Как сделать таблицу в аксессе
Создание и удаление таблиц и индексов с помощью access SQL
Создание и удаление таблиц
Таблицы являются основными строительными блоками реляционной базы данных. Таблица содержит строки (или записи) данных, и каждая строка организована в конечное число столбцов (или полей). Чтобы создать новую таблицу в Access с помощью access SQL, необходимо назвать таблицу, назвать поля и определить тип данных, которые будут содержать поля. Чтобы определить таблицу в SQL, используйте заявление CREATE TABLE. Предположим, что вы строите базу данных для взимания. Первым шагом является создание начальной таблицы клиентов.
Следует помнить о следующих проблемах при создании и удалении таблиц:
Если имя поля включает пробел или другой неальфанумерический символ, необходимо заключить это имя поля в квадратные скобки ([]).
Если вы не задекларируете длину для текстовых полей, они будут по умолчанию 255 символов. Для последовательности и читаемости кода всегда необходимо определить длину поля.
Вы можете объявить поле NOT NULL, что означает, что значения null не могут быть вставлены в это конкретное поле; значение всегда требуется. Значение null не следует путать с пустой строкой или значением 0; это просто представление базы данных неизвестного значения.
Чтобы удалить таблицу из базы данных, используйте заявление DROP TABLE.
Создание и удаление индексов
Индекс — это внешняя структура данных, используемая для сортировки или организации указателей на данные в таблице. При применении индекса к таблице указывается определенное расположение данных, чтобы к ним можно было быстрее получить доступ. Однако если к таблице применяется слишком много индексов, производительность может замедлиться, так как для поддержания индекса используются дополнительные накладные расходы, а также из-за того, что индекс может вызывать проблемы с блокировкой при работе в многоуровневой среде. Используемый в правильном контексте индекс может значительно повысить производительность приложения.
Чтобы создать индекс на таблице, необходимо назвать индекс, назови таблицу для построения индекса, назови поле или поля в таблице для использования и назови параметры, которые необходимо использовать. Для создания индекса используется заявление CREATE INDEX. Например, можно создать индекс на таблице клиентов в базе данных высвечив, упомянутую ранее, с помощью следующего кода:
Индексные поля можно сортировать одним из двух способов: восходящим (ASC) или убывательным (DESC). По умолчанию порядок возрастает, и его не нужно объявлять. Если вы используете восходящий порядок, данные будут сортироваться от 1 до 100. Если указать порядок убывания, данные будут сортироваться от 100 до 1. Необходимо объявить порядок сортировки с каждым полем в индексе.
Существует четыре основных варианта, которые можно использовать с индексом: PRIMARY, DISALLOW NULL, IGNORE NULL и UNIQUE. Параметр PRIMARY обозначает индекс в качестве основного ключа для таблицы. В таблице может быть только один основной ключевой индекс, хотя основной индекс ключа можно объявлять с помощью более чем одного поля. Чтобы объявить параметры индекса, используйте ключевое слово WITH.
Чтобы создать индекс основных ключевых элементов в более чем одном поле, включайте все имена полей в список полей.
Параметр DISALLOW NULL предотвращает вставку null-данных в поле. (Это похоже на объявление NOT NULL, используемом в заявлении CREATE TABLE.)
Параметр IGNORE NULL вызывает игнорирование данных null в таблице для индекса. Это означает, что любая запись, которая имеет значение null в объявленной области, не будет использоваться (или засчитываться) в индексе.
Помимо параметров PRIMARY, DISALLOW NULL и IGNORE NULL можно также объявить индекс УНИКАЛЬНЫМ, что означает, что в индексное поле могут быть вставлены только уникальные, не повторяющие значения.
Чтобы удалить индекс из таблицы, используйте заявление DROP INDEX.
Поддержка и обратная связь
Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.
Работа с таблицами
Если открыть таблицу или просмотреть результаты запроса, Access отобразит результаты запроса или таблицы. Данные таблицы или результаты запроса, которые вы находитесь в представлении таблицы, часто называют таблицей. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в виде простого отчета.
В этой статье
Сведения о таблицах
Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. Поля для каждой записи таблицы, формы или запроса отображаются в табли формате (строка и столбец), как показано ниже.
По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите в меню «Открыть» пункт «Открыть», чтобы открыть таблицу или запрос в качестве таблицы.
При применении определенных форматов к строкам и столбцам или добавлении строки итогов таблица также может служить простым отчетом.
У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк
Вы можете упорядочеть данные, чтобы таблицу было проще просматривать или отображать только необходимые данные в определенный момент времени. В этом разделе показано несколько способов сделать это.
Resize columns or rows
Иногда не все столбцы в режиме таблицы поместился на экране или распечатке, а отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, мог продолжить новую строку.
Открыв таблицу, запрос или форму в режиме таблицы, вы можете либо вручную отформатировать отдельные столбцы, либо автоматически подгонять размер столбца под его содержимое.
Ручное resize a column
Наберем указатель на край столбца, в который вы хотите влиять.
Когда указатель станет двунамерной стрелкой, перетащите край столбца до нужного размера.
Автоматическое resize a column
Чтобы лучше всего подгонять размер столбца под его содержимое, наберем его край.
Когда указатель мыши станет двунамерной стрелкой, дважды щелкните край столбца.
Resize multiple columns
Чтобы изменить одновременно несколько столбцов, выберем несколько смежных столбцов, удерживая на клавише SHIFT, а затем измещайте выбранные столбцы. Вы также можете выбрать всю таблицу и выбрать все столбцы.
Изменение размера строк
Чтобы отсортировать строки, наберете указатель между любыми двумя записями в области выбора и перетаскивать их, пока не выберете нужный размер.
Размер каждой строки невозможно отдельно — при этом будут меняться все строки.
Высота строк по умолчанию
Чтобы по умолчанию высота строк была меняться, щелкните правой кнопкой мыши селектор записей и выберите в shortcut-меню пункт «Высота строки».
В диалоговом окне «Высота строки» выберите поле «Стандартная высота» и нажмите кнопку «ОК».
Примечание: Отменить изменения ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу, а затем нажмите кнопку «Нет», когда вам будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. Нажатие кнопки «Нет» также отменит любые другие внесенные изменения макета.
Перемещение столбца
Вы можете быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место. Например, это можно сделать, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.
Щелкните замещающие столбцы, чтобы выбрать столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.
Переименование столбца
Иногда может потребоваться переименовать столбец, чтобы он лучше описывал данные, которые в нем содержатся. Например, если столбец с адресами электронной почты называется EMAdd, может потребоваться упростить понимание заголовка столбца, изменив его на «Адрес электронной почты». Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в shortcut-меню пункт «Переименовать столбец» и введите новое имя. Например, введите «Адрес электронной почты».
Отображение и скрытие столбцов
Если вы хотите отобразить или напечатать только определенные столбцы для таблицы, можно скрыть их. Например, при работе с базой данных контактов может потребоваться видеть только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Это представление можно создать, скрыв все остальные столбцы.
Скрытие столбцов
Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.
Чтобы выбрать смежные столбцы, щелкните дополнительные заглавные колонок, удерживая нажатой shift.
Примечание: Несмеченные столбцы выбрать нельзя. Вы можете выбрать дополнительные столбцы и скрыть их отдельно.
Щелкните правой кнопкой мыши заглавную кнопку столбца и выберите в shortcut-меню пункт «Скрыть поля».
Показать столбцы
Щелкните правой кнопкой мыши любой заглавный колонок столбца и выберите в shortcut-меню пункт «От новых полей».
В диалоговом окне «Отображите столбцы» пометить каждый столбец, который вы хотите отобрать, и нажмите кнопку «Закрыть».
Изменение стиля линий сетки и цвета фона
При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматирование, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.
Настройка стиля линий сетки
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Сетка».
Выберите нужный стиль линий сетки.
Настройка цвета фона
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет фона».
Выберите нужный цвет фона.
Изменение цвета фона чередующихся строк
Цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы можно установить независимо от цвета фона по умолчанию. Задав чередующийся цвет фона, можно упростить разли чтобы было проще различать смежные строки.
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Чередующийся цвет строки».
Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.
Изменение формата текста
Открыв таблицу, запрос или форму в представлении таблицы, вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются во всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения автоматически в следующий раз при следующем открытие таблицы включались в таблицу, не забудьте нажать кнопку «Да», когда вы закроете таблицу, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.
С помощью дополнительных команд в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная» можно изменить характеристики шрифта в таблице.
Щелкните любую ячейку в таблице.
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» сделайте следующее:
Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните его в поле «Шрифт».
Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле «Размер шрифта».
Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку «Полужирный», «Italic» или «Подчеркнутая» (или любое сочетание этих трех шрифтов).
Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет шрифта» и выберите цвет из палитры.
Обобщение данных путем добавления строки итогов
Добавив строку итогов в таблицу, можно быстро увидеть вычисляемую сумму для столбца. Помимо суммы столбца данных, строку итогов можно использовать для других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.
Чтобы отобразить строку итогов, сделайте следующее:
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.
Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка со словом «Итого».
Щелкните отобразит стрелку и выберите тип вычисления, который вы хотите отобразить в этой ячейке.
Список доступных функций или типов вычислений зависит тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения в рублях, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям в рублях, например «Минимальное» и «Максимальное».
Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в статье «Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки итогов».
Применение сортировки и фильтрации
Есть ряд дополнительных быстрых изменений, которые упрощают просмотр и печать таблицы. Например, на рисунке ниже названия компаний отсортировали по алфавиту.
Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в его заглавной области), а затем выберите нужный параметр сортировки.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые или числовое фильтры, чтобы создать более подробные фильтры.
Сохранение изменений макета
После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем ее открытие. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить эти изменения. Если нажать кнопку «Да»,изменения будут сохранены и применены при следующем открытие таблицы. Если нажать кнопку «Нет»,изменения будут отменены, а в следующий раз таблица откроется с настройками макета по умолчанию (или с последним сохраненным параметром).
Создание таблицы и добавление полей
В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.
Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
Создание таблицы
В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.
Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.
Создание таблицы в новой базе данных
Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.
Нажмите кнопку Создать.
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
Создание таблицы в существующей базе данных
Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.
Использование импорта или связывания для создания таблицы
Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.
Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.
Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.
Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.
Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.
Создание таблицы с использованием сайта SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создание списка SharePoint на основе шаблона
Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Создание настраиваемого списка
Выберите пункт Другой.
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.
Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.
Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.
Создание таблицы с использованием веб-службы
В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных.
Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
Нажмите кнопку Установить новое подключение.
Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.
Настройка свойств таблицы
Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.
Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Страница свойств.
Откроется страница свойств таблицы.
На странице свойств откройте вкладку Общие.
Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.
Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.
Представления на веб-сайте SharePoint
Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.
Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.
Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.
Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.
Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).
Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.
Режим по умолчанию
Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию ( Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.
Условие на значение
Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.
Сообщение об ошибке
Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.
Определите условия отображения строк в режиме таблицы.
Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.
Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.
Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.
Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.
Фильтр при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Сортировка при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку 
рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.
Сохранение таблицы
После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».
Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.
Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.
Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.
Настройка первичного ключа
Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».
Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.
Определение полей, используемых в качестве первичного ключа
Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:
Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
Значения не должны изменяться.
Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.
Настройка или изменение первичного ключа
Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.
Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.
Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.
Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.
Удаление первичного ключа
Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
На вкладке Конструктор в группе Элементы нажмите кнопку Ключевое поле.
Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.
Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.
Добавление полей
Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.
Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».
У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.
Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.
Добавление поля путем ввода данных
Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле (1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.
Ввод данных в столбец Добавить поле:
Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.
Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
Введите данные в новое поле.
Добавление поля с помощью шаблона
Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление нажмите кнопку Другие поля.
Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.
Задание свойств полей
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.
Например, с помощью свойств поля можно:
изменить вид данных в поле;
предотвратить ввод неправильных данных в поле;
задать для поля значение по умолчанию;
ускорить поиск и сортировку по полю.
Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.
Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.
Задание свойств поля в режиме таблицы
В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Переименование поля
Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).
В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.
Введите новое имя в заголовок поля.
Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.
Изменение типа данных поля
При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017, Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).
Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных «Гиперссылка» или «Поле МЕМО» (или «Длинный текст» в Access 2016).
Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.
На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.
Изменение формата поля
Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.
На ленте откройте вкладку Поля.
В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.
Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.
Задание других свойств поля
В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.
На вкладке Поля в группах Свойства, Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.
Задание свойств поля в Конструкторе
При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.
В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
В контекстном меню выберите пункт Конструктор.
Изменение типа данных поля
После создания поля можно изменить его различные параметры.
Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.
На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.
В столбце Тип данных выберите значение из списка.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.
Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.
Задание других свойств поля
Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.
На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.
Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.
В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.
Какие свойства полей доступны?
Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.
Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.
Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.
Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.
Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.
Перемещение поля
Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.
При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.