Как сделать свою базу знаний
Программы для создания профессиональной базы знаний
Обзор Open Academy
Чтобы корпоративная база знаний приносила реальную пользу, она должна быть удобной в использовании. Важно организовать правильное хранение, поиск и обновление информации. Пока объем данных невелик, вполне можно обойтись простыми вариантами: файловыми хостингами, облачными хранилищами или даже локальными архивами. Но по мере накопления знаний требуется специализированное решение. Представляем обзор инструментов для профессионального создания корпоративной базы знаний.
Плата за подключение к Пакету услуг «Первый шаг» — 0 руб. Открытие и обслуживание первого счета в рублях РФ — 0 руб. Внутрибанковские переводы на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. 3 (Три) платежа в другие банки на счета юридических лиц и ИП — 0 руб. К Пакету услуг «Первый шаг» могут быть подключены только новые клиенты, не имеющие открытых расчетных счетов в Банке «Открытие». Обязательными условиями подключения и обслуживания в рамках Пакета услуг являются выпуск корпоративной карты и подключение к системе ДБО Банка. Обслуживание корпоративных карт «Бизнес карта»: первые 6 мес. — бесплатно, с момента совершения первой транзакции по карте, далее 149 руб. — ежемесячно. Категория карт может быть изменена. Услуги, не включенные в Пакет услуг, предоставляются в соответствии с условиями Сборника тарифов. Полные условия обслуживания, оформления и использования карт указаны в сборнике тарифов.
Atlassian Confluence
Atlassian Confluence — одна из наиболее популярных программ для создания внутренних баз знаний, что обусловлено её обширным функционалом. В едином пространстве можно объединить самые разные форматы информации: текстовые документы, таблицы, карты, изображения, статьи и т. д.
Для оформления базы знаний можно использовать настраиваемые шаблоны страниц или продумать собственный вариант оформления. При этом можно создавать красивые веб-страницы с добавлением графических элементов.
Благодаря встроенному чату, пользователи могут обсуждать публикации, добавлять комментарии и получать отзывы.
Поиск по базе, созданной в Atlassian Confluence, предусматривает использование различных фильтров. Это обеспечивает быстрое нахождение нужной информации.
Разобраться с функционалом несложно: есть подробные инструкции по работе с программой (на английском языке), присутствует техподдержка.
Несомненный плюс программы — наличие мобильных приложений для iOS и Android. При необходимости можно интегрировать дополнительные инструменты: для Confluence доступны 3000+ приложений Marketplace (Trello, Slack, Office, Google Drive и т. д.). Кроме того, Atlassian Confluence можно использовать как в облаке, так и на собственном сервере.
Стоимость Atlassian Confluence:
Flowlu
Сервис Flowlu позволяет создавать любое количество разделов для разных целей и групп специалистов. Можно разграничивать права доступа к разделам: разрешать только чтение либо давать доступ к редактированию. Сотрудники могут совместно пополнять базу, обсуждать информацию и делиться знаниями.
База предусматривает древовидную структуру, что позволяет быстро ориентироваться в большом количестве разделов. Полнотекстовый поиск и поиск по тэгам помогает найти нужную информацию за несколько секунд.
Дополнительный плюс сервиса — возможность предоставления внешнего доступа. Пользователям не обязательно заходить в систему, чтобы получить доступ к базе. Используя полученную ссылку, можно ознакомиться с информацией в любом месте и с любого устройства.
Функционал Flowlu можно расширить за счёт интеграции с популярными инструментами (Google Drive, 1C, XMind, Jira и пр.).
Яндекс.Вики
Вики это часть платформы Яндекс.Коннект, предназначенной для командной работы. Для использования сервиса нужно создать в Яндекс.Коннект новую организацию. Создание страниц доступно любому пользователю, при этом все изменения хранятся в истории. По необходимости можно разграничить доступ, ограничить права пользования или назначить владельца страницы.
Сервис поддерживает добавление текстовых документов, таблиц, изображений, файлов. У каждого пользователя есть личный кабинет, где сохраняются черновики материалов. Удобный поиск и структурирование информации позволяет быстро найти нужные данные.
Яндекс.Вики можно объединить с Яндекс.Формами, Яндекс.Диском, справочником сотрудников организации. Можно добавить трекер, почту для корпоративного домена, мессенджер, календарь.
5 лучших программ для базы знаний
В зависимости от основного варианта использования базы знаний могут быть общедоступными и доступными для всех или частными. Частные обычно создаются для внутреннего использования внутри команды.
Теперь, как именно можно использовать базу знаний? И каковы преимущества его наличия? Вот лишь некоторые из преимуществ, которые вы получаете, выбирая лучшее программное обеспечение для управления знаниями:
Доступность 24/7. В отличие от службы поддержки клиентов, база знаний всегда доступна, когда вашим клиентам нужна помощь.
Снижение нагрузки на представителей службы поддержки клиентов. Если клиенты могут найти решения самостоятельно, им не нужно будет связываться с вашей командой, верно?
