Как провести соут в организации с чего начать
СОУТ (специальная оценка условий труда)
Спецоценку рабочих мест необходимо проводить всем организациям и предпринимателям, которые заключили хотя бы один трудовой договор. Исключение составляют надомники и дистанционные работники, чьи рабочие места не подпадают под СОУТ. За отказ от специальной оценки действуют весьма существенные штрафы. Как их избежать, читайте в нашей статье.
Что такое специальная оценка условий труда
Это комплекс мероприятий, цель которого — установить наличие вредных факторов на каждом рабочем месте и присвоить ему класс риска. Об этом сказано в статье 1 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон о СОУТ).
Существует четыре класса риска:
Результаты СОУТ используются, в числе прочего, при назначении скидок и надбавок к тарифу взносов «на травматизм» и доптарифов по пенсионным взносам. Сотрудникам, которые трудятся на рабочих местах, отнесенных к вредному классу (подклассы 3.2, 3.3 и 3.4) или опасному классу, предоставляются дополнительные отпуска (ст. 117 ТК РФ). Для классов 3.0 и 4.0 предусмотрено повышение к зарплате в размере не менее 4% оклада или ставки (ст. 147 ТК РФ). Есть и другие льготы.
Кто обязан пройти спецоценку рабочих мест
Спецоценку в общем случае обязаны проходить все организации и индивидуальные предприниматели, нанявшие хотя бы одного сотрудника. Это следует из статьи 4 Закона о СОУТ.
Кто может не проводить оценку условий труда
СОУТ не является обязательной для следующих категорий:
Все без исключения работодатели вправе отказаться от СОУТ в отношении рабочих мест надомников и дистанционных работников (ч. 3 ст. 3 Закона о СОУТ).
ВНИМАНИЕ. Вакантные места не подпадают под спецоценку. Дело в том, что при отсутствии сотрудников проанализировать условия их труда невозможно.
Кто проводит специальную оценку условий труда
СОУТ проводится силами специализированной сторонней компании при участии комиссии, созданной работодателем.
В комиссию входят: представители работодателя и профсоюзной организации (если она создана на предприятии), специалист по охране труда (см. «Как стать специалистом по охране труда»). Также в нее нужно включить руководителя малого предприятия либо ИП. Главой комиссии назначается сам работодатель или его представитель.
Специализированная сторонняя компания должны соответствовать следующим критериям:
Порядок проведения СОУТ
Перед началом процедуры необходимо составить график работ и перечень рабочих мест, подпадающих под специальную оценку. Форма этих документов свободная.
СПРАВКА. СОУТ проводится в отношении рабочего места, а не должности. Поэтому если один человек совмещает сразу несколько должностей, то нужно проверить, сколько рабочих мест он фактически занимает. И каждое включить в перечень.
Далее проходят исследования в рамках СОУТ. По их итогам составляется отчет. Его подписывают специалисты аккредитованной сторонней организации и члены комиссии. Одновременно заполняется карта на каждое рабочее место (формы отчета и карты утв. приказом Минтруда от 24.01.14 № 33н). Сотрудников следует ознакомить с картой под роспись в течение 30 календарных дней с даты утверждения отчета. В этот же срок сводные данные спецоценки надо опубликовать на официальном сайте работодателя (при его наличии).
Плюс к этому оформляется декларация соответствия условий труда (форма и порядок подачи утв. приказом Минтруда от 07.02.14 № 80н). В нее входят сведения о рабочих местах, на которых вредные и опасные производственные факторы не выявлены, а условия труда признаны оптимальными и допустимыми. Декларацию нужно представить в территориальную инспекцию по труду не позднее 30 рабочих дней после утверждения отчета по итогам СОУТ. Декларацию можно подать через интернет на сайте Роструда. Для этого ее необходимо подписать квалифицированной электронной подписью.
