Пустой инбокс что это
Джедайская техника пустого инбокса, или как управлять временем
Как часто нам всем не хватает 24 часов в сутках, чтобы успеть завершить все дела? Слишком часто. Несмотря на наличие в свободном доступе множества техник тайм менеджмента, мало кто на практике их применяет. Более того, даже при огромном желании научиться грамотно планировать свое время, не у всех получается с первого раза.
Сегодня мы расскажем вам о технике управления временем и задачами — о «джедайской технике пустого инбокса». Метод не такой известный и популярный, как классический тайм менеджмент, но его довольно просто применять на практике.
Рассказываем, что такое техника пустого инбокса и как ее внедрить в свою жизнь.
Что такое техника пустого инбокса
«Джедайская техника пустого инбокса» разработана бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Он неоднократно выступал на конференциях и проводил тренинги, представляя данную методику управления задачами. По сути, техника пустого инбокса — это модификация GTD ( Getting Things Done), метода доведения дел до завершения.
Метод пустого инбокса предполагает наличие «инбокса», списка задач на сегодня, неделю и когда-нибудь.
Мы не будем здесь углубляться в теорию, дадим лишь краткую выжимку, которой достаточно для понимания данной техники.
Планирование времени при помощи техники пустого инбокса
«Инбокс» («входящие») — это все задачи, дела, планы, которые только могут быть у нас. Они все требуют от нас совершения какого-либо действия.
Например, купить продукты на вечер, поздравить коллегу с днем рождения, ответить на письмо, прочитать книгу, сдать отчет и пр.
Подчеркнем, «инбокс» — это не только рабочие дела, это вообще все ваши дела, которые ждут от вас решения.
Когда «входящие» заполнены наш мозг неспокоен и не может продуктивно работать. Поэтому инбокс нужно чистить.
— Записывайте все дела, идеи, покупки и прочее в инбокс. Когда мы записываем все задачи, мозгу больше нет необходимости помнить все это. Главное правило — головой нужно думать, а запоминать с помощью программ, блокнотов, приложений и пр.
— Все нужные дела должны хранится в одном месте. Не составляйте много разных списков. Например, личные дела в одном месте, рабочие в другом. При этом будет трудно концентрироваться и видеть картину целиком.
— Пустой инбокс — это не значит, что вы сделали все записанные дела. Это значит отсортированная и собранная в одном месте информация.
— Просматривайте инбокс раз в день или раз в неделю. Вы сами можете выбрать регулярность обзора инбокса, в зависимости от плотности ваших задач. Но обзор делать необходимо.
Джедайская техника пустого инбокса, или Как доводить дела до конца
Сооснователь консалтинговой компании «Арка Групп» Сергей Сичкар написал в своём блоге заметку о самоорганизации и эффективности труда, основанную на «Джедайской технике «пустого инбокса» бизнес-тренера Максима Дорофеева. ЦП публикует материал с разрешения автора.
Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать. (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получается «выключить мозг», и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.
Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм-менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».
Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.
Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы и опыт внедрения. Я собрал в сети информацию о технике.
Сначала теория — это важно.
Показания к применению джедайской техники
Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.
Признаки беспокойного мозга:
Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации
Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.
Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.
Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.
Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается (Из книги «Жизнь на полной мощи». Авторы Джим Лоэр, Тони Шварц).
Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса
Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?
Алгоритм разбора инбокса:
Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).
Зачем нужны списки задач
Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.
Что такое хороший список задач и как он выглядит
Основные ошибки при составлении списка задач:
Плохие списки задач:
Список проблем не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка:
Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».
Если мы видим задачу «Прочитать «Капитал» Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».
Чек-лист хорошего списка задач:
Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: : Напомнить про
Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.
Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям
Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.
Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.
Пример использования смотрите в скринкасте с 1:50 минуты.
Ежедневный и периодический обзор
Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.
Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.
Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».
Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:
Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».
Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».
Приоритизация задач
В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.
Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.
Типы прокрастинизации и способы ее лечения
Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:
А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.
Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.
Техники для работы и личной жизни
При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.
Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.
Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».
Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.
Результаты внедрения
В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.
Рост продуктивности в 2 раза!
Я часто ловил себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать. (большой перечень задач)». Неприятно, что эти мысли у меня возникали как в течение рабочей недели, так и на выходных. На работе мысли мешают сконцентрироваться на главном, на отдыхе не получается «выключить мозг», и сложно соблюдать баланс между личной жизнью и работой.
Я искал подходящее для меня решение по принципу «Военные летчики, правильный подход, мутация и отбор». Читал книги по тайм-менеджменту, проходил тренинги, внедрял техники ТМ — ничего не получалось использовать на постоянной основе. Я знал «Что делать?» и «Как делать?» и даже «Делал», но не понимал «Зачем?» и «Почему именно так?».
Ответы на вопросы я нашел в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках. Эквивалент освоения этой техники — это эффекты: больше свободного времени и сила «чистого» мозга.
Далее описание техники, полезные ссылки, нюансы и опыт внедрения. Я собрал в сети информацию о технике.
Сначала теория — это важно.
Показания к применению джедайской техники
Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.
Признаки беспокойного мозга:
Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации
Если у вас в конце рабочего дня мозг не устал, то используйте техники ТМ. Но если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.
Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.
Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.
Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается (Из книги «Жизнь на полной мощи». Авторы Джим Лоэр, Тони Шварц).
Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса
Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?
Алгоритм разбора инбокса:
Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).
Зачем нужны списки задач
Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.
Что такое хороший список задач и как он выглядит
Основные ошибки при составлении списка задач:
Плохие списки задач:
Список проблем не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка:
Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».
Если мы видим задачу «Прочитать «Капитал» Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».
Чек-лист хорошего списка задач:
Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: : Напомнить про
Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.
Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям
Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.
Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.
Ежедневный и периодический обзор
Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.
Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.
Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач».
Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:
Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».
Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавляем в «на неделе».
Приоритезация задач
В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.
Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.
Типы прокрастинизации и способы ее лечения
Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:
А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон шиловжопин, побуждающий нас начать действовать.
Для формулирования первоочередного шага используем технику естественного планирования.
Техники для работы и личной жизни
При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.
Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.
Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».
Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.
Результаты внедрения
В одном из выступлений Дорофеева увидел занимательные цифры.
Улучшение — Джедаи — Кандидаты
Повышение спокойствия — 78% — 42%
Улучшение баланса работа/жизнь — 67% — 43%
Рост продуктивности — 94% — 85%
Рост продуктивности в 2 раза!
Джедайская техника пустого инбокса
1. 1.Тезисы
1.1. 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между «делать» и «сделать».
1.2. часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.
2. 2. Признаки беспокойного мозга:
2.1. Вы на работе, и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, SMS и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и так далее.
2.2. Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
2.3. Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
2.4. Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через два часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось два часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
2.5. Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.
3. 3. Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации
3.1. сознание: рабочее пространство, где мы думаем;
3.2. подсознание: вообще не понятно как устроено;
3.3. драйв: наше желание работать;
3.4. задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;
3.5. головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;
3.6. незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;
3.7. принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;
3.8. прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;
3.9. мозг эффективно работает только над одной задачей;
3.10. когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;
3.10.2. В течение рабочего дня максимум 2-3 часа
3.11. много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;
3.12. «вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и так далее. Мозг любит порядок.
3.13. Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли.
3.14. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.
3.15. Самый драгоценный ресурс — энергия.
4. 4.Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса
4.1. Цели
4.1.1. 1. освободить мозг;
4.1.2. 2. отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;
4.1.3. 3. разложить все по местам.
5. 5. Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?
5.2. задача — это минимальная сущность системы;
5.3. мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
5.4. любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
5.5. хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
5.6. если на решение задачи нужно меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас
5.7. если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей. ».
6. 6. Алгоритм разбора инбокса
6.1. Мусор
6.2. Справочная информация
6.3. Чужая задача
6.4. Можно сделать за 2 минуты?
6.4.2.1. Записать в список задач
7. 7. Зачем нужны списки задач?
7.1. Избавиться от необходимости помнить
7.1.1. Действительно, голова крайне плохо приспособлена, чтобы помнить быстро меняющуюся информацию, а список дел – это все же быстроменяющаяся информация. Мало того, попытки насилия над мозгом с целью заставить его хранить эту быстроменяющуюся информацию могут плохо кончится. В своих психологических экспериментах над живыми людьми Даниел Канеман для того, чтобы получить доступ к быстрой малосознательной системе мозга использовал упражнение «Удержи в голове цифры». Это простое упражнение загружало и отвлекало медленную сознательную систему мозга и давало доступ к малосознательной. Это позволяло психологам развлекаться и ставить всякие веселые эксперименты, показывающие как в элементарных ситуациях быстрое мышление выдавало результат: мнгновенный, интуитивный, но не верный. По его наблюдениям простая задача удержать в голове пяток цифр уже наполовину отключало умную часть мозга, отдавая контроль над ситуации в руки быстрой части. Разумно предположить, что человек, пытающийся удержать все в голове будет так же перенапрягать умное мышление и чаще попадать в ловушки интуиции. Но мало того, что попытка многое запомнить сделает ваше поведение более глупым, вы еще имеете очень высокие шансы не справится с этой задачей: эффект интерференции (психологи его еще называют умным словом: ретроактивное торможение) сделает свое коварное дело и все аккуратные кусочки информации (список того, что надо сделать; список того, что больше не надо делать; список уже сделанного; список не сделанного, но отложенного на следующую неделю) перемешаются в мозге и на выходе будут иметь малоприятный вид
7.2. позволить мозгу не думать одну и туже мысль много раз.
7.2.1. Самый верный признак того, что список задач выполняет возложенную на него функцию — вы не можете вспомнить, что же вам надо сделать завтра. Действительно, зачем это помнить, когда у нас это все записано;
7.3. дать понимание, чего можно не делать.
7.4. Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.
8. 8. Что такое хороший список задач и как он выглядит
8.1. Ошибки при составлении списка задач
8.1.1. Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».
8.1.2. Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.
8.1.3. Плохие списки задач
8.1.3.1. Список проблем
8.1.3.2. Список проектов
8.1.3.2.1. Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».
8.2. Чек-лист хорошего списка задач
8.2.1. 1. Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
8.2.1.1.1. «Отправить документы в бухгалтерию», «Описать архитектуру системы в википедии»
8.2.1.2.1. «Документы», «Бухгалтерия», «Архитектура», «Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Помогите, срочно надо!»
8.2.1.3.1. Мозг всегда вычисляет ответ на вопрос «что нужно сделать?» и вы сэкономите массу мыслительных сил, если, вычислив этот ответ однажды, вы «закэшируете» его в списке задач.
8.2.2. 2. Понятно ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
8.2.2.1.1. «Проверить свободное место в /var/log», «Составить список замечаний к Васиному коду»
8.2.2.2.1. «Исследовать причину падения сервера», «Проанализировать код Васи»
8.2.2.3.1. Непонятный результат выполнения задачи – частая причина прокрастинации, представьте себе то, что хотите получить в конце, перед тем, как двигаться дальше.
8.2.3. 3. Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
8.2.3.1.1. «Прочитать Главу 1 «Войны и мир», «Позвонить в банк, попросить прислать договор»
8.2.3.2.1. «Прочитать «Войну и мир», «Взять ипотеку»
8.2.3.3.1. Воспользуйтесь методикой естественного планирования (см. ниже), что бы определить первое физическое действие.
8.2.4. 4. Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?
8.2.4.1.1. к датам привязаны периодические задачи или задачи, выполнение которых в другие даты влечет за собой неминуемые негативные последствия («Внести платеж по кредиту», «Отправить еженедельный отчет», «Провести обзор списка задач»).
