повесткой дня, ставит на голосование в порядке поступления предложения членов Комиссии, организует голосование и подсчет голосов.

4.1.5. Принимает решение об участии в заседаниях Комиссии лиц, не являющихся членами Комиссии.

4.1.6. Подписывает протоколы заседаний и акты Комиссии.

4.1.7. Отчитывается перед … [указывается орган, решением (приказом) которого сформирована комиссия] о деятельности Комиссии [указывается периодичность отчетности].

4.2. Председатель Комиссии:

4.2.1. Пользуется правами члена Комиссии.

4.2.2. Имеет право давать обязательные для исполнения поручения членам Комиссии, за исключением … [указываются исключения].

4.3. Председатель Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

4.3.1. Несоответствие организации работы Комиссии порядку, установленному настоящим Положением.

4.3.2. Причинение Обществу убытков в результате виновных действий (бездействия), связанных с принятием решения Комиссией; при этом ответственность не наступает, если председатель Комиссии голосовал против решения, которое повлекло причинение убытков Обществу, или не принимал участия в голосовании.

4.4. Член Комиссии обязан:

4.4.1. Участвовать в заседаниях Комиссии и в выработке ее решений.

4.4.2. Выполнять решения Комиссии и поручения председателя Комиссии (данное положение не распространяется на членов Комиссии, указанных в п. 4.2.2 прав председателя Комиссии).

4.5. Член Комиссии имеет право:

4.5.1. Вносить предложения о созыве внеочередного заседания Комиссии.

4.5.2. Вносить предложения в повестку дня и по порядку проведения заседания Комиссии.

4.5.3. Представлять документы на заседания Комиссии, вносить предложения о внесении изменений и дополнений в проекты документов, рассматриваемых Комиссией.

4.5.4. Голосовать на заседаниях Комиссии.

4.5.5. Получать в установленном порядке необходимую информацию от структурных подразделений Общества, других комиссий Общества по вопросам, входящим в компетенцию Комиссии.

4.5.6. Подписывать акты Комиссии.

4.6. Член Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

4.6.1. Причинение Обществу убытков в результате виновных действий (бездействия), связанных с принятием решения Комиссией; при этом ответственность не наступает, если член Комиссии голосовал против решения, которое повлекло причинение убытков Обществу, или не принимал участия в голосовании.

4.6.2. Невыполнение обязанностей, установленных настоящим Положением.

4.7. Секретарь Комиссии обязан:

4.7.1. Уведомлять в установленные сроки членов Комиссии о сроках заседаний Комиссии.

4.7.2. Подготавливать и в установленном порядке рассылать председателю, членам Комиссии и иным лицам, по указанию председателя Комиссии, документы, необходимые для работы Комиссии.

4.7.3. Вести и подписывать стенограммы и протоколы заседаний Комиссии.

4.7.4. Выполнять иные действия организационно-технического характера для обеспечения работы Комиссии в соответствии с настоящим Положением.

4.8. Секретарь Комиссии имеет право:

4.8.1. Получать в установленном порядке от председателя, членов Комиссии, структурных подразделений Общества, других комиссий Общества документы, необходимые для работы Комиссии.

4.9. Секретарь Комиссии несет установленную действующим законодательством РФ ответственность за:

4.9.1. Невыполнение обязанностей, установленных настоящим Положением.

5. ПОРЯДОК РАБОТЫ КОМИССИИ

5.1. Принятие Комиссией решений в соответствии с ее компетенцией осуществляется на заседаниях Комиссии.

5.2. Заседания Комиссии проводятся в соответствии с планом-графиком, утверждаемым председателем Комиссии.

5.3. Внеочередное заседание Комиссии созывается председателем Комиссии по собственной инициативе или по требованию одного из членов Комиссии в срок, устанавливаемый председателем Комиссии, но не позднее … (…) рабочих дней после получения председателем Комиссии письменного требования члена Комиссии о проведении внеочередного заседания.

5.4. Заседания Комиссии производятся в форме:
– совместного присутствия членов Комиссии;
– совместного присутствия членов Комиссии с получением от отсутствующих членов Комиссии оформленного письменно мнения по вопросам повестки дня, подписанного отсутствующим членом Комиссии.

5.5. В случае невозможности личного участия в заседании Комиссии член Комиссии обязан:
– сообщить об этом председателю Комиссии не позднее, чем за … (…) рабочих дня до намеченной даты проведения заседания;
– направить (по факсимильной связи, по электронной почте) председателю Комиссии не позднее, чем за … (…) рабочих дня до намеченной даты проведения заседания, свое оформленное письменно и подписанное мнение по вопросам повестки дня.

Настоящее положение не распространяется на членов Комиссии, которые находятся в отпуске или по иным уважительным причинам в течение длительного времени не имеют возможности исполнять свои обязанности.

5.6. Повестка дня очередного заседания формируется и утверждается председателем Комиссии не позднее, чем за … (…) рабочих дней до даты очередного заседания Комиссии. Утвержденная повестка дня направляется секретарем Комиссии членам Комиссии и руководителям заинтересованных структурных подразделений Общества в день утверждения.

