Как сделать расширенный фильтр в excel
Расширенный фильтр в EXCEL
history 31 марта 2013 г.
Главный недостаток стандартного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.
Алгоритм создания Расширенного фильтра прост:
Задача 1 (начинается. )
Обычно критерии Расширенного фильтра размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.
ВНИМАНИЕ! Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с Расширенным фильтром ).
Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:
Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.
Задача 2 (точно совпадает)
Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:
Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)
Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.
Задача 4 (условие И)
После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди с количеством >40.
СОВЕТ: При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.
Примечание : Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).
Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)
После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ значение >40 (у любого товара).
Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)
Настоящая мощь Расширенного фильтра проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.
Существует две возможности задания условий отбора строк:
Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого:
СОВЕТ: Для проверки работоспособности формулы можно создать дополнительный столбец рядом с таблицей (например в F) и ввести указанную выше формулу в ячейку F8, а затем скопировать ее вниз. Будет сформирован столбец со значениями ИСТИНА/ЛОЖЬ, который поможет определить как работает ваша формула.
Примеры других формул из файла примера :
ВНИМАНИЕ! Применение Расширенного фильтра отменяет примененный к таблице фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ).
Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)
Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7. Поясняющий текст в ячейке над формулой (С6) НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.
Далее действуем как обычно: выделяем любую ячейку таблицы, вызываем Расширенный фильтр (Advanced Filter) и указываем диапазон с критериями.
Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).
В файле примера для удобства использовано Условное форматирование : выделяются строки удовлетворяющие первым 2-м критериям (подробнее см. статью Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке ).
Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)
Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.
Поясняющий текст в ячейке С6 НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.
Задача 8 (Является ли символ числом?)
Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.
Проще всего это сделать если в качестве фильтра задать условие, что после слова Гвозди должно идти цифра. Это можно сделать с помощью формулы =ЕЧИСЛО(—ПСТР(A11;ДЛСТР($A$8)+2;1))
Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)
Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))
Вывод уникальных строк
Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Фильтрация данных в Excel с использованием расширенного фильтра
Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.
С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.
Как сделать расширенный фильтр в Excel?
Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:
Алгоритм применения расширенного фильтра прост:
Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?
Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».
В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:
Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».
Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:
Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»
После использования «Расширенного фильтра»:
Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.
В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =» ””;МАКС($A$1:A1)+1)’ >
Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: МАКС($B$1:$O$1);»»;ГПР(СТОЛБЕЦ(A:A);$B$1:$O$33;ПОИСКПОЗ($A$12;$A$4:$A$9;)+3))’ > Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару
Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.
Фильтрация данных в диапазоне или таблице
С помощью автофилеров или встроенных операторов сравнения, таких как «больше» и «10 лучших» в Excel вы можете показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице вы можете повторно использовать фильтр, чтобы получить последние результаты, или очистить фильтр, чтобы повторно отфильтровать все данные.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
Выберите Фильтр> данных.
Выберите стрелку в столбце 
.
Выберите Текстовые фильтры или Числовое фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.
Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выберите стрелку в 
столбца, который вы хотите отфильтровать.
Сберем (Выберите все) и выберем поля, которые вы хотите отобрать.
Стрелка загона столбца меняется на 
фильтра. Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.
Статьи по теме
Отфильтрованные данные отображают только строки, которые соответствуют условия и скрывают строки, которые отображать не нужно. Фильтруя данные, вы можете копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных, не меняя их оголовье и не перемещая.
Вы также можете отфильтровать несколько столбцов. Фильтры являются аддитивно, то есть каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации. данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно отфильтровать значения по списку чисел или по критерию, но не по обоим критериям. можно фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Повторное присвоение фильтра
Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:
Стрелка вниз означает, что фильтрация включена, но не применена.
Если наведите курсор на заголовок столбца с включенной фильтрацией, но не примененной, на экране появляется подсказка «(Отображает все)».
Кнопка Фильтр означает, что применяется фильтр.
Когда вы наводите курсор на заголовок отфильтрованного столбца, на подсказке отображается примененный к этому столбец фильтр, например «Равно красному цвету ячейки» или «Больше 150».
При повторном его повторном анализе отображаются разные результаты по следующим причинам:
Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.
значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не смешивать типы данных
Для лучших результатов не смешивайте типы данных, такие как текст и число, число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступна только одна команда фильтра. Если имеется сочетание типов данных, отображаемая команда является самым распространенным типом данных. Например, если столбец содержит три значения, сохраненные как число, и четыре значения как текст, отображается команда Текстовые фильтры.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная нажмите кнопку Форматировать как таблицу и выберите команду Форматировать как таблицу.
В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заглавные таблицы.
Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.
Не выбирайте этот пункт, если вы хотите Excel в Интернете в таблицу под данными таблицы, которые можно переименовать.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматирование данных в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.
Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны иметь заголовки.
На вкладке Данные выберите фильтр.
Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:
Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.
В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:
Вот как это сделать.
Щелкните стрелку фильтра в ячейке со словом «Март», выберите пункт Числовые фильтры и условие Меньше и введите значение 6000.
Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 рублей.
Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.
Очистка фильтра из столбца
Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона
Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр.
При этом фильтры будут удаляться из всех столбцов таблицы или диапазона и вывести все данные.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку 
в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и введите условия фильтра.
В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.
Данные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.
В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку 
в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.
Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На вкладке Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Цель фильтрации диапазона
Строки с определенным текстом
Содержит или Равно.
Строки, не содержащие определенный текст
Не содержит или Не равно.
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и во всплывающем меню выполните одно из указанных ниже действий.
Начало строки текста
Окончание строки текста
Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв
Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами
В поле рядом с всплывающим меню введите текст, которое хотите использовать.
В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий
Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий
При создании условий можно использовать подстановочные знаки.
Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
На панели инструментов Данные щелкните Фильтр.
Щелкните стрелку в столбце с содержимым, которое вы хотите отфильтровать.
В разделе Фильтр щелкните Выберите один из вариантов и выберите вариант.
В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки.
Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова «год» и «гид», введите г?д.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»
Любое количество символов
Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»
Вопросительный знак или звездочка
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удаление определенных условий фильтрации
Щелкните стрелку столбце, который содержит фильтр, и выберите очистить фильтр.
Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице
Выделите столбцы диапазона или таблицы, к которым применяются фильтры, а затем на вкладке Данные щелкните Фильтр.
При фильтрации данных появляются только данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этому критерию, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, изменять, форматирование, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных.
Таблица с примененным фильтром «4 самых верхних элементов»
Фильтры забавляются. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и дополнительно уменьшает подмножество данных. Сложные фильтры можно отфильтровать по одному значению, по одному формату или по одному критерию. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (десять верхних и нижних, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти лучших значений вы увидите десять лучших значений всего списка, а не десять лучших значений подмножество последнего фильтра.
В Excel можно создавать фильтры трех типов: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающими. Например, можно отфильтровать значения по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значкам или по настраиваемой фильтрации, но не по обоим.
Фильтры скрывают лишние данные. Таким образом можно сосредоточиться на том, что вы хотите видеть. С другой стороны, при сортировке данных их порядок будет меняться. Дополнительные сведения о сортировке см. в списке сортировки данных.
При фильтрации рассмотрите следующие рекомендации:
В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Можно отфильтровать несколько столбцов. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Примечание: При использовании поиска найти для поиска отфильтрованных данных поиск ведется только по отображаемой информации; данные, которые не отображаются, не поиск не ведется. Чтобы найти все данные, очистка всех фильтров.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.