Как сделать расходы в битриксе
Учет расходов по сделкам в CRM
Частые вопросы наших коллег и клиентов: как учитывать затраты по проектам? Как вести список расходов по сделкам?
Расскажем подробно, как это можно сделать с помощь разработанных нами модулей.
Мы предлагаем воспользоваться связкой модулей:
Первый модуль позволяет показывать в отдельных вкладках элементов CRM привязанные к ним элементы выбранного списка. Второй же расширяет состав полей списка полями для привязки к сущностям CRM (контактам, компаниям, лидам и сделкам).
Сейчас мы посмотрим, как это работает. Перед настройкой установите оба указанных выше модуля на свой портал.
Сначала создадим список, в котором мы будем хранить реестр расходов. Состав полей может быть произвольным, однако, если мы хотим расчитывать рентабельность сделок, то нам обязательно нужно завести в списке поле привязки к сделке, поле суммы самого расхода, а также поле, в которое мы будем при помощи бизнес-процесса сохранять сумму указанной сделки для использования в дальнейших расчетах.
Перечень полей списка расходов с выделенными обязательными полями для расчета рентабельности
Настройка новой вкладки
Теперь откроем страницу любой сделки в редакторе (при помощи кнопки «Изменить страницу») и добавим на страницу модуль из раздела Эм Си Арт «CRM и списки».
В настройках модуля необходимо указать:
перечень полей списка, которые будут выводиться на вкладке (ВАЖНО! Поле, содержащее сумму сделки, должно быть обязательно выбрано в списке показываемых. Если вы не хотите показывать его пользователю, его можно скрыть настройкой столбцов таблицы списка)
поле, которое содержит сумму конкретного расхода
поле, содержащее сумму указанной для расхода сделки
поставить галочку «Считать рентабельность»
указать заголовок вкладки, на которой должен показываться список. Указываем здесь expences.
Настройка модуля CRM и списки на странице сделки
Теперь нам осталось сделать небольшой бизнес-процесс, который будет запускаться при создании и изменении элемента списка расходов и записывать в поле сумму указанной сделки. В бизнес-процессе будет две переменных: в одну мы в самом начале сохраняем id сделки, указанной в элементе списка, а в другую мы сохраним сумму этой сделки при помощи кода PHP и затем вставим эту сумму в сам элемент списка.
Схема БП и его отдельные блоки
Код для выяснения суммы нужной нам сделки:
Удобный учет финансов в Битрикс24
Как показывает практика, поговорка “Деньги любят счет” верна на 100% особенно, если речь идет о бизнесе. И чем крупнее бизнес, тем сложнее уследить за всеми финансовыми потоками. К счастью, эту задачу может упростить приложение «Учет финансов» для Битрикс24.
Условия
Представим, что мы — владельцы компании по продаже строительных материалов. У нас несколько магазинов в разных городах, ежедневно они совершают несколько десятков продаж. При этом раз в неделю мы оплачиваем наши заказы поставщикам. Естественно, нам хочется иметь полную информацию о том, какая прибыль, какие расходы, сколько еще должно прийти денег.
Проверка
Мы установили приложение и у нас есть новый покупатель. Человек хочет купить пиломатериалов на 20000 рублей. Оплата будет производиться частями по 10000.
Создаем сделку в Битрикс24 и при создании переходим в раздел “Учет финансов” в верхнем меню.
Здесь нужно добавить платеж, заполнив форму и выбрав нашу сделку в качестве основы.
Таким же образом добавляем второй платеж и видим в плане оба добавленных платежа.
На каждый платеж в карточки сделки создается задача со сроком выполнения платежа. С помощью задач можно автоматизировать процессы и создавать уведомления по срокам.
При поступлении платежа, который был запланирован, нужно нажать на галочку “При нажатии переносит запланированный доход в фактический”. Она находится справа от запланированного платежа. После этого платеж перейдет из плана в факт, а весь баланс пересчитается.
Если платеж не был запланирован (например, клиент купил одну банку краски и сразу расплатился), создаем новый платеж в карточке сделки. Указываем время, дату и сумму платежа, но в графе «План/факт» Выбираем «Факт».
Внизу мы видим, какая сумма платежа была запланирована, и сколько мы уже получили по факту.
Также можно посмотреть общую информацию о платежах по всей компании. Для этого открываем приложение «Учет финансов» из левого меню Битрикс24. В общем отчете мы видим в том числе и платежи по нашей сделке.
Приложение позволяет контролировать не только доходы, но и расходы. Они тоже делятся на фактические и запланированные.
Результат
«Учет финансов» для Битрикс24 это полноценная замена книги расходов и доходов на предприятии. В первую очередь решение будет полезно руководству фирмы и финансовому отделу. Оно позволит контролировать доходы и расходы, а также грамотно планировать бюджеты на проекты.
Отдельно хочется отметить массу возможностей по автоматизации процессов получения оплаты, напоминания клиенту о необходимости оплатить счет и многих других.
Приложение полностью бесплатное, поэтому устанавливайте его в свой Битрикс24, чтобы контролировать финансы стало проще.
Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!
Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24
Как сделать расходы в битриксе
О важности управленческих и финансовых отчетов вам расскажет любой адекватный собственник. Пока ты не знаешь, куда и в каком объеме уходят деньги и что их приносит, управление бизнесом не может быть эффективным — вы действуете вслепую.
Самый базовый отчет, который дает реальную картину положения дел в компании, это ДДС (движение денежных средств или cash flow). Название говорит само за себя: ДДС учитывает все действия с деньгами, будь то приход оплаты от клиента или оплаты доставки воды в офис.
Подходы к учету расходов, которые больше не работают
Рост популярности Битрикс24 и других систем показывает, что в СНГ компании уже неплохо научились считать доходы. Но если занесением данных в CRM как правило занимаются менеджеры по продажам, то кто будет считать расходы и где?
Есть два популярных, но устаревших, на наш взгляд, подхода:
1. Самый простой — учет расходов в полях объектов (например, сделка) или в универсальном списке (таблице) в Б24.
Плюсы: хоть какой-то учет
Минусы: это просто список и бессвязный набор данных, по котором почти невозможно построить точный отчет
Этот подход можно сравнить с записями от руки в блокноте: они как бы есть и сохранены, но соотнести их потом с чем-то и проанализировать будет крайне сложно. Например, если просто добавить в сделки в Битрикс24 поле «Расход», но не учитывать, кому, когда, на каком основании и с какого юрлица было оплачено, полноценный отчет не построить. Он требует большего количества данных.
2. Ведение учета в отдельной системе: 1С, таблица в облаке
Плюсы: данные уже можно как-то систематизировать
Минусы: нужно поддерживать дополнительную систему, поддерживать интеграцию, приходится работать в нескольких окнах, если захотите собрать единый отчет — использовать технически разные способы получения, хранения и обработки данных из каждого источника
Многие предприниматели начинают именно с Google Таблицы, тем более, для отчетов сейчас можно найти много шаблонов. Но это работает только в начале: с ростом компании неизбежно начнется хаос в заполнении данных, всплывают вопросы безопасности.
Управление расходами и доходами по сделкам
Приложение “Управление расходами и доходами по сделкам” и Битрикс24 в совокупности позволяет настроить процесс по управлению и контролю расходов, поступлений и подсчету маржинальности по вашим сделкам.
Управление компанией на основании данных
Автоматизация для CRM Bitrix24, тариф которых не поддерживает универсальные списки
Автоматизация для CRM Bitrix24, тариф которых поддерживает универсальные списки
Это позволяет реализовывать систему уведомлений, контроля и согласования работы по расходам как вам удобно, так как появляется возможность запуска своих бизнес-процессов по созданному расходу.
Версия 8
*Исправлено отсутствие иконки во встройке в карточке сделки
Версия 7
*Добавлена настройка открытия сделки/контрагента из шторки в коробочных Bitrix24 (по умолчанию открывается в новой вкладке)
Версия 6
*Исправление мелких багов и ошибок
Версия 5
*Исправлен баг с дублирующимися счетами
Версия 4
*Оптимизирована работа с большим количеством данных (сделки, контакты, компании)
Версия 3
*Изменены параметры по-умолчанию во вкладке «Отчет по сделкам» (режим просмотра: месяц, все ответственные и все направления)
Версия 2
*Исправления визуальной части в карточке сделки
Версия 1
Внедрите систему планирования расходов и поступлений в вашу компанию.
Учет финансов в Битрикс24
Расчет бюджета по проектам и контроль движения средств.
Проект должен быть определен по времени и иметь разработанный финансовый план. Как часто вы не вписываетесь в рамки ранее запланированного бюджета и как производите расчёты? Сложно уследить за всеми денежными потоками, особенно если ваша компания работает одновременно по нескольким направлениям и проектам.
Боль руководителей проектов:
Боль руководителей проектов:Чем крупнее бизнес, тем более прозрачными и удобными должны быть инструменты управления. Для понимания полной картины работы компании руководителю хочется иметь полную информацию о том, какая сейчас прибыль и расходы, сколько еще должно прийти денег по проекту. Ответы на все эти вопросы можно получить, доработав внутренний портал коробочной версии Битрикс24.
Для выполнения задачи бюджетирования проектов одного из наших клиентов мы сделали ряд доработок, которые позволили вести учет средств, заложенных на выполнение проекта через дополнительные параметры внутри Битрикс24.
Необходимо было решить проблемы:
Нам требовалось связать ставку часа сотрудника с работами по задачам проекта. При этом добавить систему контроля учета списаний и минимального остатка средств по проекту.
Мы разделили решение поставленных задач на 3 этапа:
Почасовая ставка работы сотрудника
Для фиксации ставки нормо-часа по проекту использовали поле в карточке сотрудника.
Сумму ставки может изменить непосредственный руководитель. Данный показатель будет учитываться при расчете затрат на выполнение задач, связанных с проектом.
Обновление карточки проекта
Для фиксации бюджета использовали специальные поля в проекте с бюджетом и остатком средств. Данные поля заполняются при создании проекта и изначально равны друг другу.
Дополнительно реализовано обязательное условие, позволяющее изменять значение бюджета и остатка бюджета только руководителю проекта.
Настройка логики расчета бюджета
При списании конкретным сотрудником времени в рамках бюджета частично списываются средства, заложенные в проект. Изначально остаток равен первоначальному бюджету, далее он высчитывается по формуле, использующей почасовую ставку сотрудника и количество затраченных им часов в задачах проекта.
При исчерпании бюджета на установленный процент руководителю проекта отправляется письмо на электронную почту с извещением о том, что средства заканчиваются.
Получив такое письмо, ответственный за проект может принять решение о пополнении баланса. Выполняется это кликом по соответствующему полю, и внесением новой суммы в открывшемся окне.
Теперь остаток снова будет подсвечиваться зеленым цветом до следующего приближения к своему лимиту, в нашем случае это 25% от общего бюджета.
В результате мы получаем простой интуитивно-понятный инструмент для управления бюджетом проекта.
В режиме реального времени можно:
Такая доработка подойдет как для владельцев крупного бизнеса, так и небольшого проектного агентства. Инструменты Битрикс24 настроены для постоянного мониторинга и анализа бюджета, заложенного на реализацию пула связанных задач.
В каждом реализованном нами проекте заказчики просят организовать систему «под себя» с учетом специфики бизнеса. В коробочной версии продукта вариантов решений больше, чем для пользователей облачной версии. Перед покупкой Битрикс24 проконсультируйтесь со специалистом ПУСК для уточнения деталей возможной настройки. Телефон для связи: