Работать по эдо что это
Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?
Из нашей статьи вы узнаете:
Что такое электронный документооборот в организации
Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.
Принципы работы электронного документооборота и основные понятия
ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.
Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:
Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.
Виды электронного документооборота
Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:
Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.
Основы электронного документооборота
Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:
На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:
Как перейти на электронный документооборот
Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал ЭДО / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.
Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.
После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.
Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.
Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.
Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас
Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой.
Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него.
Was ist das или Что значит ЭДО?
ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа.
Всё происходит так:
1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое.
2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже).
3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен).
Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали.
Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал.
Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»
Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.
Мы практически уверены, что на большую часть вопросов вы ответили положительно. Поэтому не будем тратить время на объяснение, зачем нужен электронный документооборот, а сразу перейдём к преимуществам ЭДО.
5 преимуществ ЭДО
1. Вы экономите деньги. Оплата услуг курьерских служб, стоимость конвертов — поначалу может показаться, что это не такие большие деньги. Но за год может набежать немалая сумма.
2. Вы экономите время. Обмениваться документами по ЭДО можно так же быстро, как и письмами по электронной почте.
3. Постоянный доступ. Вы можете отправить документ в любое время и с любого компьютера, если на нём установлена ваша цифровая подпись.
4. Безопасность и конфиденциальность. Важные письма не потеряются при пересылке и не попадут «случайно» к конкурентам. Всё тайное останется тайным. Также вы сможете получить документ за любой предыдущий период, если бумажный оригинал был утерян.
5. Облачное хранение. Все ваши документы будут храниться в облаке, и не нужно оборудовать отдельное помещение для складирования бумаги.
При этом любой документ из ЭДО вы можете в любой момент распечатать на принтере, и на нём будут метка об электронной цифровой подписи и уникальный ID в системе ЭДО. Поэтому даже фанаты бумажного документооброта могут быть спокойны. Хотя мы бы рекомендовали прислушиваться к эко-трендам, и во благо сохранения природы идти на встречу цифровизации.
Электронный документооборот: с чего начать
Всё просто: прежде всего получите электронную цифровую подпись. Сделать это можно в специальном удостоверяющем центре. На сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций ознакомьтесь со списком аккредитованных УЦ и выберите подходящий.
Вполне возможно, что у вас уже есть такая подпись. Например, если вы удалённо обмениваетесь документами с ФНС, то вы можете использовать ту же подпись и для работы с ЭДО.
После этого вам нужно выбрать оператора ЭДО. Их достаточно много, и выбор в основном зависит от ваших личных предпочтений.
Затем уточните у представителей компании, с которой вы хотите работать по ЭДО, услуги какого оператора они используют. Если у вас одинаковые операторы, вам достаточно отправить приглашение вашему контрагенту через систему ЭДО.
Если они различаются, нужно будет настроить роуминг. Для этого запросите у вашего контрагента ID их организации в системе ЭДО. После этого обратитесь к вашему оператору, укажите ID, и специалисты оператора настроят роуминг.
Сегодня практически у любого бизнеса есть сайт, домен (адрес) и сервис, на котором размещён сайт — хостинг. И конечно же, обмениваться документами с компанией, которая предоставляет эти услуги, намного удобнее по ЭДО. Например, мы в REG.RU используем услуги операторов «Сбис» и «Диадок». На нашем сайте есть подробная инструкция, как подключить электронный документооборот. Это избавит вас от необходимости напоминать администратору своего сайта или маркетологу о получении закрывающих документов. Узнать больше про ЭДО в REG.RU можно в нашей подробной справке.
Каждый день без ЭДО — это потери для бизнеса. Вы тратите время на бюрократию, поиск бумажек, повторную отправку потерявшихся при пересылке документов и многое другое. Эти ресурсы можно было бы направить на развитие бизнеса. С ЭДО вы сможете оптимизировать документооборот в вашей компании и сосредоточиться на более важных задачах.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Будет полезно компаниям, которые планируют перейти с бумажных документов на электронные
Михаил Кратов
Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.
Что такое электронные документы и система электронного документооборота
Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.
Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.
Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.
Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:
Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.
Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день
Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота
На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».
Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.
При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.
Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.
Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.
При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:
Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.
У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.
При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы
Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.
В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.
Плюсы и минусы ЭДО
Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.
Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:
Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.
Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.
Что могут современные системы электронного документооборота
Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.
Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.
Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.
Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.
Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.
Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.
Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.
Как выбрать подходящую систему
Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.
Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.
Как перейти на ЭДО
Процесс подключения по шагам.
Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.
Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.
Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.
Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:
Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают
Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных
Электронный документооборот: что это и как работает
Для чего нужен электронный документооборот
ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП защищает документ от изменений и наделяет его полной юридической силой.
Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами электронными документами, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.
Как работает электронный документооборот между организациями:
Формы электронного документооборота
Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.
При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.
Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.
Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.
В электронном документообороте (ЮЗЭДО) есть 2 вида электронных документов:
Электронно-цифровая форма структурированного электронного документа регулируется законами и требованиями государственных служб.
Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами
Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.
Реализация электронного документооборота
Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер), потому что к обмену юридически значимыми документами предъявляют высокие технические требования. Поэтому первый шаг в процессе внедрения электронного документооборота — выбор оператора ЭДО.
Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:
В личном кабинете доступны все функции сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.
Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию за долю секунды.
Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.
Интеграция с учетной системой
Можно самостоятельно внедрить СФЕРА Курьер в любую другую учетную систему по API. Обмен документами проходит по защищенному каналу HTTPS.
Чтобы получить бесплатный доступ к API и документации, оставьте заявку.
Оптимизация электронного документооборота с помощью СФЕРА Курьер
Документы «На основании» создаются только для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):
В папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете корректировку или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в разделе «Связанные документы».
Хранение электронных документов
Требования законодательства и особенности хранения электронных документов
Все эти процессы требуют немало усилий, поэтому компании выбирают готовое ПО или облачный электронный архив от оператора ЭДО. Второй вариант удобнее, потому что не требует отдельных доработок и реализуется силами уже проверенного поставщика услуги.
Когда электронный документооборот с контрагентом завершен, ветка перемещается в раздел меню «Обработанные».
Документы легко искать по номеру, названию или даже их части. Напротив документа отображается статус и список возможных действий. Все данные хранятся в папке 6 месяцев, а затем переходят в СФЕРА Архив, доступ к которому оплачивается отдельно.
Электронный архив от СберКоруса позволяет вести учет электронного документооборота в режиме одного окна. Не нужно тратить время на установку и доработку системы, не нужно загружать данные вручную — все происходит автоматически.
Быстрый доступ к архивным документам снижает финансовые риски. Например, если налоговая обратилась за дополнительными сведениями, найти данные можно за секунду. И таким образом избежать проверок.
Про электронный документооборот коротко
Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми электронными документами с партнерами и госорганами.
Применение ЭДО позволяет снизить издержки и ускорить бизнес-процессы. Не нужно печатать, дожидаться подписи ответственного лица, затем отправлять по почте, ехать в офис или оплачивать услуги курьера. Кроме того, сервис ЭДО позволяет вести учеты документов в электронном документообороте и повысить контроль за работой сотрудников.
Отправить документ можно за минуту: загрузите готовый документ в СФЕРУ Курьер, выберите получателя, подпишите и отправьте. Когда партнер получит документ и подпишет квитанцию, сервис оповестит вас об этом.
Чтобы наделить документ юридической силой, нужна квалифицированная электронная подпись. Ее необходимо оформить в удостоверяющем центре с аккредитацией от Минцифры РФ, например, в удостоверяющем центре СберКорус.
КЭП — электронный аналог подписи от руки, который защищает документ от изменений. Электронный документ, подписанный КЭП, нельзя потерять или подделать.
Электронный обмен документами обеспечивает провайдер ЭДО. Чтобы выбрать провайдера, проанализируйте список проверенных компаний на рынке и узнайте, чьи услуги используют ваши главные партнеры. Если у партнеров разные операторы ЭДО, обмениваться с ними электронными документами можно с помощью услуги роуминг. СФЕРА Курьер настроила взаимодействие почти со всеми операторами и предоставляет роуминг бесплатно.
Хранить электронные документы нужно по правилам и требованиям закона. С облачным электронным архивом СФЕРА Архив это просто: не нужно организовывать помещение и работу сотрудников. Первые полгода все документы хранятся в разделе «Обработанные» сервиса ЭДО, потом переходят в электронный архив. Доступ приобретается отдельно.