если в личной карточке закончилась графа отпуск что делать
Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк
При приеме на работу на каждого сотрудника нужно оформить внутренний документ, который называется личная карточка. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? По какой форме вести этот документ? Как долго хранить личную карточку Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
Что такое карточка Т-2
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности. Карточка составляется в первый же рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Справка
Если один из разделов личной карточки закончился, необходимо дополнить ее вкладышем.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).
Что содержит личная карточка Т-2
В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения. Частично в форме № Т-2 повторяются записи, вносимые в трудовую книжку: о приеме, переводе на другую постоянную работу, награждении за успехи в работе, увольнении (п. 4 и 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Также в личную карточку заносятся персональные данные сотрудника. А именно: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и т.п. Кроме того, в форме № Т-2 есть раздел, посвященный воинскому учету, который заполняется в отношении военнообязанных лиц.
Особенности заполнения личной карточки сотрудника
Некоторые сведения, которые отображаются в форме № Т-2, работник заверяет собственной подписью. Именно поэтому личную карточку в общем случае нельзя вести в электронном виде. Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись. В период работы в организации подпись сотрудника потребуется в том случае, если записи вносятся в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». При увольнении работник проверяет все данные карточки и подтверждает правильность ее заполнения своей подписью.
Справка
Если сотрудник переведен на дистанционную работу, то ознакомить его с приказами, распоряжениями и прочими кадровыми документами, которые он должен завизировать, можно «путем обмена электронными документами». Об этом сказано в статье 312.3 ТК РФ. Никаких исключений в отношении личной карточки в этой норме не установлено. Таким образом, стороны вправе договориться о переводе формы Т-2 в электронный вид. В этом случае записи в личной карточке необходимо заверить электронными подписями специалиста кадровой службы и работника. При этом закон не требует, чтобы это были усиленные квалифицированные ЭП.
Документами, на основании которых заполняется личная карточка, являются:
Внимание
Часть сведений заносится в личную карточку со слов работника и не требует документального подтверждения. Именно так заполняется пункт 5 «Знание иностранного языка» раздела I (указывается степень знания языка: «владеет свободно», «читает и может объясняться», «читает и переводит со словарем»). Также на основании слов работника вносятся сведения о фактическом месте проживания и ближайших родственниках (пункты 10 «Состав семьи» и 12 «Адрес места жительства» раздела I соответственно). Эти данные работник предоставляет по желанию (письмо Роструда от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 ).
Особое внимание нужно уделить заполнению раздела II «Сведения о воинском учете». Данные вносятся на основании «воинских» документов. А именно: военного билета, либо выданных взамен него временного удостоверения или справки — на военнообязанных, которые пребывают в запасе. Или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — если работник военнообязанный, но еще не проходил службу.
При этом пункт 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.). А в пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» вносится полное обозначение так, как оно указано в военном билете (обычно, это шесть цифр, или шесть цифр и буква).
На призывников вышеозначенные пункты, а равно пункт 1 «Категория запаса» не заполняются. А в пункте 2 «Воинское звание» надо указать «подлежит призыву». Пункт 1 «Категория запаса» также не заполняется на офицеров запаса.
В пункт 5 «Категория годности к военной службе» информация вносится кодовыми обозначениями: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). Если в военном билете или справке данный код отсутствует, то в личной карточке ставится «А».
Пункт 7 «Состоит на воинском учете» оформляется только в отношении тех сотрудников, которые предъявили военный билет или справку. При этом записи вносятся карандашом. Строку «а» надо заполнить, если в отношении работника имеется мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. А строку «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
Пункт 8 раздела II личной карточки заполняется в отношении работников, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе (от 35 и до 70 лет в зависимости от звания и разряда; отметку об этом можно посмотреть в военном билете и на стр. 13 паспорта), а также тех, кто признан не годным к военной службе по состоянию здоровья. В этом пункте надо сделать отметку: «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Дополнительные сведения» формы № Т-2 предназначен для отображения прочей информации, необходимой для полноты учета сведений о сотрудниках. Туда вносятся сведения о наличии специальных прав и разрешений (к примеру, водительского удостоверения), о совмещении работы с обучением, или данные о работающих инвалидах. Также здесь можно делать отметки об отстранении от работы, простое и прочих факторах, влияющих на расчет отпусков, заработной платы и т.п.
