Как стать организатором мероприятий с чего начать
Как работает ивент‑агентство: поиск форматов, распределение заказов, сезонность
Когда Марии Якиминской надоело работать помощником нотариуса в Нижнем Новгороде, она устроилась в ивент-агентство и за полгода накопила достаточно опыта, чтобы запустить свой проект. Поначалу, чтобы найти клиентов, ей приходилось ежедневно выполнять по 50 холодных звонков. Привлечь несколько корпоративных заказчиков удалось только после того, как количество таких звонков перевалило за 2 000.
В первый год работы предпринимательница наблюдала за работой декораторов, училась банкетному менеджменту, участвовала как волонтер в крупных мероприятиях. С тех пор прошло уже 6 лет, и за это время у агентства сформировался свой алгоритм ведения бизнеса.
Адаптация к рынку
Бренд «Собака Барабака» достался предпринимательнице в наследство от подруги-видеографа, которая запустила агентство в 2014 году и быстро потеряла к нему интерес. Марию заинтересовало необычное название, и она решила развивать компанию сама.
Шесть лет назад работа ивент-агентства в Нижнем Новгороде строилась немного иначе, чем сейчас: организаторы мероприятий приравнивались к агентам, которые просто собирают команду и координируют ее работу. Творческих навыков и режиссерского видения работа не требовала. В таком режиме Мария и ее партнер проработали год.
Предпринимателям хотелось изменить стиль работы агентства и в поисках альтернативы они поехали в Крым, который в то время был модным и популярным направлением, которое все собирались развивать, а также в Москву и Санкт-Петербург, чтобы набраться опыта.
Мария отправилась учиться банкетному менеджменту, чтобы правильно выстраивать работу официантов, взяла небольшой курс по режиссуре, ездила с декораторами по ночам на монтажи, чтобы понять, как строятся декорации. Команда ездила волонтерить на больших мероприятиях в других городах за свой счет, чтобы понять, как они организованы.
Постепенно рынок в городе изменился, и другие агентства тоже расширили функционал: работа организатора усложнилась, теперь нужно было не только управлять процессами на мероприятии, но и предлагать клиенту творческие решения.
В «Собаке Барабаке» в таком ключе организуют частные праздники — юбилеи и свадьбы — и корпоративные мероприятия. Детскими праздниками не занимаются вообще. «В корпоративном направлении клиент ждет от тебя стопроцентной отдачи, чтобы ты ему все придумал, — объясняет Мария Якиминская. – В рамках частного мероприятия мы работаем в команде: клиенты рассказывают о гостях, мы придумываем интерактивы все вместе. С теми, кто просит их удивить, мы скорее всего не будем работать».
Рабочие задачи
«Клиенты приходят ко мне за определенной свадьбой. Так же, как в ресторан приходят, чтобы заказать определенное блюдо, — говорит Мария. – Ко мне обращаются люди, которые уже что-то знают обо мне. Любая свадьба, которую делаю я и моя команда, отражает мой характер. Так работают все организаторы».
Главная задача организатора на свадьбе — показать гостям, что их ждали. Нужно отслеживать с точки зрения банкетного менеджера, учитывает ли подача блюд вкусы гостей, и следить за тем, чтобы всем гостям на свадьбе уделили внимание.
«Обычно 5 % свадеб проходят с сюрпризами, — говорит Мария. – Поэтому всегда нужно иметь с собой аптечку. На одной из свадеб у невесты внезапно проявилась аллергия на креветки, мы вызвали скорую помощь, дали антигистаминные препараты, а врачи сделали ей укол».
Сложнее работать за городом, где отсутствует инфраструктура. На одну из таких свадеб команда Марии привезла световое и звуковое оборудование, для которого нужно было дополнительное электричество. В результате часть оборудования замкнуло, светорежиссер был травмирован, свет в загородном клубе отключили. И вдобавок ко всему еще и ведущий попал в аварию.
«Невеста позвонила и сказала, что готовится к выездной церемонии, — вспоминает предпринимательница. – Мы нашли причину замыкания, вернули нашего ведущего, и никто ничего не узнал».
Свадебный организатор управляет командой разных специалистов, как дирижер — оркестром. В «Собаке Барабаке» есть сработавшаяся команда: несколько ведущих, фотографы, визажисты, видеографы, флористы, декораторы. Новых специалистов с хорошим потенциалом всегда приглашают поработать вместе.
«У нас небольшой город, поэтому высококвалифицированных специалистов не так много и они очень востребованы, — говорит Мария. – Но если планировать все заранее, можно привлечь к проекту любого профессионала».
У агентства часто возникают сложности с поставками цветов — все они идут через столицу. Поставщики запросто могут привезти ярко-розовые пионы вместо светло-розовых, и потом организатору нужно объяснять ситуацию заказчику. Бывает сложно достать техническое или декоративное оборудование. Привозить реквизит из Москвы перед мероприятием — стандартная часть работы.
От Нижнего Новгорода до Москвы — 400 км, это расстояние можно преодолеть за несколько часов и за 759 руб., поэтому агентство часто приглашает московских специалистов — видеографов, фотографов, ведущих, и это лишь незначительно увеличивает расходы.
Выбирая свадебное агентство, клиенты обращают внимание на бюджет, идеи организатора, название и стилистику.
Частные мероприятия ведут два менеджера: 70 % встреч Мария проводит сама, она же берет на себя более сложные заказы. Сейчас предпринимательница ведет одновременно 25 свадеб и 5 корпоративов.
После заключения договора подбирается команда в соответствии с бюджетом и темпераментом заказчика — для более активных и веселых и более спокойных заказчиков. В первые две-три недели выбираются площадки.
После этого с помощью брифов разрабатываются концепция и наполнение свадьбы. «Клиент приходит к организатору, чтобы сэкономить время, — объясняет Мария. – В нашей команде мы прорабатываем технический и творческий тайминг и прописываем все технические задания».
В 75 % случаев агентство подбирает всё — от площадки до стилиста, даже выбирает платье вместе с невестой.
Бюджет свадьбы
В прошлом сезоне «Собака Барабака» организовала свадьбу за 339 000 руб. на 25 гостей под ключ. Эта стоимость включала в себя услуги ведущего, фотографа, визажиста и свадебный торт. «Это минимум, за который можно сделать свадьбу. Урезать бюджет удалось с помощью кавер-группы — жених и невеста исполняли друг для друга песни.
После заключения договора клиенты вносят аванс 20 % в подтверждение брони даты, подбирается менеджер. За 10 дней до мероприятия вносится остаток платежа, все подрядчики получают оплаты в день свадьбы. Фиксированная стоимость работы агентства — 10 % от итоговой сметы свадьбы, например, 50 000 руб. при стоимости свадьбы в 500 000 руб.
Прозрачная смета в Google.Документах помогает корректировать бюджет при подборе специалистов. «Если ребята предлагают мне нанять фотографа за 85 000 руб., я сразу же добавляю его в смету и показываю им, — говорит Мария. – Часто в этом случае они видят, как меняется сумма, и соглашаются на услуги предложенного мной фотографа за 50 000 руб.».
Идеальное время для начала подготовки к свадьбе — полгода, чтобы договориться со всеми нужными подрядчиками. Девять дней — минимальное время, за которое свадьбу готовили в «Собаке Барабаке», причем мероприятие проводилось в самый пик спроса — в августе. Свадьба включала в себя 40 гостей, кавер-группу, оборудование и подготовку ведущего.
Новые форматы
Во «ВКонтакте» для частных заказчиков «Собака Барабака» позиционирует себя как свадебное агентство, корпоративные заказчики чаще обращают внимание на сайт. Соотношение частных и корпоративных заказов в агентстве — 70 на 30, летом проводится меньше корпоративов и больше свадеб, с декабря по март — наоборот.
Основные источники продвижения — социальные сети «ВКонтакте» и Instagram, сайт, онлайн-каталоги свадебных агентств — «Невеста.Инфо» и «Горько» — менее эффективны.
В Нижнем Новгороде с населением в 1,2 млн человек зарегистрировано более 150 официальных организаторов мероприятий, более 150 частных организаторов на Avito.
«Свадьбы снова популярны, но их формат меняется, — делится наблюдениями Мария. – Теперь они чаще проводятся в формате фуршета, гала-ужина или сетовой подачи. Эти форматы дают больше возможностей для декора стола».
Ни одна свадьба не обходится без мультимедиа: такие инструменты нужны для проведения интерактивных опросов, демонстрации видеоконтента, который часто снимают перед свадьбой.
Современный декор предполагает смешение стилей и цветов: черно-белый с фуксией, классику с бохо или ретро-стилями. Наполнение и оформление свадьбы должно учитывать характер гостей и пары на основании брифов. «Мы устроили караоке-битву с любимыми песнями родителей жениха и невесты, и это было очень хорошо принято гостями», — рассказывает Мария.
Распределение заказов
На старте у «Собаки Барабаки» не было заказов и вложений. Первая свадьба знакомых была организована дома на кухне в июне 2014 года. С той свадьбы в агентство пришли еще четыре пары — до марта 2015 года все мероприятия организовывались из дома.
Первые заказчики с большим бюджетом могли позволить себе нанять организатора — тогда они еще не были популярны, но входили в моду. Получить заказ помог опыт организации мероприятий в предыдущей компании.
Чтобы найти корпоративных заказчиков, Мария и ее партнер ежедневно выполняли 50 холодных звонков. После двух тысяч звонков — тогда отчетность велась не в Bitrix, а в Excel — агентство смогло найти несколько корпоративных заказчиков и снять офис.
Фрилансеры часто страдают от отсутствия заказов зимой. Чтобы решить эту проблему, достаточно правильно распределять бюджет. Того, что агентство зарабатывает в декабре на корпоративных заказах, хватает на январь, февраль и март. После этого начинаются сезон свадеб.
Основные расходы компании: аренда офиса, выплаты двум сотрудникам и бухгалтеру, который отвечает за документооборот и подачу деклараций, налоги за сотрудников — страховые и медицинские взносы. Чтобы поддерживать партнерские отношения с клиентами и партнерами, 5 000 — 10 000 руб. Мария тратит на корпоративные подарки с логотипом компании и букеты цветов для невест на день рождения. На содержание бизнеса я трачу примерно 700 000 руб. в год.
Советы организаторам мероприятий
Лучше, чтобы в этот бизнес приходили люди с профессиональными навыками и образованием. В России невозможно получить высшее образование по профессии «ивент-менеджер». При этом есть вариант отучиться на режиссера крупных городских мероприятий. Недостаточно устроить свою свадьбу, чтобы стать хорошим организатором.
В первый год мы много работали волонтерами на крупных мероприятиях, причем за это нам не платили. Зато мы поучили шанс досконально узнать все тонкости бизнеса и изнутри посмотреть на сотрудничество профессионалов из разных областей.
Клиенты ценят индивидуальный подход и оригинальность мышления. Это гарантия того, что свадьба запомнится и понравится гостям.
Только 5 % свадеб проходят идеально. В остальных 95 % случаев вы должны быть готовы решить любую проблему.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Организация мероприятий: с чего начать бизнес?
Добавлено в закладки: 0
Торжественные семейные или корпоративные мероприятия и праздники нуждаются в хорошей организации. Поэтому сегодня появляется все больше компаний, предлагающих подобные услуги. Поскольку эта ниша пока относительно свободна, начинающие предприниматели имеют возможность занять ее и стать лидером. Открыть бизнес по организации мероприятий может даже начинающий предприниматель, не располагающий значительным стартовым капиталом.
Организация мероприятий как бизнес-идея: выгода и нюансы
Организация мероприятий, так же, как и другие направления сферы услуг и индустрии развлечений, многогранна и может включать в себя различные области активности. Поэтому будущему учредителю такого предприятия следует изучить интересующее направление бизнеса и выбрать наиболее подходящие области, в которых можно начать развитие.
На видео: Агентство по организации праздников
К наиболее востребованным на сегодня видам деятельности специализированных компаний можно отнести следующие:
Одним из выгодных направлений деятельности будет организация корпоративных мероприятий – это позволит получить большую прибыль, а также пополнить базу постоянных клиентов. В среднем на корпоративные мероприятия приходится примерно половина выполняемых заказов, около четверти – на набирающие сегодня популярность детские праздники, примерно столько же – на свадьбы.
Предприниматель может выбрать одно или несколько смежных направлений деятельности, определяя широту активности компании наличием достаточных финансовых инвестиций и опыта в выбранной деятельности. Если это направление оказывается совершенно новым для учредителя бизнеса, предпочтительнее остановиться на одном или двух предложениях, со временем расширяя область деятельности.
На видео: Как открыть агентство по проведению праздников
Бизнес по организации мероприятий будет выгодным и перспективным благодаря нескольким особенностям. Одна из них – высокий уровень спроса: к разработке и проведению мероприятий различного рода обращаются практически все крупные компании, а также частные лица. Высокий уровень прибыли и относительно малая затратность – также важные качества бизнеса этого рода. Фактически открыть бизнес с нуля по организации мероприятий может даже неопытный предприниматель – нужно только разработать хорошую концепцию и продумать ее реализацию, составив бизнес-план.
Средний бизнес-план покажет, что общие вложения в создание бизнеса такого рода составят около 100 тысяч рублей, но конкретные суммы будут зависеть от выбранной стратегии и масштабов деятельности. Уровень прибыли и срок, в который компания сможет окупить затраченные средства, будет полностью зависеть от количества и масштаба заказов, которые будет получать компания, а также от установленной ценовой политики.
На видео: Вебинар: Как зарабатывать на организации концертов и вечеринок
Условия создания бизнеса по организации мероприятий
Один из первых этапов создания бизнеса по организации мероприятий – поиск подходящего помещения, в котором будет открыт офис компании. Поскольку основной расчет следует делать на крупные и средние фирмы, способные обеспечить достаточный уровень прибыли, территориальное расположение офиса должно быть ориентировано на центр города. Удобным будет аренда помещения в офисном центре, поскольку такие здания изначально предназначены для открытия офисов, кроме того, поблизости расположено немало других организаций, которые могут стать потенциальными клиентами.
Правда, существует такой аспект, как относительно высокая стоимость аренды помещений в офисных центрах. Поэтому учредителю бизнеса на эти расходы придется заложить в бюджет несколько десятков тысяч рублей в месяц. Существуют и альтернативные, более бюджетные варианты – можно арендовать неспециализированное помещение в менее популярном месте и, оборудовав его заметной вывеской, открыть агентство по организации мероприятий там.
Организация мероприятий: с чего начать бизнес?
Создание онлайн-сайта компании способствует более быстрому и качественному развитию деятельности новой организации и поиска потенциальных клиентов. Это важное условие продвижения предприятия, поскольку именно ко всемирной сети большинство современных людей обращаются в поисках подобных услуг. Для того чтобы сайт был функциональным, его создание и ведение необходимо доверить профессионалам.
На ресурсе должно быть достаточно подробной информации о предоставляемых компанией услугах, их разновидностях и стоимости. Если сайт будет наполнен фото и видеоотчетами о проводимых мероприятиях, потенциальные заказчики будут иметь более подробное представление о профессионализме сотрудников предприятия, что позволит увеличить базу клиентов. Важным будет и проведение оптимизации сайта компании в поисковых ресурсах: это позволит сайту сразу занять топовые позиции поисковиков, что дает больше преимуществ перед конкурентами.
Другие виды рекламы также обязательно должны быть использованы. Прежде всего это касается прочих видов популяризации в интернете: это может быть контекстная реклама, размещение рекламных баннеров на различных интернет-страницах, использование различных форумов, в том числе ресурсов подобной тематики. Не стоит забывать и о рекламе в СМИ: многие потенциальные клиенты традиционно обращаются к объявлениям, опубликованным в газетах и журналах. Яркая и заметная вывеска на офисе, а также информационные баннеры и бигборды, расположенные поблизости, будут дополнительно сообщать потенциальным клиентам об услугах, предлагаемых компанией. В среднем на рекламную кампанию и маркетинговые мероприятия в целом придется выделить из бюджета предприятия минимум 30 тысяч рублей и более.
Условия создания бизнеса по организации мероприятий
С учетом созданного бизнес-плана далее на работу принимают необходимое количество сотрудников. Каким будет штат, зависит от видения работы компании самим руководителем и уровня профессионализма персонала. Прежде всего потребуются менеджеры, аниматоры и дизайнеры, которые совместно будут выполнять всю работу по организации мероприятий в соответствии с пожеланиями заказчиков.
В зависимости от масштаба нового предприятия, его активности и количества заказов следует определить, какие сотрудники будут постоянными членами коллектива, а каких можно приглашать при потребности. Минимум один автор сценариев и постановщик обязательно должен работать в компании на постоянной основе. Как правило, приглашают артистов и ведущих, организовывая какое-либо торжество, что при наличии готового сценария и творческих идей значительно проще, нежели держать собственный штат актеров и аниматоров. Для того чтобы не возникало проблем и форс-мажоров, с сотрудниками, работающими по найму, лучше заключать договор на основе предоплаты.
Поскольку одним из важнейших факторов развития предприятия будет репутация компании, основанная на отзывах клиентов, желательно подобрать в штат наиболее профессиональных и инициативных сотрудников, их опыт и образование при этом не будет иметь весомое значение.
Регистрация бизнеса по организации мероприятий
Эвент агенство с нуля: что для этого нужно
В вопросах официальной регистрации нового предприятия важно принимать решения исходя из формата и масштаба деятельности компании. Так, если ивент-агентство включает небольшое количество сотрудников и имеет только одного владельца, более выгодным вариантом организационной формы станет индивидуальное предпринимательство. Эта форма позволяет отчитываться о полученных за определенный период доходах и уплачивать налоги и при этом затрачивать минимальные средства на регистрацию и ежегодную отчетность.
В том числе, если будущий индивидуальный предприниматель занимается всеми регистрационными вопросами самостоятельно, без помощи посредников, общая затратность составит всего 800 рублей, которые необходимо уплатить в качестве госпошлины.
Пакет документов, который нужно подать при регистрации компании, будет следующим:
Требования к потенциальному ИП минимальны: достаточно, чтобы он имел гражданство страны и был совершеннолетним, а также мог подтвердить это предоставлением паспорта. Никаких подтверждений наличия определенного дохода или имущества при этом не нужно.
В отличие от ООО, форма ИП не требует обязательного получения расчетного счета и заказа печати. Но при успешной работе компании эти условия будут желательными, поскольку это придаст определенную презентабельность компании и облегчит сотрудничество с клиентами. Срок выдачи свидетельства ИП обычно составляет до 5 рабочих дней. Получив свидетельство и выписку из госреестра, предприниматель может начинать деятельность агентства.
Желающие открыть бизнес с нуля по организации мероприятий должны учитывать, что это направление отличается не только преимуществами и простотой, но и определенными сложностями. Главная из них – относительная сезонность. Так, перед новогодними праздниками количество заказов на корпоративные праздники возрастает в разы, тогда как в остальное время приходится рассчитывать преимущественно на свадьбы и прочие семейные торжества.
Профессия «Организатор мероприятий»
Предисловие: по причине некой стагнации сайта, хотелось бы начать серьезную серию авторских постов. Проект может послужить не только приятным утренним чтивом за завтраком, но и просветительской литературой для подрастающего поколения, которое не слышало о хэдхантере, силе соотношения знание-опыт, опыт-оплата труда. Самое главное – не слышало о невероятном разнообразии профессий и должностей.
Тысячи выпускников вузов, получив заветный диплом, не имеют ни малейшего представления, кем они хотят стать, читать «работать». И только для самых пробивных слова «стать» и «работать» тождественны.
Представления выпускников о профессиях все еще традиционны – это «преподаватель», «врач», «программист», «кондитер», «летчик» и так далее. Под каждой из этих профессий скрывается с десяток узких специальностей, и только 1-2 будут подходить конкретному специалисту. А ведь есть еще та, какая-то странная профессия, которая они не знают, как называется, но когда по телевизору или в кино показывают, там все весело и дружно сидят и сочиняют слоганы. Ну, как в фильме «99 франков». Или вон есть там за сценой на концерте какие-то ребята, что-то делают, вроде как работают. И Марина Петровна каким-то образом привозит огромное количество американских туристов на теплоход, сидит с ними за столиком в ресторане, общается. Это что за работа такая? Где такому учат?
Одним словом, как мне заниматься тем, чем я хотел заниматься с самого детства? Теми странными вещами, которыми не учат в вузе, а когда спрашиваешь преподавателей, они разводят руками.
В какой-то прекрасный вечер я посмотрела фильм «Выпускник» с Дастином Хоффманом. Тот самый, в котором Миссис Робинсон. Вы знаете, что люди очень по-разному трактуют концовку фильма? Я смотрела его позже с подругой, которая, глядя на уезжающих в автобусе главных героев, улыбалась. Для нее концовка была романтичнее некуда. Меня же «Выпускник» заставил действовать – я не могла себе представить что-то хуже, чем слоняться по родительскому дому, без работы, без опыта, без профессии. Когда тебя спрашивают – ну, что дальше? А ты еще не решил. Фильм «Выпускник», он о безысходности. И в конце, когда герои едут в автобусе, на их лицах так и видно понимание, что они только что натворили какую-то фигню и теперь сами не поймут, что делать дальше.
Я не хотела быть «выпускником», поэтому у меня была «моя» профессия еще до гос экзаменов. Не журналист, преподаватель, переводчик, а то, что я хотела.
Если вы родители, то советую вам как можно раньше познакомить детей с сайтом хэдхантер. С названиями специальностей, требованиями к резюме, а самое главное – требованиями к соискателям.
Изначально я искала работу в концертной деятельности. Была готова даже переехать в Москву, если бы меня взяли хотя бы стажером в компанию типа SAV Entertainment. От работы в клубах меня отговорила знакомая, резюме в ведущее концертное агентство города отклонили (причем, и в последующие разы, когда резюме было уже с большим опытом работы). Попалась одна единственная вакансия – организатор мероприятий. Компания крутая (как впоследствии выяснилось, одна из лучших, если не лучшая). Почему взяли: ожидаемая зарплата – 20 тысяч рублей. Все, кто удивится, поверьте – для зеленого сотрудника, который не умеет чуть меньше, чем ничего – это красная цена. Другие причины сложно назвать – одни соискатели на собеседовании нравятся, другие – нет. Видимо представления работодателя о соискателе и мои представления о работе совпали. Спросили, когда я готова начать. Я сказала – сейчас. Работала я в тот же день, вернее вечер. Поехала с одним из руководителей на презентацию машины. Помогала раздавать подарки, приглядывала за кейтерингом, гладила кимоно.J Все начинается с очень малого и доходит до серьезных масштабов.
Теперь самая суть поста – работа организатора мероприятий. Я пользуюсь русским названием профессии, потому что 80% не понимает, что такое event manager, producer или, о боже, mice manager (об этом позже). Разберем типичную вакансию с хэдхантера на должность организатора. Требования стандартные у всех агентств. Разберем то, с чем столкнется новичок (оригинальный список требований взят с хэдхантера и выделен курсивом):
Поиск и привлечение клиентов/партнеров. – Вообще, это задача аккаунт-менеджера. Если в вакансии есть такое требование, то агентство очень маленькое – вам придется и делать проекты, и заниматься клиентом. Совмещать эти две обязанности может только очень опытный менеджер.
Поддержка и развитие клиентской базы – Задача ньюбиза/аккаунта (менеджер по развитию бизнеса и привлечению клиентов)
Проведение встреч и переговоров, согласование условий и параметров предложений. – Менеджеры часто ездят на встречи с клиентом, но все же в 90% случаев в сопровождении аккаунт-менеджера.
Составление коммерческих предложений (разработка планов мероприятий, полный расчет стоимости) – а вот это 50% вашего времени. Привет, excel.
Консультирование клиентов по вопросам, связанным с организацией и проведением мероприятий – опять же, аккаунтинг. Однако, эту задачу иногда также передают менеджеру.
Высшее образование – здесь несколько вариантов: диплом по маркетингу, по пиару, рекламе, режиссуре. Однако, специфики этой профессии не передает ни одна профессия.
Опытный пользователь MS Office, Internet. – Явно необходимо заменить на «Опытный пользователь Excel». Поверьте, я мыслю сметами J Судя по тому, что вакансия свежая, требование к знанию офиса и интернета немного смешны.
Опыт активных продаж – приветствуется – это ньюбиз!
Умение работать в коллективе – очень важно, ваш коллектив будет вашей семьей
Обучаемость.- нужно принять то, что вы очень мало знаете и умеете. Будет много критики, но она будет нацелена на ваше развитие
Широкий кругозор. – Скорее, креативность, поиск новых фишек, заинтересованность в жизни. Никому не интересен организатор, который предлагает их мероприятия в мероприятие одно и то же, просто потому что не знает ничего нового.
Если вы видите, что заработная плата не указана и в вакансии о ней вообще ничего не сказано – отправляйте резюме. Вполне возможно, что руководитель захочет вас взять и обучить всему с нуля.
Допустим, вас взяли. Обрисовали радужные перспективы. Запомните, что вся эта радуга для тех, кто готов работать. «Не столько удачи, сколько пахоты». Это слова организатора сочинской олимпиады 😉
Работа организатора не знает графика 9.00-18.00. Звонить могут в любое время, особенно во время реализации проекта. Также в клиентах может быть завод, который работает с 7.30 до 16.00. Либо Владивосток.J Либо, если вы уже крутышка, США. J Очень важно научится не дуться, не воспринимать это в штыки. Хорошие компании заботятся о сотрудниках и корректируют им расписание, поощряют.
Загрузка менеджера очень важна, если она слишком высокая, то менеджер может совершить ошибку. А ошибки в этой профессии всегда завязаны на очень больших деньгах. В своем первом агентстве я могла в течение дня заехать в OBI за реквизитом, поехать на встречу с клиентом, заехать в офис написать сценарий, поехать вечером на мероприятие – свое или чужое. Питалась кейтерингом. Может показаться безумной суматохой, но я любила эту часть. Во время такой работы вы знакомитесь с кучей самых интересных людей города – лучшие фотографы, музыканты, режиссеры. Ваша телефонная книжка пестрит известными именами. Но следует также запомнить, что вы работаете с этими людьми, они оценивают вас за ваш профессионализм, следуют за вами. Работа организатора требует предельной точности и просвещенности. Вы несете ответственность за техническую группу от 15 до 100 человек и еще за те 500 гостей, которые захотели после юбилея компании прыгнуть в речку.
Проект. Набравшись опыта, я понимаю, что самое главное для организатора мероприятий – это грамотный аккаунт-менеджер. Аккаунт-менеджер – это человек, который продает проект. Это человек, который доказывает клиенту, что вы именно те, кому нужно отдать проект. Это ваш добытчик. Он может принести вам диетическое блюдо, либо сочный пряный шашлык.
С чего начинается работа на проекте. Аккаунт-менеджер приносит вам свежий, хрустящий бриф (техническое задание) = список того, что и когда хочет клиент, переведенный на ваш язык. Например, одна из реплик: «400 детям в парке нужно показать такой-то ролик». Грамотный менеджер знает, как это можно сделать. Грамотный аккаунт-менеджер знает, как обосновать клиенту, что это нельзя сделать за 20 тысяч рублей. Нет, за 30 тоже нельзя.
Берем бриф, открываем excel. Параллельно креативщик открывает power point, чтобы написать концепцию мероприятия, «рассказать» клиенту, что тот сможет увидеть за те деньги, которые готов предложить. Именно на этой стадии можно увидеть тот самый момент из 99 франков – создание слогана мероприятия, идеи и фирменного стиля. Этот момент называется «мозговой штурм» или «давайте вместе поштормим». Если мероприятие несложное, то менеджер сам пишет и «обсчитывает» концепцию. Если мероприятие очень сложное, то к работе привлекается режиссер-постановщик.
Обычно предложение подготавливают за неделю. Если задание дали за 2-3 месяца до сдачи, ждите, что его 42528975 изменят и переделывать придется опять-таки за неделю, а то и за 2 дня (субботу и воскресенье, ага).
Сдали проект, ждем ответ. Варианты ответа: да, берем, приступаем (10%), да, берем, приступаем, но втрое дешевле сделайте и добавьте нам хэдлайнера (70%), не берем, мы сделаем это сами (10%), не берем, агентство Пупкин и Ко сделает нам дешевле, а слоган и фирменный стиль и что вы там еще проработали мы возьмем, ну просто потому что законами об авторском праве никто не защищен (10%). Опытные организаторы знают, что есть еще несколько очень неприятных вариантов.
Что же мы делаем, если проект взят. Берем все, что у нас понапёсано, и активно всем звоним-договариваемся. Далее – тонкости реализации, коих куча. Дни и ночи без сна перед проектом, ночной монтаж, дневной ливень и вся остальная романтика.
Это тяжелая работа, но моменты, когда вы стоите за сценой, а перед вами танцует целое поле людей – бесценны. Вы получаете огромный заряд позитива и энергии. Негативные моменты забываются, потому что вы подарили людям настроение.
Виды мероприятий. В начале статьи я писала об инязе, репетиторстве и переводе. Это мои основные и очень сильные навыки. Я пока не встречала организатора со знанием такого количества иностранных языков. Поэтому когда я начала работать днями и ночами в ивенте, отсутствие практики языка стало очень большим минусом. Немного разобравшись в профессии, я узнала о зарубежных мероприятиях – Meeting Incentive Corporate Event, короче – MICE. Такую работу найти очень сложно, особенно если у вас нет опыта в зарубежных мероприятиях (замкнутый круг, да).
Из-за отсутствия языковой практики я уволилась из своей первой компании. Было трудно, становилось очень скучно, работа в туристической компании разительно отличалась от того, к чему я привыкла. Бывший руководитель привлекал к проектам, звал назад, но раз уж ты один раз ушел. А вот теперь начинается самое интересное – знакомства. Если вы хороший специалист, то знакомые о вас говорят. Меня порекомендовали в очень амбициозное московское агентство. С очень высокими требованиями, высокой зарплатой и выгодными условиями. Не бойтесь не соответствовать абсолютно всем требованиям работодателя. В моем случае требованием было «от 3 лет работы в сфере». 3 лет не было, был почти год, но был также огромный список проделанных за этот год проектов. Меня взяли после первого очень долгого собеседования. Второе решили не проводить. А через месяц работы дали в руки мой первый зарубежный проект.
Об оплате труда. Я писала выше о стартовых 20 тысячах. На тот момент я была еще студенткой без диплома. Зарплата в организаторском бизнесе немного отличается от обычной. Агентство выплачивает ставку (те же 20,30, 40 тысяч) и платит бонусы за реализацию проектов. Ивент-менеджер как раз на бонусы и кормится. Смысла расписывать бонусы в цифрах нет, они разнятся от проекта к проекту. Но ваша оплата зависит от того, что вы умеете. Есть ребята, которые организуют все одни, под ключ. Есть целые маркетинговые агентства-полигоны, в которых задачи расписаны на каждого человека и прибыль с проекта делится на 5-6, а то и большее количество человек. Вывод один – хороший менеджер очень хорошо зарабатывает.
Виды специализаций в организации мероприятий, с которыми пришлось столкнуться: event (общие событийные мероприятия – корпоративные мероприятия, частные праздники), свадьбы, b2b (деловые мероприятия), btl (промо-акции), mice (зарубежные выездные или просто выездные мероприятия, например, из Москвы в Питер, на Байкал и т.д., сюда же входят поощрительные поездки победителям акций), детские праздники, концерты, шоу.
Где учат: скорее нигде. Учатся с опытом. Есть компании, которые требуют профильное образование в сфере пиара. Я знаю людей, которые работают в ивенте с 16 лет и уже сейчас за их плечами опыт организации крупнейших фестивалей мира. Образование какое-то. Самое лучшее, что слышала и что кажется уместными – специальность режиссер-постановщик (если вы хотите делать шоу), ну и маркетинг и реклама (если вы нацелены рекламировать продукт клиента и делать промо события).
В концертной и фестивальной деятельности я себя пока никак не реализовала. Если кто-то из вас занимается подобными вещами, то я с интересом вас почитаю, так как одна из причин, по которой я пока не рвусь в концерты – деньги. Ивент предлагает большие деньги, постоянную загрузку проектами, концерты – не знаю. Геморроя они, явно, предлагают больше. J Но я же авантюрист, меня все равно туда тянет.
Где еще почитать – event.ru. Это как adme для организаторов, залипаешь надолго.
Если у вас есть вопросы по профессии, буду рада ответить.