если работник отказывается писать объяснительную что делать работодателю
Акт об отказе писать объяснительную
Составление акта об отказе писать объяснительную происходит в тех случаях, когда сотрудник организации совершает какой-либо проступок, но не желает давать по его поводу каких бы то ни было разъяснений.
При этом значимость самого нарушения определяется вышестоящим начальником – если он, руководствуясь законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами компании, счел его достаточно серьезным, то он имеет все основания для того, чтобы запросить с подчиненного объяснения.
Давать их или нет, каждый работник решает самостоятельно – по закону составление объяснительной является не обязанностью, а правом сотрудника и никто не вправе принуждать его к этому.
Порядок дачи объяснений за проступок
Любое нарушение, произведенное работником, должно быть зафиксировано в специальном акте. Данный документ составляется его непосредственным начальником с привлечением как минимум двух свидетелей (также сотрудников организации).
В акте должно быть зафиксировано:
Далее руководитель обязан потребовать с подчиненного объяснения. При этом работник имеет право давать их как в устном, так и в письменном виде.
Письменные необходимы лишь в том случае, если они позволяют проанализировать и оценить вескость и уважительность причин проступка и могут напрямую повлиять на строгость возможного наказания.
По закону период для запроса и дачи объяснительной записки может определяться внутренними нормативными положениями компании, но в любом случае, он не должен превышать срок в один месяц.
Если работник пишет объяснительную, то в дальнейшем она либо служит обоснованием для того, чтобы освободить его от наказания, либо становится основанием для приказа о наложении дисциплинарного взыскания.
Если же сотрудник отказывается давать письменные объяснения, то через три дня работодатель имеет право составить соответствующий акт.
Роль объяснительной
Значение объяснительной переоценить сложно – она помогает руководству предприятия понять мотивы совершения проступка и определить степень вины нарушителя.
И хотя наличие объяснительной записки со стороны работника не обязывает работодателя освобождать его от наказания, в ряде случаев, если повод к совершению проступка был достаточно веским и уважительным (например, заболевание близкого родственника, форс-мажорные обстоятельства и т.д.) и к объяснительной прикладываются подтверждающие документы, руководитель не имеет права накладывать дисциплинарное взыскание.
Зачем нужен акт
Роль акта об отказе писать объяснительную записку также довольно проста и понятна: этот документ, являясь доказательством совершения проступка и отсутствия раскаяния со стороны провинившегося работника, дает полное право руководству предприятия принять меры по его наказанию.
Дисциплинарное взыскание имеет три наиболее распространенных формы:
Именно одно из них и указывается в приказе со стороны директора. Чем тяжелее нарушение, тем ответственность за него серьезнее.
Кто составляет акт
Обычно акт об отказе писать объяснительную составляет начальник того структурного подразделения, в котором трудится допустивший нарушение работник.
Чтобы акт обрел законную силу, нужно привлечь к его написанию других сотрудников фирмы, как свидетелей отказа.
Говоря иными словами, для составления акта формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, в которую обязательно должен входить непосредственный руководитель работника, и, к примеру, юрисконсульт и секретарь фирмы.
Закон никак не определяет перечень представителей работодателя, которые могут удостоверять факт совершения проступка и отказа писать объяснительную, поэтому на каждом предприятии комиссия назначается в индивидуальном порядке.
При наличии в организации профсоюзного органа, в комиссию необходимо включать и его представителя.
Образец акта об отказе писать объяснительную
На сегодня нет единого унифицированного образца составления акта об отказе писать объяснительную записку, поэтому сотрудники компаний вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы.
Однако есть некоторые данные, указывать которые в акте обязательно:
Объем акта не ограничен, поэтому основной раздел может быть дополнен и любыми другими сведениями.
Как оформить акт
Как к информационной части акта, так и к его оформлению никаких особых требований законодательство не предъявляет: документ можно печатать на компьютере или писать от руки, на простом чистом листе или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: акт должен быть подписан непосредственным составителем, а также членами комиссии, которые присутствовали при его создании.
Желательно получить и автограф провинившегося работника, а при его отказе, следует сделать в документе соответствующую отметку.
Заверять документ печатью не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица на уровне закона освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия.
Акт достаточно составить в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать нужно количество копий.
Как и сколько времени хранить акт
После завершения всех процедур с использованием акта, он передается в архив предприятия, где должен храниться на протяжении периода, установленного законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании для таких документов (но не меньше трех лет), затем его следует утилизировать в определенном порядке.
Отказ писать объяснительную на работе
В ст. 193 ТК РФ сказано, что если работник нарушил свои трудовые или должностные обязанности, он должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. Но нельзя наказать сотрудника, не затребовав с него письменные объяснения по поводу случившегося.
При этом затребовать объяснения у работника по поводу случившего работодатель может только в письменном виде. Требование оформляется в 2-ух экземплярах. Один остаётся у работника, а другой – передаётся в отдел кадров. На этом экземпляре должна стоять подпись провинившегося работника. Это говорит о том, что он получил требование и с ним ознакомлен. Только так работодатель сможет доказать, что он требовал от работника объяснений по факту случившегося.
Отказывать работодателю в письменных объяснениях работник не имеет права. Объяснить письменно ситуацию он может в течение 2-ух рабочих дней. Если сотрудник не хочет давать объяснения или не представляет их в указанный срок, работодатель составляет акт. Наличие этого документа никак не влияет на применение или неприменение взыскания к провинившемуся.
Отказ от объяснительной также должен быть дан работодателю в письменном виде. Работник пишет его от руки. Если работник отказывается писать объяснительную, в тексте своего отказа он указывает:
Имеет ли право директор требовать письменную объяснительную
Так как директор является уполномоченным от работодателя лицом на принятие решений по предприятию в целом, то требовать от работника письменных объяснений может только он.
Но директор должен быть назначен на должность соответствующим приказом от учредителей предприятия или лично работодателя. В его должностных обязанностях должны быть указаны полномочия по применению к работникам дисциплинарных взысканий. А наложить на работника взыскание, не получив письменных объяснений, работодатель или его уполномоченное лицо не имеют права.
Иногда достаточно и устных объяснений, если они открывают полную картину произошедшего, которое не повлекло за собой серьёзных происшествий.
Можно ли не писать объяснительную на работе
Только работодатель или уполномоченное от него лицо имеют право требовать, чтобы работник давал письменные объяснения по поводу того или иного факта. Ни один другой начальник, в том числе, начальник кадров или начальник отдела не имеет права требовать от сотрудника такого документа.
Поэтому работник имеет право отказывать всем, кроме работодателя. Никаких санкций ему за это не будет! Но он обязан писать объяснительную на работе по требованию работодателя, тем более, если на рабочем месте произошло происшествие. Требование предоставить объяснения должно быть предъявлено работнику в письменном виде. Если же работник отказывается писать объяснительную, то он также должен представить работодателю отказ в письменном виде.
Что делать, если работодатель требует послать ему объяснения на электронную почту? Электронные объяснительные не являются служебными кадровыми документами, так как на них нет личной подписи работника. Поэтому требование о представление объяснений по электронной почте можно проигнорировать.
Объяснительная в электронном виде будет иметь свою юридическую силу, если работник имеет свою квалифицированную электронную подпись, которой он и подпишет документ. Но на сегодняшний день, обычные рядовые сотрудники не имеют таких подписей, так как бремя по их изготовлению ложится на работодателя.
Работодатель может направить требование работнику, но только подписав его своей электронной подписью. Тогда работник может представить объяснения или отказ давать объяснительную в обычном письменном виде. Закон не запрещает этого делать!
Чем грозит отказ
Отказ писать объяснения не должен повлечь за собой никаких санкций со стороны работодателя против работника. Но, как показывает практика применения дисциплинарных наказаний, если работник оформляет отказ, то он признаётся в содеянном.
При получении отказа работодатель должен составить акт, в котором указывается на отказ сотрудника писать объяснительную. Если работодатель принял решение о применении к данному сотруднику дисциплинарного взыскания, основанием для издания приказа будет акт об отказе.
Акт о непредоставлении письменного объяснения работником
Акт о непредоставлении письменного объяснения работником пишется работодателем в том случае, если сотрудник совершил какой-либо дисциплинарный проступок и не предоставил этому объяснения. Этим документом руководство фиксирует факт отсутствия объяснительной записки, перед тем как применить дисциплинарное взыскание к сотруднику-нарушителю.
Общие сведения, алгоритм наложения взыскания
Согласно ст. 192 ТК РФ в качестве наказания может выступить один из вариантов взыскания: замечание, выговор или увольнение. Последовательность действий при наложении взыскания должна соблюдаться четко. Первым делом работодатель должен потребовать с работника объяснения, направив ему уведомление. Если в течение двух дней с этого момента письменных объяснений зафиксировано не было, то формируют соответствующий акт. Об этом говорится в ст. 193 ТК РФ. Далее руководство принимает решение о характере взыскания и издает приказ об этом.
К сведению! Наниматель вправе не применять взыскание, если провинившийся, предоставив объяснения, указал причину своего проступка и она уважительная. Но непредоставление данного документа не мешает наложению наказания.
Кто составляет и подписывает бумагу
Документ формирует один их членов специально созданной для этого комиссии. В ее составе должно быть не менее 3 работников компании. Как правило, это начальник отдела кадров, руководители отделов, бухгалтеры, администратор. Если на предприятии создан профсоюз, то в состав комиссии входит и его участник. По возможности в состав должен входить и непосредственный начальник нарушителя, поскольку обычно это именно он должностной запиской фиксирует факт совершения дисциплинарного проступка.
Особенности составления
Структура документа
Для того чтобы акт имел юридическую силу, он содержать такие данные:
Когда руководитель получит документ, он должен будет принять решение о том, какой вариант взыскания наложить.
Если обнаружена ошибка
Нередко случается, что после того, как документ был распечатан и подписан, в нем бывают замечены сведения с фактическими ошибками, например, неправильно указаны дата, должность и т.д. Конечно же, такие ошибки нужно исправить. Это оформляется принятым законодательно способом:
Отказ работника от прививки. Что делать, чтобы не оштрафовали?
Вакцинирование – обязательное условие для работ с высоким риском инфицирования и переноса вируса. Трудовой кодекс запрещает работодателям увольнять всего лишь на том основании, что работник отказался от прививки. Но, и допускать к работе без прививки работодатель тоже не имеет права. В итоге, прививка из добровольной превращается в обязательную.
Для многих специалистов прививка от COVID-19 стала обязательной. Без нее сотрудника нельзя допускать к выполнению работ.
Постановлением Правительства РФ от 15 июля 1999 г. № 825 утвержден перечень работ, которые связаны с высоким риском заболевания инфекционными болезнями и требуют обязательного проведения профилактических прививок.
Это перечень, состоящий из 12 пунктов. В нем указаны не профессии, а работы, которые разрешено выполнять только при наличии прививок.
Перечень работ, при которых вакцинация в период пандемии обязательна
Если сотрудник выполняет какие-либо работы из перечисленных выше, для него вакцинация перестает быть добровольной.
Календарь прививок
Для тех, кто выполняет работы, связанные с риском инфицирования и хочет сделать прививку установлен календарь прививок. Это Приказ Минздрава РФ от 21 марта 2014 г. № 125н «Об утверждении национального календаря профилактических прививок и календаря профилактических прививок по эпидемическим показаниям». Там говорится обо всех прививках и один из пунктов – это прививка от коронавируса.
Последние изменения в Приказ №125н вносились в 2020 году и они, как раз, связаны с COVID-19. Приложение 2 Приказа – это Календарь профилактических прививок по эпидемическим показаниям.
Для прививок против коронавирусной инфекции, вызываемой вирусом SARS-CoV-2 выделены три приоритета. Приоритет первого уровня присвоен тем, кого прививают в первую очередь.
К приоритету 1-го уровня относятся:
К приоритету 2-го уровня относятся:
К приоритету 3-го уровня относятся:
То есть, перечисленные выше категории могут сделать себе прививку в первую очередь.
Увольнение за отказ от вакцинации
Если предприятие работает в сферах, где вакцинирование обязательно по постановлению №825, работодатель обязан отстранить от работы сотрудника, который отказывается вакцинироваться.
Напрямую уволить работника за отказ от прививки, работодатель не имеет права. Он всего лишь обязан отстранить оказавшегося вакцинироваться от работы без сохранения заработной платы.
Работодатель отстраняет работника на весь период времени до устранения причин, явившихся основанием для отстранения.
Справка о наличии антител не может быть заменой прививки и освободить от вакцинации.
За отказ сделать прививку, при условии что она обязательна для выполнения работ, работодатель имеет полное право, попросить с работника объяснительную с указанием причин, из-за которых работник не делает прививку.
Объяснительная должна быть представлена в течение 2-х рабочих дней. Если причины покажутся работодателю неудовлетворительными (а, они именно такими и будут в условиях пандемии), руководитель компании может составлять акт и привлекать работника к дисциплинарному взысканию. Два дисциплинарных взыскания, и работника можно уволить. Суды поддерживают такие действия работодателей.
Основание для привлечения к дисциплинарному взысканию может звучать так: за неисполнение обязанностей без уважительных причин, которые выразились в отказе от иммунопрофилактики, предусмотренной Постановлением Правительства РФ от 15 июля 1999 г. № 825, Приказом Минздрава РФ от 21 марта 2014 г. № 125н.
Стоит отметить, что работодатель не вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности на основании статьи 192 ТК РК только в том случае, если выполняемые работы не включены в перечень постановления № 825, как работы с высоким риском инфицирования.
Для тех, кто подлежит обязательной вакцинации по законодательству в статье 192 ТК РФ предусмотрено исключение от обратного: «Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.»
Что касается тестов на COVID-19, то их также могут требовать при приеме на работу могут требовать предприятия, которые по профилю деятельности выполняют работы, приведенные в перечне, который установленный постановлением № 825.
Поскольку, согласно санитарным правилам работодатель не имеет права допускать к работе без прививок, он может и отказать при приеме на работу, не указывая эту причину в качестве основания.
Что делать работодателю, чтобы исключить риск административной ответственности
В обязанности работодателя входит не принудить работника сделать прививку, а отстранить от работы, если он подлежит обязательной вакцинации.
Работодателю, чтобы избежать ответственности, нужно:
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Новые требования Роструда при увольнении за прогул и судебная практика
Увольнение за прогул — это расторжение трудового договора за однократное грубое нарушение трудовой дисциплины. Поскольку данная процедура является одним из видов дисциплинарного взыскания, любое несоблюдение норм, предписанных ТК РФ, может привести к восстановлению нарушителя на работе. С целью минимизировать нарушения при проведении данной кадровой процедуры Роструд опубликовал доклад.
В докладе рассмотрены в том числе вопросы, связанные с расторжением трудового договора в связи с прогулом.
Увольнение за прогул — частое основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, но вследствие ошибок сотрудников кадровой службы есть большое количество проигранных компаниями судебных дел при данном виде увольнения. Ошибки кадровиков способны привести к восстановлению сотрудника в должности. Как избежать этих ошибок? Что рекомендует делать Роструд при увольнении за прогул? Что суды признают незаконным по данному виду увольнения? Давайте разберемся.
Как правильно зафиксировать отсутствие на рабочем месте в соответствии с рекомендациями Роструда
Прогулом является отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, и отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Роструд в докладе отмечает, что отсутствие сотрудника на работе необходимо зафиксировать в письменном виде.
Как правило, при прогуле составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Он составляется в свободной форме и подписывается свидетелями, способными подтвердить отсутствие сотрудника. В докладе говорится: «В составленном документе (например, акте об отсутствии на рабочем месте) должны быть указаны Ф. И. О. работника, дата и время его отсутствия на работе, дата и время составления акта, Ф. И. О. работников, подписывающих акт». Сотрудника требуется ознакомить с ним под подпись. Количество человек, подписывающих такой акт, нигде не указано, но по негласному правилу обычно подписывают трое.
Пример формы акта об отсутствии на рабочем месте:
В случаях, когда сотрудник вернулся на рабочее место, но отказался расписываться в акте о его отсутствии, Роструд рекомендует составить акт об отказе от ознакомления с актом (с указанием даты, времени и места составления акта).
С составленным актом об отказе от ознакомления работника следует ознакомить под подпись. В случае отказа в акте необходимо сделать отметку об этом.
Пример формы акта об отказе от ознакомления с актом об отсутствии на рабочем месте:
Такие акты не упоминаются в порядке применения к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения, но суды требуют оформленных доказательств отсутствия.
Только актов для увольнения за прогул недостаточно, и кадровику необходимо соблюсти процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, установленную ст. 193 Трудового кодекса:
Роструд в своем докладе напоминает, что если причины отсутствия работодателем не выяснены и установленный порядок увольнения не соблюден, увольнение является незаконным.
Работник пропал и не забирает почтовую корреспонденцию. Что делать?
Если судом установлено, что работник сознательно уклоняется от получения уведомления о предоставлении письменных объяснений, то увольнение признают законным.
Об этом свидетельствует апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.01.2016 по делу № 33-572/2016. Работник уволен за прогул. Основанием к увольнению истца послужили докладная записка начальника, акт об отсутствии на рабочем месте, телеграмма с требованием о предоставлении письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, акт о непредоставлении письменных объяснений. Суд установил, что работодатель принимал все необходимые меры для получения письменных объяснений работником.
В связи с вышеуказанной позицией судов необходимо запрашивать у работника письменные объяснения его отсутствия на рабочем месте всеми возможными способами:
На предоставление объяснений дается 2 рабочих дня. Если объяснения запрашиваются в период больничного, это является нарушением. Например, нельзя увольнять работника 5 марта, если с 18 февраля по 4 марта он был на больничном (то есть этот период не являлся для него рабочими днями), а 19 февраля у него были запрошены объяснения по поводу отсутствия на работе 11 и 12 февраля (Определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 17 августа 2020 г. № 69-КГ20-3).
Если работник не вернулся к исполнению обязанностей, днем увольнения должен стать последний день его работы, т. е. день, предшествующий прогулу (апелляционное определение Московского городского суда от 04.10.2019 по делу № 33-43328/2019). Например, если человек 10 февраля присутствовал на рабочем месте и больше не приходил на работу, то днем увольнения за прогул будет 10 февраля.
Есть договоренность о работе из дома, но нет подписанного соглашения. Можно ли уволить сотрудника за прогул?
Суды чаще всего восстанавливают работников, уволенных за прогул, если удастся доказать, что между ними и работодателем была договоренность о работе из дома, но не было оформленного дополнительного соглашения о дистанционной работе.
Пример — определение Первого кассационного суда общей юрисдикции № 88-25531/2020 от 30.11.2020. Работник в январе 2019 г. был принят на должность инженера-конструктора, в мае он несколько дней подряд отсутствовал на рабочем месте и был уволен за прогул. Суды первых двух инстанций посчитали увольнение законным и не приняли во внимание аргумент работника о том, что по устному соглашению с работодателем он в течение всего периода работы выполнял свои должностные обязанности на дому. Суды посчитали, что работник ввиду специфики своей должности не мог осуществлять должностные обязанности дома. Кассационный суд указал, что необходимо изучить представленную переписку с непосредственным руководителем через «Скайп». Суды первых двух инстанций вынесли решения на основании того, что трудовым договором рабочим местом указан офис компании. Решения судов первых двух инстанций о том, что увольнение за прогул законно, было отменено.
Таким образом, прежде чем оформить документы на увольнение, уточните у руководства, не было ли договоренности с работником о его временной работе из дома. Если такая договоренность была и человек это докажет (например, перепиской в корпоративной почте), то суд восстановит его в должности.
До принятия закона об удаленке достаточно остро стоял вопрос о возможности увольнения дистанционного работника за прогул. Большинство судов принимали решения о том, что отсутствие связи с работодателем можно расценить только как нарушение трудовой дисциплины, но не как прогул, который остался недоказанным, так как у такого сотрудника нет рабочего места (см. апелляционное определение Волгоградского областного суда от 23.03.2018 по делу № 33-3223/2018). После появления закона об удаленке вопрос увольнения за прогул дистанционного работника станет менее актуальным, т. к. появилась «комбинированная» дистанционная работа (офис и удаленка) и возможность увольнения по ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ в связи с отсутствием взаимодействия с работодателем более 2 рабочих дней подряд.
Если в компании есть сотрудник, постоянно работающий дистанционно, то увольнять его за прогул не рекомендуется.
Работник самовольно ушел на самоизоляцию без больничного. Это прогул?
В апелляционном определении Московского городского суда от 24.11.2020 по делу № 33-417067/2020 суд посчитал ссылку работника на то, что в обществе имелся заболевший коронавирусом коллега, в связи с чем истец посчитала возможным соблюдать режим самоизоляции и не выходить на работу, несостоятельным, поскольку представленными суду доказательствами подтверждено выполнение истцом трудовых обязанностей по иному месту работы, а относительно названного работника все требования в части охраны труда компанией-работодателем соблюдались. Если работник не представил больничный лист и нет приказа руководства, но он самовольно находится на самоизоляции без всяких на то оснований, то его допустимо уволить за прогул.
Увольнение за прогул связано с множеством нюансов, что подтверждается и докладом Роструда и судебной практикой, и эти нюансы нужно учитывать кадровику при оформлении документов.
Хватит гуглить ответы на профессиональные вопросы! Доверьте их экспертам «Клерка». Завалите лучших экспертов своими вопросами, они это любят!
Ответ за 24 часа (обычно раньше).
Вся информация про безлимитные консультации здесь.