5.7. Материалы по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании Комиссии, предоставляются ответственными руководителями структурных подразделений Общества председателю Комиссии не позднее, чем за … (…) рабочих дней до даты проведения заседания Комиссии. Председатель Комиссии направляет членам Комиссии указанные материалы не позднее, чем за … (…) рабочих дня до даты проведения заседания по электронной почте, по факсу с письменным подтверждением получения документов.

5.8. Сроки представления материалов по вопросам, подлежащим рассмотрению на внеочередном заседании Комиссии, могут быть установлены председателем Комиссии по письменному согласованию со всеми членами Комиссии в зависимости от срочности и сложности рассматриваемых вопросов.

5.9. Материалы, полученные членами Комиссии в порядке подготовки к заседанию Комиссии, а также содержащиеся в них сведения, являются коммерческой тайной Общества и не подлежат разглашению до официального утверждения указанных документов, если иное не предусмотрено указаниями председателя Комиссии.

5.10. Комиссия правомочна принимать решения в случае личного присутствия на заседании председателя и членов Комиссии, указанных в п. 3.1 настоящего Положения, либо при наличии у председателя Комиссии письменных мнений членов Комиссии по вопросам, включенным в повестку дня.

5.11. Принятие Комиссией решений производится в форме открытого голосования; при этом каждый член Комиссии, включая председателя Комиссии, обладает одним голосом.

5.12. Решения принимаются простым большинством голосов членов Комиссии, присутствующих на заседании Комиссии, или предоставивших письменные мнения председателю Комиссии.

5.13. В случае равенства голосов голос председателя Комиссии является решающим.

5.14. Регламент обсуждения на заседании Комиссии вопросов повестки дня принимается членами Комиссии в начале заседания Комиссии по предложению председателя Комиссии путем открытого голосования.

5.15. Протокол заседания Комиссии ведется секретарем Комиссии в письменном виде и утверждается председателем Комиссии не позднее … (…) рабочих дней со дня поведения заседания Комиссии.

5.16. Особое мнение члена Комиссии должно быть оформлено в письменном виде и подписано подавшим его членом Комиссии и приложено к протоколу заседания Комиссии.

5.17. Оформленный и подписанный надлежащим образом протокол заседания Комиссии хранится у работника, ответственного за ведение делопроизводства в Обществе. Срок хранения протоколов Комиссии – … (…) лет.

5.18. Копия протокола заседания Комиссии предоставляется генеральному директору Общества в день подписания протокола председателем Комиссии; копии и/или выписки из протокола предоставляются при необходимости по письменным запросам членов Комиссии и, после согласования с председателем Комиссии, руководителям структурных подразделения Общества.

5.19. Если в соответствии с п. 2.3 решение Комиссии подлежит одобрению Общим собранием участников Общества, то протокол заседания Комиссии с приложением всех материалов, рассмотренных Комиссией на заседании, в течение … (…) рабочих дней после подписания протокола председателем Комиссии передается работником, ответственным за ведение делопроизводства в Обществе, на рассмотрение Общему собранию участников Общества.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ КОМИССИИ

6.1. Комиссия взаимодействует:

6.1.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества, членами других комиссий Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

6.1.2. С органами власти и управления, контрагентами Общества, иными юридическими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМИССИИ

7.1. Материально-техническое и организационное обеспечение деятельности Комиссии осуществляет канцелярия Общества.

8. КОНТРОЛЬ

8.1. Деятельность Комиссии контролирует генеральный директор Общества.

Литература

1. Schulze M., A new monotonic, clone-independent, reversal symmetric, and condorcet-consistent single-winner election method. / Social Choice and Welfare. – 2011. – v. 36, № 2. – Р. 267–303. См. также http://en.wikipedia.org/wiki/Schulze_method.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

3. Положение о Единой комиссии по размещению заказов. Утв. приказом Управления Роскомнадзора по Астраханской области от 01.02.2010 № 29.

4. Положение о комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов Министерства финансов Российской Федерации. Утв. приказом от 15.04.2010 № 197.

5. Положение о Научно-техническом совете ОАО «Газпром». Утв. приказом от 06.08.2004 № 58 с изменениями, внесенными приказом от 26.05.2009 № 143.

6. Положение об Ученом совете Московского государственного института электроники и математики (технического университета). Утв. решением Ученого совета МИЭМ 15.11.2005 г. №3.

7. Постановление Правительства Москвы от 06.05.2003 № 322-ПП (ред. от 26.07.2011) «Об административных комиссиях по делам об административных правонарушениях в городе Москве».

8. Приказ Минобрнауки РФ от 14.10.2009 № 406 «Об утверждении типового положения о комиссии по оценке результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения, и типовой методики оценки результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения».

9. Типовое положение о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию. Утв. ФСС РФ 15.07.1994 № 556а.

10. Типовое положение о комитете (комиссии) по охране труда. Утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.05.2006 № 413.

11. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

12. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об акционерных обществах».

1 К коллегиальным органам управления (в терминах Федеральных законов «Об акционерных обществах» [12] и «Об обществах с ограниченной ответственностью» [11]) относятся: общее собрание акционеров или участников, совет директоров (или наблюдательный совет), коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция).

Источник