Каков предмет документационного обеспечения управления что изучает данный предмет
Каков предмет документационного обеспечения управления что изучает данный предмет
Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
Предмет, содержание и задачи ДОУ
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.
Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления
Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления.
Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
Предмет, содержание и задачи ДОУ
Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Основные функции документа:
· информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
· организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
· коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
· юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
· воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
· учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
· документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
· по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
· по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.
· по месту составления
· по степени гласности
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
· по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
· по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
· по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
· по срокам хранения
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.
Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период ( Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т. д.
В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.
Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.
В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.
Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.
Взамен устаревшей системы приказов в 17гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России.
При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название “архив”.
ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия.
Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.
Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т. е. решение дела.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, «не терпящие времени» или срочные. Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.
На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.
Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.
В конце ХIХ-начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.
История управления и делопроизводства в ХХ вв.
В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.
Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.
Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро «Стандартизация», которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.
Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:
1. документооборот учреждений и методы его оптимизации;
2. способы регистрации документов;
3. контроль исполнения документов;
4. хранение документов.
Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.
В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.
Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.
Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.
Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.
Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.
Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ.
Цель изучения: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.
Вопросы для изучения:
1.Состав нормативно-методической базы ДОУ.
2.Стандартизация и унификация системы ДОУ.
3.Общероссийские классификаторы документации.
4.Государственная система документационного обеспечения управления.
Состав нормативно-методической базы ДОУ.
В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. государственные стандарты на документацию;
7. унифицированные системы документации;
8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.
Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 01.01.01 г. № 000-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 01.01.2001 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 01.01.01 г. № 000-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
В Федеральном законе от 01.01.01 г. «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.
Специалист должен знать положения:
1. Указа Президента РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
2. Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.
Стандартизация и унификация системы ДОУ
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т. д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Требования к разработке унифицированных форм документов
1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.
Классификация унифицированных форм документов
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:
— государственные (общероссийские);
— отраслевые (ведомственные);
— субъектов Российской Федерации;
— формы документов объединений, предприятий, организаций.
Общероссийские классификаторы документации.
Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)
Общероссийский классификатор продукции (ОКП)
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)
Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ГСДОУ — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)
Сейчас в России принята система ЕСКК (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации), частью которой является ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности). ОКВЭД построен на основе Статистической классификации видов экономической деятельности в Европейском экономическом сообществе (Statistical classification of economic activities in the European Community).
Таким образом, существует множество банковских, налоговых и других кодов предприятия, которые частично дублируют друг друга.
Очевидно, что в перспективе с учетом роста международного сотрудничества и развития электронной коммерции, которая представляет собой планетарную систему, должен быть введен единый международный код предприятий.
К сожалению, до сих пор в каждой стране приняты свои системы кодирования. Поэтому при подготовке международных коммерческих документов необходимо учитывать реквизиты, принятые в той или иной стране.
Единая система кодирования предприятий должна отвечать следующим требованиям.
Система должна быть международной.
Система должна быть универсальной (т. е. осуществлять возможность кодирования юридических и физических лиц вне зависимости от принадлежности к каким-либо отраслям или сферам деятельности).
Примером подобной системы на сегодня является глобальный идентификационный номер GLN EAN/UCC
Стандартом ассоциации EAN International (General EAN/UCC Specifications) введен в действие единый международный Глобальный идентификационный номер EAN/UCC Global Location Number (GLN).
GLN представляет собой 13-разрядный цифровой код (номер), предназначенный для точного и краткого обозначения:
1. юридических лиц, т. е. зарегистрированных предприятий и организаций;
2. функциональных подразделений, т. е. департаментов, управлений, отделов и т. п. внутри организации;
3. физических объектов, т. е. номеров помещений, складских ворот и т. д.
Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.
Цель изучения: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.
Вопросы для изучения:
1. Бланки документов и требования к ним.
2. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Бланки документов и требования к ним
Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.
Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:
· Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
— предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — печать;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию.
30 — Идентификатор электронной копии документа
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: