| Компания “Аэростар” | УТВЕРЖДАЮ | | АКТ | Директор | | 10.01.99 № 5 | Подпись И.О.Фамилия | | о выделении документов | 10.01.99 | | к уничтожению | М.П. |
На основании “Перечня документов. образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений. организаций. предприятий. с указанием сроков хранения”, М., 1989 г. отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы: Источник Как проводится полистная проверка и для чего она нужна1.2.5. Выдача и прием дел (описей и печатных изданий) из архивохранилища Работники архивохранилища осуществляют выдачу дел (описей и печатных изданий), а также прием их обратно в архивохранилище. Оформления выдачи дел. При выдаче особо ценных и уникальных документов, при передаче архивных документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, для реставрационно-профилактических работ в специализированных реставрационных организациях, необходимо письменное разрешение директора или заместителя директора архива. Архивные документы пользователям в читальный зал или работникам архива для использования в служебных целях выдаются с письменного разрешения заведующего архивохранилищем (руководителя отдела обеспечения сохранности). В заказе (требовании) должны быть указаны фамилия, и инициалы пользователя или сотрудника архива, цель использования или тема исследования, а также № фонда, описи и единицы хранения (дела), его заголовок и количество листов. Кроме этого в заказе (требовании) в читальном зале расписываются пользователь о получении документов и работник читального зала об их возвращении. Исполненные сотрудниками архивохранилища заказы (требования) должны быть переданы в читальный зал вместе с выдаваемыми делами и описями, или печатными изданиями, где они будут храниться в личных делах пользователей. Заказ (требование) на выдачу дел и описей, в том числе копий архивных документов фонда пользования, а также печатных изданий работнику архива для использования в служебных помещениях визируется руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения целесообразности выдачи указанных дел и описей для работы. Храниться заказы (требования) должны в архивохранилище у хранителя фондов в специальной папке до истечения срока их хранения, т.е. 3 года. В нем можно условно выделить три целевых части: первая часть заполняется в архивохранилище и содержит характеристику направляемых в лабораторию документов и что с ними необходимо сделать (эта часть подписывается работником архивохранилища, передающим документы, и работником лаборатории, принимающим документы); вторая часть заполняется в лаборатории и содержит данные о состоянии принятых документов, категории сложности реставрации и результатах выполненных работ (эта часть подписывается работником лаборатории); третья часть – это оценка проведенных в лаборатории работ по улучшению физического состояния документов (эта часть вновь подписывается работником архивохранилища). Следует добавить, что в первой части такого заказа, как правило, подробно указывается перечень работ, которые необходимо выполнить, например, реставрация, переплет, брошюровка и т.д. Затем описывается состояние документов, по трем параметрам: А) характеристика носителя информации (пергамен, бумага и т.п.); Б) особенность переплета ( кожаный и т.д.); В) способ нанесения текста и его цветность (типографская печать, машинопись или рукопись и т.п.). Именно по этим трем параметрам далее в заказе дается характер повреждения: основы, переплета или собственно текста. Таким образом, заказ служит своего рода «путевым» листом, сопровождающим документы из архивохранилища в лабораторию и обратно, и выполняет контрольную функцию за ходом проведения работ по улучшению физического состояния дел. Выдача документов сторонним организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках оформляется Актом о выдаче архивных документов во временное пользование В таком акте должно быть указано основание выдачи, например, гарантийное письмо, договор о проведении выставки и т.п.; с какой целью выдаются документы; какие и в каком количестве документы передаются во временное пользование с указанием названия и номера фонда, номеров описи и единиц хранения, количества листов и особенностей оформления и их физического состояния. Акт о выдаче документов во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, подписывается двумя сторонами – руководителем архива и руководителем сторонней организации, которой передаются документы во временное пользование, и скрепляется печатями. При возвращении дел, выданных во временное пользование, заполняется последний раздел акта, где также ставятся подписи руководителей и работников архива и сторонней организации, которые скрепляются печатями. После такого окончательного оформления акт считается закрытым. В процессе выдачи дел, описей и печатных изданий из архивохранилища работники определяют место их хранения по топографическим указателям ( постеллажному и пофондовому ), затем производят выемку дел, сверку их архивных шифров (№ фонда, № описи, № ед. хр.) и заголовков на обложке дел, в описи и в заказе (требовании) или заказе, а в установленных случаях еще проводят полистную проверку архивных документов. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии, иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов. Архивный шифр и заголовок дела на его обложке должны совпадать с данными в описи и заказе (требовании) или заказе. При наличии большого количества исправлений обложка заменяется (при необходимости сохраняется старая обложка). Правильность заполнения листа-использования проверяется в процессе возврата дел в архивохранилище. Полистная проверка дел. Состав дел, которые подлежат строгой полистной проверке, согласовывается на заседании экспертно-методической комиссии, на основе предложений этой комиссии окончательное решение принимается руководством архива. Обязательная полистная проверка наличия и состояния архивных документов при выдаче и приеме дел из архивохранилища должна проводиться для следующих категорий документов : — уникальные и особо ценные документы; — архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; — несброшюрованные архивные документы; — архивные документы в делах, не выдававшихся ранее из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей. Обязательной проверке подлежат также дела, в которых содержатся автографы, графические документы, почтовые гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами и марками или иные архивные документы, представляющие интерес для собирателей и коллекционеров. Аналогичная полистная проверка проводится работником читального зала в делах, которые возвращают пользователи. Таким образом, осуществляется двойной контроль за наличием и состоянием архивных документов в делах в процессе их выдачи и приема. Оформление листа-заверителя дела. После проведения полистной проверки работник архивохранилища делает отметку в листе-заверителе. В листе-заверителе необходимо указать цифрами и прописью сколько листов подшито и пронумеровано, отметить при наличии литерные номера листов (номера, состоящие из цифры и буквы, например, 6а, 18а, 18б) и пропущенные номера листов, а также указать количество листов внутренней описи в деле. Если в деле имеются вложения и приложения, не подлежащие нумерации, то разновидности таких документов и их количество записывается отдельной строкой : «Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ___». При этом в листе-заверителе обязательно должны отмечаться и такие вложения в дело, как брошюры и иные печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, марки, фотодокументы, карты, гравюры, рисунки, автографы видных деятелей и т.п. Также указываются утраченные части листа и наличие чистых листов в деле. Оформление контрольного листа. После оформления листа-заверителя дела сотрудником архивохранилища оформляется контрольный лист. Контрольный лист не предусмотрен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук (М. 2007), но ведётся в ряде государственных архивов по форме, установленной архивом. В контрольном листе указываются: дата выдачи дела, фамилия лица, кому выдаётся дело, количество листов в деле, фамилия сотрудника, выдавшего дело, подпись сотрудника, выдавшего дело. После того как проведена сверка архивных шифров и заголовков дел с описью, проведена полистная проверка дел (в тех случаях, когда это необходимо) и оформлен лист-заверитель работник архивохранилища заполняет карту-заместитель и подкладывает ее на место выдаваемых из архивохранилища дел и описей. В карте-заместителе указывают номер фонда, номер описи и номер единицы хранения, которые выданы, а также фамилия лица, которому выданы дела, дата выдачи с подписью и дата возврата с подписью. В ряде архивов после возвращения дел в архивохранилище в изъятой карте-заместителе зачеркиваются сведения о выдаче и она подкладывается в общую массу таких же, ранее использованных, карт-заместителей. Карты-заместители могут использоваться повторно столько раз, сколько в них имеется свободных граф. Когда в карте-заместителе не останется свободных граф ее можно уничтожить. Книги выдачи архивных документов (описей, печатных изданий) Работники архивохранилища в процессе выдачи/приема дел и описей должны сделать также регистрационную отметку в Книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилища. В книге должны быть указаны дата выдачи, номера фонда, описи и единицы хранения, фамилия и подпись лица, кому выданы архивные документы, дата и подпись сотрудника о приеме дел, возвращаемых в архивохранилище. Такие книги в каждом архивохранилище ведутся раздельно по видам выдачи. Например, ведутся книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал (в ней расписывается в получении архивных документов работник читального зала), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения архива (в ней расписывается работник, получивший архивные документы), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в лабораторию (в ней расписывается работник лаборатории ), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование (в ней расписывается лицо, получившее архивные документы для передачи их во временное пользование), книга выдачи описей из архивохранилища, книга выдачи печатных изданий из архивохранилища. При возвращении в архивохранилище архивных документов, выданных во временное пользование, в книге выдачи в присутствии пользователя делается отметка об их возвращении. В тех случаях, когда при возвращении архивных документов обнаружены какие-либо повреждения, составляется акт, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим эти документы. Такой акт составляется в произвольной форме, например, по аналогии с актом о неисправимых повреждениях архивных документов, и направляется на рассмотрение руководства архива. Ограничение выдачи дел. Работники архивохранилища должны знать, что не все дела и описи подлежат выдаче. Не подлежат выдаче, как правило, следующие категории документов: — архивные документы, имеющие фонд пользования; — архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления; — архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии; — особо ценные и уникальные документы. Только в исключительных случаях и с письменного разрешения руководителя архива такие архивные документы могут быть выданы из архивохранилища. Работники архивохранилища должны контролировать установленные сроки, на которые выдаются архивные документы. Эти сроки определяются целевым назначением выдачи архивных документов или дел. Архивные документы выдаются на срок: — работникам архива – до 1 месяца ; — фондообразователям – до 3-х месяцев ; — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – до 6-ти месяцев ; — для экспонирования на выставках – срок определяется договором; — для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – срок определяется планами работы архива и договорами; — особо ценные документы – н е более 2-х недель ; — описи – не более 5-ти дней ; В исключительных случаях сроки выдачи архивных документов могут быть продлены с разрешения руководства архива. Источник | 