Канбан в битрикс24 что это
Создание стадий Канбана
Рассмотрим стадии на примере бизнеса по продаже телекоммуникационных услуг. У такой компании может быть три направления работы: продажа услуги, подключение абонента и поддержка. Для каждого из направлений нужно создать свою воронку – так будет проще поделить на этапы и контролировать процесс выполнения.
Стандартные стадии воронки Битрикс24 нам не подходят, поэтому отредактируем их. Стадии можно создавать, изменять, удалять или менять местами. Наведите на мышку на стадию и нажмите на карандаш, чтобы отредактировать или удалить её. В открывшемся окне вы можете изменить ее название и цвет. Для удаления нажмите на крестик.
Чтобы создать новую стадию, наведите курсор на одну из стадий и нажмите плюс. Новая стадия расположится сразу после нее.
Вот так выглядит канбан после настройки стадий.
Канбан доска
«Канбан доска» — это дополнительная возможность оптимизации всех процессов, переход от записок и блокнотов к системе электронной фиксации данных, которые будут доступны каждому сотруднику.
Основной функционал.
Приложение «Канбан доска» – это многофункциональный помощник, который обладает рядом возможностей.
Настройка приватных и публичных досок с заметками. Заметки могут создаваться не только для себя, но также для группы сотрудников, если работа в компании ведется совместно. Для удобства в системе настроек можно выбрать приватный режим, при котором просматривать и менять данные могут лишь выбранные для этого участники, либо публичный режим, где просматривать могут все сотрудники компании, а менять данные лишь избранные.
Гибкая настройка прав участников. Интерфейс приложения максимально прост – здесь легко можно добавлять участников нажатием всего одной кнопки, и также быстро удалять их из заметки. При добавлении участника можно выбрать один из возможных вариантов доступа: администратор, редактор, просмотр.
Добавление досок с заметками в избранное, привязка досок к группам или проектам Битрикс24. Во время настройки в приложении можно выбирать рабочий проект из выпадающего списка доступных. Это позволяет хранить всю необходимую информацию по делу, не обращаясь к справочникам, телефонным книгам и иным источникам информации.
Добавление неограниченного количества колонок, возможность их копирования или ротации. В интерфейсе доски каждая колонка отображается в виде отдельного окна. Чтобы создать новую с аналогичными данными, необязательно проходить процедуру разработки с нуля. Достаточно скопировать имеющуюся заметку и лишь подкорректировать данные. Также можно свободно размещать заметки по рабочему столу в порядке важности или просто как удобно.
Добавление неограниченного количества колонок, возможность их ротации как внутри, так и между колонками. Все колонки с делами существуют отдельно. К примеру, на рабочем столе есть три колонки – срочные дела, в процессе и завершено. Каждая колонка содержит ряд карточек с описанием дел или иными заметками. Например, при просмотре срочных дел сотрудник может взять одну карточку и легким движением мыши перетащить ее в соседний столбик в группу выполняемых задач. Также могут меняться местами задачи в одной колонке – это позволяет визуализировать приоритеты, понятнее формировать список дел на период и упрощает работу.
Добавление заметок для карточек. При формировании карточки дела, при ее просмотре с возможностью редактирования пользователю откроется окно с несколькими полями. В них можно задать название карточки (рабочего процесса, задачи, напоминания), а также дополнительно дать описание или примечания по вопросу. При просмотре в дальнейшем это позволит быстро вспомнить важную информацию и не тратить время на новые поиски данных.
Функционал поиска по карточкам в доске. В приложении имеется система поиска, благодаря которой нужные сведения могут быть сразу найдены по запросу (фразы) или дате создания (редактирования) карточки.
Функционал смены фона. Приложение также позволяет играть с оформлением и менять его под настроение или стилистику компании. При смене фона можно использовать изображения или сделать его однотонным цветом.
Функционал фиксации истории действий. В левой части приложения отображается информация о том, какие пользователи производили действия на досках. Информация предоставляется в виде списка действий в убывающей последовательности. В списке указывается имя и фамилия пользователя, действие, дата и время его совершения. Это позволит легко контролировать деятельность сотрудников и отслеживать изменения информации.
Версия 2
Добавлен функционал создания задач из заметок.
Версия 1
Канбан доска — это великолепный планировщик задач по проекту. Вы можете создавать списки дел и любую другую информацию, для которой раньше требовались стикеры.
Режим работы:
10:00 — 19:00 по московскому времени.
Время реакции на обращение – 48 часов.
Выходные дни: суббота и воскресенье.
Канбан в битрикс24 что это
Канбан – это вид отображение элементов CRM, на данный момент являющийся самым популярным в России. Очень удобно управлять движением лидов и сделок на рабочем столе Битрикс24. Недавно канбан в Битрикс24 стал ещё более удобным, так как теперь его можно настраивать.
Настраивать можно как карточку быстрой формы создания лида и сделки, так и карточки просмотра лидов и сделок в режиме канбан.
Чтобы приступить к настройкам, нужно нажать на кнопку «Быстрый лид» в разделе лиды, или «Быстрая сделка» в разделе сделки, затем внизу нажать на кнопку «Выбрать поле» и выбрать один из нужных Вам пунктов.
Рассмотрим на примере настройки полей быстрой формы создания лида. Например, Вы хотите заполнять такие штатные поля, как дата рождения, должность, источник, а также назначить ответственного. Для этого ставите нужные галочки во всплывающем окне настроек. Это касается не только штатных полей, но а также Вы можете туда добавлять и свои пользовательские поля.
Теперь форма быстрого создания лида будет выглядеть более подробной и не надо будет лишний раз открывать созданный лид, чтобы дополнить его информацией.
Теперь рассмотрим пример настройки полей карточки просмотра на примере лидов. Например, Вам не нужна сумма лида, а наоборот нужно добавить именно свой набор важных для Вас полей. Для этого также нужно выставить необходимые галочки в окне настройки полей карточки просмотра.
Теперь Ваши лиды будут занимать больше места в высоту, но зато перед галазами менеджеров будет гораздо больше полезной информации и им не придется совершать лишних действий, чтобы посмотреть важную для них информацию.
Также очень важным моментом является тот факт, что, как и в случае с карточками CRM, может быть два вида настроек, общий вид и свой вид. Это значит, что администратор портала сможет настроить карточки канбан как считает нужным, но при этом каждый менеджер сможет всегда настроить этот вид для себя, если ему, например, чего-то не хватает в общем.
Канбан в Битрикс24 — понятно, просто и удобно
Для контроля продвижения процессов придумано множество методов и Канбан, по праву, претендует на один из наиболее удобных. Его широко используют на производстве. что позволяет не просто следить за технологическим процессом, но и сразу видеть проблемные места или участки простоя. Битрикс24 внедряет у себя самые эффективные технологии, поэтому конбан также присутствует в Портале, а именно в разделе CRM и Задачах. При правильном использовании этого метода вы всегда будете понимать, что происходит или чему нужно уделять особое внимание.
Что такое канбан?
Этим почти японским словом принято называть метод визуализации прогресса любого процесса с помощью продвижения по шкале карточек. В оригинале это звучит “КаМбан”, однако ошибка в транскрипции японского слова, которое означает “доска объявлений” подарила миру конкретное новое понятие. Впервые в промышленных масштабах метод применили в 1959 году на сборочных линиях завода “Toyota” и это позволило значительно оптимизировать производство. Многие из нас также практикуют метод, зачто не зная его названия, когда переклеивают стикеры по мере продвижения какой-либо задачи.
Однако в отличии от бумажных листочков у электронного канбан есть множество преимуществ. Здесь ничего не отклеится, не потеряется, а при помощи автоматизации карточки даже будут двигаться сами после выполнения нужных действий вашими сотрудниками или реакции от клиентов. Виртуальный канбан легко настраивать, и ним просто управлять.
Канбан в СRM
Поскольку канбан хорошо подходит для визуализации общего прогресса дел в зависимости от составляющих процесса, этот метод отлично подходит для отображения продвижения по воронке продаж. В СRM этот метод встречается в Лидах и Сделках. Для того, чтобы увидеть канбан, необходимо выбрать в соответствующем разделе этот вид отображения вместо списка или календаря.
Канбан для Лидов
По сути, канбан в Лидах и Сделках является горизонтальной раскладкой структуры вашей воронки продаж. Здесь отображены столбцы с ее стадии и присвоенными вами названиями. По умолчанию в Битрикс24 уже существует заготовка стадий, а в отраслевых СRM разработчики или Партнеры уже предусмотрели все необходимое. У каждого столбца есть свой цвет, общий для всех карточек Лидов в нем, тоесть что-либо перепутать невозможно. При перетягивании карточки в соседний столбец цвет изменится автоматически. Давайте рассмотрим конкретный пример.
Представим простую воронку продаж из четырёх этапов:
Необработанный лид, который только попал в вашу СRM;
Проверка лида и его распределение между сотрудниками ответственным менеджером;
Связь сотрудника с лидом, общение и отправка коммерческого предложения для рассмотрения;
Создание сделки и конвертация лида в Контакт или Компанию.
Как видите, каждому этапу соответствует столбец стадии в канбан. Длина электронной доски канбан зависит от “глубины” воронки, для скроллинга в портале используются навигационные кнопки. Карточки лидов складируются по мере наполнения, их просмотр или редактирование возможно прямо здесь же в открывающемся окне слайдера.
Кроме контроля стадии продвижения в данном режиме мы сразу получаем дополнительную важную информацию. В данном случае видно, что на стадии распределения ответственных (1) карточек нет вообще, а на этапе отправки коммерческого предложения (2) “зависло” сразу три лида. Это нормальная рабочая ситуация, однако если ситуация долгое время не меняется, или карточки продолжают скапливаться в конкретном месте — это сигнал повышенного внимания руководителю.
Канбан для сделок
Аналогичную ситуацию мы наблюдаем и для Сделок в Битрикс24. Сюда попадают сделки после воронки Лидов или могут быть созданы быстрые сделки без участия потенциальных покупателей. Принцип работы метода остается неизменным: вы продвигаете карточку сделки по созданным ранее стадиям.
Однако в Битрикс24 доступно сразу несколько направлений сделок и для каждого из них канбан будет иметь разный вид.
Настройки канбан для Лидов и Сделок
Администратор Портала Битрикс24 и сотрудники, наделенные необходимыми правами доступа, могут редактировать многие параметры канбан:
Добавлять новые/удалять существующие стадии прямо во время просмотра информации, а также менять их цвет;
Менять внешний вид карточки Лида/Сделки, выводить нужные поля и скрывать менее важные;
Устанавливать правила, с каким минимальным или необходимым набором информации сотрудники должны создавать карточку Лида/Сделки;
Устанавливать правила, по которым будет возможно передвижение карточки и многое другое.
Следует отметить, что использование роботов и триггеров значительно улучшает работу сотрудников. Это больше касается темы автоматизации, а не канбан, однако всегда нужно быть готовым, что карточка может сама “перепригнуть” в соседний столбец, если для этого были произведены необходимые действия: получено одобрение руководителя, пришло электронное письмо от клиента и тому подобное.
Также нужно понимать, что если карточка не движется в желаемую стадию мышкой пользователя, это не проблемы с Битрикс24 — если не выполнены все необходимые действия на предыдущей стадии, в следующую (или через одну) карточка не переместится в любом случае.
Фильтрация
Сортировка и поиск нужной информации в режиме канбан также весьма удобная. У вас есть диалоговое окно, где можно задавать и комбинировать многие параметры поиска а канбан будет показывать вам результаты с раскладкой по стадиям, на которой находится карточка в данный момент.
Канбан для Задач
Метод канбан также отлично подходит для контроля выполнения задач по определенным статусам (для контроля по времени лучше использовать Гантт). Предпосылки к внедрению этого метода в раздел управления заданиями и проектами были давно, но лишь с марта 2020 года инструмент получил практическое применение.
Просто в подразделе “Задачи” канбан можно увидеть, задействовав виды “Сроки” и “Мой план”. В подразделе “Проекты” метод канбан доступен на ряду с другими видами при отображения задач: списком, планом, Ганттом и календарем. Как не запутаться:
Вид “Сроки” в Задачах и Проектах
Покажет вам доску канбан с задачами, разбитыми по отрезкам времени. На первом месте с красным цветом по умолчанию вы увидите все просроченные задачи. Желательно, конечно, чтобы этот столбец оставался всегда пустым, но бывают разные случаи. Далее следую стадии “На сегодня”, “На этой неделе”, “На следующей идее” и “Без строка”. В этом канбане вы не можете удалять или закрывать задачи методом перетягивания — электронная доска нужна лишь для мониторинга приблизительных сроков выполнения. Также следует отметить, что шкала продвижения тут направлена в обратную сторону — от неопределенного времени до сегодня и, как бы “на вчера”.
Вид “Мой план” в Задачах
Настраиваемая электронная доска, которая нужна для четкого планирования. Здесь вы можете быстро “набрасывать” задачи наперед по удобной для вас схеме. Поскольку длина канбана не лимитирована, вы можете выстраивать удобную для вас логику планирования и следовать ей.
Канбан
Эта доска выведена в верхнее меню в “Задачах” и является видом отображения задач в “Проектах”. Канбан показывает задачи по мере их продвижения по статусам и обязательно привязан к проекту или группе.
Если вы создадите задачу вне проекта, показателя “Стадия” в ней не будет вообще. По умолчанию, для задач из групп или проектов, сразу доступно три стандартные стадии: “Новая”, “Выполняется” и “Сделанная”, а задача создается сразу на первой из них. Но вы можете редактировать стадии для каждого проекта отдельно и показатель стадий будет изменяться соответственно: сколько стадий, столько делений можно будет и отметить.
Поскольку у каждого проекта канбан свой, то вам придется переключаться между всеми доступными проектами. Также следует заметить, что перевод задачи в последнюю (крайнюю правую) стадию канбана не означает ее завершение! Это важно помнить, поскольку бывали случаи, когда пользователи после выполнения задач просто меняли стадию на финальную, а потом зашкаливал счетчик задач с минувшим дедлайном.
Канбан в Проектах также наделен собственной памятью: система запоминает, в какие задачи вы заходили последними и показывает их вам при входе в проект или группу.
Ни шагу назад!
Как видите, канбан действительно является простым, удобным и информативным методом визуализации прогресса различных дел. Если произвести настройки под себя и свой бизнес — грамотно распределить стадии, вывести только нужные поля в карточку, подобрать приятные глазу цвета — то пользование канбан в Битрикс24 станет для вас одним удовольствием.
Также хотим развеять миф о том, что карточки можно продвигать только вперед. На самом деле нет и практически всегда вы можете вернуть лида, сделку или задачу на предыдущую стадию, если это необходимо. Просто часто такую возможность блокируют или добавляют бюрократическую процедуру, такую как оставить комментарий-объяснения или получить одобрение от вышестоящего менеджера. Наши сотрудники всегда готовы ответить на любые ваши вопросы касательно настройки и использования этого метода в Битрикс24. Пользуйтесь инструментами системы и, как говориться: “Пусть у вас все идет четко, как по канбану!”
Правильное использование Битрикс24 неизбежно приносит выгоду своим обладателям обладателям, а это означает развитие бизнеса. Следовательно — увеличение нагрузки и потребность в новых инструментах CRM-системы. Это замкнутый круг, который успешно расширяется в условиях коробочной версии доработкой существующего или созданием кастомного функционала. Но если у Вас облачная версия, то со временем в облаке станет довольно тесно.
Задумывались ли вы когда-либо, как устроена работа веб-студии и что нужно для поддержания нормального рабочего процесса внутри компании? Сегодня я вам расскажу, как мы оптимизировали свой производственный процесс, используя Битрикс24.
Обновления Битрикс24 всегда ожидаемы с трепетом и нетерпением: для пользователей это надежда получить новые эффективные инструменты. Но для таких опытных интеграторов, как наши сотрудники, это еще и значительные опасения за софт клиентов. Ведь не всегда обновления приносят только пользу и к этому нужно быть готовыми, заручившись поддержкой профессионалов. В продолжении расскажем об опасностях.
Канбан в задачах в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
Каждой успешной компании регулярно приходится выполнять по-настоящему большие проекты, включающими в себя много задач. Обычно такую работу организовывали с помощью стикеров или проектных досок. Этот метод, конечно, неплох, но стикеры отклеиваются и теряются. А что если накопилось уже 150 стикеров? А если с доски случайно стереть какую-то запись?
Мы подумали, что было бы здорово объединить привычные всем схемы работы с нашим прогрессивным функционалом. Поэтому был разработан Канбан. Откажитесь от надоедливых стикеров и бумажек в пользу современной виртуальной доски для работы с проектами!
Что такое Канбан и как он работает?
Создавать задачи можно прямо в Канбане и сразу на нужном этапе. Добавьте каждой колонке свой уникальный цвет, чтобы разделение по стадиям выполнения было более наглядным. Да и это просто классно выглядит:)
Как найти нужную запись в общем списке?
Над доской Канбана располагается фильтр. Как мы уже поняли, стикеров, которыми являются задачи в нашем случае, может быть очень много. С помощью фильтра найти нужную вам задачу не составит труда!
Как вы видите, Канбан позволяет сделать работу над большими проектами более простой и наглядной. Запутаться в огромном количестве заданий не получится!