зачем в анкете на работу указывать паспортные данные
Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон
У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.
Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.
Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.
Основная информация о персональных данных:
Глава 14 Трудового кодекса РФ
Закон № 152-ФЗ О персональных данных
Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации
Каких работодателей касаются правила о персональных данных
Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.
Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.
Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.
Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.
Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.
Что такое персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.
Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.
Вот список для ориентира:
Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.
Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.
Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.
Фото работника — например, на пропуск.
Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.
Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что будет за нарушение закона о персональных данных
За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.
Административная ответственность: штрафы
Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.
Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.
Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.
Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.
Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику
Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.
Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.
Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.
Уголовная ответственность
В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.
В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.
Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.
Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.
Правила работы с персональными данными работника
Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:
🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.
🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.
🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.
О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.
🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.
🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.
🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.
🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.
🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.
Как настроить работу с персональными данными: инструкция
Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.
1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.
Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.
2. Назначьте ответственного за персональные данные.
Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.
Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.
ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.
3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.
Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.
Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.
4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.
Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.
Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.
Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.
5. Уничтожайте персональные данные полностью.
Отслужившие документы нельзя просто взять и выбросить в мусорное ведро или отправить на черновики. Нельзя даже хранить на всякий случай — это нарушение.
Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.
Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.
6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.
По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.
Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.
А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.
Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.
7. Исполняйте требования закона не только формально.
Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.
Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.
Статья актуальна на 09.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Скажите пожалуйста зачем в анкете при собеседовании есть пункт паспортные данные.
Скажите пожалуйста зачем в анкете при собеседовании есть пункт паспортные данные.
Ответы на вопрос:
Возможно кандидатура претендента на должность проходит проверки, именно поэтому и требуют паспортные данные. Ничего криминального в этом нет.
Если вы боитесь что по вашим данным возьмут кредит то есть такая вероятность, но вы всегда сможете доказать что кредит не брали. Наверное у них такой типовой анкетный лист.
В анкете иногда просят указать паспортные данные для проверки сведений будущего работника. Это типовая форма, которую работодатель скачал из Интернета.
А я в одном месте написала в анкете паспортные данные, теперь боюсь.
Ответы на уточнение:
А чего именно Вы боитесь? На мой взгляд, Ваши страхи совершенно безосновательны. Ваши паспортные данные не дают каких-либо преимуществ кому-либо.
Мы столько раз в жизни указываем свои паспортные данные. Не стоит волноваться, одних данных мало для мошенничества.
Всего доброго. Спасибо, что выбрали наш сайт.
Ничего с вашими паспортными данными не сделают, кредит оформить не смогут, эти сведения только для проверки. Не стоит волноваться.
Ваши анкетные и паспортные данные в противоправных целях никто использовать не сможет. Паспортные данные в анкетах это стандартная форма документа, беспокоиться не стоит. Всего хорошего!
Похожие вопросы
Перед собеседованием я заполнила анкету, в которой указала паспортные данные, место жительства и поставила подпись. После собеседования я отказалась трудоустраиваться. Анкета с моими данными осталась в фирме. Могут как-то воспользоваться моими данными в мошеннических целях? Имеет ли юр.силу эта анкета?
Сегодня заполняла анкету в одной организации при собеседование на работу. В анкете были такие пункты как паспортные данные. Заполнила. И только придя домой меня осенило. Почитала отзывы об этой компании и пожалела, что написала это. Могу ли я забрать у них свою анкету с данными.
Если при прохождении собеседования была заполнена анкета, где указаны паспортные данные, но на работу не взяли, надо опасаться, что по этим паспортным данным могут оформить кредит онлайн.
Организация откликнулась на резюме соискателя и направила 2 анкеты для заполнения. Просили выслать их в ответном письме, чтобы затем согласовать дату собеседования. Соискатель заполнил ту анкету, которая содержит вопросы о профессиональных качествах-опыте и владении ПО. Вторую анкету, содержащую сотни психологических вопросов, отказался заполнять. В итоге на собеседование его не пригласили, отвечать на письма перестали. Насколько это законно? Куда жаловаться?
Я ищу работу. На собеседовании мне дали заполнить анкету, где кроме всего прочего, требовалось внести паспортные данные, да еще и сфотографировали. Собеседование проходила у частного предпринимателя, багетный салон в бутике торгового центра. Я не подошла им,мне не перезвонили, а анкета осталась у него. Теперь думаю, не сделала ли я глупость, что заполнила эту анкету и указала свои паспортные данные? Не могут ли ими воспользоваться в своих целях и оформить кредит, например? Спасибо.
Был на собеседовании. Попросили заполнить анкету (ФИО, телефон, паспортные данные, место проживания, образование, указать любого родственника и его номер) На следующий день приехал на второе собеседование, на котором должен был оформляться. Пришел, сказали что вакансия недоступна и предложили стать проверяющим охранных систем. Я отказался, но анкета осталась у них. Могут ли они оформить кредит или микрозайм?
Такой вопрос, позвонили по поводу трудоустройства менеджером по продажам. Приехал на собеседование, дали заполнить анкету, хотя полная анкета у них в компе на сайте хедхантер есть. В итоге заполнил анкету в том числе с паспортными данными. Контора подозрительная. Таких какая на собеседовании было человек 10 и на следующий день так же, это было уже второе собеседование. Собственно суть вопроса, имеют ли они право на то что бы я без заключения какого нибудь договора с ними писал в анкете паспортные данные? Работать там не собираюсь. Но данные обо мне остались. Могут ли они как то воспользоваться этими данными в своих нехороших целях? Например они оформляют какие то кредиты на покупателей. То есть оформить какой то кредит на меня или что то подобное. Заранее спасибо, надеюсь на Вашу помощь.
Ищу работу. Просят прислать свое фото с разворотом паспорта
Расскажите, пожалуйста, безопасно ли представлять свое фото с паспортом в руках на сайтах поиска заказов на фрилансе?
Один сайт пишет, что это повышает рейтинг и уверенность клиентов в специалистах-фрилансерах. А меня смущает необходимость представлять свое фото с паспортом в руках каким-то третьим лицам. Там ведь и номер паспорта, и подпись, и всякие другие данные, да еще и мое лицо.
Может быть, я зря сомневаюсь? Что можно сделать с этими моими данными и как предотвратить их использование не по назначению?
С уважением,
Елизавета
Елизавета, в принципе в предоставлении персональных данных работодателю ничего страшного нет — при одном условии. Работодатель должен объяснить, зачем эта информация нужна и как будет храниться. А еще дать гарантии, что ваши персональные данные не будут использованы в противоправных целях.
Если условия работодателя вас устраивают — вы можете смело передавать ему персональные данные.
Но в вашем случае я рекомендую пока воздержаться от отправки фотографий. И я объясню почему.
Что говорит закон
Закон позволяет собирать и хранить персональные данные, если на это согласен сам гражданин. Без согласия — нельзя.
Работодатель в этом случае должен объяснить работнику, зачем нужна эта информация, в каких целях он будет ее использовать, как будет хранить и в каком случае может уничтожить или передать другим лицам.
Что потенциальный работодатель предлагает вам
У разных сайтов поиска заказов на фрилансе — разный подход к обработке персональных данных. Например, на одном размещено вот такое заявление-согласие на обработку предоставленной информации:
Условия обработки персональных данных прописывала сама администрация сайта. Если соискатель с ними согласен — он может направить копии своих документов.
Но вот именно с такими условиями я бы не торопился соглашаться.
Некоторые формулировки прямо позволяют уйти от ответственности в случае, если ваши персональные данные будут скомпрометированы.
Не совсем понятно, что означают слова «компания предпринимает все разумные меры по защите предоставленных данных от уничтожения, искажения или разглашения». Меры вроде обещают разумные, но какие именно — не говорится.
Зато тот, кто получит ваши данные, может поступать с ними так, как сочтет нужным. Даже изменять их — только непонятно, для чего это может понадобиться.
Маловероятно, что компания сама будет использовать ваши данные в противоправных целях. Но нет никакой гарантии, что все работники, имеющие доступ к ним, порядочные и законопослушные. В случае компрометации редко можно найти конкретного виновника, а сама компания никакой ответственности не понесет: условия обработки данных доступны всем и вы с ними согласились, раз отправили фотографию паспорта.
А вот другой пример с аналогичного сайта по поиску работы:
Объем меньше, нет сложных формулировок. Но четко сказано: персональные данные передавать третьим лицам не будут. А если и передадут — то только по запросу компетентных органов.
Как можно использовать данные в противоправных целях
На самом деле на черном рынке существует устойчивый спрос не только на украденные паспорта, но и на фотокопии чужих документов. На них не только кредиты могут оформить, но и фирму-однодневку открыть, а через непорядочного сотрудника банка изготовят банковскую карту, через которую будут обналичивать деньги и уходить от налогообложения. А еще копии документов востребованы при совершении преступлений, связанных с незаконным оборотом наркотиков. Об этом мы уже рассказывали в статье «Как мошенники зарабатывают на копиях ваших документов».
Что делать тем, кто уже передал свои паспортные данные ненадежным работодателям
Вариантов два. Можно потребовать прекращения их обработки и удаления из баз данных. Делается это на основании обращения владельца этих данных. Установленной формы обращения нет, можете составить его в произвольной форме и направить по электронной почте.
Либо можно ничего не делать и верить в то, что ваши данные никогда не будут использовать в противоправных целях.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Персональные данные сотрудника: как с ними работать
Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.
Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).
В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.
Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.
Что включают персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.
В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.
Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?
На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.
Что делать с персональными данными кандидата
Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.
В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.
Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:
В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.
Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.
Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты
Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.
Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу
В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.
Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.
Направление запросов на прежние места работы
На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.
Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.
Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу
Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:
На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.
Оформление зарплатной карты и персональные данные работника
Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.
При этом важно, чтобы:
Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:
Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.
В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.
Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?
В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.
Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.
Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.
Размещение «черных списков» сотрудников на сайте
Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.
Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.
В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.
Каким должно быть согласие на обработку персональных данных
Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:
Оформление доски почета
Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.
Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.
Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.
Персональные данные для пропуска
В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требуется оформление пропуска.
В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:
В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.
Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные
Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.
Что делать с персональными данными уволенных сотрудников
Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.
Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.
Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.