Расчетные документы что это
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
Глава 2. Расчетные документы, порядок их заполнения, представления, отзыва и возврата
Глава 2. Расчетные документы, порядок их заполнения, представления,
отзыва и возврата
2.1. Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов.
2.2. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или в установленных случаях электронного платежного документа:
— распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
— распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).
2.3. При осуществлении безналичных расчетов в формах, предусмотренных в п.1.2 настоящей части Положения, используются следующие расчетные документы:
2.4. Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (класс «Унифицированная система банковской документации»). Форматы расчетных документов приведены в Приложениях 1, 5, 9, 13 к настоящему Положению.
2.5. Бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин.
2.6. Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, если копирование производится без искажений.
2.7. Размеры полей бланков расчетных документов указаны в Приложениях 2, 6, 10, 14 к настоящему Положению. Отклонения от установленных размеров могут составлять не более 5 мм при условии сохранения их расположения и размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми.
2.8. Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного или синего цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного или синего цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть черного, синего или фиолетового цветов.
2.9. Поля, отведенные для проставления значений каждого из реквизитов в расчетных документах, обозначены номерами в Приложениях 3, 7, 11, 15 к настоящему Положению.
При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения.
Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.
2.10. Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):
а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;
и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
к) очередность платежа;
л) вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках» Приложения 1 Правил ведения бухгалтерского учета в Центральном банке Российской Федерации (Банке России) от 18.09.97 г. N 66 и Приложения 1 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 18.06.97 г. N 61 (с учетом изменений и дополнений);
м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).
Поля «Плательщик», «Получатель», «Назначение платежа» в расчетных документах на перечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, взыскание недоимок по налогам и пеней, а также сумм налоговых санкций за нарушение налогового законодательства на основании решений судебных органов заполняются с учетом требований, установленных Министерством финансов Российской Федерации и Министерством Российской Федерации по налогам и сборам по согласованию с Банком России.
Порядок заполнения значений реквизитов расчетных документов приведен в Приложениях 4, 8, 12, 16 к настоящему Положению.
Поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными.
2.11. Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются.
2.12. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.
2.13. Расчетные документы предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично.
Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или электронно-вычислительных машин.
2.14. Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати. По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.
Расчетные документы индивидуальных предпринимателей принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре одной подписи, заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати, без проставления оттиска печати либо с оттиском печати, если она имеется и заявлена в указанной карточке.
2.15. Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.
2.16. При приеме банком расчетных документов осуществляется их проверка в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и настоящей частью Положения. Расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему не подлежат.
Списание банком денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа.
Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.
2.18. Отзыв расчетных документов осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).
Банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя), осуществляет отзыв платежных требований и инкассовых поручений путем направления в банк плательщика письменного заявления, составленного на основании заявления клиента.
2.20. Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету N 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.
Платежные поручения возвращаются плательщику. При возврате платежных поручений на перечисление платежей в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды банк одновременно с возвратом платежных поручений плательщику направляет органам, осуществляющим контроль за этими платежами, уведомление о возврате указанных платежных поручений клиентов в связи с закрытием счета.
Расчетные документы, поступившие в банк в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств (взыскателям) через обслуживающий их банк с указанием даты закрытия счета.
При возврате расчетных документов в регистрационном журнале делается запись с указанием даты и причины возврата.
При невозможности возврата расчетных документов в случае отсутствия информации о местонахождении плательщика или получателя средств (взыскателя) они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.
2.21. При возврате банком принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банка перечеркиваются, а на оборотной стороне первого экземпляра делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника с указанием фамилий.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Глава 2. Расчетные документы, порядок их заполнения, представления, отзыва и возврата
Глава 2. РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОРЯДОК ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ,
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ, ОТЗЫВА И ВОЗВРАТА
О порядке работы банков с расчетными документами на перечисление (взыскание) денежных средств в государственные социальные внебюджетные фонды в связи с введением с 1 января 2001 года единого социального налога (взноса) см. письмо ЦБ РФ от 05.01.2001 N 898-У, Минфина РФ от 15.01.2001 N 5н.
2.1. Банки осуществляют операции по счетам на основании расчетных документов.
2.2. Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или в установленных случаях электронного платежного документа:
— распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств;
— распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).
2.3. При осуществлении безналичных расчетов в формах, предусмотренных в п. 1.2 настоящей части Положения, используются следующие расчетные документы:
а) платежные поручения;
г) платежные требования;
д) инкассовые поручения.
2.4. Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (класс «Унифицированная система банковской документации»). Форматы расчетных документов приведены в Приложениях 1, 5, 9, 13 к настоящему Положению.
2.6. Допускается использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной технике, при условии, если копирование производится без искажений.
2.7. Размеры полей бланков расчетных документов указаны в Приложениях 2, 6, 10, 14 к настоящему Положению. Отклонения от установленных размеров могут составлять не более 5 мм при условии сохранения их расположения и размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми.
2.9. Поля, отведенные для проставления значений каждого из реквизитов в расчетных документах, обозначены номерами в Приложениях 3, 7, 11, 15 к настоящему Положению.
При заполнении расчетных документов не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Значения реквизитов должны читаться без затруднения.
Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.
2.10. Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):
а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения;
и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
к) очередность платежа;
л) вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках» Приложения 1 Правил ведения бухгалтерского учета в Центральном банке Российской Федерации (Банке России) от 18.09.97 N 66 и Приложения 1 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, от 18.06.97 N 61 (с учетом изменений и дополнений);
м) подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях).
Поля «Плательщик», «Получатель», «Назначение платежа» в расчетных документах на перечисление платежей на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, взыскание недоимок по налогам и пеней, а также сумм налоговых санкций за нарушение налогового законодательства на основании решений судебных органов заполняются с учетом требований, установленных Министерством финансов Российской Федерации и Министерством Российской Федерации по налогам и сборам по согласованию с Банком России.
Порядок заполнения значений реквизитов расчетных документов приведен в Приложениях 4, 8, 12, 16 к настоящему Положению.
Поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными.
2.11. Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются.
2.12. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.
2.13. Расчетные документы предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично.
2.14. Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати. По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.
Расчетные документы индивидуальных предпринимателей принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре одной подписи, заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати, без проставления оттиска печати либо с оттиском печати, если она имеется и заявлена в указанной карточке.
2.15. Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.
2.16. При приеме банком расчетных документов осуществляется их проверка в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и настоящей частью Положения. Расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему не подлежат.
Списание банком денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа.
Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.
2.18. Отзыв расчетных документов осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).
Банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя), осуществляет отзыв платежных требований и инкассовых поручений путем направления в банк плательщика письменного заявления, составленного на основании заявления клиента.
2.20. Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету N 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.
Платежные поручения возвращаются плательщику. При возврате платежных поручений на перечисление платежей в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды банк одновременно с возвратом платежных поручений плательщику направляет органам, осуществляющим контроль за этими платежами, уведомление о возврате указанных платежных поручений клиентов в связи с закрытием счета.
Расчетные документы, поступившие в банк в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств (взыскателям) через обслуживающий их банк с указанием даты закрытия счета.
При возврате расчетных документов в регистрационном журнале делается запись с указанием даты и причины возврата.
При невозможности возврата расчетных документов в случае отсутствия информации о местонахождении плательщика или получателя средств (взыскателя) они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.
2.21. При возврате банком принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банка перечеркиваются, а на оборотной стороне первого экземпляра делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника с указанием фамилий.