Квант короба что это
Как сделать заказ поставщику. Формула заказа и автозаказа.
Содержание
Как магазин может сделать заказ поставщику
Мы приходим с вами в магазин и видим, как стройным рядом стоит продукция всех видов и наименований. Проходят толпы покупателей и, похоже, сметают их все на своем пути, а они вновь и вновь появляются на полках.
Как розничные сети осуществляют расчет заказа и обеспечивают постоянное присутствие товара на полке? Своим опытом и секретами поделились директора магазинов крупнейших торговых сетей.
Автозаказ и другие возможности сделать заказа поставщику:
* Автозаказ и его особенности
Торговые сети стремятся к автоматизации и сокращению ручных заказов. Автозаказ – это автоматизированная система расчета заказа, основанная на анализе прошлых продаж.
Автозаказ позволяет минимизировать человеческий фактор – формируя заказ поставщику основываясь на аналитике продаж, а не своих личных предпочтениях. Человек склонен делить товары на плохие и хорошие. Не всегда оценивая, что плохой товар, по его мнению, нравиться другим и пользуется хорошим спросом.
Все мы субъективны. Автозаказ не имеет личных предпочтений, а основывается только на формуле заказа.
А если вспомнить, про поставщиков, которые пытаются продвинуть свой товар на полки магазина. При ручных заказах поставщик может стимулировать сотрудников в магазине на увеличение поставок своего товара, расширение выкладки. Но договориться становиться сложнее при работе через автозаказ.
Расчет заказа начинается с подготовки данных в магазине
Для того, чтобы сделать корректный заказ поставщику необходимо обеспечить корректные данные в системе. Возможно сколько угодно анализировать прошлые периоды, но если они искажены, то результат будет бесполезен. Давайте рассмотрим, как пошагово скорректировать данные чтобы сделать заказ товара.
Обеспечивать корректные и своевременные данные по остаткам в магазине
1.1. Адаптировать виртуальные остатки.
Виртуальные остатки – товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует. Возникают в случае пересортицы товара (вместо одного товара продали другой); некорректной приемки товара; недопоставок (в программе зафиксировано большее количество товаров, чем поставлено)
1.2. Скорректировать отрицательны остатки.
Отрицательные остатки возникают если товар продан, но его НЕ было на остатках. Это происходит, когда:
Реализация отсутствующего товара приводит к отрицательным остаткам. Автозаказ воспринимает отрицательные остатки как наличие товара и не формирует заказ поставщику.
1.3. Совершать списания и отражать их в системе. 
Если товар не соответствует качеству (помята упаковка, брак и другое) требуется произвести списание. Иначе на остатках будет присутствовать товар, продать который невозможно.
1.4. Отражать результаты по актам расхождений с поставщиками (возвраты).
Если с поставщиком существует договоренность о возврате товара. Например, испорченный продукт, бракованный или ненадлежащего качества. Такой товар числиться на остатках супермаркета, но продан быть не может. В результате товар не заказывают, считая, что он в наличии.
“Выкалывание” – исключаем дни продаж не связанных с системными изменениями спроса.
Контроль выкладки согласно планограмме
Учитывать ожидаемое изменение спроса
Если прогнозируются значительные перемены спроса, нужно скорректировать расчет заказа. Например, увеличение трафика с началом Чемпионата Мира по футболу, канун праздников, начала дачного периода и другое. Заказ корректируется коэффициентом сезонности.
Корректное ведение промо акций
Формула заказа. Как пошагово сделать заказ поставщику
График поставок
Формирование заказа начинается с графика поставок от поставщиков. Каждая позиция заказывается в определенный период.
Например, “Молоко Домик в деревне” можно заказать в понедельник и среду до 16 часов. Таким образом, мы оставляем только те товары, которые доступны к заказу на текущую дату.
Выкладка
Это минимальное количество товара, которое должно присутствовать в торговой точке. Количество единиц для выкладки определяет отдел мерчендайзинга, прописывая, где и что требуется выставить и в каком количестве “фейсов”. Любое изменение выкладки необходимо учитываться при заказе поставщику.
Средние продажи в день
Определяем сколько штук продается в сутки. Рассчитываем среднюю реализацию за последние 14 дней — сумма всех продаж деленное на количество дней. Исключаем все даты, в которых потребление превышало обычный уровень. Это могут быть периоды промо, распродаж или других акций. В результате, формула учитывает только регулярный спрос.
Прогнозируемые продажи в день
Теперь мы понимаем, какое количество товаров реализуется в сутки (регулярный спрос). Но спрос постоянно меняется под воздействием внешней и внутренней среды.
Например, праздники, начала сезона или географическая особенность (начало дачного периода). Следовательно, корректируем регулярные продажи с учетом планируемых перемен используя коэффициент сезонности. Формула прогнозируемых продаж:
Страховой запас товара
Зная сколько, планируется реализовать в день мы рассчитываем страховой запас. Он обеспечит полноценные продажи до следующей поставки. Например, делаем заказ поставщику в понедельник. Согласно графику поставок, товар придет через два дня – в среду. Следовательно, страховой запас рассчитывается от среды текущей недели по среду следующей недели.
В результате, в магазине обязательно наличие выкладки плюс прогнозируемого объема продаж до следующей поставки. Формула страхового запаса:
Остатки товара на дату поставки
Поставка осуществляется через несколько дней после заказа. Поэтому, нам требуется учесть сколько товара останется в дань поставки. Для этого рассчитываем: сколько товаров продастся за эти дни и какой остаток по товару будет на дату поставки.
Из текущих остатков вычитаем среднедневные продажи за период. Если срок поставки товара в среду, то снижаем текущий остаток на два предстоящих дня. 
Формула заказа поставщику
Наконец, мы определили какое количество товара будет реализовано между поставками – страховой запас. Кроме того, мы понимаем какое количество останется в день поставки и можем рассчитать какое количество нам нужно для заказа поставщику
Квант на поставку
Квант на поставку – это неделимое количество. Например, заказываем молоко в коробке по 12 штук. Мы не можем заказать половину коробки или отдельно пачку. Заказ поставщику формируется с учетом кванта поставки и округляется до целого числа.
Расчет заказа поставщику на примере.
Фильтруем поставщиков, принимающих заказы в текущую дату. 
Определяем количество позиций для выкладки. Например, минимальная выкладка составляет 4 шт. (“фейса”). Перестановка выкладки не планируется. 
Рассчитываем среднедневные продажи. Возьмем реализацию за 3 недели. В течении, этого периода были промо и распродажа, которые необходимо исключить. По остальному периоду рассчитываем средние продажи. Следовательно, получаем 2 шт. в сутки.
Кроме того, мы делаем заказ накануне праздников и, следовательно, планируется сезонное увеличение на 50%. Поэтому среднедневные продажи увеличиваем на коэффициент сезонности. С учетом увеличения прогноз реализации составит 3 шт. 
Определяем страховой запас между поставками. Будем считать, что поставка осуществляется по средам. Следовательно, между поставками 7 суток (со среды по среду). Таким образом, для расчета страхового запаса прогнозируемый объем 3 штуки умножаем на 7 дней и добавляем 4 штуки для выкладки.
Наконец определяем какое количество продукции будет на остатках к сроку поставке. Заказ осуществляется по понедельникам – за двое суток до поставки. Предположим в понедельник у нас на остатках 12 штук. Среднедневные продажи в ближайший период составят по 2 шт (если канун праздников еще не оказывает влияние). Следовательно, в среду у нас на остатках будет 8 шт.
Получается, мы рассчитали какое количество продукции нам требуется между поставками, какое количество будет на остатках поставки и можем рассчитать заказ поставщику.
Рассчитываем количество товара с учетом кванта. Получается 5,67 коробок. Округляем до целого числа и заказываем 6 коробок по 3 штуки в коробке – 18 штук.
Секреты директора – как обеспечить необходимое количество товара в магазине.
Заказ – это баланс между продажами и списанием.
Если от поставки к поставке остаток товара не хватает на выкладку, то нужно увеличивать заказ поставщику. Потому что, если выкладка товара нарушена, то продажи снижаются.
Например, у нас обычная выкладка 4 “фейса”, но уже после обеда полка стоит полупустая. Чтобы увеличить продажи мы заказываем большее количество при следующей закупке. Увеличиваем до тех пор, пока не начнутся списания. Заказ поставщику должен быть на гране максимального объема и минимальных списаний. Для контроля наличия используется показатель доступности.
Частые заказы – меньшие списания.
