Как поступить если работы больше чем времени
Если работы больше чем времени
Городская среда с каждым годом становится все более и более суетной средой. Мы все дольше добираемся до работы из-за пробок. Все больше отвлекаемся от собственных дел из-за постоянных отвлечений. И все дольше засиживаемся допоздна и на выходных из-за сверхурочных. В этой заметке мы поговорим о том, что делать, если нам нужно сделать много работы и постоянно не хватает на все времени.
У МЕНЯ НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ
Если быть откровенным с самим собой, то все мы поставлены примерно в одинаковые условия. Для каждого человека в сутках отмерено ровно 24 часа. И когда кто-то говорит, что у него не хватает времени, то между строк он говорит нам что «эта задача для меня недостаточно важна».
Ясно, что времени никогда не хватит для всего, что бы мы хотели сделать. Поэтому предлагаем небольшой список рекомендаций для того, чтобы успевать делать больше за меньшее количество времени.
1. РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ
Не все, что нам навязывает внешняя среда является действительно важным для нас. Начните с малого. Например, не ходите на некоторые встречи, собрания, совещания. Если учитесь в университете, то должны знать, на какие пары нужно ходить обязательно, а где можно и отпроситься или не ходить без особых последствий. Нельзя успевать абсолютно все, что тебе бы хотелось без последствий. Нам в любом случае нужно 8 часов сна каждые сутки и здоровьем жертвовать ради любой работы не стоит. Всегда приходится жертвовать чем-то важным ради чего-то более другого важного. Вам прийдется научиться говорить «нет». Хоть это не всегда увлекательное действие, но оно сэкономит вам кучу времени.
2. НЕ ДЕЛАТЬ ЛИШНЕЙ РАБОТЫ
3. ПРОВЕРИТЬ РЕАЛИСТИЧНОСТЬ ПЛАНОВ
5. СОСТАВЬТЕ СПИСОК ДЕЛ
Я давно заметил, что если на день запланировано много задач и они примерно привязаны к определенному времени, то день получается весьма продуктивный. Жесткий план помогает говорить «нет» и действительно успевать больше.
6. НУЖНО ДЕЛАТЬ ПЕРЕРЫВЫ
Посмотрите на то, как организован учебный процесс во всех университетах. Там практикуется время отдыха после каждых 80 минут непрерывных занятий. После нескольких часов напряженного труда нужно обязательно давать себе передышку. Пойти вздремнуть, принять душ, дернуть немного некрепкого кофе.
Точно также нужно делать перервыве в течение работы, чтобы выйти подышать, освежить мозги и немного размять кости.
Как работать, если ничего не успеваешь
В книге «Неприятие перемен» (Immunity to Change) профессора Гарварда Роберт Киган и Лайза Лейхи рассказывают, что возрастающая сложность современной жизни вызывает у людей ощущение, что они не справляются ни с работой, ни с обязательствами семейной жизни.
Типичная реакция человека на возрастающую нагрузку – работать больше и дольше, однако есть другой путь – остановиться и задуматься, зачем это делать, и найти новые подходы. Среди моих клиентов-руководителей есть те, к кому это относится в полной мере. Когда мы только начали сотрудничать, у них была привычка вставать в 4 часа утра и приниматься за работу. Например, Сью руководит проектами в технологической компании, которая недавно вышла на рынок. Сью отвечает за несколько проектов и боится пропустить важное срочное письмо. Аджай, основатель стартапа, выкраивает тихие утренние часы, чтобы выполнить хоть что-то из бесконечно разрастающегося списка задач. Соучредитель стартапа Мария чувствует постоянную перегрузку с тех пор, как компания начала расширяться. Возможно, гендиректора компаний с миллиардными оборотами и встают в 4 часа утра, но у большинства гораздо меньший уровень ответственности.
Постоянное чувство перегруженности влечет за собой когнитивные последствия: появляется заторможенность, забывчивость, рассеянность, сложности с концентрацией внимания и логическим мышлением, путаница в мыслях, снижается способность к принятию решений. Когда в течение долгого времени нагрузка на мозг слишком высокая, может проявиться когнитивная усталость – человек больше отвлекается и теряет гибкость мышления. Каждое из этих проявлений само по себе сказывается на продуктивности, а дискомфорт от нагрузки нарастает. Если вы сталкиваетесь с подобными проблемами, рекомендуем несколько основных стратегий.
Определите основной источник перегрузки
Назовите одну-две задачи, исключив которые можно сразу на 80% снизить стресс в своей жизни. Конечно, не всегда есть возможность отказаться от них, но важно определить главный источник стресса. Если это крупный проект, который близится к завершению, закончите его. Если вас тревожит объем задачи или проекта, разбейте его на более мелкие этапы, попросите дополнительные ресурсы или согласуйте другие сроки исполнения – а может быть, поможет все сразу.
Вопрос на собеседовании №11: «Как бы Вы справились с большим объемом работ за очень короткое время?»
Собеседования о приеме на работу по сути как скоростные свидания: нужно узнать о человеке как можно больше за очень короткое время. Но некоторым работодателям мало видеть резюме и слушать о заслугах, им нужно знать как Вы будете себя вести на работе и как будете реагировать на разного рода ситуации. Для этого они задают поведенческие вопросы. Вы обязательно должны знать как на них отвечать до следующего интервью.
Плохой ответ звучал бы так: «Я думаю, мой начальник должен давать тот объём работы, с которым реально справиться за данный период времени и понимать, что не вся работа может быть сделана». Или: «Я бы делал эту работу до тех пор пока она не была бы выполнена, невзирая на дедлайн». Это может звучать как неплохой ответ, но, на самом деле, ничего не говорит о Ваших способностях принимать правильные решения «на ходу», анализировать ситуацию, и находить самое оптимальное решение. А именно это они и хотят знать.
Лучше всего будет показать им как именно Вы думаете. Озвучьте свой мыслительный процесс и расставьте приоритеты: Действительно ли вся работа должна быть проделана сегодня? Даже если у Вас 25 заданий какие-то из них все же приоритетнее чем другие. И человек, который Вам их дал, возможно, и не справится с ними если Вы их выполните в этот же день. Поговорите с ним о том, какую работу делать в первую очередь.
Или, возможно, Ваша должность позволяет Вам привлекать помощников? Пока Вы будете рассуждать об этом будущий работодатель также сделает выводы о Ваших управленческих качествах.
Большинство людей выполняет срочную работу не анализируя и не задумываясь о расстановке приоритетов. Поэтому покажите им свои способности стратегического планирования и Вы произведёте впечатление.
Из последних сил: что делать, если любимой работы стало слишком много
Как бы вам ни нравилась работа, однажды может произойти так, что все ваше время и все ваши мысли будут заняты только ей. От этого будут страдать остальные сферы жизни, и усталость обязательно даст о себе знать.
У каждого из нас есть свой потенциал, который включает знания, опыт и возможности для того, чтобы реализовать себя в любимом деле. Это большое счастье, когда желание человека реализоваться в той или иной сфере совпадает с его возможностями, и он находит работу по душе. Но даже такой человек, которого можно назвать условно счастливым, со временем может столкнуться с определенными трудностями в работе.
В большинстве случаев это возросший объем работы, с которым он не всегда справляется или прикладывает массу усилий, чтобы справиться — перерабатывает, задерживается на работе, устает. Таким образом некогда любимая работа перестает радовать и становится причиной стресса. При этом работодатель делает вид, что все нормально, и не предлагает решить создавшуюся проблему. Мы решили поговорить о том, что делать, если любимой работы стало слишком много, с психологом.
Виновато начальство — не доглядело
Первое, что приходит в голову в данной ситуации, это то, что о своих переработках вы должны поставить в известность свое начальство. Раньше у вас был один объем работы, сейчас он изменился — работы стало в 2-3 раза больше, вы вынуждены задерживаться в офисе допоздна, чтобы успеть, берете работу на дом, чтобы доделать ее в выходные. Безусловно, вы дорожите своим рабочим местом, но физически у вас просто не хватает на все сил — вы банально зашиваетесь.
Если вы построите беседу с начальство в спокойной и доверительной манере и предложите свой оптимальный вариант: дополнительная оплата за переработки, либо наем еще одного сотрудника, который поможет справится с ситуацией, то возможно вам пойдут навстречу.
Естественно, отправляясь «на ковер» к начальству нужно понимать, что оно скорей всего и так в курсе того, какой у вас сегодня объем работы, поэтому отмалчивалось все последнее время неспроста. Был расчет на то, что вы все вытяните, поэтому не предлагались ни доплаты, ни помощник. К тому же, в компании могут быть сложные времена — сокращение штата, урезание расходов и зарплат, возможно, ваш объем работы увеличился не просто так, а потому что кто-то попал под сокращение, а вас оставили на рабочем месте, как более ценного сотрудника.