Ошибки при заполнении формы Т-2
Если в период работы сотрудника данные, указанные в форме № Т-2, стали неактуальными, то в карточку нужно внести соответствующие изменения. Если она составлена на бумаге, то делается это следующим образом: прежние сведения зачеркиваются одной чертой, а сверху или рядом с нужной графой записываются новые данные. Сведения заверяются подписью работника, отвечающего за ведение личных карточек. Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Не лишним будет проставить рядом с подписью и дату внесения изменений, хотя Указания этого не требуют.
Точно так же надо поступить и при обнаружении в личной карточке ошибок и неточностей. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, при необходимости рядом или сверху записываются верные сведения. Факт исправления подтверждается подписью ответственного сотрудника. Если поправки вносятся в сведения, которые были заверены подписью работника, то желательно, чтобы он расписался и после внесения изменений. Также не помешает дополнительно указать дату внесения исправлений.
Хранение и ведение карточек Т-2
Форма № Т-2 на действующих работников должна храниться непосредственно в организации. При этом, поскольку карточки содержат персональные данные сотрудников, необходимо обеспечить специальный режим доступа к этим документам. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором определено, кто и как может получать информацию из формы № Т-2.
Справка
Обычно за ведение личных карточек отвечает работник кадровой службы. В небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или руководитель.
После увольнения сотрудников их личные карточки сдаются в архив организации или на специализированное хранение. Уничтожить эти документы можно будет только через 50 лет. А если сотрудник был уволен до 1 января 2003 года, то его личную карточку нужно хранить 75 лет (п. 444 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236 ).
Штрафы и последствия в случае отсутствия формы Т-2
Отсутствие личных карточек является нарушением трудового законодательства. За это работодатель может быть оштрафован в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ. Для юрлиц размер штрафа составляет от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а для ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. При повторном нарушении штрафы увеличиваются: до 70 тыс. руб. для юрлиц, и до 20 тыс. для ИП. Точно такая же ответственность наступает и за ошибки, допущенные при заполнении формы № Т-2 (решение Московского городского суда от 18.07.19 № 7-7127/2019, 7-7207/2019, 7-7210/2019, 7-7126/2019, 7-7154/2019).
Важно
Кроме того, как уже упоминалось, форма № Т-2 является еще и документом воинского учета. А значит, эту форму могут проверять также военные комиссариаты и органы местного самоуправления. Поэтому целесообразнее все же использовать унифицированный бланк, а не документ собственной разработки.
В заключение отметим, что правильное оформление личных карточек позволит организациям избежать претензий как со стороны трудинспекции, так и со стороны военных комиссариатов и местных органов власти. При этом форма № Т-2, хотя и дублирует сведения из других документов, может оказаться полезной для работодателя. При правильном ведении личная карточка может стать неплохим подспорьем не только для кадровой службы, но и для бухгалтерии, а также руководителей отделов и подразделений. Именно из этой формы можно оперативно получить контактные данные и прочие сведения о сотрудниках.
Как работать с личными карточками Т-2 с 1 сентября
Перемены в работе с кадровыми документами коснулись и личной карточки работника Т-2. С 1 сентября 2021 года ее больше вести не нужно. Но можно и продолжать вести. Однако в этом случае — по другим правилам.
Личная карточка Т-2
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
Соответственно, данные берут из приказа о приеме сотрудника на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, пенсионного свидетельства, свидетельства о постановке на налоговый учет.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Но эти старые правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, с 1 сентября 2021 года утратили силу.
На смену пришел приказ Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.
Как изменились правила работы с формой Т-2
Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.
Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.
Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.
А вот третье — самое существенное.
Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда h, отвечая на запрос работодателя.
В день увольнения работник получил весь обязательный комплект документов, указанных в статье 62 ТК РФ. Однако он пожелал получить копию личной карточки Т-2. А она, как вы знаете, в статье 62 ТК РФ отдельно не упомянута.
