Как сделать платежный календарь в excel

Excel для финансиста

Поиск на сайте

Простой платежный календарь в Excel

Одна из важнейших задач финансиста — управление денежными потоками организации. В больших компаниях для решения этой задачи используют специализированные казначейские системы, а в небольшой или развивающейся организации неплохо подойдёт Excel.

Оперативное управление денежными потоками обычно реализуют с помощью специального документа, который называется платёжный календарь (финансовый календарь). Для управления платежами в Excel нужно:

Один из простых примеров, реализующих платёжный календарь в Excel, можно скачать по ссылке: пример реестра платежей. Этот платёжный календарь используется для планирования платежей по группе небольших компаний (можно использовать для одной компании с разными расчётными счетами).

В примере две таблицы.

В верхней таблице вручную указывается остаток движения денежных средств по каждому плательщику на начало периода. Также вручную прописываются ожидаемые поступления. В следующих столбцах автоматически рассчитываются общие суммы платежей и планируемые остатки на конец периода.

Нижняя таблица представляет собой список планируемых счетов. Ключевая информация: суммы платежей, контрагенты, плательщик, статьи затрат, предельный срок оплаты.

Обратите внимание на несколько удобных «хитростей».

Первое. Нижняя таблица представляет собой «умную таблицу» Excel. Это очень удобный инструмент для таблиц с изменяемым числом строк и столбцов: при добавлении строк в конец таблицы не надо «перепротягивать» все формулы, они протягиваются автоматически. Кроме того, упрощена адресация к ячейкам таблицы. Обратите внимание на формулу в ячейке D2: «=СУММЕСЛ�?(РеестрПлатежей[Плательщик];A2;РеестрПлатежей[к оплате])«. Здесь «РеестрПлатежей» — имя «умной» таблицы (задаётся на вкладке Конструктор меню, эта вкладка появляется при выделении умной таблицы); «Плательщик» и «к оплате» — наименования столбцов таблицы. Формула ищет в столбце «Плательщик» наименование плательщика из ячейки А2 и суммирует значения столбца «к оплате».

Второе. Основная задача планирования платежей — не допустить отрицательного остатка денег на счёте (такого быть не может). Обратите внимание на столбец Е верхней таблицы. Там рассчитываются эти остатки, и к ячейкам применено условное форматирование: если остаток отрицательный, Excel подкрасит ячейку. Для изменения платежей служит столбец «платим?» нижней таблицы. Если там стоит 1, платёж запланирован, если 0 — нет. Финансовый менеджер, изменяя значения в этом столбце, добивается отсутствия отрицательных плановых остатков.

Третье. Для исключения ошибок в нижней таблице применена частичная проверка вводимых данных. В столбец «Плательщик» невозможно ввести произвольное значение, можно только выбрать одно из значений, заданных в верхней таблице. Это сделано при помощи инструмента Проверка данных. Таким же образом можно защитить от ввода столбцы «Бизнес/подразделение» и «Наименование статьи бюджета», если предварительно сделать соответствующие справочники. Для «полного счастья» можно защитить верхнюю таблицу от изменения.

Подробнее об используемых инструментах читайте в учебнике Excel онлайн:

Источник

Платежный календарь в Excel

Автор: Антон Толкачев Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта

Платежный календарь в Excel

Автор: Антон Толкачев
Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Как составить платежный календарь в Excel

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Источник

Платёжный календарь для бухгалтера: пошаговый алгоритм

Платёжный календарь помогает избежать кассовых разрывов даже при нехватке выручки. Обычно его составляет директор. Но бухгалтер может взять это на себя, чтобы повысить свой профессиональный рейтинг и помочь владельцу сохранить бизнес. Расскажем, как это сделать.

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Поступления

от сдачи имущества в аренду

Платежи

за сырьё и материалы

выплата заработной платы

оплата взносов во внебюджетные фонды

оплата процентов по кредитам

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Источник

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Платежный календарь предприятия: как разработать и применять

Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.

Платежный календарь – это

Как разработать и применять платежный календарь

Этап 1. Разрабатываем форму платежного календаря

Совет 1.1. Для строк берите за основу БДДС. Детализируйте, но не выделяйте лишнее

Платежный календарь – это своеобразная расшифровка бюджета на ближайший период. Логично, что названия строк в документах должны совпадать.

Крупные статьи БДДС детализируйте подстатьями, но в разумной мере. Иначе календарь станет громоздким и неудобным в заполнении и анализе. Воспользуйтесь принципом существенности: когда суммарный оборот по статье не более 5% за отчетный период, то для нее не нужна отдельная строка. Включайте ее значения в прочие платежи или поступления. Подход не касается стратегически важных или особых для компании операций, например, трат на благотворительность.

Избегайте и другой крайности: раздувание статей «Прочее». Они не должны оказаться больше 10% от общих поступлений и выплат.

Совет 1.2. В колонках указывайте все предстоящие дни

Даже выходные и те, в которые не ожидается движение денег в организации. Так проще не запутаться.

Если формируете календарь в Excel или Google Таблицах, то колонки для нерабочих дней выделяйте другим цветом.

Совет 1.3. Обеспечьте связь с БДДС по суммам лимитов

Добавьте колонку, в которую будут переноситься бюджетные остатки по конкретной статье. Этим реализуете оперативный контроль за тем, допустимы ли траты и сколь велико на данный момент отклонение от ожидаемых за год поступлений.

Совет 1.4. Если расчетных счетов несколько, то продумайте механизм включения их в календарь.

В Excel это можно реализовать так:

Этап 2. Определяемся с методикой заполнения платежного календаря

Совет 2.1. Установите, что будет информационной базой

В календаре – два основных блока: поступления и платежи. У каждого – свои особенности формирования.

Поступления от контрагентов заполняются на основании:

Предпочтительнее первый вариант, ведь он точнее. Но он работает не для всех организаций. Например, в розничной торговле неизвестно заранее, какая сумма придет от покупателей на счета и в кассу организации в каждый день. Проблему решают так: из БДДС берут поступления за конкретный месяц и делят их на количество рабочих дней в нем.

Платежи формируются по следующим документам:

Рисунок 1. Заявка на платеж и реестр платежей: реквизиты

Совет 2.2. Делайте поправку по суммам поступлений

Если в организации покупатели часто нарушают сроки оплаты, то откорректируйте поступления.

В некоторых компаниях намеренно переносят договорные даты в платежном календаре на более поздние. При этом ориентируются на сложившийся средний процент задержек. Например, деньги от контрагента должны прийти в течение 20 дней после отгрузки. Средняя задержка по оплате составляет 10%. Значит, сумму сдвигают на два дня по отношению к крайней договорной и ставят на 22-й день. Такой подход снижает риск наступления кассового разрыва.

Совет 2.3. Если составляете календарь в Excel, то ведите его в течение года в одном файле или даже на одном листе.

Это поможет видеть повторяющиеся платежи и быстрее их планировать. Чтобы данные за предыдущие месяцы не мешали, сверните их с помощью функции «Скрыть».

Совет 2.4. Вносите в календарь цифры в рублях

Так точно не проглядите нехватку денег, которая исчисляется десятками тысяч.

При необходимости перевести рублевый формат в Excel в тысячный или миллионный, воспользуйтесь алгоритмом со схемы.

Рисунок 2. Перевод цифр в тысячный или миллионный формат в Excel

Совет 2.5. Напишите регламент формирования платежного календаря

Для небольшой организации такой документ может оказаться излишним. Когда все договоры, счета и платежи сосредоточены в руках одного или максимум двух бухгалтеров, то регламентировать попросту нечего. Для крупного предприятия – это, напротив, возможность четко определить правила игры для всех сотрудников и достичь бесперебойности в процессе формирования календаря.

В регламенте зафиксируйте:

Дальше некоторых из этих моментов мы рассмотрим подробнее.

Этап 3. Устанавливаем частоту корректировок календаря и проведения план-фактного анализа

Распространенная практика – это ежедневная актуализация документа. В конце рабочего дня плановые цифры меняются на фактические на основании банковских выписок и кассовой книги. Благодаря этому остаток на начало всегда показывает реальную ситуацию с деньгами.

Но такой подход – не единственный. Есть немало специалистов, предпочитающих делать еженедельные корректировки. Этим экономится время, но снижается информационная отдача от календаря.

Важный момент его применения – систематические проведение анализа отклонений. Он помогает:

Сложности при формировании платежного календаря

Рассмотрим лишь два момента. Они оба технического характера.

Первый. Поступления не всегда следует полностью выбирать платежами

Не планируйте нулевое сальдо по деньгам на конец дня, если по договору с банком оговорен неснижаемый остаток на счете. Помните о нем и фиксируйте его в календаре. Если счетов несколько, значит, отмечайте лимиты по каждому из них.

Второй. Продумайте, кому платить первому, когда денег на покрытие текущих обязательств не хватает

Для этого ранжируйте кредиторов исходя из следующего:

Исходя из полученных ответов определите, чей платеж не может ждать, а с кем попробовать договориться об отсрочке. На схеме мы привели один из подходов к ранжированию контрагентов. Используйте его для разработки своего варианта.

Рисунок 3. Вариант ранжирования предстоящих платежей кредиторам

Платежный календарь: пример составления

Скачайте наш пример платежного календаря в Excel. В нем мы учли все то, что написали выше. Например, ввели колонку с лимитами из БДДС и возможность выбирать расчетный счет по каждой денежной операции. А еще заполнили типовой набор поступлений и платежей для производственной компании.

Возможно, для кого-то это лишние опции. А кому-то, напротив, потребуется что-то добавить. Помните: платежный календарь не имеет унифицированный формы. Он настраивается под потребности конкретной организации и предпочтения специалиста.

На рисунке 4 – скриншот созданного документа.

Рисунок 4. Платежный календарь: образец

Платежный календарь – важный инструмент для предотвращения кассовых разрывов. Кроме того, он помогает оперативно контролировать соблюдение бюджетных лимитов в отношении трат. Время, потраченное на его формирование и актуализацию, с лихвой окупится снижением риска блокировки счетов, получения административных штрафов за несвоевременные расчеты с бюджетом и работниками, а также пеней за несоблюдение договорных условий.

Источник

• ← Электронный течеискатель с ручной регулировкой car tool ct m1014
• Как сделать скрутку для окуривания →