Все это необходимо держать в голове, когда вы идете разговаривать с боссом, ведь надеяться на положительный итог разговора, учитывая все вышесказанное, вряд ли стоит.
Более того, лучше держать в голове и то, что после неудачного разговора с начальством, вам будет нужно сделать осознанный выбор — уйти или остаться на своем рабочем месте, смирившись с переработками.
Виноваты вы сами — слишком покладисты
В том, что у вас слишком много работы, виноват не только начальник. Одной из причин возможных переработок может быть неумение вовремя сказать «нет», когда количество работы растет подобно снежному кому, а вы молча страдаете и терпите в ожидании, что все само собой как-нибудь утрясется: объем уменьшится, начальство заметит ваш неоцененный труд или произойдет еще что-то из разряда фантастики.
1. Хвалите меня, хвалите!
Люди, склонные к перфекционизму и гиперответственности, те, у кого на лицо «синдром отличницы», обычно сразу попадают в группу риска. А так как «отличницы» привыкли все в своей жизни делать на «пять», это значит, что на них вообще можно спихнуть работу всего отдела, ненужных людей сократить, а зарплату прибавлять не нужно –за похвалу будет стараться.
2. Тревога — верный спутник
Сотрудник с повышенным уровнем тревожности — идеальный работник. Если вы боитесь потерять работу, не прокормить семью, мало получать, то вы для своего босса ценный клад, от которого не так просто отказаться. Люди с тревожностью все время о чем-то переживают и чего-то бояться, поэтому их, как правило, все используют в своих целях, ведь ими можно манипулировать при помощи того, чего они больше всего бояться.
Боишься потерять работу — значит, сиди и вкалывай за себя и того парня. Страшно подойти попросить прибавки — работай на минимальной ставке. Не нужно думать, что ваши страхи понятны только вам. Своим поведением и безотказностью вы каждый раз даете своему начальству повод не считаться с вами.
3. Эй, посмотри на меня!
Бывает, что человек сам взваливает на себя большой объем работы, при этом регулярно демонстрируя недовольство, но продолжая вкалывать за троих. Как бы, с одной стороны, хвастаясь своим профессионализмом, реализованностью в профессии, занятостью, с другой, жалуясь на загрузку. Такому человеку нужно признание профессиональное и человеческое.
4. Игра в прятки
Иногда желание много и плодотворно работать без выходных и проходных идут рука об руку с какими-то другими проблемами человека. Например, отсутствует личная жизнь или есть неразрешенные вопросы с партнером. Другими словами, человеку хочется спрятаться от того, что его беспокоит, в том, что у него лучше всего получается — его профессии.
Конечно, такой человек устает и из-за объема работы находится в состоянии стресса, мало отдыхает, но таким образом он компенсирует то, чего ему не хватает в жизни. Пытается с помощью работы решить свои внутренние противоречия.
Я все понял! Что мне делать?
Какие бы внутренние проблемы не толкали вас на то, чтобы работать больше, задумайтесь о том, что ваши силы не бесконечные, и вам нужно черпать откуда-то энергию для новых свершений. Согласитесь, но выжатый лимон не производит такого же впечатления, как спелый и сочный.
Все идет по плану
Пока вы с силами собираетесь на серьезный разговор со своим боссом, не лишним будет вспомнить о том, что такое тайм-менеджмент — не хватайтесь за все сразу, четко планируйте свои дела, расставляйте приоритетность задач, это поможет экономить время и, самое главное, ваши силы потраченные на работу и отказаться/перенести то, что сегодня точно не горит.
Сделай паузу, скушай «Твикс»
Делайте небольшие перерывы в текущей работе на кофе и на то, чтобы просто посидеть с закрытыми глазами несколько минут. Когда мы закрываем глаза, мозг начинает работать в альфа-режиме: он перестраивается, отдыхает и перезагружается. Это поможет вам лучше концентрироваться и быстрее выполнять поставленные перед собой задачи.
Любому человеку нужен отдых, а в вашем случае это уже необходимость. Поэтому обязательно поговорите со своим начальством, попробуйте разрешить ситуацию мирным путем, в спокойной дружественной беседе. И — дышите равномерно.
Анкета кандидата на руководящие должности
Анкета кандидата на руководящие должности
Вопросы
Ответы
Наличие и даты рождения детей:
2 е детей.) 20.03.2005
Отношение к воинской обязанности
Проходил срочную службу с 1984-86г. г. ПВ КГБ СССР в данный момент прапорщик запаса
Адрес по прописке (индекс, город, улица, дом, квартира)
625000 г. Тюмень ул.70 лет Октября 9 «Б» кв. 12
Адрес фактический (индекс, город, улица, дом, квартира)
Контактные телефоны: домашний (код города)
Контактные телефоны: мобильный
Вопросы
Ответы
Ваше образование? Причины выбора? (Название, дата начала и окончания учебного заведения)
Образование родителей, их профессия?
Образование супруга (супруги), его(её) профессия?
Настоящее место работы супруга(супруги)?
Почему Вы сейчас ищете работу?
Что Вы ожидаете от работы?
Ваше хобби, как Вы проводите свободное время?
Туризм, охота, рыбалка
Занимались ли Вы предпринимательской деятельностью? Если да, то чем конкретно и какой период?
Раздел № 3 Опишите свой трудовой путь (три последних места работы, начиная с последнего в обратном хронологическом порядке)
Вопросы
Ответы
Дата начала работы (месяц, год)
Дата окончания работы (месяц, год)
Место работы (название компании, направление деятельности)
Приведите примеры 2-3х достижений
Что не удалось сделать? Почему?
По каким критериям и кто оценивал Вашу работу?
Акционер оклад+% с оборота
Причины увольнения (причины поиска новой работы)
Вопросы
Ответы
Дата начала работы (месяц, год)
Дата окончания работы (месяц, год)
Место работы (название компании, направление деятельности)
слабоалкогольная продукция (опт)
Менеджер-координатор(без офиц. трудоустройства)
Контроль продаж, дебиторской задолженности, мерчендайзинга
Приведите примеры 2-3х достижений
Было предложено место супервайзера в канале on trade
Что не удалось сделать? Почему?
По каким критериям и кто оценивал Вашу работу?
Переход на вышеоплачиваемую работу
Вопросы
Ответы
Дата начала работы (месяц, год)
Дата окончания работы (месяц, год)
Место работы (название компании, направление деятельности)
Строительство объектов (магазин, кафе и т. д),сдача под ключ с оформлением актов ввода в эксплуэтацию.
Приведите примеры 2-3х достижений
Что не удалось сделать? Почему?
По каким критериям и кто оценивал Вашу работу?
Раздел № 4 Ответьте на вопросы на примере самой значимой с Вашей точки зрения работы. Ответы просим давать в развернутом виде (не менее 3-х строк)
Какая из указанных работ наиболее значима для Вас? Почему?
Чему Вы научились? Что она Вам дала
Любой вид деятельности это опыт+финансовое положение
Опишите 2-3 сложные рабочие ситуации, которые Вам приходилось решать как управленцу? Какие решения Вы принимали и к чему это привело?
Оч. много (при собеседовании)
Какая была нагрузка, Ваше максимальное рабочее время?
Укажите процентное соотношение разнородных задач, решаемых в течение рабочего дня.
Нагрузка различная. Никогда не работал «с восьми до пяти»
Как Вы поступаете, если работы больше чем времени?
А) Как Вы планировали свою деятельность?
Б) Опишите свой типичный рабочий день.
планерка, банк-далее по ситуации
Что Вы делали при невыполнении плана
Не выплачивал премии
Какую отчетность Вам приходилось использовать в процессе работы?
Занимались ли Вы подбором и обучением персонала?
Какие методики и инструменты при этом использовали?
Да. Личный жизненный опыт.
Какой стиль управления Вам близок по отношению
Как Вы разрешали конфликтные ситуации на конкретных примерах
По разному в пределах полномочий
Оценивали ли Вы работу конкурентов, если да, то как?
Чем отличалась работа Вашей компании от работы конкурентов?
Стилем руководства я думаю
Что Вы считаете в себе главным?
Что является вашим главным достижением в жизни?
Кем бы хотели бы быть через 5 лет? (сфера деятельности, должность)
Опишите идеально подходящую для Вас работу (сфера деятельности, продолжительность рабочего дня, размер заработной платы, льготы и т. д.)
Сфера деятельности и продолжительность рабочего дня роли не играют, льготы не нужны. Хорошая, стабильная заработная плата!
Каким Вы себе представляете идеальный коллектив?
Привлекались ли Вы к судебной ответственности?- нет
Наличие личного автомобиля: да
Водительское удостоверение: «А»»В»
Стаж вождения: более 17 лет
Укажите источник, из которого Вы узнали о наборе в нашу компанию
Если Вы хотите сообщить о себе дополнительную информацию, сделайте это здесь