Как сделать рассылку в ворде
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word
Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:
Применение инструмента
Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.
В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.
Что необходимо
В первую очередь нам нужны:
У меня для примера простенькое письмецо:
Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:
Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.
Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать
Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.
Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.
P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.
Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word : 12 комментариев
А как приложить файл к каждому письму?
Честно, не уверен, что это возможно.
«А как приложить файл к каждому письму?»
Через слияние — это невозможно. Можно только без использования Word. Есть рассыльщики писем в Excel, которые нужным образом настраиваются. Через них можно и файлы вкладывать, и содержание письма персональное через формулы устанавливать, и отправлять одним кликом письма для 1000 получателей. В поисковике набери «Макрос отправки письма из Excel через Outlook» и найдешь.
Отличная статья, спасибо! Всё делала по Вашей инструкции — получилось! Один вопрос: как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ? (По умолчанию они выходят в виде ММ/ДД/ГГГГ)
» как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ?»
В исходнике Excel дату необходимо хранить в виде текста. Например создайте дополнительный столбец, с формулой =Текст(A2;»дд.мм.гггг») и в Word ссылайтесь на этот столбец.
У меня в оутлуке несколько почт, как выбрать нужную почту отправления?
Боюсь, что пойдет та, что по умолчанию.
Замечательная статья, только имена указаны не в родительном, а в дательном падеже)
Когда идет вставление информации в большом объеме, Word или Excel автоматически уменьшает содержание ячейки до допустимого возможного количество символов. Как сделать так что бы программа вставляла весь объем информации указанный в ячейке.
MS Word: создание серийных писем или рассылки
Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Постановка задачи
Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.
Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.
В конце все созданные сообщения надо:
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа
Этап 3. Выбор получателей
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.
Советы по созданию списков рассылки
Независимо от того, насколько умна ваша рассылка, она не повлияет на отправив ее не тем людям. Вы можете ограничить список рассылки именами и адресами или включить дополнительные сведения о каждом клиенте, чтобы можно было классифицировать клиентов по сегментам, которые имеет смысл для вашей компании.
Чем больше рассылки будет нацелена на клиентский сегмент, который, вероятнее всего, заинтересует конкретное предложение, тем больше будет успешной рассылки. Спланируйте от времени до половины времени почтовой кампании и бюджета на уточнение списка рассылки для соответствующего сегмента клиента.
Использование данных клиента
После получения сведений о клиентах и потенциальных клиентах отслеживание общих атрибутов может оказаться очень полезным. Чем больше деталей вы зафиксили в списке рассылки, тем больше параметров для них можно нацелить.
Однако убедитесь, что подробные данные, которые вы отслеживаете, — это данные, которые вы будете использовать. Чем сложнее вы добавите в список рассылки, тем больше работы необходимо сделать для его обслуживания.
Например, данные клиентов можно использовать одним из следующих способов:
Печать почтовых наклеек Создайте почтовые наклейки, для которых требуются только имя и адрес.
Почта клиентам в конкретном региональных окнах Отфильтруйте свой список рассылки по городу или почтовому индексу, чтобы можно было легко объявлять рекламные акции только клиентам, которые живут в определенном месте.
Фокус на получателях определенного возраста Оповещайте клиентов о товарах и услугах, соответствующих их жизненному этапу (например, о планировании выхода на пенсию на два с 10 лет или на пенсию в свои 10 лет), собирая даты рождения клиентов в качестве год рождения (например, «1945»).
Если вы хотите предложить рекламный подарок всем клиентам, дни рождения которых приходится на текущий месяц, вы можете собрать даты их рождения как месяц, день, год (например, «1 января 2000 г.»).
Подгоняем отдельные рассылки по полу Объявлять новую строку продукта только мужчинам или только женщины, укавлая в списке рассылки пол каждого клиента («женский» или «женский»).
Использование истории покупок Отправка специальных объявлений пользователям, которые недавно сделали основные покупки, или уведомлять клиентов о новых моделях избранных марок. Для этого нужно отслеживать историю покупок клиентов. Вы также можете уведомить клиентов о похожих продуктах («Клиенты, которые приобрели то, что вы также приобрели это»).
Отправка сообщения для сохранения на почтовом ящике Сэкономите затраты на рассылку только по приглашениям, отправив приглашения пользователям, у которых есть адреса электронной почты. Вы можете сначала адресовать приглашения на печать, выполив слияние и отфильтровав клиентов, у которых нет адресов электронной почты. Затем вы можете создать приглашение по электронной почте, выполив слияние и отфильтровав пользователей, у которых есть адреса электронной почты.
Создание списка рассылки
По своему базовому принципу список рассылки — это текстовый файл, который разделяет записи получателей на общие поля. Такие списки обычно имеют форму листов или таблиц, каждая запись в отдельной строке разделена на столбцы, содержащие отдельные поля данных, как по рисунку в базовом списке рассылки.
Сложный список может включать дополнительные поля данных, такие как размер и цвет, история покупок, дата рождения и пол.
Если список рассылки создается впервые, это можно сделать, не выходя из Publisher. Дополнительные сведения см. в статьи «Создание списка адресов для слияния».
Объединение списков из нескольких источников
Независимо от того, есть ли у вас списки рассылки или вы их приобретаете, Publisher упрощает их объединение и редактирование из нескольких источников в Publisher. Вы можете выбрать наиболее подбирать оптимальные для вас списки рассылки Publisher из любых сочетаний других списков, созданных в Excel, Outlook и Access.
Указание списка для добавления
На вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Слияние > пошаговую Step-Mail слияния».
Если публикация подключена к списку получателей, проверьте подключение, а затем на вкладке «Рассылки» нажмите кнопку «Изменить список получателей». Если публикация не подключена к существующему списку получателей, в области слияния нажмите кнопку «Далее: создание или подключение к списку получателей», а затем выберите нужный список.
В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке«Добавить в список получателей» сделайте следующее:
Нажмите кнопку «Ввести новыйсписок», добавьте нужные записи в диалоговом окне «Новый список адресов» и нажмите кнопку «ОК».
Щелкните «Использовать существующий список»,выберите источник данных в диалоговом окне «Выбор источника данных» и нажмите кнопку «Открыть».
Щелкните «Выбрать из контактов Outlook» (если вы вам будет предложено выбрать профиль почты, щелкните нужный профиль, а затем нажмите кнопку «ОК». Выберите папку или список рассылки в диалоговом окне «Выбор контактов» и нажмите кнопку «ОК».
Устранение расхождений при объединении списков
При добавлении одного списка рассылки в другой одно или несколько полей в существующем списке могут не совпадать. Например, список адресов, который вы добавляете, может включать поле «Название компании», а исходный список — нет.
Publisher запросит устранение несоответствий между полями в различных исходных списках, открыв диалоговое окно «Добавить в список получателей».
В диалоговом окне «Добавление в список получателей» выберите поле, не выбранное в столбце «Совпадение», выберите поле, которому оно будет соответствовать, в полях списка получателей со списком соответствующих полей и нажмите кнопку «Совпадение».
В диалоговом окне «Подбор поля» убедитесь, что выбранное поле указано в списке «Совпадение с полем списка получателей» или выберите другое поле, а затем нажмите кнопку «ОК».
Если для совпадения нужно добавить в список получателей новое поле, выберите поле, которое вы хотите добавить в новый список (левый список в диалоговом окне «Добавить в список получателей»), нажмите кнопку «Добавить» и нажмите кнопку «ОК». Добавленные поля будут показаны в области «Новые поля», которые будут добавлены в список получателей.
Совет: Чтобы удалить добавленное поле, выберите его в поле «Новое поле», чтобы добавить в список получателей, и нажмите кнопку «Удалить».
Как найти соответствие полей, если Publisher не запросит их?
В области задач «Слияние» в списке«Другие элементы» щелкните «Поляадреса» и выберите «Соответствие полей».
Сохранение ярлыка для объединенного списка
Вы можете создать ярлык на объединенный список для использования в других рассылках. При редактировании отдельной записи в объединенном списке измененная запись также обновляется в исходном исходном файле, если этот файл доступен для редактирования. Если вы не хотите обновлять исходный исходный файл, экспортировать список получателей в новый файл.
В области задач «Слияние» (шаг 3.Создание объединенных публикаций) в списке «Подготовкак созданию рассылки» выберите «Сохранить ярлык для списка получателей».
В диалоговом окне «Сохранение файла» введите имя объединенного списка адресов в поле «Имя файла».
По умолчанию список адресов сохраняется в папку Мои источники данных. Рекомендуется хранить список адресов в этой папке, так как по умолчанию Publisher ищет источники данных в ней.
Нажмите кнопку Сохранить.
Уточнение списка получателей
Если поля в различных исходных списках совпадают, все записи отображаются в существующем списке в диалоговом окне «Получатели слияния», где можно фильтровать, сортировать и выбирать получателей для слияния. Поключайте их рядом с каждым получателем, который вы хотите включить в список, и один из получателей, которых вы хотите исключить.
Выбор или очистка всех элементов
В строке заголовков выберите или сберем его.
Фильтрация элементов в списке
Если вы хотите использовать только определенные элементы из списка, можно отфильтровать его по определенному полю или критерию. После фильтрации списка вы можете использовать флажки для включения и исключения отдельных записей.
Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по который нужно отфильтровать.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Щелкните «Пустые», чтобы отобразить все записи, в которых соответствующее поле пусто.
Щелкните ссылку (неblanks), чтобы отобразить все записи, в которых соответствующее поле содержит сведения.
Щелкните «Дополнительные функции», чтобы открыть диалоговое окно «Фильтр и сортировка», которое можно использовать для фильтрации по нескольким условиям.
Примечание: Вы также можете открыть диалоговое окно «Фильтр и сортировка», щелкнув «Фильтр» в списке «Уточнить получателей» в диалоговом окне «Получатели слияния».
Совет: Если источник данных содержит записи с одинаковой информацией и в столбце не более 10 уникальных значений, можно отфильтровать данные по определенным данным. Например, если есть несколько адресов, в качестве страны или региона для австралии можно отфильтровать Австралия.
В диалоговом окне Получатели слияния отобразятся только записи, соответствующие условиям. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).
Сортировка элементов в списке
Если вы хотите просмотреть элементы в алфавитном порядке, можно отсортировать элементы в списке.
В области «Получатели слияния» щелкните заголовок столбца элемента, по который нужно отсортировать.
Например, чтобы отсортировать его в алфавитном порядке по фамилии, щелкните заголовок Фамилия.
Чтобы отсортировать по нескольким условиям, в списке «Уточнить получателей»нажмите кнопку «Сортировка». В диалоговом окне «Фильтр и сортировка» выберите условия для сортировки.
Поиск дубликатов
Чтобы избежать дублирования рассылки, можно найти и устранить записи в объединенном списке, для которых совпадает большинство (но не обязательно все) поля.
В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке «Уточнитьполучателей» щелкните «Поиск дубликатов».
В диалоговом окне «Поиск дубликатов» оставьте проверять только те записи, которые вы хотите включить, и нажмите кнопку «ОК».
Поиск определенного получателя или группы получателей с общим атрибутом
Чтобы определить отдельного человека или группу людей с общими атрибутами (например, фамилию, почтовый индекс или месяц рождения), вы можете найти их в списке.
В диалоговом окне «Получатели слияния» в списке «Уточнитьполучателей» выберите «Найти получателя».
В диалоговом окне «Поиск записи» введите атрибут, который вы хотите найти, в текстовом поле «Найти», укажите поле или поля для поиска, а затем нажмите кнопку «Найти далее».
Персонализация писем с помощью слияния
Слияние почты позволяет создать пакет персонализированных писем, в котором каждая буква будет одинаковой в макете, формате, тексте и рисунках, за исключением персонализированных частей, таких как приветственное сообщение.
Подготовка письма
Перейдите в список Рассылки > начать слияние > письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте в письмо содержимое, которое будет по-разному для каждого человека, который его получает.
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Выберите формат имени получателя в диалоговом окне Вставка блока адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса.
Нажмите кнопку Строка приветствия.
В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Чтобы вставить поле строки приветствия, выберите ОК.
В меню Файл выберите пункт Сохранить.
Чтобы вставить другие настраиваемые сведения из списка рассылки, см. добавление полей слияния по одному.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты для предварительного просмотра писем.
Чтобы прокрутить 
или Предыдущий 
, выберите Next , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.
Выберите Предварительный просмотр результатов еще раз перейти от объединенных результатов обратно к полям слияния в письме
Выберите Завершить & слияние > печать документов.
Выберите Изменить отдельные документы, Печать документовили Отправить сообщения электронной почты.
Сохранение персонализированного письма
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для дальнейшего использования.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Подготовка основного документа
Перейдите в список Рассылки > начать слияние > письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных, содержащий сведения, Word используется для настройки письма. См. статью Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Добавление персонализированного содержимого в письмо
Добавьте имя, адрес и другие поля базы данных с помощью слияния полей.
Перейдите на вкладку Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которые вы хотите добавить.
Продолжайте добавлять поля, пока не введете всю нужную информацию.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в список Рассылки > просмотреть результаты, чтобы просмотреть письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.
Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите просмотр результатов, чтобы вернуться в представление полей.
Когда письма будут выглядеть так, как нужно, выберите Рассылки > & слияние > печать документов.
Перейдите в статью Рассылки > & слияние > Изменить отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.
Выберите файл > печать, чтобы напечатать буквы.
Сохранение персонализированного письма
Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к списку рассылки для использования в дальнейшем.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте документ слияния. Когда Word запрос на сохранение подключения, выберите Да.
Чтобы узнать больше о том, как работает слияние писем, читайте в видеоролике, который входит в учебный курс.