При определении объема и содержания обрабатываемых пдн организация должна руководствоваться чем

При определении объема и содержания обрабатываемых пдн организация должна руководствоваться чем

(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.

2. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Источник

При определении объема и содержания обрабатываемых пдн организация должна руководствоваться чем

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Поправки, дополнения и изменения в Положение вносятся в зависимости от структуры и особенностей организации.

1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.

1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.

1.4. Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Организации, если иное не определено законом.

II. Основные понятия и состав персональных данных работников

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия [1] :

2.2. В состав персональных данных работников Организации входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Организации при его приеме, переводе и увольнении.

2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

2.3.2. При оформлении работника в Организацию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

— общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

— сведения о воинском учете;

— данные о приеме на работу;

В дальнейшем в личную карточку вносятся:

— сведения о переводах на другую работу;

— сведения об аттестации;

— сведения о повышении квалификации;

— сведения о профессиональной переподготовке;

— сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

— сведения об отпусках;

— сведения о социальных гарантиях;

— сведения о месте жительства и контактных телефонах.

2.3.3. В отделе кадров Организации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Организации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Организации.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных

3.1. Порядок получения персональных данных.

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

— персональные данные являются общедоступными;

— персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

— фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

— наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

— цель обработки персональных данных;

— перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

— перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

— срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных см. в приложении 1 к настоящему Положению.

3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.

3.2.1. Работник Организации предоставляет работнику отдела кадров Организации достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор Организации (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

IV. Передача и хранение персональных данных

4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования [13] :

4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Хранение и использование персональных данных работников [14] :

4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

— наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

— цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

— предполагаемые пользователи персональных данных;

— установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

V. Доступ к персональным данным работников

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

— генеральный директор Организации;

— сотрудники отдела кадров;

— начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

— сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

— начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

— руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

5.2. Работник Организации имеет право:

5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для Работодателя персональных данных.

5.2.3. Получать от Работодателя

— сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

— перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

— сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.2.3. Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

6.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

6.2. Генеральный директор Организации за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.

[1] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»: глава 1, ст. 3.

[2] Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2.

[3] В законодательно определенных случаях может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

[4] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 3.

[5] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 4.

[6] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 5.

[7] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 1.

[8] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 2.

[9] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 6.

[10] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 7.

[11] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 8.

[12] ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 9.

[13] ТК РФ, гл. 14, ст. 88.

[14] ТК РФ, гл. 14, ст. 87.

[15] Дата проставляется работником собственноручно.

[16] Регистрационный номер заявления проставляется сотрудником организации после регистрации документа.

Время публикации: 03.04.2014 11:04
Последнее изменение: 03.04.2014 11:31

© 2009-2021, Версия 2.15.18

Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору

в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

Источник

Сбор персональных данных и подготовка документации для их обработки: как избежать типовых нарушений Закона № 152-ФЗ?

Руководитель группы консалтинга Центра информационной безопасности компании «Инфосистемы Джет»

специально для ГАРАНТ.РУ

Последние несколько лет по всему миру наблюдается тенденция к увеличению штрафных санкций за несоответствие требованиям законодательства в области обработки и защиты персональных данных. Например, с 2 декабря 2019 года в России был введен один из самых крупных штрафов в этой сфере – за нарушение требований к локализации баз данных при первичном сборе персональных данных (ч. 8-9 ст. 13.11 КоАП). Его размеры для компаний варьируются от 1 млн до 6 млн руб. за первое нарушение и от 6 млн до 18 млн руб. при повторном. Существенно возросли штрафы и в Евросоюзе, где последние два года действует Общий регламент по защите данных (General Data Protection Regulation, GDPR), который пришел на смену ранее принятой директиве о защите данных. Так, согласно статистике, опубликованной на сайте www.itpro.co.uk, общая сумма штрафов для компаний, работающих на территории ЕС, за несоответствия требованиям GDPR с начала года составила 68 млн евро. Более 66% этой суммы пришлось на компании из Италии, где было зафиксировано 13 случаев нарушения регламента.

Неудивительно, что вопросы выполнения требований в части обработки и защиты персональных данных неизменно остаются одними из самых важных для компаний. В колонке я выделю ключевые нарушения, которые допускаются при обработке персональных данных в России, и поделюсь рекомендациями, как их избежать.

Что нужно знать о сборе персональных данных, чтобы не нарушить закон?

Как правило, основанием для обработки персональных данных служит либо требование законодательства РФ, либо согласие на обработку персональных данных. Как показывают результаты последних проверок Роскомнадзора – основного регулятора в области защиты персональных данных в России, одной из распространенных ошибок компаний является неправильная организация сбора данных. Обычно проверяющие в этой области чаще всего фиксируют следующие типовые нарушения:

До начала сбора персональных данных в организации важно определиться с целью их обработки: именно от этого будет зависеть весь процесс обработки персональных данных. Далее для выбранной цели определяется объем собираемых данных и срок их обработки. С решением последнего вопроса поможет Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Если же в нем не удастся найти необходимые документы, организация может определить срок обработки самостоятельно.

Самое важное мероприятие в организации сбора данных – это основание их обработки. Если объем персональных данных соответствует требованиям законодательства, в большинстве случаев получать дополнительное согласие не придется. Исключение составляют передача данных сторонним организациям, сбор дополнительных контактных данных для проведения маркетинговых мероприятий и другие случаи, оговоренные в нормативных актах. Если же объем персональных данных не соответствует требованиям законодательства РФ, необходимо получить согласие на обработку данных.

Существует несколько форм согласий: конклюдентное, письменное и иные (в форме галочки, по телефону и т. д.). Самый строгий тип согласия – в письменной форме, в законодательстве даже прописаны все случаи, когда их нужно получать. Среди них, например, обработка биометрических данных (подп. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ), специальных категорий персональных данных (п. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и т. п. Если же задача организации не попадает в список особых случаев, можно использовать согласие в другой форме.

По моему опыту сопровождения проверок, у каждой формы согласия есть свои плюсы и минусы:

Форма согласия должна соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

Для каждой цели нужно получать отдельное согласие, т.к. в ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ «цель» указана в единственном числе

Требуется сохранять подтверждение получения (например, лог-файл на сайте или запись телефонного звонка в случае обработки персональных данных) и доказывать факт наличия согласия при возникновении инцидента. Данные подтверждения могут храниться в течение длительного периода

Представители Роскомнадзора, как правило, рекомендуют учитывать требования ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ

На что еще важно обратить внимание до сбора персональных данных?

Подготовка к сбору персональных данных – один из важнейших этапов выстраивания процесса их обработки, а его правильная организация поможет избежать достаточно большого количества ошибок и, как следствие, штрафных санкций со стороны регулятора.

О чем всегда забывают при подготовке документации?

Еще один широко распространенный и не менее важный вид нарушений связан с документацией в области обработки персональных данных. Дело в том, что для полного соответствия требованиям Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов организациям нужно иметь огромное количество документов, в иерархии которых не просто разобраться. Как показывают результаты проверок Роскомнадзора, компании допускают три основных нарушения в этой области:

Как же сформировать полный комплект документов, чтобы пройти проверку без нареканий со стороны представителей регулятора? Работа с персональными данными в любой организации начинается с верхнеуровневого документа, определяющего общие требования, то есть политики. При ее разработке полезно изучить рекомендации Рекомендации Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 31 июля 2017 г.

Среди документов второго уровня в иерархии можно выделить следующие:

Для наглядности иерархическая структура необходимых документов представлена на схеме:

Рис. Иерархическая верхнеуровневая схема документов оператора персональных данных

***

1 С текстом законопроекта № 992331-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»» и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.

Источник

Принципы обработки персональных данных

Ранее наши коллеги из компании «ИТ-ГРАД» уже рассказали, что такое персональные данные (ПНд). Теперь пришло время обсудить требования, предъявляемые законом к обработке ПДн.

О чем говорит закон

Условия обработки персональных данных

Следующий важный момент касается условий обработки персональных данных. Для лучшего понимания мы подготовили перечень, который позволит определить, насколько законной является обработка ПДн.

Согласие субъекта – тонкости и особенности

Важно понимать, что согласие субъекта дается свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие должно быть конкретным, информированным, сознательным и полученным в любой доказанной форме, если иное не установлено федеральным законом.

В некоторых случаях закон предусматривает не просто согласие в любой доказанной форме, а согласие в письменном виде. Закон «О персональных данных» описывает пять таких ситуаций:

При этом два случая в законе «О персональных данных» явным образом не прописаны. К ним относятся:

Остались вопросы?

Полезный вебинар о переносе ПНд в облако:

И обязательно следите за новыми материалами первого блога о корпоративном IaaS. В следующей статье мы рассмотрим зоны ответственности заказчика и облачного провайдера, поговорим об особенностях аутсорсинга обработки ПДн, а также расскажем, на что следует обратить внимание при выборе провайдера, предлагающего услуги по «ФЗ-152».

Источник

• ← При определении места проведения переговоров следует учитывать что
• При опрелостях у взрослых что эффективнее →