Как сделать ремонт в офисе
10 советов по ремонту офиса
Опыт мастеров «Бригады Ремонта» показывает: быстрее окупается ремонт, совмещающий в себе свежие идеи и функциональность. Если пространство офиса после завершения работ будет представлять собой скопление стандартных столов с оргтехникой и многочисленных перегородок, то сотрудники вряд ли воспримут такую обстановку с энтузиазмом.
Какой выбрать интерьер для офиса
Высокой производительности труда способствуют светлые эксклюзивные интерьеры, в которых красота сочетается с функциональностью. В них комфортно работать и отдыхать, а потому сотрудники не торопятся быстрее уйти домой и стараются не халтурить.
Современные и уютные интерьеры оказывают положительное влияние на развитие творческого потенциала сотрудников. В результате организация не испытывает дефицит новых идей и рационализаторских предложений. Между людьми выстраиваются конструктивные отношения, что способствует продуктивному сотрудничеству на благо компании.
Еще одна причина отнестись к ремонту офиса максимально ответственно – имидж компании. У новых посетителей офиса должно складываться благоприятное впечатление об увиденном. Дело тут не только во внешней красоте. Хорошо, если потенциальные клиенты оценят функциональность, увидят, что руководство организации заботится о своих сотрудниках, обеспечивает им комфортные условия труда.
Правильно спроектированная отделка офиса позволит сделать ненавязчивую визуальную презентацию возможностей компании. Качественный ремонт производит впечатление, позиционирует организацию как надежную, солидную фирму, с которой можно и нужно иметь дело. Не желательно жестко экономить на бюджете дизайна рабочих мест. Особенно это относится к обустройству фитнес-клубов, кафе, салонов красоты, ресторанов, узкоспециализированных магазинов.
Рекомендации от мастеров компании «Бригады Ремонта»
Для начала стоит определиться с дизайном. Подрядчик должен предложить варианты стиля интерьера с учетом специфики деятельности компании. Руководству организации, со своей стороны, имеет смысл озвучить ожидания от ремонта. Хорошо, если при этом заинтересованные лица возьмут на карандаш пожелания сотрудников офиса. Чем больше мнений заинтересованных сторон, тем меньше вероятность, что будут упущены важные детали.
Варианты планировки помещений зависят от площади офиса. На этапе проектирования стоит подумать о дополнительных рабочих местах, особенно если в ближайшей перспективе намечается расширение штата. Главбуху и начальникам отделов, возможно, имеет смысл выделить отдельные кабинеты. Для рядовых сотрудников, которым необходима максимальная концентрация в течение дня, можно оформить рабочие пространства, огражденные офисными перегородками.
Приемная – лицо компании. Ее обстановка должна настраивать посетителей на конструктивный диалог и продуктивное сотрудничество. На интерьере кабинета руководителя обычно не экономят. В нем уместна дорогостоящая отделка. Мебель должна быть не только функциональной, но и престижной.
При разработке проекта ремонта офиса важно помнить, что сотрудники будут в нем не только работать, но и проводить время в перерыве – обедать, отдыхать, релаксировать. Для этого нужна мини-кухня с необходимым набором техники. В комнате для приема пищи должны быть микроволновка, электрочайник и холодильник. После сытного горячего обеда веселей работается. Также не помешает набор посуды для совместных чаепитий.
Обязательно подумайте о поддержании подходящего микроклимата в кабинетах. Помещения должны проветриваться, оптимальный вариант – установка оборудования, обеспечивающего принудительную циркуляцию воздуха. Современные проветриватели оснащены системами многоступенчатой фильтрации, могут подогревать поступающий с улицы воздух. Летом и в межсезонье нужны кондиционеры. Выбор между настенным и потолочным оборудованием зависит от объема помещения и расположения в нем рабочих мест сотрудников. Важно, чтобы охлаждение воздуха никому не причиняло дискомфорта. Простуда от кондиционера – типичная ситуация, которой нужно избегать.
Проектируя схему электропроводки, принимают во внимание размещение рабочих мест и их специфику. Одним сотрудникам не обойтись без стационарного телефона, а значит, нужна телефонная сеть. Другие используют сканеры, принтеры и другое оборудование, поэтому возле их рабочих мест необходимо монтировать двойные или тройные розетки.
В небольших офисах целесообразна установка встраиваемой мебели. С ее помощью удается избежать перегрузки пространства. В маленьком кабинете на начальном этапе ремонта можно вместо стандартного подоконника установить совмещенную панель и получить рабочий стол, сэкономив место. В нишах имеет смысл обустраивать полки и шкафы.
При выборе отделочных материалов стоит отдавать предпочтение покрытиям высокого качества. Ремонт в офисе – это всегда хлопотно, поскольку приходится искать временное пристанище для сотрудников, организовывать работу в сложных условиях. Раз в полгода интерьер кабинетов никто не меняет. Закупают надежные материалы, износостойкость которых составляет несколько лет при интенсивной эксплуатации. Вместо тонкого ламината или линолеума используют покрытия, специально разработанные для коммерческих помещений. Для коридоров подходящий вариант – керамогранит или керамическая плитка, облицовку стен защищают отбойниками.
Освещение офиса проектируют в соответствии с санитарными нормами. Сотрудники должны спокойно работать с документами, пользоваться компьютерами и другой оргтехникой. Однако излишняя яркость светодиодных ламп тоже вредна для зрения. Расчет светотехники выполняют специалисты, обладающие необходимым опытом и компетенциями. В кабинете, в котором будет установлен проектор для презентаций, необходимо предусмотреть возможность быстрого затемнения.
Правильный ремонт офиса гармонирует со сферой деятельности компании. Подрядчик должен не только отлично знать свое дело, но и иметь представление о нише рынка, в которой работает организация. В проект ремонта нужно аккуратно вписать сети коммуникаций, не должно быть видно кабелей слаботочных систем. Целесообразно разработать дизайнерское решение для холла, приемной и каждого кабинета. Все они должны составлять единый гармоничный интерьерный ансамбль.
Ремонт офиса – как правильно организовать
Всем оставаться на своих местах! Именно с этой фразы однажды в офис войдёт директор и сообщит новость, с которой никто не сможет ни поспорить, ни смириться — в офисе будет ремонт.
С одной стороны, обновлённый офис со свежим интерьером хотят все, с другой — на проведение ремонта нужно много времени и сил. Основная проблема ремонта в офисе в том, что одновременно с ремонтными работами надо продолжать деятельность компании — совершать рабочие планёрки, оформлять заказы, делать звонки и т.д.
В этой статье мы разберёмся, каким бывает офисный ремонт, какие есть стадии ремонта офиса, как его провести максимально быстро и при этом качественно, а также узнаем, как Чердак поможет сделать ремонт в вашем офисе проще и легче.
Содержание статьи:
В каких случаях необходим ремонт офисного помещения
Ремонт в офисе нужен в следующих ситуациях:
Особенности и нюансы обслуживания офиса и его ремонта
Офисное помещение отличается от жилого — тут совершенно другие планировки, нет кухни, зато часто есть высокие потолки, иная система освещения и отделка. Чтобы провести ремонт в офисе нужно больше сил и навыков, так как офисное помещение представляет вашу компанию, здесь всё должно быть сделано идеально, а любой недочет или ошибка будут очень сильно бросаться в глаза. Чтобы не потратить зря время, нужно заранее знать некоторые советы по проведению ремонта в офисе, понимать с чего стоит начать и куда при этом можно определить на хранение всю технику и мебель.
Виды офисного ремонта
Ремонт офиса может быть капитальный или косметический. Капитальный ремонт включает в себя замену облицовочных покрытий, электропроводки, осветительных приборов, сантехники, систем отопления, водоснабжения, вентиляции и кондиционирования, окон, дверей, слаботочных и прочих инженерных систем. Косметический ремонт офиса включает в себя только работу с отделочными материалами — обновление стен, потолков, напольного покрытия, обновление интерьера.
Инструкция по ремонту офиса
Если вы не знаете с чего начинать ремонт, то вот приблизительный список этапов ремонта офисного помещения.
1. Начинать всегда надо с плана: проводим замеры, готовим сметную документацию. Что нужно учесть:
2. Закупаем материалы.
Все материалы, используемые при ремонте офиса, должны соответствовать трём основным требованиям: быть износостойкими, долговечными и безопасными. Закупайтесь только в больших строительных супермаркетах, где все материалы имеют необходимые сертификаты качества. При покупке помните, что краску одного цвета лучше взять с запасом, так как, если докупать, то можно уже попасть на другую партию, где оттенок будет отличаться.
3. Готовим поверхности.
Нужно снять внешнюю проводку, если она есть, подготовить стены и все поверхности к тому, чтобы очистить их, загрунтовать и покрасить.
Виды чистовой отделки могут сильно отличаться друг от друга: оклейка, облицовка, окраска, отделка с помощью декоративных составов — технология нанесения материалов будет разной. Однако основа под каждый из этих типов отделки обладает общими характеристиками. Вот главные правила, которые нужно соблюдать для всех отделок: поверхность для отделочных работ обязана быть однородной, прочной и обладать хорошей адгезией, не иметь какие-либо лишние механические элементы (например анкера, гвозди, дюбеля и другое) и, конечно, поверхность должна быть чистой.
4. Проводим промежуточные работы.
Промежуточный этап есть не в каждом ремонте. Он необходим тогда, когда требуются небольшие перепланировки помещения или установка дополнительного освещения. То есть на этом этапе устанавливаются перегородки, проводится разводка труб, монтируется электропроводка. После того, как это сделано, уже можно приступать к отделочным работам.
Начинаем ремонт обычно сверху вниз: от потолка двигаемся к стенам, далее занимаемся полом. Проводим отделочные работы — это малярно-штукатурные работы, грунтовка, покраска, плиточные работы и т.д. Если вместо покраски стен вы выбрали обои, то оклеивание стен обоями – завершающий этап отделки помещений, за исключением окраски или покрытия лаком полов.
6. Финальные работы.
На финальном этапе устанавливаются плинтуса, розетки, монтируется встроенная мебель, если она есть, расставляются столы, техника, рабочие места и декор, вешаются жалюзи, устанавливаются люстры. Если вы заранее сдавали вещи в сервис хранения, то вы точно поймёте, как удобно, что все коробки промаркированы и благодаря этому очень быстро сможете расставить мебель и вещи по своим местам.
Один из главных этапов в самом финале — генеральная уборка. Ее можно провести самостоятельно, а можно обратиться к клинерам, которые точно не упустят ни один уголок, а все сотрудники придут не только в обновлённый, но и в идеально чистый офис.
Делать ремонт офиса самим или поручить бригаде профессионалов
Это зависит от того, какого качества ремонт вам нужен, какой площади офис и каким бюджетом располагает компания. Если позволяет бюджет, лучше, конечно, нанять профессионалов, предварительно убедившись в качестве их работы. Они сделают всё по правилам без необходимости переделок, в то время, как при самостоятельном ремонте люди по незнанию часто совершают ошибки, которые приходится долго исправлять — заново штукатурить, красить и т.д. Тем
более стоит поручить ремонт бригаде специалистов, если вам требуется больше, чем просто освежить косметику — в случае, когда нужно заниматься разводкой труб, заменой электрики, точно нужно обращаться к профессионалам. Затраты на ремонт офиса будут не такими огромными, а вы сэкономите силы и время.
Как быть с вещами, мебелью и оргтехникой в офисе
О вещах во время ремонта нужно позаботиться заранее и решить, как их лучше упаковать, куда переместить внутри офиса или же если отвезти их на хранение, то куда именно?
Всю технику и вещи в любом случае нужно очень надёжно упаковать и промаркировать. Для этого понадобятся упаковочные материалы разных типов: плёнка-стрейч, воздушно-пузырчатая плёнка, картонные коробки с усилением дна, чтобы туда можно было положить большое количество документов, пенопласт для упаковки хрупкой оргтехники. Маркируйте каждую вещь: на коробке или упаковке пишите, что внутри, а также какому сотруднику, столу, кабинету принадлежит вещь — такие маркировки облегчат вам расстановку мебели и техники после ремонта.
Мебель стоит разобрать, а всю фурнитуру сложить в отдельный пакет. Ценные вещи следует сложить отдельно и убрать в сейф, если он есть или доверить ответственному лицу.
Полезные советы, куда можно отвезти вещи
В крайнем случае хотя бы часть техники и мебели можно отвезти в гараж. Причём вещи небольшого офиса при грамотной упаковке вполне могут полностью поместиться в гараже, однако стоит помнить, что если гараж не отапливается в холодное и сырое время года, то внутри него может быть излишняя влажность, а холод может испортить вещи.
Второй вариант — отвезти на дачу или в загородный дом. Для этого понадобится организовывать доставку за город и заранее найти фирму-перевозчика, которая оказывает такие услуги. С дачей помните о тех же погодных условиях: зимой в доме без отопления будет сыро и холодно — не допустите, чтобы вещи испортились.
Ещё один способ — арендовать морской контейнер. У вас будет личный доступ к контейнеру в любое время, но доставлять и упаковывать придётся всё самостоятельно. К тому же внутри контейнеров нет вентиляции и отопления — хранить там вещи долго опасно: они могут отсыреть.
Сдайте вещи туда, где всегда безопасно
Наилучший вариант, чтобы сохранить вещи в целости и сохранности, а также чтобы они не мешали, пока идёт ремонт — сдать их на тёплый склад Чердака. Это склад, полностью оборудованный для длительного и безопасного хранения вещей:
И главное преимущество — обслуживание и сервис. Если вы заказываете услуги хранения вещей на Чердаке, то муверы приедут прямо к вам в офис и сами надёжно упакуют вещи и мебель по всем правилам, чтобы они не испортились ни при перевозке, ни в процессе хранения. С собой муверы Чердака привозят 15 видов упаковочных материалов! Мы заберём вещи из офиса и доставим их на склад.
Все ваши вещи будут отображаться в личном кабинете, а заказать их возврат или досдачу очень удобно в один клик через наше мобильное приложение. Сдать вещи на Чердак — очень просто: напишите нам в соцсетях, сделайте заказ через приложение, на сайте или просто позвоните. Мы спросим, сколько у вас вещей, назовём стоимость их хранения и спросим, в какое время вам будет удобно, чтобы приехали муверы.
Ремонту быть!
Если час ремонта настал, то мы советуем сразу решить вопрос с офисной мебелью и техникой. Ни в коем случае не думайте оставлять их в помещении, даже при условии, что вы всё надёжно упакуете — это небезопасно и очень неудобно для процесса ремонта. Сдайте технику и мебель на Чердак, для ремонта наймите проверенных ребят, а сами запаситесь терпением и продолжайте работать. Ремонт происходит всего один раз в много лет, зато как будет приятно приезжать на любимую работу, когда всё сверкает новизной и дышит свежестью — карьерный успех неизбежен!
Как сделать ремонт офиса дешево и качественно?
Любой ремонт, любого помещения требует финансовых затрат. И ремонт офиса не исключение.
Так как же правильно сделать ремонт в офисе?
Ресепшн-это визитная карточка компании. Комнаты для переговоров, рабочая зона сотрудников важно организовать ее таким образом, чтобы сотрудникам комфортно было работать. Как минимум рабочее пространство должно быть поделено на кабинеты, для чего чаще всего используются офисные перегородки. Которые, кстати можно брендировать логотипом компании. И для установки которых не требуется никаких согласований и получения разрешительных документов. Следовательно, за счет этого может снизиться стоимость ремонта в целом.
Немаловажный момент – это обустройстве зоны отдыха и зоны приема пищи. Ваши сотрудники большую часть времени проводят на работе. Крайне важно, как они себя ощущают на рабочем месте. От этого на прямую зависит их производительность, следовательно и доход компании. Так же в проекте обязательно должно быть предусмотрено дополнительное освещение, вентилирование, и отопление. Сотрудники не должны работать при недостаточной освещенности, мерзнуть зимой, а летом задыхаться от жары. Все это и нужно предусмотреть при разработке дизайн-проекта.
Требование к ремонту офисов и помещений
Вспомним один интересный и совсем немаловажный момент. Требования самих Бизнес Центров к выполняемому ремонту офисов. Приемка в таких офисах происходит целыми комиссиями. Проверяются все инженерные коммуникации, используемые для их монтажа материалы, согласование инженерных проектов, даже допуски и удостоверения сотрудников, которые монтируют все эти системы. Вот и стоит задуматься, что значит сэкономить при ремонте офиса.
Сделать один раз ремонт согласно всем требованиям, или на свой страх и риск, сэкономить на организационных моментах, и в результате получить только головную боль, и ремонт несоответствующий заявленному.
Экономия на материалах тоже весьма сомнительная затея. Офис довольно проходное место, и если допустим вы решите сэкономить на напольном покрытие, то вероятнее всего через месяц его придется менять снова, вам нужна такая экономия? Или сэкономите на качестве материалов для отделки стен, и вы не сможете их не помыть ни почистить. Готовы ли вы к повторным затратам? Скорее нет, чем да, поэтому экономить можно только в оправданных случаях, а не в очевидных.
Закупка материалов должна производиться строго в специализированных магазинах. У ремонтно-строительных компаний, как правило есть свои проверенные поставщики. Которые работают только с проверенным сертифицированным товаром, да еще под хорошие скидки.
Нельзя экономить на мастерах. Обязательно нужно выбирать проверенные компании, которые официально оформляют все документы, предоставляют гарантии на выполненные работу. Предоставляют страховки и несут юридическую ответственность перед заказчиком.
Вывод, если у вас нет определенных знаний и навыков в ремонтно- отделочных работах, то не рекомендуем проводить ремонт собственными силами, так как вы не сэкономите, а скорее всего понесете большие затраты, чем планировали ранее. Каждый должен заниматься своим делом. Вы отлично ведете свой бизнес, а мы качественно и быстро выполняем ремонт по выгодной цене.
Вы можете записаться на бесплатный замер на странице «ремонт офисов». Наш инженер сметчик, сделает замер и составит подробную смету в день обращения, в которой будут прописаны четкие сроки и полная стоимость вашего проекта. Это БЕСПЛАТНО и не к чему Вас не обязывает.
Как сделать ремонт в офисе бесплатно?
Ремонт офиса бесплатно, дешево или под ключ: рассмотрим все варианты
Владелец каждой фирмы мечтает о красивом и современном офисном ремонте. Однако начинающий предприниматель редко может позволить себе дорогие импортные материалы и эксклюзивный дизайн. Наша статья для тех, кто вынужден экономить. Поговорим о том, как выполнить ремонт офиса с наименьшими затратами, на чем можно сэкономить и на чем – нежелательно.
Самое главное – план
Любой ремонт разумнее начинать с плана. Пусть это будет непрофессиональный, но детальный план с конкретными цифрами. Бизнесмен просто обязан подсчитать расходы, прежде чем ввязываться в такое хлопотное дело. Необходимо сопоставить грядущие траты с другими денежными вливаниями на запуск бизнеса (хватит ли на все?). А расходы разумнее подсчитать до заключения договора аренды или покупки здания.
Косметический ремонт или «под ключ»?
Какой вид благоустройства предпочесть –- ответ на этот вопрос зависит от вида бизнеса и типа помещения. Если речь идет о комнатке, где работает 3 сотрудника и хранится документация, нет смысла делать роскошную отделку – достаточно позаботиться о соблюдении гигиенических требований (настелить линолеум, наклеить обои, покрасить стены). Ремонт офиса под ключ уместен, если стоят жесткие сроки по переезду в новое помещение, клиенты «ждут под дверью», есть свободные оборотные средства, а времени, наоборот, катастрофически не хватает.
Важно! Ознакомьтесь перед началом работ с санитарными и противопожарными нормами. Необходимо предусмотреть в офисе достаточно места для всех работников (не менее 4,5 кв. м на каждого), проверить по СанПину выполнение норм освещенности и температуры в помещении (не ниже 20°). Важно наличие работающего туалета. Желательна комната для приема пищи. При нарушении санитарных и гигиенических норм собственника бизнеса ждет штраф, а устранение недостатков выльется в дополнительные расходы.
Ремонт с нулевыми затратами – реально?
Разумеется, капитальная перепланировка или реконструкция потребуют вложений. Прокладывать самостоятельно трубы и сносить межкомнатные перегородки нельзя без специальных знаний и согласования с соответствующими организациями. А вот работы, не связанные с заменой окон и установкой санузла, можно осуществить своими силами. Если офис, в принципе, пригоден для жизни (есть вода, отопление, надежные пол, крыша и туалет), можно отремонтировать его самостоятельно вообще без затрат. Конечно, это хлопотно, но вполне реально.
Где взять работников и материалы: пошаговая инструкция по ремонту офиса своими силами
Бесплатно ремонтировать помещение согласятся только те, кто в нем работает. Но даже если не платить за работу посторонним людям, все равно потребуются расходные материалы:
Где все это достать бесплатно? Рассмотрим несколько способов сделать ремонт офиса без затрат.
1. Первое, что приходит в голову: поискать необходимые материалы в собственном доме. Люди закупают обои (плитку, стеновые панели), но они по каким-то причинам не подошли или приведение квартиры в порядок пришлось отложить. Ненужные материалы занимают место на балконе (в кладовой, гараже). Найдется немало людей, желающих избавиться от вполне годных стройматериалов, которые для них превратились в ненужный хлам.
2. Можно обратиться в крупные строительные магазины, поинтересоваться бракованными товарами или с истекающим сроком годности. Также можно поискать материалы на сайтах в рубрике «отдам бесплатно».
3. На рынке регулярно появляются новые строительные материалы, о которых потребители знают мало. Обратитесь к фирме-производителю, предложите «попробовать» на вашем помещении инновационные новинки. Обещайте стать живой рекламой и настоятельно рекомендовать услуги компании вашим постоянным и будущим клиентам. (К примеру, одному бизнесмену, торгующими межкомнатными дверями, удалось уговорить фирму, которая выводила на рынок светящиеся 3D обои, сделать отделку в помещении с использованием подобной новинки. До сих пор она является наглядной рекламой).
4. Если вы оказываете какие-то услуги, вполне реально привлечь к бесплатному улучшению офисных помещений ваших потенциальных (или реальных) клиентов. Пусть заплатят не деньгами, а определенным объемом работ. Так, например, сделала владелица детского обучающего центра, заметив, что некоторые родители испытывают недостаток в деньгах и не могут водить ребенка на занятия регулярно. Она предложила помогать летом ремонтировать классы и таким образом «оплатить услуги». Некоторые согласились.
5. Если есть излишек площади, можно предложить выгодные условия субаренды другой фирме. Пусть проведут ремонтные работы на своей и на вашей территории в обмен на льготный режим оплаты.
Совет. Ищите альтернативу! Она всегда есть. Одному красить стены и носить мешки с цементом сложно, но коллектив из 3-5 человек в состоянии свернуть горы.
Сейчас в моде стиль лофт, и многие владельцы маленьких фирм учли этот факт. Вместо того, чтобы закупать мешки с грунтовкой и шпаклевкой, они отбили штукатурку и оголили кирпичные стены (их следует покрыть лаком, чтобы не разлеталась пыль внутри помещения). Также можно использовать в качестве декора открытые деревянные балки, если они имеются внутри потолочного перекрытия.
Совет. В целом лучше украсить стены грамотами и благодарными письмами от клиентов, чем дорогостоящими панелями из красного дерева.
На чем можно экономить при ремонте офиса
На чем нежелательно экономить
а) на бренде (товар отечественного производителя дешевле);
б) на рабочей силе (многие виды отделочных работ вполне можно выполнить самостоятельно);
в) на материалах (не обязательно наносить 2 слоя грунтовки, покупать дорогие обои или панели).
г) на площади ремонтируемого помещения (очень часто маленький бизнес не располагает достаточным количеством средств на комплексное улучшение всех комнат и проводит отделочные работы по частям).
а) на электрике и коммуникациях (у бизнеса появятся серьезные проблемы, если офис останется без связи или света);
б) на зоне reception (визитная карточка должна выглядеть солидно);
в) на аудите здания (в случае капитального ремонта).
Это важно! Помните о том, что у ремонта, как у монетки, две стороны. Дорогая отделка улучшает помещение – в результате его владелец может повысить вам же стоимость аренды. Учитывайте, что ваш бизнес будет развиваться, и, возможно, придется переехать в другое место. Вы не сможете забрать с собой отремонтированные стены и потолок, а вот настенные панели, съемный декор, фирменные стойки для зоны ресепшн – вполне.
Ремонт офиса по дизайн-проекту – когда это выгодно
Дорогостоящую отделку с привлечением дизайнера выгодно делать в следующих случаях:
Совет. У бизнесмена достаточно хлопот. Он не может позволить себе выполнять за строителей часть работы (завозить материалы, контролировать процесс, проверять качество, решать множество мелких вопросов, которые находятся в компетенции строительной бригады). Лучше выбрать серьезную компанию, которой можно доверять, и потратить освободившееся время на решение других задач.
Как сэкономить на ремонте офиса: юридический аспект
Собственник бизнеса должен учитывать каждую копейку, поэтому он задумывается над вопросом, как разделить финансовую ответственность за хорошие условия ведения бизнеса с арендодателем, а также о том, как отразить траты в документах и уменьшить сумму налогов. О формальностях стоит задуматься при заключении договора. В документе должен быть прописан пункт, разрешающий арендатору проводить текущий ремонт самостоятельно, или (если повезет) статья о возложении этой обязанности на арендодателя.
Внимание! Согласно Гражданскому кодексу РФ, текущий ремонт – обязанность арендатора, капитальный (реконструкция, перепланировка, замена окон, крыши и т. д.) – возлагается на собственника. Однако в заключенном договоре можно предусмотреть и иные варианты. В любом случае все виды работ требуется согласовать с владельцем здания.
Есть несколько путей снизить финансовую нагрузку на бизнес:
1. Если помещение съемное и находится не в лучшем состоянии, разумно обсудить с собственником квадратных метров вопрос о проведении ремонтных работ в счет аренды.
2. Если материальные затраты не возмещаются арендодателем, их включают в расходы предприятия и уменьшают на эту сумму базу налогообложения.
3. Арендатор вправе проводить за свой счет так называемые «улучшения арендованного имущества». Под ними подразумевается модернизация, дооборудование или реконструкция (например, установка пожарной сигнализации или системы вентиляции). Расходы на улучшения включаются в основные средства, подлежат отдельному учету, на них начисляются амортизационные отчисления. После прекращения аренды, стоимость такого имущества (с учетом амортизации) подлежит компенсации владельцем помещения.
Важно! При отражении затрат в бухгалтерских документах все траты на закупку материалов подтверждаются чеками, оплата труда наемной бригады – договором подряда. Также должен быть составлен акт выполненных работ.
Сколько средств можно потратить на ремонт офиса – считаем вместе
Совет. Если клиенты посещают офис, для них выделяется специальная приемная (или зона ресепшн). На ее оформление закладывают больше средств, чем на комнаты, в которые посетители не заглядывают.
Полезные рекомендации новичкам от опытных бизнесменов
1. Начинайте предпринимать шаги по благоустройству офисного помещения, имея в запасе свободные средства. Не начинайте ремонтные работы в счет кредита или будущих доходов.
2. Просчитывайте все расходы до копейки, собирайте чеки об оплате.
3. Для оформления не используйте больше двух цветов и трех материалов.
4. Оговаривайте заранее все вопросы, включайте в договор все нюансы.
5. Держите средства про запас на случай форс-мажорной ситуации (оптимально – 50% от стоимости ремонта, но не менее 15%).
6. Пользуйтесь типовыми проектами. Добавив свою символику и несколько декоративных элементов, можно превратить «скучный» офис в зону креатива и хорошего настроения.
Важно! Чтобы ограничить себя в тратах, придерживайтесь простой формулы: стоимость офисного ремонта не должна превышать месячного дохода фирмы.
Заключение
Мировые тенденции идут навстречу бизнесмену – помпезность и шик теперь не в моде. Если вы захотите сэкономить на ремонте офиса, никто не сможет этого запретить. Также никто не сможет остановить владельца бизнеса, который решил заказать ремонт офиса «под ключ». Значит, подсчитав все расходы, он пришел к выводу, что последний вариант для него более выгоден.
К какой бы цифре ни привели расчеты, остается актуальной простая формула: недостаток средств компенсируется излишками свободного времени и наоборот. Делать самому – сложно, хлопотно, требуется отрывать часы от сна, семьи и своего собственного отдыха, но зато интересно и позволит по-настоящему сэкономить. Выбирайте и помните знаменитое высказывание американского ученого Фредерика Брукса о том, что «самые ужасные строения — те, бюджет которых был лишком велик для поставленных целей».