закончилась трудовая книжка что делать кадровику
Закончилась трудовая книжка: как правильно сделать запись дальше?
В трудовую книжку любую запись следует вносить обязательно без сокращений. Это правило действует даже в том случае, если закончилась трудовая книжка – как сделать запись, интересует каждого неопытного кадровика. При таких обстоятельствах вшивают вкладыш в трудовую книжку.
Как правильно выдать вкладыш
По запросу кадровика, на основании приказа руководителя предприятия работнику выдается вкладыш для трудовой книжки, который имеет определенную стоимость, как и сама книжка. Оплачиваться он может тремя способами:
Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой. В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи. Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.
Как правильно вшить вкладыш
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа. Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия. Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
Как правильно оформить вшитый вкладыш
Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:
После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:
На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:
На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.
Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем
Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:
Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.
Что делать, если запись внесена в другой раздел
Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:
Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.
Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию
Закончилась трудовая книжка – порядок действий
Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.
Окончание трудовой книжки
Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.
Нужно ли приобретать новую
Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями. Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую. Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.
Оформление вкладыша
Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.
Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.
Внесение записей
Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.
Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.
На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.
Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.
Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.
Вшивание
На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.
Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.
Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.
Нумерация
Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.
Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.
Неправильно заполненный вкладыш
При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.
Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!
Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.
Другие ситуации
Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:
Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября
С 1 сентября изменятся правила ведения и хранения трудовых книжек. В статье — разбор основных изменений
Михаил Кратов
В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.
Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.
Изменилась форма бумажной трудовой книжки
Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.
Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.
Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.
Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.
Записи можно будет делать не только от руки
С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.
Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено
Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.
Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.
Уменьшится срок внесения записей в трудовую
На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.
Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.
Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.
Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой
Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.
Придется чаще выдавать трудовую на руки
Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Нужно будет указывать причину увольнения полностью
Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.
Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз
Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.
Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.
Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.
Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей
Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.
Изменятся правила заполнения трудовой при переводе
Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.
Разрабатывать книги учета придется самостоятельно
Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.
Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.
Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.
Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.
Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как бизнесу работать с новой системой прослеживаемости товаров
С 8 июля в России заработала система прослеживаемости товаров. С экспертом разобрали, кого касается новый закон и как действовать бизнесу
Чем грозит отсутствие или неправильное применение ККТ
С 1 июля онлайн-касса обязательна для всех, кто принимает деньги от покупателей. За работу без онлайн-кассы предпринимателям грозят санкции
Последние изменения в законодательстве для НКО в 2021 году
Разбираем, какие изменения ждут НКО осенью 2021 года, и вспоминаем январские обновления
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика
Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.
В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменится согласно новому порядку
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Когда и кому выдавать новые бланки БТК
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.
Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить ее в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:
Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.
Новый порядок ведения трудовых книжек
Можно использовать штампы
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты только арабскими цифрами
Даты следует писать только арабскими цифрами:
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Срок заполнения зависит от вида записи
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
Уточнен порядок записи о совместительстве
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Приказ № 320н расширил возможности:
Совместители вправе выбрать любой из способов.
О служебной деятельности — по месту службы
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Не надо подписи в карточке Т-2
До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.
Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.
Точность в записи об увольнении
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Записи при отказе от бумажной трудовой
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
Оформление дубликата
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.
Новые бланки и вкладыши потребуются, если:
При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.
Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.
Титульный лист
Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.
Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.
Сведения о работе
В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.
Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.
Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, которое назначено приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.
Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.
Книгу (журнал) учета трудовых и вкладышей в нее работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.
Вместо заключения
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи: