Расходная накладная и товарная накладная в чем разница
Расходная накладная
Формирование расходной накладной происходит тогда, когда идет движение товарно-материальных средств. Наиболее широкое распространение она имеет на заводах, фабриках и производствах с собственными отгрузочными складами, а также на предприятиях, работающих в сфере торговли, причем их область деятельности роли не играет: это может быть продажа инструментов и оборудования, бытовых товаров, продуктов питания и т.д.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Кто составляет документ
Обычно обязанность по формированию расходной накладной лежит на материально–ответственном лице: это может быть продавец, менеджер, кладовщик и т.д. В дальнейшем документ передается в бухгалтерию, где специалист отдела проводит все дальнейшие необходимые действия.
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.
Поскольку на ее основе проходят бухгалтерские проводки, к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.
И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.
Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.
Образец составления расходной накладной
С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.
Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую вносится по порядку:
Во второй, основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:
Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.
В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).
Оформление документа
Также как и содержание, оформление бланка полностью зависит от видения документа представителями организаций и их потребностями. Бланк можно составлять на простом чистом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия, причем заполнять его можно как от руки, так и на компьютере.
Важное условие! Накладная должна содержать в себе «живые» подписи материально-ответственных сотрудников: того, кто разрешил отпуск продукции, того, кто его непосредственно осуществил и покупателя.
При этом удостоверять расходную накладную при помощи штемпельных изделий нужно только в том случае, если норма по их использованию закреплена во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.
Документ делается всегда как минимум в двух идентичных экземплярах, один из которых передается на руки представителю принимающей стороны, второй – остается у работника отпускающего продукцию предприятия.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Про акты, накладные и УПД для новичков
Чем отличается акт от накладной? По какой форме их составлять? В каком документе можно провести одновременно и товар, и услугу? Можно ли выдавать накладные физлицам? На все эти и другие вопросы про акт, накладную и УПД отвечает Эльба.
Акт и накладная — это документы, которые подтверждают, что вы выполнили то, что обещали по договору. В случае с услугами — оказали их. В случае с товарами — выдали покупателю. Эти документы еще называют закрывающими, потому что они как бы закрывают сделку.
Чем они отличаются друг от друга? Всё просто. Акт подтверждает факт оказания услуги, а накладная — факт отгрузки товара.
Например, вы отгрузили арахисовую пасту клиенту. В идеале в момент отгрузки клиент должен подписать накладную в двух экземплярах: один для вас, другой для себя. Этим действием он документально подтвердит, что принял ваш товар и что не имеет к нему никаких претензий.
С услугами схема такая же: акт подтверждает, что услуга или работа выполнена качественно, в полном объеме и претензий у заказчика нет. После его подписания клиент не может требовать от вас доработки. Ну а если что-то пошло не так, то ваш клиент вполне может не подписать акт. Или подписать, но прямо в нем перечислить обнаруженные недостатки, что в будущем может повлиять на стоимость.
Акт более простой документ, чем накладная, и всё дело в его форме.
Формы накладной и акта
У накладной, в отличие от акта, есть установленная форма, она называется ТОРГ-12. Можно, конечно, разработать и свою форму накладной, но для контрагентов она будет непривычной, поэтому лучше пользоваться ТОРГ-12. В ней много полей, аббревиатур и строчек, но Эльба, к примеру, по большей части всё это заполняет автоматически.
Выставляйте счета, акты, накладные, договоры и другие документы по шаблонам Эльбы
А вот у акта чёткой формы нет, есть лишь обязательные реквизиты и вы их можете организовать по-своему. В Эльбе, например, акт выглядит так:
Что делать, если одновременно с отгрузкой товара вы оказываете услуги?
Самое частый пример: вы отгружаете и доставляете товар. Нужно ли для этого оформлять и акт, и накладную?