8.2.4.2.1. единственная причина, по которой задаче назначена дата исполнения является заблуждение: «если дата не поставлена, до задача не будет сделана никогда»
8.2.4.3.1. Ситуация, когда для выполнении задачи требуется назначить ей дату, как правило, свидетельствует об общем перегрузе. В этом случае надо задуматься о законе впихивания: «при попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое» и подумать, что оказалось выпихнутым?
9. 9.Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям
9.1. Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.
9.2. Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.
9.3. Собственно метод:
9.3.1. 1. Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.
9.3.2. 2. Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.
9.3.3. 3. Мозговой штурм. Логическое.
9.3.4. 4. Организация. Творческое.
9.3.5. 5. Следующий шаг. Логическое.
10. 10. Ежедневный и периодический обзор
10.1. Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.
10.2. Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач»
10.3. Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.
10.4. Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.
10.5. Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже.
10.5.1. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:
10.5.1.2. 2. Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).
10.5.1.3. 3. С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?
10.6. Система обзора опирается на приоритет задач.
11. 11. Приоритезация задач
11.1. Надо сделать
11.2. Не надо сделать
11.3. Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.
12. 12. Типы прокрастинации и методы ее лечения
12.1. Я прокрастинирую потому, что
12.1.1. Я вообще не понимаю, как это делать
12.1.1.1. Лекарство: ППЛ, МВФ
12.1.2. Это делать противно
12.1.2.1. Глупая активность / Бюрократия
12.1.2.1.1. Так ли это противно?
12.1.2.1.2. Лекарство: МВФ (не всегда), ППЛ
12.1.2.2. Гипертрофированный перфекционизм
12.1.2.2.1. Хотел просто помыть посуду, а в итоге хочется сделать ремонт
12.1.2.2.2. Лекарство: МПР
12.1.3. Сейчас не до этого
12.1.3.1. Я жду нужного стечения обстоятельств?
12.1.3.1.1. Иногда лечится МВФ или МПП. Возможно ППЛ
12.1.3.2. Мне сначала нужно подготовиться и разобраться с рутиной?
12.1.3.2.1. Иногда лечится так
12.1.4.1. Метод волшебной феи (МВФ)
12.1.4.1.1. Представить, что прилетела фея
12.1.4.1.2. Обещает дать 15 минут времени, чтобы приблизить себя к выполнению дела
12.1.4.1.3. Каким будет этот шаг?
12.1.4.2. Минимально-приемлемый результат (МПР)
12.1.4.2.2. Лучше кое-как но сегодня, чем хорошо, но никогда
12.1.4.3. Минимально-приемлемые предусловия (МПП)
12.1.4.4. Целебное хренополагание (ЦХП)
12.1.4.5. Аккуратный Список Задач (АСЗ)
12.1.4.6. Поручить Правильным Людям (ППЛ)
12.1.5. Лично мне не нужно
12.1.5.2. Меня попросили/Мне поручили
12.1.5.3. Я пообещал (с дуру или вынудили)
12.1.5.4. Лечение: МПР или ЦХП
12.1.6. не могу вспомнить об этом в нужный момент
12.1.6.1. Самая легкая форма
12.1.6.2. Лекарство: АСЗ
12.1.7.1.1. Не преувеличиваю ли я? (Лекарство: МВФ)
12.1.7.1.2. Не страдаю ли я перфекционизмом? (Лекарство: МПР)
12.1.7.2. Я после этого порвусь
12.1.7.2.1. Иногда лучше не лечить. см. Эффект билиардного шара
12.1.8. Подсознанка уберегает меня от вмешательства
12.1.8.1. Идея взята у Талеба (ятрогения)
12.1.8.2. Не надо лечить, надо прислушаться к себе
12.1.8.2.1. Понять, как жить, если это дело не сделано
12.2. Вопросы для лечения прокрастинации
12.2.1. Надо ли вообще что-то с этим делать?
12.2.2. Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?
12.2.3. Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда.
12.2.4. Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом