Расходник это что такое
Расходно-кассовый ордер
Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.
Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера
Часть первая
В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).
Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –
Часть вторая
Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.
Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.
После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.
Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.
Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.
После оформления расходно-кассового ордера
После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.
Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.
Расходный кассовый ордер
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (форма № КО-2) — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники; выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3); в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна; по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции, а по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления; составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.
Смотреть что такое «Расходный кассовый ордер» в других словарях:
Расходный кассовый ордер — документ, по которому касса предприятия выдает наличные деньги. См. также: Кассовые операции Финансовый словарь Финам. Расходный кассовый ордер Первичный документ, подтверждающий выплату денег из кассы. Подписывается руководителем предприятия,… … Финансовый словарь
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР — денежный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями … Энциклопедический словарь экономики и права
расходный кассовый ордер — документ, по которому выдаются деньги … Словарь экономических терминов
Ордер Расходный Кассовый — ордер, фиксирующий выплату денег из кассы. К ордеру прилагаются документы, подтверждающие целевое расходование денег. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
ОРДЕР РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — (см. РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР) … Энциклопедический словарь экономики и права
ОРДЕР РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — денежный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд., испр. М.: ИНФРА М. 479 с.. 1999 … Экономический словарь
ОРДЕР, РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — первичный документ, подтверждающий выплату денег из кассы. Подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получившим деньги. При инкассации выручки или другого выбытия наличных денег, если конкретное лицо их не… … Большой бухгалтерский словарь
ОРДЕР, РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ — первичный документ, подтверждающий выплату денег из кассы. Подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получившим деньги. При инкассации выручки или другого выбытия наличных денег, если конкретное лицо их не… … Большой экономический словарь
ордер расходный кассовый — денежный документ, которым оформляется кассовая операция по выдаче наличных денег предприятиями, учреждениями … Словарь экономических терминов
ордер — 1. ОРДЕР, а; мн. ордера; м. [от франц. ordre приказ, порядок] Письменное предписание, распоряжение, документ на выдачу, получение чего л. Кассовый, расходный о. О. на арест. Получил о. на квартиру. ◁ Ордерный, ая, ое. О ая выдача товара. 2. ОРДЕР … Энциклопедический словарь
Организация сама решает, какие средства провести как малоценку. Ограничение действует только относительно цены материалов – не больше 40 000 рублей. В связи с этим важно рассмотреть, какие бывают расходные материалы в различных областях.
Расходники в медицине
Медицинские расходные материалы представляют собой многочисленную группу предметов, используемых в разных сферах. Невозможно перечислить все, что требуется для оказания качественной медицинской помощи. Можно привести лишь некоторые названия:
В косметологии, подологии, стоматологии используются предметы, которые являются одновременно и расходными материалами для салонов красоты. Особенно это касается средств для дезинфекции и стерилизации.
В салоне красоты
Для очистки инструментов, дезинфекции и стерилизации в салоне красоты применяют медицинские расходные материалы:
Помимо этого, существуют и специальные расходные материалы для салонов. Это одноразовые бахилы, полотенца, простыни, салфетки, шапочки. У каждого специалиста свой набор расходников:
В салоне прибегают к процедуре кварцевания помещений, для которой применяют специальные лампы. Их ресурс ограничен, и периодически они требуют замены. Также кварцевые настольные стерилизаторы требуют смены элементов.
Расходники в офисе
Для успешной работы коллектива в помещении необходимы мебель, оргтехника и компьютеры. Но этого недостаточно. Существуют нормы, при которых человек может продуктивно заниматься умственным трудом. Приток свежего воздуха и установление комфортной температуры обеспечивают кондиционеры. Расходные материалы для них:
Нужны также и предметы канцелярии – блокноты, ежедневники, ручки, фломастеры, карандаши, ластик, кнопки, скотч, чертежная бумага и тому подобное. В офисах устанавливают принтеры. Расходными материалами для них будут:
Приобретая оргтехнику, важно удостовериться в доступности расходников к ней, чтобы не было перебоев с работой. Некоторые детали считаются условно подходящими и всегда есть в наличии. Но частое их использование не гарантирует сохранности оборудования. В этом случае лучше позаботиться о приобретении фирменных расходных материалов заранее.
Расходники в строительстве
Когда составляют смету на строительство или ремонт, тоже учитывают расходные материалы – это вспомогательные средства, которые используют при работе. Непосвященный человек может быть неприятно удивлен их стоимостью, когда увидит цифру на бумаге. Это естественно: он же не знает технологии и не может учитывать расходы.
Желание сэкономить на расходниках приведет к беде: цемент низкой марки может быть непригоден для работ, краска не выдержит перепадов температуры и начнет осыпаться, отсутствие пароизоляционного слоя приведет к образованию плесени. Прораб предупредит об этом и постарается найти приемлемый вариант соотношения цены и качества.
К сожалению, недобросовестные подрядчики пользуются этим и искусственно завышают цену на гипсовые, цементные, штукатурные смеси, краску, шпатлевку, грунтовку, одноразовые инструменты. Чтобы этого избежать, приходится знакомиться с процессом самому или доверить это управляющей компании, имеющей лицензию.
Расходники для дома
Часто человек покупает какие-то мелочи для дома не задумываясь. Посудомоечная и стиральная машины требуют покупки моющих средств. Компьютеру нужны салфетки для экрана. В ванной множество средств гигиены. Все это – расходные материалы.