По-хорошему, да. Потому что неправильно включать услугу в накладную или товар в акт. Но есть еще один интересный документ —универсальный передаточный документ (УПД). Изначально он предназначен для того, чтобы объединить акт/накладную со счетом-фактурой, но УПД можно выставить и без счета-фактуры, это не запрещено. И тогда от него остается симбиоз акта и накладной, то есть это как раз тот документ, по которому можно провести и товары, и услугу.
Нужно ли выдавать накладные физлицам?
Нет, не нужно, с функцией накладной отлично справляется кассовый чек. Если же физлицо по какой-то причине просит у вас накладную, вы можете пойти ему навстречу. Этим вы точно ничего не нарушите.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как составить расходную накладную (бланк)?
Расходная накладная активно используется в сфере розничной торговли. Какие формы данного документа существуют сегодня, каковы нюансы их составления и где можно скачать актуальные бланки, расскажем в нашей статье.
Для чего нужна расходная накладная
В российском законодательстве документооборот с применением расходных накладных регулируется весьма поверхностно. Использование соответствующих документов во многом опирается на деловые традиции, сложившиеся в сфере торговли.
Среди тех немногих источников права, которые регулируют применение расходных накладных, можно выделить письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В соответствии с нормами п. 2.1.2 данного НПА движение товара от продавца к покупателю должно заверяться товаросопроводительными бумагами, в частности накладными. В положениях п. 2.1.2 письма № 1-794/32-5 также отмечено, что накладные могут выступать в качестве как расходных, так и приходных документов и должны оформляться материально ответственными лицами в ходе отпуска товаров либо при их принятии организацией.
В п. 2.1.9 письма № 1-794/32-5 указано, что расходная накладная может также потребоваться при возврате товара поставщику (если в ходе реализации в изделии обнаружен брак, товар имеет низкое качество либо ограниченную комплектность).
В соответствии с п. 2.2.4 письма № 1-794/32-5 при отпуске товаров в распоряжение материально ответственных лиц на период их рабочей смены должна оформляться расходно-приходная накладная.
Таким образом, рассматриваемый НПА устанавливает 2 основных типа расходных накладных:
Формы расходных накладных
Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?
Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:
В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.
Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.
Все вопросы, связанные с заполнением заголовочной и табличной частей ТОРГ-12, подробно освещены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Посмотреть разъяснения можно, получив к К+ бесплатный пробный доступ.
Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.
Составляем накладную на отпуск товара сторонней организации
Расходная накладная по форме ТОРГ-12 составляется в 2 экземплярах. 1-й остается в фирме, которая сдала товар, и используется в качестве основания для списания соответствующих ТМЦ. 2-й экземпляр передается фирме, получившей товар, и выступает основанием для оприходования соответствующего имущества.
Составляем накладную на отпуск товара продавцу
Расходная накладнаяпо форме ТОРГ-14 также формируется в 2 экземплярах сотрудником, который отпускает товар и одновременно является материально ответственным лицом торговой организации. Ее 1-й экземпляр отдается продавцу, который берет товар под реализацию, а 2-й остается в фирме. По окончании рабочей смены продавец сдает выручку в кассу. В расходной накладной фиксируются сведения о данной выручке, а также об оставшихся нереализованных товарах.
Где можно скачать бланки расходных накладных
Скачать бланки расходных накладных, соответствующие формам ТОРГ-12 и ТОРГ-14, вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Используя данные формы, вы без труда составите расходные накладные нужного назначения.
Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны
В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная. Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.
Для чего используют
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Кто должен оформлять документ
Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.
Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Образец заполнения расходной накладной
Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.
Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.
Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.
Оформление документа
Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.
Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:
Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.
Для чего она нужна расходная накладная
При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.
Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.
Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.
Нормативная база
Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п.2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п.2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п.2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.
Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.
То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:
Порядок формирования
В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.
Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:
Сохранение отражается в соответствующем журнале.
Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте. Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д. Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.
Унифицированный образец бланка расходной накладной
Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.
Проследите, чтобы здесь имелось:
Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.
ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.
Как заполнить документ: алгоритм
Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.
Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.
Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание. При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком. Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.
Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.