Тем не менее, выдать такой документ увольняющемуся работнику работодатель обязан.
Обоснование содержится в части 1 статьи 62 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему, в частности, следующие документы:
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Зачем отражать замену отпуска компенсацией в личной карточке
Части ежегодного отпуска и отпуска за работу во вредных условиях труда, превышающие 28 и 7 дней соответственно, можно заменить денежной компенсацией. Но оформив по всем правилам выплату компенсации, кадровики часто забывают отразить ее в личной карточке работника, из-за чего могут возникнуть серьезные проблемы.
«У меня зазвонил телефон. Кто говорит? Слон» — вспомнились начальнику отдела кадров детские стихи, когда телефон зазвонил, едва она успела положить трубку на рычаг. Но это был не слон, а инспектор ГИТ, проводившая проверку компании.
Задав несколько уточняющих вопросов, она также сообщила:
— Вы заместителю генерального директора установили ненормированный рабочий день и дополнительный отпуск три календарных дня, а ни разу за четыре года его не предоставили, это нарушение.
— Все эти четыре года он получал денежную компенсацию за эти три дня. Посмотрите в расчетном листке за тот месяц, когда ему выплачивались отпускные, компенсация платилась одновременно.
Выплату компенсации инспектор нашла. А заодно посоветовала кадровику отражать замену части отпуска компенсацией в личной карточке работника.
— Вы уволитесь или просто заболеете, другой кадровик о замене отпуска компенсацией может не знать, включит все неиспользованные дни в график отпусков или выплатит за них компенсацию при увольнении работника. Компании — ущерб, коллеге — конфликт с бухгалтерией, а переплаченные деньги с работника можно получить только по его доброй воле.
Ирина поблагодарила инспектора и задумалась, как это лучше сделать. Вписать информацию непосредственно в таблицу раздела VIII? Или в десятый — «Дополнительные сведения»? А может, сделать дополнительный раздел — «Информация о замене отпуска компенсацией»? Нет, это неудобно — нужно будет подкалывать к карточке дополнительный лист, а его легко не заметить при составлении графика отпусков. Наверное, буду вписывать непосредственно в табличку отпусков.
Шпаргалка
На практике используются формы, утвержденные Госкомстатом, поскольку именно они занесены в программы кадрового учета. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, позволяет дополнять утвержденные формы необходимыми реквизитами.
Например, в личную карточку (Т-2) можно внести раздел XIII.I «Информация о замене части отпуска денежной компенсацией». Внесение изменений в унифицированные формы утверждается приказом руководителя организации.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Не хватает места в личной карточке Т-2
Сделайте новый лист:
Дополнение к личной карточке работника (форма Т-2)
Укажите:
1) Дату составления
2) ФИО
3) Дату рождения
4) Структурное подразделение и должность
А затем укажите какой раздел Вам нужен и разлинуйте как в личной карточке только этот раздел. 🙂
Спасибки! Была у меня мысля подобного плана. А оформить как приложение? или как 3/1 лист?
Может, поздно отвечаю, но мы делаем так:
(к сожалению, не знаю, как вставить документ вордовский) на жесткой бумаге создаем дополнительный вкладыш
ДОПОЛНЕНИЕ
в личную карточку работника
(Унифицированная форма № Т-2)
_______________________________ здесь вношу ФИО и пунтк Т-2 (VIII ОТПУСК )
и ниже следует табличка (та, в которой места не хватило). И всё это творение на лист формата А-4 прикрепляю к карточке.
а можно тоже вопросики: по каким причинам вы заполнили уже все строки? он долго работает..почему его так часто переводят? он наверное как минимум гендиром стал в январе. )
а можно тоже вопросики: по каким причинам вы заполнили уже все строки? он долго работает..почему его так часто переводят? он наверное как минимум гендиром стал в январе. )
у меня подчерк средний, но я стараюсь вместить в одну графу пишу помельче и ещё две строки умудряюсь втулить. во как!
Я пока еще не сталкивалась с нехваткой, но на курсах (преподавала женщина, работающая в Трудовой инспекции) нас учили так: надо приклеивать листочек и на листочке продолжать запись.
Не знаю.. насколько это правильно.
Надин, а что при изменении з/п помимо приказа и доп. соглашения нужно еще и запись в Т-2 делать?
на продвинутый курс КДП пойду
Надин, а что при изменении з/п помимо приказа и доп. соглашения нужно еще и запись в Т-2 делать?
Я тоже изменение оклада не вношу в Т2. А вот по отпускам да, полно карточек, куда уже не умещ. записи, приходится вклеивать листочки
Я тоже изменение оклада не вношу в Т2. А вот по отпускам да, полно карточек, куда уже не умещ. записи, приходится вклеивать листочки
В смысле «вклеивать»? Я делаю Дополнение на плотной бумаге и прицепляю скрепочкой. А нужно приклеивать?
Кажись, по Вашему же совету 🙂
В «Вектор»
В личной карточке закончились строки отпуска
Вопрос: В личной карточке работника закончились свободные строки в разд. VIII «Отпуск». Что следует предпринять работодателю?
Ответ: Работодатель имеет право вести личную карточку работника по форме, рекомендованной Госкомстатом России. Работодатель имеет право самостоятельно определить порядок заполнения разд. VIII «Отпуск» в личной карточке. В случае отсутствия свободных строк в разделе рекомендуем оформить дополнение к личной карточке отдельным листом.
Обоснование: Унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника» утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее – Постановление).
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, указанные в Постановлении, в том числе личные карточки, не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных учетных документов с учетом обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 данного Закона.
Негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. В настоящее время российским законодательством не определен единый перечень документов, в том числе документов о работе с кадрами, которые обязан иметь в наличии каждый работодатель.
Работодатель на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, вправе составить перечень первичных документов, которые должны быть именно в этой организации, и самостоятельно определить порядок их заполнения, в котором целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.
Таким образом, у работодателя есть право, а не обязанность вести личную карточку работника по рекомендованной Постановлением форме. В личной карточке в разд. VIII «Отпуск» в соответствующих графах указываются вид отпуска – ежегодный основной оплачиваемый, период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).
В связи с изложенным, на наш взгляд, работодатель имеет право самостоятельно определить порядок заполнения в личной карточке разд. VIII «Отпуск». В случае отсутствия свободных строк рекомендуем оформить дополнение к личной карточке отдельным листом.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
В личной карточке работника Т2 закончились графы Отпуск, Перевод и др. и теперь нужно оформить дополнение к личной карточке. Нужно ли эти дополнения утверждать на каждого работника приказом организации?
Ответ
Обычно, дополнения к карточке приказом не утверждают.
Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.
Подробнее о личной карточке работника Т2 читайте здесь:
Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.
После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.
Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
Либо заводить новую карточку дополнение:
В настоящее время законодательством не регламентирован вопрос о заполнении личной карточки, оформленной в дополнение к основной в связи с окончанием каких-либо граф.
В связи с чем, представляется, что можно заполнять только те графы, которые закончены в предыдущей карточке, например, «Отпуск» и «Прием на работу и переводы на другую работу».
Т.е., по нашему мнению, нужно заполнять те графы, которые необходимы Вам для работы, чтобы постоянно не обращаться к основной карточке.
Чтобы не потерять и не перепутать данные основную карточку и ее продолжение, целесообразно их сшить. На второй (дополнении) карточке в верхнем углу можно указать, что это продолжение личной карточки работника.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились
Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.
На практике работодатели поступают следующим образом.
Популярные вопросы
После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.
Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.
в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Ч то делать, если в личной карточке Т-2 полностью заполнен раздел? вопрос заключается в следующем: существуют ли унифицированные формы вкладышей в личную карточку Т-2 по разделам? Они должны существова ть. Не заводить же каждый раз новую карточку.
Ответ
Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:
Узнайте верный КБК
Учетная политика для госсектора
Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы
Законодательство не содержит разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.
На практике работодатели поступают следующим образом.
После того как какой-либо раздел окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.