Когда не выделена статья расхода на такие предметы, приходится тратить на них средства, отложенные на еду. Стоит подсчитать, сколько уходит на это денег, чтобы определить точную сумму. Это поможет экономить семейный бюджет.
Иногда бытовые приборы требуют частой замены каких-то деталей или элементов. Некоторые работают дома, занимаясь косметическими услугами или написанием рефератов. Кто-то выполняет чертежные работы. Для всех этих видов деятельности нужно приобретать оборудование: маникюрную лампу, аэрограф, принтер. Чтобы не увеличивать расходы на обслуживание, лучше выбирать такую технику, которая комплектуется недорогими расходниками.
Заключение
Во всех областях жизни нас окружают расходные материалы. Это косметические средства, предметы гигиены, канцелярия, сменные детали электроприборов и средства обслуживания автомобилей. Без них жизнь была бы неудобной.
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер
Выдача денег из кассы предприятия регистрируется путём заполнения специального документа – расходного кассового ордера. Рассмотрим особенности этого документа и правила его оформления подробнее.
Выдача денег из кассы организации – это кассовая операция. Правила ведения, оформления подобных операций регламентируются Указанием №3210-У, утверждённым Банком России от 11.03.2014 г. Документ применяется всеми юридическими субъектами в обязательном порядке. Единственным исключением являются банковские учреждения, для них есть отдельный акт.
Обратите внимание! Указание Банка России №3210-У разрешает организациям со статусом СМП и ИП использовать упрощённый вариант ведения кассы, оформления её операций.
Выдача денежных средств в наличной форме из кассы организации оформляется с помощью расходных кассовых ордеров. Они имеют единую форму №КО-2, зарегистрированную 01.01.1999 г. Расходный кассовый ордер – это первичный документ учёта, поэтому использование установленной законом формы является обязательным для исполнения.
Согласно Указанию Банка России №3210-У, оформление расходника возможно на бумаге или в электронном виде.
Кто должен выписывать расходник?
Оформление ордера (заполнение документа, его подпись) совершает:
Согласно Указанию Банка России №3210-У, если глава организации сам ведёт операции с наличными, он имеет право самостоятельно подписывать расходники по кассе.
Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:
Согласно общему правилу, ведение кассовых операций – это обязанность кассира.
Этот процесс требует внимательно отношения к наличию следующих позиций:
Идентификация получателя кассиром:
Важно! Выдача наличных возможна только тому лицу, что указано в доверенности предприятия или в расходнике.
Выдача денег согласно доверенности от предприятия требует от кассира проверки следующих данных:
Доверенность необходимо приложить к расходнику. В случае, когда документ оформлен на получение не одной, а нескольких выплат, либо необходим для предъявления в разных организациях, с него снимают копию. После этого кассир заверяет её в том порядке, что принят в ИП, на предприятии.
К ордеру прилагают заверенную копию документа. Оригинал хранится у кассира организации. По окончании последней операции, оригинал прикладывают к кассовому расходнику.
Когда кассир выдал деньги, он обязан подписать ордер. Электронный документ подписывается соответствующим образом (это регламентируется п. 6.2 Указания №3210-У). Кассир также подписывает расходник.
Заполнять расходник разрешено от руки или печатным способом. В бумажный ордер исправления не вносятся.
Электронный ордер требует специальной подписи, это регламентируется требованиями ФЗ «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. Вносить изменения в уже оформленный ордер можно до момента его подписания.
Особенности заполнения ордера
Расходный кассовый ордер содержит следующие данные:
Отсутствие всех данных – опасно. Наличие доверенности на получение денежных средств без подписи расходного кассового ордера представителем поставщика не является подтверждением факта получения денег.
Запрещено поступать следующим образом:
Эти действия не заменят на расходном ордере подписи лица, получившего средства. Они не заменяют передачи кассиру доверенности.
Пример заполнения расходного кассового ордера
Информация о заполненном ордере подлежит внесению в кассовую книгу. В графу 2 кассир вносит фамилию, имя, отчество представителя, а также данные доверенности, наименование поставщика. Обязательно проставляется отметка, по какому договору, за какие товары, по какой накладной были переданы средства.
Как происходит выдача денег под отчёт?
На расходы компании или ИП могут понадобиться деньги. Кассир может выдать их под отчёт.
Особенности оформления расходного ордера:
Хранение расходного ордера кассы производится в течение 5 лет.
Оформление расходника производится для выдачи:
Выдача средств из кассы требует отметки в графе «дебет» кода синтетического счёта 71, в графе «кредит» — счёт 50 «касса». Оформление получения наличных денежных средств обязательно фиксируется указанием субсчёта счёта 50.
Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны
В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная. Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.
Для чего используют
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Кто должен оформлять документ
Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.
Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Образец заполнения расходной накладной
Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.
Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.
Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.
Оформление документа
Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.
Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:
Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.
Для чего она нужна расходная накладная
При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам). Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей. И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.
Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль. После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции. Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.
Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.
Нормативная база
Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п.2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п.2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п.2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.
Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.
То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:
Порядок формирования
В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.
Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:
Сохранение отражается в соответствующем журнале.
Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте. Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д. Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.
Унифицированный образец бланка расходной накладной
Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.
Проследите, чтобы здесь имелось:
Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.
ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.
Как заполнить документ: алгоритм
Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.
Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.
Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание. При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком. Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.
Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.