Сегодня покупатель уже знает слишком много. Ему известны секреты выкладки, знакомы правила мерчендайзинга. Сегодня уже никого не удивишь, что товары с наиболее свежими сроками выставляются на полку в самый конец, а с самыми близкими сроками годности будут стоять в первом рядом. И в результате, покупатель делает небольшое усилие и достает самый дальний товар с полки. И что остается в магазине? В результате, продукт, который необходимо было реализовать первым списывается из-за подходящих сроков годности.
Все это возникает из-за недоверия покупателя к розничной сети. Лишь один раз продав что-то с подходящими сроками годности, можно разрушить лояльность покупателя. Решение может быть только одно – покупателю нужно знать, что в магазине нет просрочки и всё всегда свежее. Похоже, только тогда у него не будет потребности тянуться в дальние углы полок.
Обеспечить это возможно максимально частыми поставками. Если у товара короткие сроки годности – охлажденная продукция, фермерские продукты, фрукты и овощи, то поставка может осуществляться ежедневно.
Как обмануть автозаказ?
Обмануть? Автозаказа, в нем столько плюсов, зачем же это нужно?
Но не нужно забывать, что это автоматизированная система не может быть идеальной. Это программа с запрограммированной логикой, которая не может учитывать все факторы. В то время, как автозаказ заказывает все товары согласно матрице, есть продукт, который не продается в магазине.
Товар закупаются ➔ дожидается окончания срока годности ➔ списываются ➔ опять закупается и круг повторяется. Или продукция очень плохо продается и по ней делают Markdown (уценку). Продажи увеличиваются, и система может рассчитать на основе этих продаж будущую поставку.
Для того, чтобы не заказывать какую-то позицию на поставку, эту позицию оставляют с отрицательными остатками. Даже если товар прописанная в обязательной матрице магазина его могут специально держать с отрицательными остатками и не заказывать.
Снижаем заказы после промо акций
Промо акций с глубокими скидками снижают продажи после его проведения. Снижение продаж возможно из-за того, что продукцию закупили впрок или из-за ощущения насыщенности у покупателя. Кроме того, снижение продаж возможно как по продуктам участвующему в акции, так и по всей категории. Для того, чтобы выровнять продажи после промо нужно сократить заказ поставщику.
Чем более скоропортящийся продукт тем на более короткий период. Например, акция по оливковому маслу может снизить продажи после промо на несколько недель. В отличии от форели, которая может снизить продажи на несколько дней.
Матрица факторов
Прежде всего, чтобы контролировать причины колебаний товарооборота ответственному за заказ поставщику необходимо вести матрицу влияющих факторов. Это календарь с указанием всех важных событий и факторов влияющих на продажи.
Например, пасха ежегодно проходит в разные периоды, расположение рядом с фитнес-центром увеличивает продажи здорового питания весной, дачный сезон, выпускной, последний звонок и т.д. В каждой торговой точке может быть своя матрица факторов со своими географическими особенностями.
Квант поставки
Квант поставки (Quant, Minimum Order Quantity) – минимальное количество товара одного SKU, которое поставщик может отгрузить розничному клиенту. В большинстве случаев определяется стандартной вместимостью транспортной упаковки (короба, ящика и т.п.), которую поставщик предпочитает не дробить и поставлять целиком. Например, если пачки чая на производстве фасуются в коробку по 12 штук, а пачки сигарет в блок по 10 штук, то квантом поставки для данных SKU обычно является 12 и 10 пачек соответственно. Торговый представитель не может принять заказ, содержащий меньшее количество пачек, при формировании заказа с помощью ППК это ограничение обычно установлено программно. Поэтому он принимает заказ, кратный кванту поставки: 12, 24, 36 или больше пачек чая; 10, 20, 30 или больше пачек сигарет; и т.д.
В ряде случаев квант поставки может не соответствовать транспортной упаковке. Например, если компания-поставщик ставит перед собой такие цели построения дистрибуции, ради которых готова пойти на увеличение складских и транспортных расходов, она может установить в качестве кванта поставки половину или иную часть транспортной упаковки. В особых случаях поставка товара может даже осуществляться поштучно, то есть квантом поставки будет являться не транспортная, а потребительская упаковка (что может быть реализуемо, например, в формате продаж Van Sales). Для ключевых клиентов может быть установлен квант поставки, равный нескольким транспортным упаковкам (например, один мастер-короб, содержащий 50 блоков, т.е. 500 пачек сигарет), либо вообще разработаны нестандартные специальные упаковки. Такая упаковка может одновременно являться show box (иметь привлекательный дизайн, использоваться не только для перевозки, но и для выкладки товара на полке), а ее вместимость определяться пожеланиями данного ключевого клиента по запасу товара на полке.
Таким образом, с одной стороны, оперирование понятием «квант поставки» во взаимоотношениях между поставщиком и розничным клиентом облегчает целый ряд операций по приему заказа, его набору на складе, транспортировке, передаче клиенту, хранению и выкладке товара. Размер кванта поставки обеспечивает рентабельность этих операций как для поставщика, так и для клиента. С другой стороны, если размер кванта поставки превышает возможности оборота клиента, это может приводить к «замораживанию» в товаре части денежных средств клиента, списанию им товара с истекшим сроком годности и разрыву отношений с поставщиком.
…В одной из дистрибуторских компаний квант поставки был настолько большим, что это приводило либо к постоянным списаниям просроченного товара в торговых точках, либо к регулярным out—of—stock. Даже при самом тщательном регулярном снятии остатков и подсчете рекомендованного заказа с помощью ППК, в заказ включалось то слишком много товара, то слишком мало. Для экстренного исправления ситуации было решено уменьшить квант поставки, сделать его меньше транспортной упаковки. Право менять квант поставки в установленной на ППК торговой программе было предоставлено и Головному офису, и руководителям торговых подразделений, и логистам. В итоге торговые представители вконец запутались, чему равен квант поставки каждой из ассортиментных позиций, а склад стал отказываться собирать некорректно принятые заказы…
Договор поставки: ключевые пункты
Ключевые пункты и особенности договора поставки товара от производителя в розничные сети.
В этой статье мы постарались рассмотреть ключевые пункты и особенности договора поставки товара от производителя в розничные сети с точки зрения баланса интересов сторон.
Согласование заказов (Order Confirmation)
Как правило, все сети требуют неукоснительного выполнения своих заказов. Ссылки поставщиков на то, что согласование заказа необходимо по причине возможных ошибок не имеют силу, поскольку практически во всех сетях работает автозаказ. К тому же вам скажут, что в случае ошибки вы всегда можете позвонить по телефону и исправить ее.
Необходимо разделять техническое подтверждение заказа и его “политическое» согласование. Крупные поставщики обычно настаивают именно на политическом согласовании, на что получают резонный ответ о том, что договор поставки подписывается для того, чтобы торговать а не для того, чтобы не торговать. И чем больше заказ, тем лучше. Возможный компромисс может быть найден в замене политического согласования на техническое, т. е. в договоре или в приложении по логистике прописывается фраза “поставщик сообщает или уведомляет покупателя о получении заказа и его отгрузке.» Период согласования новой цены (Price Change Period)
Один из самых сложных пунктов в договоре. По умолчанию торговые сети используют 30-45 дней (7-14 дней для скоропортящихся и биржевых товаров). Основной принцип заложенный в этот пункт, который игнорируется поставщиками, говорит о том, что торговая сеть вправе обсуждать цену. Это право дает ей Гражданский Кодекс (ГК). Важно осознавать этот постулат потому, что все дальнейшие конфликты являются частными производными от непонимания этого простого правила.
Во-первых, договор между сетью и поставщиком — индивидуальный. Это не публичная оферта поставщика, к которой сеть может присоединиться или нет. Индивидуальный означает то, что все параметры договора обсуждаемы, включая цены. Публичная оферта — это фирменный магазин поставщика, куда приходят покупатели и не могут купить товар по иной цене нежели указано на ценнике. В нашем случае это не так.
Во-вторых, ссылка поставщика на то, что “у нас цены едины для всех» является внутренней политикой компании, т. е. это внутреннее распоряжение генерального директора, которое может быть изменено. Многие поставщики приводят аргумент о том, что ФАС (Федеральная Антимонопольная Служба) якобы не позволяет предлагать поставщикам разные цены, считая это дискриминацией. На самом деле это не так, поскольку в индивидуальном договоре не может быть дискриминации. К тому же у каждой сети разный набор остальных условий, разное количество магазинов, у них разное расположение и т. д. Соответственно индивидуальность легко доказуема.
В-третьих, вы никогда не заставите кого-либо что-либо купить если покупатель заявляет, что цена для него слишком высокая. Это основа договорного права.
Основная ошибка, которую делают поставщики споря по данному пункту, — это ссылка не невозможность продолжать поставки по старым ценам, если новая цена не будет принята. Таким образом поставщик ставит в себя в исходную точку, когда он пришел первый раз подписывать контракт и первый раз показал свои цены, которые были согласованы и приняты. При дальнейшем повышении цены у Покупателя есть резонное право отказаться от покупки товара и собственно от всего контракта. Есть еще политический аспект в этом споре, — ни одна уважающая себя крупная торговая сеть не согласится с тем, что в контракте будет написано о приостановке поставок если только цена не будет принята. Это означает, что цена должна быть принята автоматически, а это в корне неправильно.
Другая серьезная проблема заключается в том, что Закупщики торговой сети при получении уведомления о повышении цены практически ничего не делают с ней на протяжении тех самых 30и — 45и дней. Как правило, прайс-лист “вылеживается», поставщик начинает закидывать письмами, далее пугает остановкой отгрузок и т. д. В последний день Закупщик начинает суетиться, сверять цены по рынку, спрашивать коллег из “дружественных» сетей и после этого принимает решение. Непрофессиональные Закупщики просто проверяют повысилась ли цена у конкурентов и после этого принимают цену. Профессиональные закупщики смотрят продажи внутри Категории в разрезе артикулов, проверяют данные Nielsen и других исследований, и только после этого принимают цены.
Однозначного решения данный пункт не имеет. Здесь много факторов: размер и популярность поставщика, текущая расстановка поставщиков внутри категории, текущая расстановка сил внутри отдела закупок торговой сети, психотип Закупщика, коррупционный фактор и т.д. Избежать данного пункта или сократить количество дней до 3-х не получится (хотя подобные контракты есть у нескольких международных компаний, занимающих монопольное положение на рынке).
Также нужно учесть, что после согласования цены, она загружается в систему от 3-х до 7-и дней, т.е. Поставщику нужно ориентироваться на “дату вступления цены в силу», а не на ту дату, которую он запрашивал в первом уведомлении о повышении цены. Момент фиксации цены (Price Fixation Date)
Различают 2 вида фиксации цены: на момент составления заказа и на момент доставки заказа. Второй тип на данный момент уже практически не применяется сетями (исключение могут составлять биржевые товары, закупаемые по тендеру). Все сети осознали, что фиксация цены на момент заказа гораздо выгоднее, поскольку от заказа до поставки проходит от 3-х до 14-ти дней. Фиксацию цены производит электронная система, — при составлении заказа она “подтягивает» текущую цену артикула и вставляет ее в заказ, либо хранит внутри системы если сеть предпочитает не “светить» цену закупки в транспортных документах.
Сохраненная в системе связка “номер заказа — дата заказа — цена» далее может быть использована при актах сверки по цене, когда поставщик выставил счет-фактуру на оплату с ценой, которая не соответствовала дате заказа. Многие менеджеры поставщиков путают эти даты и указывают в счетах-фактурах некорректные цены. Оборотный бонус (Ретро-Бонус, премия от оборота), (Volume Bonus)
На данный момент законодательством разрешен оборотный бонус в размере 10%. Подсчитывается он либо ежемесячно, либо ежеквартально. В данном бонусе должна быть обязательно прописана шкала, при превышении которой он выплачивается. Нужно учесть, что оборотный бонус является средством парковки дополнительных доходов сети, которые исторически были гораздо выше 10% (в среднем 25-30%), поэтому рассчитывать на согласование приемлемой шкалы не приходится, — она будет равна символическому значению, которое будет достигнуто в любом случае. При расчете бонуса берется оборот с НДС. График заказов и поставок (Order Scheme & Delivery Scheme)
Достаточно технический пункт, который не вызывает много споров. Состоит из даты заказа и даты поставки. Как правило указываются в днях недели с указанием частоты поставки. Например, Понедельник — всегда дата выставления заказа, Четверг — всегда дата поставки в магазин или на РЦ. При этом заказ-поставка могут быть еженедельно, раз в две недели или раз в месяц. Данный параметр частоты заносится в систему отдельно. Для свежей продукции заказ-поставка может происходить 3 раза в неделю или ежедневно. Соответственно, у таких поставщиков день заказа — ежедневно, день поставки — ежедневно со сдвигом +1 день от даты заказа.
График заказа создается в разрезе объектов поставки, т. е. он может быть различен на каждый магазин или на каждый РЦ. далее Поставщик вместе с отделом логистики могут группировать объекты по маршрутам. Метод поставки (Delivery Mode)
Поставщик может осуществлять поставки по магазинам, в каждый регион где находится магазин, либо на РЦ (Распределительный Центр) торговой сети, который может находиться в Москве, либо в Регионах (некоторые сети имеют более чем 10 РЦ). Данный пункт обсуждается индивидуально и вызывает споры в том случае если стороны не могут договориться о стоимости логистики.
Поставщику нужно понять, что бесплатной логистики не бывает. Либо он платит отдельный процент за логистику, либо снижает на этот процент цены, либо возит сам по магазинам. Поставщикам, в некоторых случаях, полезно просчитать самим сколько бы им стоило организовать буферные склады в регионах и развоз по магазинам.
В большинстве случаев услуги собственной логистики сетей стоят дороже рынка, как впрочем и все смежные услуги, которые сети пытаются организовать. Это объясняется их низкой внутренней эффективностью (за исключением случаев когда сети нанимают крупных логистов на субподряд). Минимальный заказ на магазин (MOQ — Minimum Order Quantity)
Очень противоречивый пункт. Сети рассчитывают данный показатель исходя из оборачиваемости товара на 1 магазин. Поставщики со своей стороны рассчитывают его исходя из минимизации логистических затрат. Эти расчеты никогда не совпадают. Много ошибок происходит на этапе аггрегации минимальных заказов магазинов в конкретный заказ поставщику. Сети разбивают его на коробки, слои в паллете, полу-паллете и полный паллет. Как правило в такой дискретизации объем не разбивается и его пытаются округлить вниз. Многие сети также экспериментируют с расходами на логистику и пытаются организовать cross-dock (перегрузка товара готового для конкретного магазина) и break-bulk (пересортировка товара под конкретный магазин на складе). Из-за этого иногда выходит требование поставщику привезти 1 коробку товара на 1 паллете для конкретного магазина.
Минимальный заказ устанавливается в рублях или в единицах товара. Он должен быть кратен количеству штук в транспортном коробе (кванту поставки).
Задача поставщика на этом этапе — добиться встречи с логистами, желательно совместно с закупщиком, и обсудить все параметры совместно. Квант поставки (вложение в транспортный короб), (Quant, Transport Box Quantity)
Для крупных магазинов этот параметр не представляет ничего интересного. Дискаунтеры и Cash & Carry будут требовать у поставщика специальные упаковки. На данный момент большую популярность приобретают упаковки SRP (Sales Ready Pack), которые помогают сетям, по их мнению, снизить затраты на выкладку товара и на прорисовку планограмм. Идеальный SRP это примерно то, как продаются батончики Марс и Сникерс (мини коробки). Как правило количество штук внутри такого короба намного меньше чем в транспортной коробке, что позволяет снизить товарный запас. Также данные короба выглядят намного привлекательнее в силу своего интересного дизайна. Приемка товара (Goods Reciept)
Сложность этого пункта происходит из того факта, что организация приемки на стороне торговых сетей представляет в массе своей полное безобразие. Склады находятся на удалении от центральных офисов и плохо контролируются. На одном РЦ располагаются логисты, контроль качества и документации, служба безопасности. Все они подчиняются разным руководителям, и имеют разные цели и бизнесс-процессы. На складах процветает коррупция и воровство. Сами приемщики — это зачастую неквалифицированные работники без образования и с плохим знанием русского языка. Проблема усложняется тем, что многие поставщики используют наемный транспорт и наемного водителя, который не будет разбираться и отстаивать интересы на месте. Ему выгоднее поспать в стороне.
Процесс сдачи груза начинается с прибытия машины к воротам РЦ. На них стоит доблестное СБ, которое должно ставить отметки о прибытии машины, которые потом будут служить доказательством, что машина приезжала, но не была разгружена. Как правило СБ это не делает, или делает плохо, или представителя СБ вообще не найти на месте. В этом случае нужна тесная связь с Закупщиком в ЦО или Логистом в ЦО. Если на РЦ очередь, значит что-то пошло не так (часто бывает по вине поставщиков) и график разгрузки сбился. Придется стоять в очереди, и лучше достоять до конца (иногда это может продлится несколько дней). Если все проходит удачно и машине дают ворота на разгрузку, то она подъезжает к рампе и сдает документы приемщикам. Если приемщики не пропали, не ушли пить чай или в документах нет серьезных ошибок (неправильный адрес объекта например), то начинается собственно приемка. Водителю поставщика дадут специальную тележку, с помощью которой он должен выкатить паллеты с товаром на рампу. Это нужно для того, чтобы в случае повреждения товара внутри машины ответственность не перешла на Покупателя. Ответственность переходит на рампе. После приемки товар считается в собственности Покупателя. Если у вас наемный водитель, он может отказаться выкатывать товар. Это проблема, — за него это никто не сделает. Мало того, если ваша компания чем-то обидела РЦ (например продавила предыдущую приемку сверху), то вашему водителю могут тележку вообще не дать. Поэтому контакт с Центральным Офисом крайне необходим.
После того как товар выгружен на рампу начинается его приемка. Она бывает быстрая и полная. При быстрой приемке товар принимается по количеству и выборочно по штрих-коду. Проверяется комплектность документов и их соответствие товару. При полной приемке паллета проверяется внутри, сверяются все документы, этикетки, маркировки, сроки годности, вскрываются некоторые коробки. На полную приемку попадают как правило поставщики со скоропортящимися продуктами, нарушители сроков годности, документов и маркировки, “наглые» поставщики, замеченные в недовложениях товара внутри коробов и пр. Также бывают случаи вымогательства, когда поставщику намекают, что за определенную мзду процесс приемки могут ускорить.
Проверку осуществляют сотрудники РЦ и отдела качества. Неподалеку находится сотрудник безопасности, который решает конфликты. Сотрудники РЦ, как правило, проверяют только накладную по количеству товара. Сотрудники отдела качества проверяют все остальное. При приемке свежего мяса, свежей рыбы и овощей/фруктов может присутствовать представитель отдела закупок, который проверяет калибр, сорт, цветность, запах и иные параметры (иногда эту функцию выполняет отдел качества).
Можно выделить следующие основные проблемы, грозящие разворотом всей машины:
При обнаружении проблем, часть товара могут вернуть обратно. Для этого составляется Акт и подписывается представителем поставщика. В транспортных документах делается корректировка и ставится синяя печать приемщика. С наемным водителем тут тоже могут быть проблемы. Многие поставщики настаивают на том, чтобы Покупатель дождался приезда представителя поставщика. В реальности это невозможно из-за плотного графика разгрузки, — никто не будет ждать представителя час или два.
Сотрудники приемки могут использовать следующие махинации для того чтобы воспитать “нерадивых» поставщиков:
Бороться со всем этим можно имея тесную связь с центральным офисом и имея кроме водителя грамотного экспедитора. В принципе, мы не советуем вам оплачивать решение проблем на месте деньгами. Как правило это заканчивается показными операциями СБ, возрастанием аппетитов или падением внимания к проблемам с обеих сторон. Разумно ограничится редкими подарками в виде коробки конфет и адекватным позитивным отношением к любой ситуации. Нужно понимать, что несмотря на ресурс центрального офиса, “продавливание» проблем на приемке может привести к тому, что поставщик попадет в список “плохих» поставщиков и к нему буду применены все вышеупомянутые меры воздействия. Возврат товара после приемки (Goods Return)
Нынешнее законодательство достаточно лояльно к поставщикам в этой области. Без письменного подтверждения со стороны поставщика вернуть товар невозможно в любом случае. Бывают конечно “грамотные» директора магазинов, которые шантажируют тем, что не примут товар до тех пор пока поставщик не примет возврат.
Не могут быть возвращены скоропортящиеся товары и товары с истекшим сроком годности.
Возврат, как правило, происходит при обнаружении в торговом зале поврежденных упаковок. Нередко упаковки повреждаются самими сотрудниками магазинов, поэтому в каждом случае нужно разбираться отдельно. Если возможности разбираться нет, то можно обсудить с Закупщиком % компенсации за отсутствие возвратов. Рассчитывается он от фактических списаний за последний год. Штрафы за недопоставку (Penalties for non-delivery)
Несмотря на кажущуюся сложность это пункт крайне прост по своей сути. Все торговые сети имеют его по той простой причине, что практически все поставщики недовозят товар. Ни одна сеть не ставит себе задачу заработать на штрафах, — гораздо важнее получить сам товар. Иногда встречается схема, когда поставщик предлагает компенсировать отсутствие штрафов оборотным бонусом, рассчитанным по фактическим недопоставкам за последние 12 месяцев к обороту. Это никак не мотивирует поставлять лучше и не решает проблему.
Штрафы за недопоставку делятся на 2 части: штраф за недовоз по количеству и штраф за опоздание по времени. Вторая разновидность применяется не часто и как правило взымается в случае опоздания машины на 1 день. Основным является штраф за полную или частичную недопоставку конкретного артикула. Некоторые сети технически не могут мониторить заказы в разрезе артикулов, соответственно если из двух артикулов один вы привезли на 120% а другой на 80%, то вам засчитают выполнение 100%.
Границей применения штрафа за недовоз по количеству обычно считается уровень 95-97% выполнения конкретного заказа за конкретный артикул. Поставщик должен признать, что выполнение заказа на 100% является его основной задачей. Это то, для чего он пришел в сеть и долго просил взять его товар на полку.
Проблемы начинаются, когда идет обсуждение причин недопоставки. Как правило, уважительными причинами являются обстоятельства классического форс-мажора непреодолимого характера. К таковым можно отнести пожар, наводнение, ДТП, кража груза, арест груза, погодные условия и т. п. Поставщики очень часто путают форс-мажор с внутренними проблемами в компании: поломка линии, задержка груза или сырья в дороге, простои на таможне, отсутствие товара на складе, а также причины, рассмотренные выше в параграфе Приемка товара. В данных случаях поставщик должен предусмотреть все задержки и обеспечить должный буферный запас товара на складе. У каждой сети тоже есть много проблем с кредитами, открытиями магазинов и т. д. Организационные проблемы должны быть решены Поставщиком в обязательном порядке.
Существует множество причин повлекших неисполнение заказа по вине торговой сети. К ним можно отнести следующие:
Данные случаи требуют детального рассмотрения перед применением штрафа с привлечением отдела логистики торговой сети.
Сама процедура обработки штрафов выглядит следующим образом:
Нужно сказать о том, что некоторые сети могут штраф взаимозачесть сразу, некоторые считают, что более безопасно будет дождаться подтверждения поставщика. Поставщик, как правило, штрафы не подтверждает, поэтому данное занятие мало перспективно. Законодательство штрафы разрешает зачесть с уведомительным порядком. На то он собственно и штраф. Далее его можно оспорить в суде.
Размеры штрафов в настоящее время регулируются кодексом добросовестных практик (КДП), подписанным многими сетями в рамках АКОРТа. В данный момент это 12% от суммы недопоставленного товара по регулярным заказам. До подписания КДП штраф составлял 50%. Также остается штраф за недопоставку товара в период проведения Промо-Акции (как правило 4 недели), который составляет 100% от суммы недопоставленного товара. Срыв промо-акций является очень серьезным нарушением, поскольку оставляет сеть без товара, который напечатан в рекламном каталоге с ценой и распространен среди покупателей. Недружественное влияние (Complience Rules)
В данном пункте говориться о том, что дарить подарки друг другу выше определенной стоимости не прилично. Не хорошо привлекать сотрудников сети в командировки и отпуска за счет поставщика, оплачивать им личные расходы и т. д. Также в нем говорится, что не хорошо давать взятки сотрудникам сети. Данный пункт может содержать штрафы за “сдачу коррупционера» как с одной так и с другой стороны.
Со времен выхода компаний Metro и Auchan на российский рынок этот пункт стал достаточно модным среди отечественных сетей. Он позволяет руководству сети думать о том, что мздоимства в его компании возможно станет меньше и показать рынку “чистоту и прозрачность». Никакого практического значения данный пункт не имеет, с реальностью сопряжен слабо. Некоторые зарегистрированные случаи его использования были связаны с внутриклановой борьбой в сетях. Расторжение контракта (Contract Break)
В данном пункте указывается период за который стороны обязаны уведомить друг друга до расторжения контракта. Как правило это от 1-го до 4-х месяцев. Наличие этого периода необходимо в связи с большой инерционность всех процессов. Стороны должны успеть выполнить свои обязательства перед покупателями.
Часто этот пункт используется в связке с пунктом о периоде согласования цены. Если стороны не могут договориться каким образом они опишут момент приостановки отгрузок в случае несогласованная цены, они могут использовать данный пункт для более быстрого расторжения контракта. В нем можно прописать 2 недели, либо 1 месяц до расторжения. Место арбитражного суда (Court Place)
Как правило Москва, но локальные поставщики могут настаивать на локальных городах.