Как проверить что сотрудник действительно на больничном
Как проверить больничный на подлинность?
Наш сотрудник хотел взять внеплановый отпуск, чтобы съездить в Турцию, но руководитель ему отказал. Позже сотрудник сообщил, что заболел, а затем принес листок нетрудоспособности, даты в котором практически совпали с желаемыми датами отпуска.
Разумеется, у начальника этого сотрудника да и у меня, кадровика, возникли сомнения, что больничный подлинный. Тем более что его выдала никому в нашем городе не известная медицинская организация.
Как быть в таком случае? Можем ли мы сами проверить подлинность больничного или надо направлять запрос в ФСС? Требуется ли на это согласие работника? Можно ли не оплачивать больничный, пока мы не убедимся, что это не подделка?
Также хотелось бы узнать, какая ответственность грозит работнику за фальшивый листок нетрудоспособности. Полагаю, его можно уволить за прогул. А применяется ли в данном случае уголовное наказание за подделку документа?
Ольга, если у вас есть сомнения в подлинности больничного, который принес работник, конечно, его необходимо проверить. Проблема не только в том, что, возможно, сотрудник обманул работодателя. Если больничный окажется поддельным, то в регионах, где не действует пилотный проект по прямым выплатам из ФСС, фонд не возместит фирме расходы на пособие по временной нетрудоспособности работника. Это касается, например, Москвы и Санкт-Петербурга. Кроме того, компании могут дополнительно начислить страховые взносы, если случится проверка налоговой или ФСС.
Есть несколько способов проверить подлинность больничного — можете выбрать тот, что подходит вам. Напомню, что после того, как сотрудник принес больничный, у работодателя есть 10 дней, чтобы назначить пособие. После этого выплатить его надо в ближайший день зарплаты. По закону оснований для продления этого срока нет.
Какие визуальные признаки должны насторожить
Памятка с описанием защитных элементов больничного есть на сайте ФСС и территориальных сайтах ведомства. У бланка листка нетрудоспособности несколько степеней защиты.
О подделке говорят такие визуальные признаки:
Как работодателю проверить больничный лист
Если сотрудник предоставил больничный, то работодатель обязан выплатить ему положенную сумму за период отсутствия на работе. Но — только в том случае, если документ подлинный. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа работника, чтобы не ошибиться с принятием решения о выплате.
Кто заполняет больничный лист
Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.
Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.
Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.
Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.
Как проверить больничный лист
Проверка больничного листа состоит из следующих этапов.
В первую очередь следует «пробить» номер документа. На сайте ФСС РФ размещается список недействительных бланков в формате Excel. Нужно скачать файл и с помощью функции «поиск» проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.
Информация на портале ФСС обновляется раз в месяц, в связи с чем отсутствие номера документа в списке не дает полной гарантии его подлинности.
Поэтому при наличии сомнений, лучше проверить больничный по номеру, позвонив в местное отделение ФСС РФ.
Если номер больничного листа не вызывает подозрений, то нужно проверить бланк документа по внешним признакам:
Если и подлинность бланка не вызвала сомнений, то следует изучить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, фамилия работника — его паспортным данным, имеющимся у работодателя.
Полезно провести и онлайн-проверку, т.е. найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В сомнительных случаях лучше позвонить в поликлинику и уточнить информацию по спорному документу.
Многие медицинские учреждения не дают такие сведения по телефону. Поэтому, чтобы проверить статус больничного листа, иногда приходится направлять письменный запрос, что существенно удлиняет процесс.
Но если врач со слов сотрудника не совсем верно указал организацию-работодателя, то такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет корректное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, то этого будет достаточно для его идентификации.
Нужно отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту подделок. Рядовые работники бухгалтерии вряд ли являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому ошибки здесь вполне возможны.
Поэтому чиновники советуют в спорных случаях направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала БЛ (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).
Что делать, если обнаружена подделка
Если контроль больничных листов у работодателя выявил подделку, то назначать пособие, естественно, не нужно.
Если же фальшивку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).
В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.
Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.
Но ситуация с фальшивым БЛ не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если же будет доказано, что работник сам участвовал в изготовлении фальшивки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.
При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям предусмотрены в виде штрафа в сумме до 120 тыс. руб. или лишения свободы на срок до 2 лет.
Рассмотренные деяния, связанные с подделкой БЛ, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их укрывательство. Поэтому работодатель может самостоятельно выбирать — ограничиться ему лишь дисциплинарным взысканием или же обратиться в полицию.
Но если подделку выявили специалисты ФСС РФ, то информация, скорее всего, будет передана в правоохранительные органы.
Больничный успешно прошел проверку — что дальше?
Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.
Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.
Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников. Тогда средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.
Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.
Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.
Резюме
Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, следует внимательно изучить этот документ.
Проверить нужно все: начиная от номера и защитных элементов и заканчивая данными, внесенными туда врачом.
Если выявлена подделка, то пособие выплачивать не нужно. В случае, когда фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может направить информацию и в полицию для возбуждения уголовного дела.
Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, то у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.
Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2021 году
ФСС-проверка больничного листа по номеру онлайн становится общедоступной процедурой и позволяет заинтересованным лицам получить на сайте ведомства полезную информацию по листкам нетрудоспособности. Рассмотрим, каким образом и кем она может быть запрошена.
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
Самый крутой бухгалтерский канал в Телеге. Ведут редакторы «Клерка». Главные новости, мануалы для бухгалтеров, без воды и рекламы. Плюс сливаем регистрации на бесплатные вебинары. Присоединяйтесь.
С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Как проверить электронный больничный на сайте ФСС работодателю
Чтобы проверить больничный на сайте ФСС (и одновременно добавить в него необходимые сведения для последующей отправки в ведомство), работодателю нужно:
После этих действий заполненный больничный будет отправлен в ФСС на оформление компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.
С 01.01.2021 года к прямым выплатам ФСС присоединились все регионы.
Для удобства поиска больничного листка работодатель может воспользоваться фильтрами, предусмотренными веб-интерфейсом. Например, больничный может быть найден:
При необходимости можно сформировать файл больничного в формате XML, чтобы впоследствии обработать его в криптографической программе, если она используется работодателем для электронного документооборота с государственными органами.
Проверка больничного листа по номеру онлайн может потребоваться и представителю медучреждения, которое выдало листок нетрудоспособности.
Получите доступ к 35 онлайн-курсам для кадровиков и бухгалтеров. Подключите «Клерк.Премиум». Вы сможете не только проходить курсы, получать сертификаты ИПБ России, но и задавать экспертам «Клерка» неограниченное количество вопросов. Мы ответим в течение дня. Это точно дешевле, чем иметь сторонних консультантов. Сможете собирать вопросы со всех коллег и даже давать им свой логин и пароль, и они тоже смогут задавать вопросы.
Как проверить больничный врачу
Чтобы проверить интересующий больничный лист, представитель медицинской организации также задействует знакомый нам ресурс http://cabinets.fss.ru. При этом он выбирает пункт «Кабинет МСЭ» и пользуется ЭЦП, оформленной в установленном законом порядке на медицинское учреждение.
Для проверки больничного врачу нужно:
Личный кабинет учреждения на сайте ФСС обладает широким спектром функций и, в частности, предусматривает:
При применении веб-интерфейсов на сайте ФСС проверить больничный по номеру онлайн может быть интересно и пациенту — получателю пособия по нетрудоспособности.
Как проверить больничный работнику
Для проверки больничного самим работником используется тот же веб-интерфейс http://cabinets.fss.ru. Но в данном случае заинтересованное лицо выбирает опцию «Кабинет застрахованного».
К тому моменту у человека, как и в случае с работодателем, должен быть профиль на «Госуслугах». При этом оформлять квалифицированную ЭЦП от удостоверяющего центра необязательно. Достаточно лишь пройти процедуру подтверждения личности в уполномоченном центре по регистрации на «Госуслугах». Самые доступные из них — это отделения «Почты России», городские МФЦ, офисы Ростелекома, СбербанкОнлайн. Их услуги бесплатны.
Функционал «Кабинета застрахованного» позволяет, в частности:
При необходимости пользователь может:
И это лишь малая доля доступных для застрахованного лица функций.
Что касается просмотра данных о больничном листке, то они приведены во всей полноте и соответствуют тем данным, что отражены в обычном больничном. Для поиска нужного листка человек может, как и работодатель или врач медучреждения, воспользоваться специальными фильтрами по различным реквизитам листка нетрудоспособности.
Рассмотрим теперь, как проверить подлинность больничного листа в обычном бумажном виде.
Как проверить подлинность бумажного больничного
Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:
1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:
2. Визуальную проверку документа на предмет:
Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.
3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.
Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.
Данный реестр обновляется один раз в месяц, поэтому данные могут быть не актуальны. Более надежный способ — отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. Соцстрах отправит запрос в медучреждение, которое подтвердит или опровергнет подлинность бланка. Минус такого способа — проверка занимает очень много времени.
Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия.
Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.
Как проверить действительно ли работник находится на больничном?
Мы год назад взяли на работу одного человека (женщину). Ее резюме обещало хорошего служащего. Этот сотрудник проработал нормально всего месяц. Потом начались частые уходы на больничный. Думали, человек серьезно болеет, соболезновали ему. А тут мне один ее сослуживец признается, что вечно болеющая покупает больничный и уезжает в другой город на отдых к своему жениху. Жених богатый, ее обеспечивает. А место у нас в офисе она держит для страховки, чтобы если что- то случиться, было куда возвращаться. Больничный она оформляет максимум на две недели. Как нам проверить достоверность больничного этого сотрудника? Иными словами, как поймать сотрудника за обман?
Проверить можно, обратившись в ФСС с заявлением о проверке.
Статья 4.2 Федерального закона ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ СОЦИАЛЬНОМ СТРАХОВАНИИ
НА СЛУЧАЙ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ И В СВЯЗИ С МАТЕРИНСТВОМ:
Права и обязанности страховщика
1. Страховщик имеет право:
1) проводить проверки правильности начисления и уплаты страховых взносов страхователями в Фонд социального страхования Российской Федерации, а также выплаты страхового обеспечения застрахованным лицам, требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;
2) запрашивать у страхователей документы, связанные с начислением и уплатой страховых взносов в Фонд социального страхования Российской Федерации, расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, в том числе при выделении страхователю средств на указанные расходы сверх начисленных страховых взносов;
3) получать от органов Федерального казначейства сведения о поступивших в Фонд социального страхования Российской Федерации суммах страховых взносов, пеней, штрафов;
4) не принимать к зачету в счет уплаты страховых взносов расходы на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, произведенные страхователем с нарушением законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, не подтвержденные документами, произведенные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов;
5) обращаться в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по надзору и контролю в сфере здравоохранения, с запросами о проведении в медицинских организациях проверок организации экспертизы временной нетрудоспособности, обоснованности выдачи и продления листков нетрудоспособности;
Как проверить сотрудник на больничном или нет?
Как грамотно уволить сотрудника, который якобы на больничном? Сотрудник ушел на больничный (с его слов) 2 месяца назад. На телефонные звонки не отвечает, по прописке не проживает. То что он на больничном мы очень сомневаемся, но и проверить никак не можем. По закону мы его уволить не можем, вдруг и правда в коме где-то лежит. Так как быть с таким сотрудником?
Ответы на вопрос:
Затребовать письменное объяснение (извещение по последнему известному месту жительства) не поступит, проверить вообще выдавался больничный на такое ФИО или нет, а затем увольнять за прогулы. При возникновении сомнений работодатель может позвонить в свое региональное отделение ФСС России с вопросом о подлинности больничного с определенным номером. Кроме того, перечень номеров оригинальных, но утерянных либо украденных больничных листов ФСС России публикует на своем официальном сайте.
Если проверка больничного выявила, что он фальшивый
Если при проверке больничного выяснилось, что он все-таки оказался фальшивым, то назначать пособие по такому листку работодатель не должен, потому что у него отсутствует для этого основание: выданный в установленном порядке документ, подтверждающий нетрудоспособность. Естественно, что ФСС России не примет к зачету (не оплатит) понесенные работодателем расходы на такое пособие (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ).
Для того чтобы уволить этого сотрудника за прогулы Вам в обязательном порядке согласно ст 192 ТК РФ нужно будет брать с него объяснительную о причинах отсутствия
Вы конечно можете обзвонить все поликлиники города, то информацию о том находится ли ваш сотрудник на больничном вам не обязаны давать со ссылкой на врачебную тайну.
В такой ситуации вам остается только ждать когда этот сотрудник появится на работе. Ведь рано или поздно он должен все таки появиться на работе Тогда действуйте на основании ст 192 ТК РФ Увольнять же если это будут прогулы вы должны с первого дня прогулов, так что ничего работнику не нужно будет выплачивать.
Составляете акт о прогулах, подписываете и направляете второй экземпляр акта почтой, с описью вложения по адресу вашего работника. К акту приложите пояснительную записку в которой уведомите работника о том, что в отношении его составлен акт о прогулах и в соответствии со статьёй 192 ТК даете ему время на объяснение причин его отсутствия на работе.
Смотрите, когда он получил почтовое отправление. Высчитывает эти три дня, если он не является и не направляет никакой пояснительный вам о причинах своего отсутствия, выносите приказ о его увольнении.
Этот приказ также направляете ему почтой с уведомлением явиться на предприятии и забрать трудовую книжку рассчитываете его в тот же день, когда увольняете и всё.
Обязанность предоставлять работодателю больничный лежит на работнике. Не забывайте об этом.
Я бы рекомендовала направить запрос в орган ФСС, где вы зарегистрированы в качестве страхователя, лично или путем направления заказным письмом с описью вложения с выдачей Вам информации о том, был ли открыт лист нетрудоспособности на работника (ФИО).
Поскольку специальный срок для рассмотрения подобных запросов не установлен, применяется общий срок для рассмотрения письменных обращений – 30 календарных дней со дня регистрации обращения в органе ФСС (ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ).
А при появлении работника отобрать у него объяснительную и в случае отсутствия причин пропуска работы уволить по п.6 ст.81 ТК (по части прогул)
6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:
а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);
Здравствуйте Юлия Васильевна!
Что бы уволить за прогул, ст. 81 ТК РФ вам следует взять с работника объяснительную.
Прогул, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Если не хотите ждать, то без объяснительной уволить нельзя в силу требований закона, ст. 192 ТК РФ.
ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания
Путеводители по кадровым вопросам и трудовым спорам. Вопросы применения ст. 192 ТК РФ
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Можете обратиться к участковому по месту жительства работника ст. 20 ГК РФ и поинтересоваться, где человек.
Местом жительства признается место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает.
Всего доброго вам решить ваш вопрос!
Где именно уточнить выдавался сотруднику больничный лист или нет?
Ответы на уточнение:
Если говорить о сроках, то закон № 255-ФЗ в ч. 1 ст. 12 обязывает работника предъявить больничный лист работодателю в течение полугода с момента закрытия документа. В случае пропуска установленного срока работодатель не вправе принимать больничный и платить по нему пособие. Решение в этой ситуации должно приниматься на уровне регионального отделения ФСС при наличии уважительных причин пропуска установленных для обращения 6 месяцев. Список уважительных причин можно найти в приказе Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Перечня…» от 31.01.2007 № 74.
Больничный лист имеет установленную форму и порядок заполнения (должна быть печать медицинского учреждения, подпись и печать врача, выдавшего больничный лист, адрес лечебного учреждения).
Листки нетрудоспособности вправе выдавать только те медицинские учреждения, которые имеют лицензию на медицинскую деятельность. Причем в лицензии должно быть предусмотрено право на работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624 н). ФСС России выдает бланки больничных листков только тем медицинским организациям, у которых есть лицензия. Кроме того, работодатель (в отличие от сотрудников службы социального страхования) не может контролировать, соблюден ли порядок выдачи больничных листков медучреждениями. Это следует из пункта 1 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава России, ФСС России от 29 января 2004 г. № 18/29, и подтверждено в постановлении Президиума ВАС РФ от 11 декабря 2012 г. № 10605/12 по делу № А 33-11561/2011.
Либо ждать, пока не объявится, либо обзванивать, а еще проще просто уволить, нет судя по всему больничного листа, так как за выплатами не обращался, а жить то надо на что то.