Сроки и периодичность проведения СОУТ
Последний этап проведения спецоценки завершился к 1 января 2019 года (ч. 6 ст. 27 Закона о СОУТ). Подразумевается, что к этой дате все работодатели провели указанные выше мероприятия и своевременно сдали декларацию.
Когда следует назначить следующую процедуру СОУТ? Если не случится несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, и инспекторы не обнаружат нарушений в сфере охраны труда — повторную спецоценку делать не нужно. И только при наступлении одного из указанных событий необходимо провести внеплановую СОУТ и вновь подать декларацию (см. «Декларацию спецоценки условий труда сделали бессрочной»).
ВАЖНО. При появлении нового рабочего места необходимо организовать внеплановую спецоценку. Сделать это нужно в течение 12-ти месяцев со дня, когда оно введено эксплуатацию.
Штрафы за непроведение СОУТ в 2021 году
Начиная с 2019 года, применяется наказание за отсутствие СОУТ. Ответственность предусмотрена частью 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Это предупреждение или штрафные санкции в следующих размерах:
Cтоимость спецоценки и кто ее оплачивает
Закон не регламентирует стоимость процедуры. Цена зависит от ряда факторов: условий рынка, размера организации, численности персонала и проч. В среднем СОУТ одного места обходится в сумму от 600 руб. В большинстве аккредитованных компаний установлен нижний порог цены: даже если спецоценку нужно провести в отношении незначительного числа рабочих мест, например, одного или двух, за процедуру придется заплатить минимум 10 000 рублей.
По общему правилу, финансировать весь комплекс мероприятий по специальной оценке условий труда должен работодатель. Но он может возместить определенную сумму за счет взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Часть таких взносов допустимо направить на предупреждение травматизма и профзаболеваний, в том числе на СОУТ (см. « Изменен порядок возмещения расходов на снижение травматизма и профзаболеваний »).
Как провести спецоценку: напомним основные правила
До 31 декабря 2018 года все организации обязаны провести специальную оценку условий труда (СОУТ). Рубежная дата связана с тем, что именно до этого срока действительны результаты аттестации рабочих мест (АРМ) — процедуры, которая была принята до 2014 года, когда ей на смену утвердили СОУТ.
Порядок проведения спецоценки условий труда принят Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ в ред. (далее — Закон № 426-ФЗ). Напомним основные этапы для тех, кто еще не успел аттестовать рабочие места по новым правилам, и тех, кому в ближайшее время предстоит проходить эту процедуру вновь.
Первое слово — за работодателем
Внутренняя комиссия по проведению СОУТ может быть создана в организации только на основании приказа директора. Приказ определяет поименно членов комиссии, ее руководителя и регламент деятельности. В состав комиссии должны войти специалист по охране труда, представители профсоюзной организации, если таковая есть, а если нет — уполномоченные (доверенные) лица по охране труда от трудового коллектива (таково требование некоторых региональных ГИТ). Возглавляет комиссию работодатель или его полномочный представитель. Закон не называет необходимое количество членов комиссии, но содержит уточнение — количество должно быть нечетным (ст. 9 Закона № 426-ФЗ).
Комиссия должна определить список рабочих мест, которые подлежат оценке. Если это начальная СОУТ или закончилось действие результатов АРМ, проводится спецоценка всех рабочих мест: и офисных, и производственных. Исключение составляют место работы дистанционных сотрудников. Аналогичные рабочие места — такое понятие вводит п. 6 ст. 9 Закона № 426-ФЗ — выборочно. Замеры проводятся на 20 % от общего числа аналогичных рабочих мест, но не менее двух. Результаты СОУТ потом распространяются на оставшиеся.
После определения перечня рабочих мест комиссия должна составить график проведения спецоценки и утвердить его приказом директора. Если СОУТ проводится поэтапно, следует учесть, что некоторые рабочие места должны быть обследованы в первую очередь (письмо Минтруда России от 8.12.2014 № 15-1/В-1829):
Важно! Результаты спецоценки условий труда действительны в течение пяти лет.
Иногда у работодателя возникает необходимость провести внеплановую спецоценку. Закон № 426-ФЗ выделяет несколько оснований (п. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ):
В зависимости от оснований работодатель обязан провести внеплановую оценку в срок от 6 до 12 месяцев (п. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).
Следующий этап — найти лицензированную организацию, которая и проведет оценку рабочих мест. Выбрать ее можно в перечне, который представлен на сайте Минтруда РФ. После подписания договора работодатель должен передать организации всю информацию по условиям труда: документы, технологические карты, планировки помещений и пр.
Слово за подрядчиком
На этом этапе проводится идентификация и оценка факторов, негативно влияющих на сотрудников. Их подразделяют на:
Нанятая организация идентифицирует вредные/опасные факторы в соответствии со спецификой организации и передает этот перечень комиссии на утверждение (п. 2 ч. 2 Приказа Минтруда РФ от 24.01.2014 № 33н в ред. Приказа Минтруда РФ от 14.11.2016 № 642н).
Затем происходит измерение реальных показателей по каждому рабочему месту. На основе этого исследования рабочим местам присваивается класс: 1 класс — оптимальные условия труда, 2 — допустимые, 3 — вредные и 4 — опасные (п. 8 ст. 12, ст. 14 Закона № 426-ФЗ).
В Контур.Персонале сведения об условиях труда всегда доступны: информация хранится как в штатной единице, так и в личной карточке сотрудников
Лицензированная организация, с которой у работодателя заключен договор, подводит итоги и собирает их в отчет. Форма отчета представлена в Приказе Минтруда России от 24.01.2014 № 33н. В ней содержатся:
Отчет должны изучить и подписать все члены комиссии во главе с руководителем. Подписание должно быть зафиксировано протоколом заседания комиссии. Если один из членов комиссии по какой-то причине не может принимать участия в работе, издается дополнение к приказу на проведение СОУТ о замене одного из членов комиссии.
Если кто-то не согласен с результатами спецоценки, может сформулировать свои возражения в письменном виде. Важно, что последним подписывает отчет руководитель компании-нанимателя. Его виза на титульном листе отчета и станет отправной точкой для дальнейших шагов.
Не позднее чем через три рабочих дня после утверждения отчета работодатель обязан сообщить организации, которая проводила СОУТ, что отчет принят. Сделать это можно любым удобным способом, подтверждающим дату отправки, направив подрядчику копию подписанного отчета.
Важно! С даты утверждения отчета начинают действовать все полагающиеся сотрудникам компенсации, льготы и надбавки согласно ТК РФ.
Еще один важный документ, который работодатель составляет на этом этапе, — декларация соответствия условий труда на рабочих местах госнормативам охраны труда. Такую декларацию подают в ГИТ, если по результатам СОУТ не выявлены вредные и/или опасные факторы и рабочим местами присвоены классы 1 — оптимальный и 2 — допустимый. На это отводится не более 30 рабочих с дней с даты утверждения отчета руководителем. Декларация может быть передана лично в региональную государственную инспекцию по труду, выслана почтовым отправлением или подана в электронном виде, через сайт Федеральной службы по труду и занятости (Приложение 2 к Приказу Минтруда России от 7.02.2014 № 80н в ред. Приказа Минтруда РФ от 14.11.2016 N 642н).
Не позднее чем через 10 рабочих дней госинспекция должна уведомить компанию о том, что приняла декларацию, или вернуть документ на доработку.
Обнародуйте результаты СОУТ
Прежде всего работодатель должен под подпись ознакомить каждого сотрудника с итогами проведенной спецоценки (пп. 4 п. 2 ст. 4, п. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это надо в течение 30 дней с момента утверждения отчета. Срок можно продлить, если сотрудник был в длительном отпуске или командировке, на больничном и пр.
Подписи можно оставить в карте спецоценки. Если на рабочем месте сотрудники меняются часто и в карте не осталось места, можно составить отдельный лист ознакомления. Если спецоценка проводится впервые, с каждым сотрудником следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору — тем более что пункт об условиях труда входит в список обязательных для трудового договора. Когда впоследствии будут приходить новые сотрудники, класс рабочего места и условия труда должны быть сразу указаны в трудовом договоре.
Кроме того, разместите на сайте своей компании информацию о присвоенных классах рабочих мест и перечне мероприятий по охране труда. Сделайте это не позднее 30 календарных дней со времени утверждения отчета (ч. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).
И последний этап этого долгого пути — сообщить о результатах спецоценки ФСС. В первый же отчет по обязательному социальному страхованию (форма 4-ФСС) внесите соответствующие сведения.
Штрафы и взыскания
В действующей редакции Кодекса об административных правонарушениях выделен целый раздел, описывающий санкции для организаций-нарушителей. Пункт 5.27.1 КоАП содержит несколько оснований для взысканий:
Нарушение государственных нормативных требований охраны труда
Как провести СОУТ: разбираем процесс поэтапно
В соответствии с законом 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года, 1 раз в 5 лет все работодатели должны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ) каждого работника. Она проводится, даже если все сотрудники работают в офисе и не подвергаются практически никаким опасностям. Есть ситуации, когда оценку нужно провести вне плана. До конца прошлого года действовало правило, в соответствии с которым некоторые работодатели могли отложить СОУТ. Но к началу 2019 года провести ее обязаны были все. Нарушителям грозит штраф: до 10 000 рублей — для должностных лиц, до 80 000 рублей — для юридических.
Если спецоценка не проводилась, сделать это надо как можно скорее. Минтруд уже подготовил приказ о проведении Инспекцией по труду внеплановых проверок. Их цель — выявить тех, кто не сделал СОУТ в установленный законом срок. Штрафы налагать пока не будут, но нарушителям вынесут предписания. Потом в их отношении могут провести еще одну внеплановую проверку. И если выяснится, что СОУТ так и не проведена, работодатель будет привлечен к ответственности. Таким образом, негативных последствий пока еще можно избежать.
Итак, как же нужно провести СОУТ? Рассмотрим на примере обычной компании с офисными работниками.
Этап 1. Ищем исполнителя
Оценка проводится силами сторонней организации, с которой работодатель должен заключить договор. Компания должна входить в специальный реестр Минтруда.
Выбирая оценщика, можно ориентироваться на типовой контракт на оказание услуг по проведению специальной оценки условий труда. Это приложение № 1 к приказу Минтруда от 24 декабря 2018 года № 834н. Использовать его в обязательном порядке должны организации госсектора и муниципальные предприятия. Все остальные могут взять этот документ за основу и внести в него свои правки.
При выборе исполнителя и заключении договора рекомендуется обратить внимание на такие аспекты:
Этап 2. Оформляем документы на проведение СОУТ
Прежде всего нужно оформить документы, регламентирующие проведение спецоценки, а именно:
Многие организации, впервые столкнувшиеся со специальной оценкой условий труда, не знают, как правильно составить эти документы. Можно воспользоваться готовыми шаблонами или же прибегнуть к помощи специалистов оценщика.
Если организация большая, то довольно много времени может занять заполнение перечня рабочих мест. Включать в него нужно абсолютно всех сотрудников, указывая их ФИО, должность, СНИЛС, время работы (в офисе и за его пределами), используемую в рабочем процессе технику, прочие инструменты и оборудование.
Однако оценены могут быть не все включенные в перечень рабочие места. Некоторые из них могут быть признаны аналогичными, что позволит оценить лишь 20% из них, но не менее 2. Решать, являются ли те или иные рабочие места аналогичными, будут специалисты организации-оценщика.
Например, 5 бухгалтеров работают в одном помещении, имеют одинаковый режим рабочего времени и в целом исполняют одни и те же функции. В такой ситуации можно оценить только 2 рабочих места из 5, что существенно уменьшит затраты.
Этап 3. Готовимся к СОУТ
Нужно оповестить все подразделения компании о предстоящем проведении оценки рабочих мест и обеспечить доступ проверяющим во все помещения. Если говорить об офисе, то основным параметром здесь выступает освещенность. Поэтому следует убедиться в том, что все светильники работают нормально. Если сотрудники применяют компьютерную технику (а мониторы являются источником вредного излучения), нужно подготовить документы на нее.
Обратите внимание! Поверхность рабочего стола должна быть освещена в соответствии с гигиеническими нормативами СанПиН. Без учета света настольной лампы норма освещенности составляет 300 люкс. Если она немного меньше, порядка 260-280 люкс, можно организовать комбинированное освещение, то есть установить настольную лампу.
Этап 4. Участвуем в проведении измерений и попутно устраняем недочеты
Когда все готово, специалисты организации-оценщика должны обойти помещения и проверить рабочие места, измерив влияние вредных факторов. При этом нужно присутствовать одному из членов комиссии по СОУТ. Рекомендуется составить табличку, в которую внести проверяемые рабочие места, и делать пометки.
В каждом помещении эксперты делают план рассадки персонала и присваивают каждому рабочему месту порядковый номер. Условия работы в офисе оцениваются преимущественно в части освещения места. Поэтому эксперты проверяют: высоту потолка в помещении, мощность верхнего освещения, уровень освещенности без учета дневного света (в зависимости от времени года измерения проводятся ранним утром или при занавешенных окнах).
Проводя СОУТ в офисе, специалисты оценщика нередко позволяют исправить недочеты на месте. Например, освещенность рабочего места можно улучшить, поставив более мощные лампы или добавив источники света. В итоге результаты классов рабочих мест улучшатся.
Этап 5. Утверждаем отчет по СОУТ
Когда все замеры произведены, организация-оценщик подводит итоги и составляет отчет по СОУТ (форма из приказа Минтруда от 24 января 2014 года № 33н). Он состоит из таких частей:
Отчет должен быть подписан всеми членами комиссии по СОУТ и утвержден председателем.
Этап 6. Доводим итоги СОУТ до сотрудников, исполнителя и ГИТ
В течение 30 календарных дней с даты утверждения отчета нужно ознакомить с результатами персонал. Необходимо, чтобы каждый сотрудник расписался в карте спецоценки труда. Кроме того, нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое вносит в него информацию по условиям труда на рабочем месте. Конкретной формулировки не предусмотрено, но можно написать примерно так: «условия труда на рабочем месте соответствуют государственным нормативным требованиям (2 класс)».
Об окончании проведения СОУТ нужно проинформировать не только работников. Необходимо уведомить:
Важно позаботиться о подтверждении исполнения пунктов 1 и 2. То есть у работодателя должны быть, например, уведомление о вручении письма оценщику, декларация с подписью ГИТ или иные подтверждающие документы.
Специальная оценка условий труда: 10 важных этапов
Для соблюдения права каждого работника на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ, спецоценку).
Процесс ее организации и проведения регулируется требованиями ст. 212 ТК РФ и ФЗ № 426 от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда».
Чек-лист: этапы подготовки и проведения спецоценки
Этап 1. Создать комиссию по проведению специальной оценки условий труда. СОУТ проводится совместно работодателем и организацией, имеющей право на оценку (ст. 8 ФЗ № 426). Работодатель создает соответствующую комиссию и утверждает график проведения спецоценки (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 426).
Этап 2. Составить перечень рабочих мест, подлежащих спецоценке. Плановая спецоценка должна была быть проведена для всех рабочих мест, кроме дистанционных работников и надомников до 31.12.2018. Теперь компании проводят внеплановую спецоценку при введении новых рабочих мест, изменении оборудовании, переезде на новое место. Следующая плановая спецоценка проводиться не раньше, чем через 5 лет, а для декларированных рабочих мест даже через 10. Поэтому если в организации появились новые рабочие места, для которых надо провести спецоценку, необходимо составить их перечень.
Этап 3. Заключить договор с организацией для проведения спецоценки. Законом о СОУТ установлены требования к специализированной организации (Постановление Правительства РФ от 30.06.2014 г. № 599). Нужно помнить, что стоимость услуг фирмы-подрядчика может сильно отличаться. Поэтому при помощи конкурса или тендера среди специальных организаций можно сократить затраты.Курсы по управлению персоналом в РШУ: разные форматы обучения, для всех сотрудников — от менеджера по персоналу до руководителя компании. Узнать подробности.
Этап 4. Проведение спецоценки специализированной организацией. Для проведения специальной оценки условий труда руководитель компании предоставляет организации — подрядчику документы и сведения, характеризующие условия работы. Это могут быть технологическая документация, проекты строительства зданий, сертификаты соответствия производственного оборудования, машин. После этого комиссия определяет вредные и (или) опасные производственные факторы.
В течение трех рабочих дней со дня утверждения отчета работодатель обязан уведомить об этом организацию, проводившую спецоценку.
Этап 6. Ознакомить работников с отчетом. Все сотрудники в течение 30 календарных дней после подписания отчета должны ознакомиться с ним и подписать соответствующий документ (п. 4 ч. 2 ст. 4 Закона). В этот срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.
Этап 7. Разместить сведения о СОУТ на сайте организации. Данные результатов необходимо разместить на сайте организации также в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки (ч. 6 ст. 15 Закона о спецоценки):
Этап 9. Применить результаты спецоценки. В зависимости от класса (подкласса) установленной оценкой вредности работодатель обязан выплачивать сотрудникам компенсации (ст.ст. 92, 117, 147 ТК РФ). Кроме того, может измениться перечень категорий работников, подлежащих медосмотрам. Средства на это необходимо заложить в бюджет компании.
Этап 10. Внести изменения в трудовые договоры работников. Статья 57 ТК РФ указывает на обязательное включение в трудовой договор пунктов об условиях труда на рабочем месте и гарантиях и компенсациях за работу во вредных (опасных) условиях труда. Эти изменения можно внести в трудовой договор — заключить дополнительное соглашение с работником (ст. 72 ТК РФ).
Что важно знать о специальной оценке условий труда малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям
Согласно разъяснению Минтруда от 16 января 2019 года, специальная оценка условий труда проводится у ВСЕХ работодателей. Однако ИП не должны ее проводить, если:
Если СОУТ проходить все-таки нужно (есть сотрудники в штате), то в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные производственные факторы по результатам специальной оценки условий труда не выявлены, работодателем в Государственную инспекцию труда субъекта Российской Федерации (по месту его нахождения) подается декларация. Срок действия поданной декларации — 10 лет при условии отсутствия на декларируемом рабочем месте несчастного случая на производстве, профессионального заболевания или нарушений, выявленных Государственной инспекцией труда субъекта РФ. Декларацию можно подать удаленно на сайте Роструда.
Для новых рабочих мест, образованных в 2018 году, срок проведения специальной оценки условий труда составляет 12 месяцев. Например, если рабочее место образовано, в декабре 2018 года, то срок завершения специальной оценки условий труда — декабрь 2019 года.
Ответственность за нарушение порядка проведения спецоценки условий труда
Если СОУТ не проводится или нарушен ее порядок, предприниматели и должностные лица подпадают под санкции статьи 5.27.1 КоАП РФ:
Автор: Степан Добродумов
Хотите научиться кадровому планированию и бюджетированию, управлять эффективностью сотрудников и наладить систему управления персоналом в компании? Приходите сами и отправляйте коллег на курсы управления персоналом в Русской Школе Управления! Посмотреть список курсов можно здесь.