Вся информация в одном месте. Подробная документация может помочь вам быстрее принять на работу новых сотрудников и держать всех в курсе ваших продуктов / услуг.
Дополнительные органические посещения. Контент базы знаний может ранжироваться в Google и приносить дополнительный органический трафик с высокими намерениями.
Автоматизация обслуживания клиентов. Вы можете использовать интеллектуальные предложения базы знаний, чтобы автоматически отвечать на вопросы клиентов на ходу.
Есть несколько обязательных функций, которые должен иметь любой инструмент для управления знаниями:
Удобный текстовый редактор с возможностью вставлять изображения, образцы кода видео, а также отмечать важные части специальными примечаниями, предупреждениями или советами.
Категории, разделы, папки. Важно организовать все статьи в своей базе знаний удобным и понятным способом с помощью категорий и разделов.
Отчеты. Возможность отслеживать эффективность ваших статей с точки зрения просмотров и полезности имеет решающее значение.
Многоязычный контент. клиенты хотят найти ответы на своем родном языке, поэтому вы сможете перевести свою систему управления знаниями на разные языки.
Возможности настройки. Если вы хотите, чтобы ваша база знаний выглядела как неотъемлемая часть вашего веб-сайта, вы должны иметь возможность настроить ее, используя цвета вашего бренда, логотип, изображения заголовков, ссылки, CSS и даже свой собственный домен.
Функция поиска, чтобы ваши посетители могли легко найти любую информацию, которая им нужна, без необходимости просматривать все статьи.
Многие пользователи программного обеспечения для управления знаниями ценят возможность указывать разные уровни доступа для своих статей. По сути, эта функция позволяет им выбирать, делать свою базу знаний общедоступной или нет.
5 лучших программ для базы знаний
Подходит для компаний, начиная от малого бизнеса и заканчивая крупными компаниями. Простая в использовании, отличные функции администратора.
Активная и эффективная служба поддержки, единый вход.
Простой и функциональный редактор WYSIWYG.
Отличная альтернатива более дорогостоящему программному обеспечению службы поддержки.
Пробный бесплатный период 30 дней.
Хороший выбор для малых предприятий, которым требуется программное обеспечение для управления знаниями только для внутреннего использования.
Ограниченная настройка внешнего вида.
Удобные шаблоны для разных задач и целей.
Может оказаться дорогим для больших команд.
Они предоставляют программное обеспечение, предназначенное для компаний с большими командами.
Имеет простой интерфейс и удобный текстовый редактор.
Многоязычность, единый вход.
Функциональная настройка внешнего вида.
Дороговато для малого бизнеса.
Бесплатный пробный период 14 дней.
Подходит для малого бизнеса и крупных компаний.
Ограниченные возможности настройки.
Однако его отчеты довольно просты по сравнению с другим программным обеспечением для управления знаниями. Вы можете просто проверить, сколько просмотров у каждой статьи и оценили ли ее ваши клиенты как полезную или бесполезную.
Простой редактор WYSIWYG со всеми необходимыми функциями форматирования и стилизации.
Интуитивно понятный интерфейс.
Эффективная система поддержки клиентов.
Не подходит для внутренних баз знаний.
Предлагает современный и красивый дизайн баз знаний.
Какое программное обеспечение для базы знаний лучше всего?
Теперь, когда у вас есть более широкое представление о программном обеспечении для баз знаний, вам может быть интересно, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса.
Если у вас бизнес уровня предприятия, вам следует подумать об инвестировании в такое программное обеспечение, как KBPublisher или Helpjuice. К ним относятся более простое управление и расширенные функции, необходимые для запуска баз знаний для обслуживания тысяч клиентов и облегчения работы больших команд.
В заключение, вам решать, что лучше для вашего бизнеса. Обязательно изучите все варианты, прежде чем соглашаться на программное обеспечение для создания своей базы знаний.
Организуем личную базу знаний: тест 3-х сервисов
Закладки в браузере, хаотичные записи в Notes и мысли в голове растут с геометрической прогрессией. Структурировать знания и навести порядок в текстовых и графических записях поможет личная база знаний.
Специально для блога Selectel, Ксения Калинина исследовала три популярных сервиса и делится впечатлениями.
Скорее всего, сейчас многие из ваших записей хранятся на Google диске, а ссылки, которые вы прочитаете «когда-нибудь потом», — в открытых вкладках браузера, но это не всегда практично и удобно. Рассмотрели менее очевидные способы для организации баз знаний. Они просты и удобны: имеют веб-версию и мобильное приложение, поддерживают совместную работу и импорт файлов с разных площадок.
Спойлер: бесплатного функционала сервисов хватит для наведения первичного порядка.
Airtable табличный
Удобный инструмент для создания многофункциональных таблиц.
Удобство. Широкий функционал Airtable немного усложняет интуитивный онбординг, но внутри приложения предусмотрены подробные инструкции и подсказки. Можно выбрать предустановленные шаблоны, чтобы сделать работу проще и быстрее.
Минусы. Может показаться слишком сложным и запутанным при первом использовании.
Что порадовало. Основной упор в приложении сделан на таблицы. Их наполнение может быть не только текстовым: добавляйте фото, ссылки, цветовые пометки и так далее. Загруженные в базу документы доступны для просмотра, но редактировать внутри Airtable их нельзя. Таблицы можно связать между собой – занесенные в одну таблицу данные будут отображаться и в другой. Звучит сложнее, чем работает.
Навигация. В приложении легко создавать разветвленную структуру базы знаний. Можно организовать несколько рабочих пространств и добавлять тематические секции с иконками. Внутри каждой секции обычно находятся несколько листов с таблицами. А внутри таблиц – страницы с данными отдельной строки.
Для упрощения навигации можно добавить блок поиска по документам. Но эта функция почти бесполезна, если вы заносите данные на русском языке. Поиск работает для пяти языков, и русский туда не входит. Дополнительный стимул вести понятную базу знаний, в которой все можно найти вручную.
Вердикт. Airtable подходит для структуризации данных, но требует тщательного изучения, чтобы стать Power User.
Рабочий Notion
Универсальное рабочее пространство.
Удобство. В приложении много готовых шаблонов для разных типов документов. Есть возможность создавать и собственные «трафареты» для стандартизации заметок.
Минусы. Полностью на английском языке, что для кого-то может стать проблемой. Освоить базовые функции можно самостоятельно, а вот для более продвинутой работы стоит изучить гайды и скринкасты. Можно найти их на сайте Notion, YouTube-канале или рунете.
Что полезного. Документы поддерживают все наиболее распространенные форматы – доски, таблицы, ссылки, фото и видео. На таблицах остановимся подробнее, ведь они представляют целую базу данных. Каждая строка таблицы имеет отдельную страницу внутри документа, куда можно записать подробную информацию.
Notion открыт для новых пользователей, которые до этого размещали свои документы на разных носителях. Так, кроме банального импорта файлов с рабочего стола и Google Диска, возможен импорт досок из Trello, файлов из Asana и Evernote.
Навигация. Внутри приложения есть разделение хранилища на workspace и private, что снижает риск случайно поделиться с коллегами личной информацией. Совместная работа тоже доступна, но этим никого не удивишь.
Все страницы отображаются в боковом меню. Масштабируемость структуры – одно из преимуществ Notion. Каждую категорию бокового меню можно дополнить несколькими подкатегориями, которые также подвластны делению.
Вердикт. Приложение Notion поможет организовать документы и заметки в одном месте.
Мульти Coda
Документ, который стремится быть приложением.
Удобство. Организация документов и таблиц понятна на интуитивном уровне. Благодаря шаблонам легко создать личную базу. В приложении есть галерея документов, где хранятся файлы других пользователей. Можно посмотреть, как другие организуют знания, и вносить изменения в документы. Не переживайте, они все равно не сохранятся и не доставят никому проблем.
Функционал. Импортированные из Google Drive документы отображаются также, как на диске, форматирование не «съезжает». В документ можно интегрировать диаграмму Ганта, видео, кнопки с разными действиями. С помощью шаблонов таблиц удобно организовать список фильмов, программу тренировок, рабочие задачи.
Большой плюс. Coda можно связывать с другими сервисами: Instagram, YouTube, Wikipedia, а также Gmail, Slack и Jira в платной версии. Документ становится не только пассивной базой знаний, но и связующим звеном разных приложений.
Основной инструмент в Coda — таблицы. Множество шаблонов и легкость создания делают их мощным инструментом для структуризации данных. Таблицы можно связать между собой в одну сложную базу данных.
Навигация. Корневые папки структуры отображаются в боковом меню. Внутри них – документы, которые могут содержать неограниченное количество страниц и подстраниц.
Минус. Для просмотра одной ветки иерархии целиком придется открывать файл в папке. Только оттуда доступен просмотр имеющихся страниц.
Вердикт. Coda дает больше, чем просто организацию знаний. В приложение есть почти все, что необходимо современному человеку для работы.
В заключение, предлагаем несколько советов для создания собственной базы знаний.
От теории к практике
Чек-лист для организации личной базы знаний:
• Определите цель.
Организация базы знаний ради организации базы знаний – плохая идея. Вы точно должны понимать, к чему стремитесь. Глобально, цель – сохранить и доступно организовать знания, чтобы работать и учиться более эффективно.
• Создайте единое пространство для хранения.
Соберите все свои локальные заметки, документы, фотографии, скриншоты и таблицы в одном сервисе. Так вы свяжете их в единую систему (пресловутую базу знаний) и в зависимости от выбранного инструмента будете пользоваться такими преимуществами, как доступ к данным с любого устройства, синхронизация, удобство хранения.
• Возьмите за основу уже сохраненную информацию.
Приятная вещь в организации базы знаний – вы никогда не столкнетесь со страхом чистого листа. Структура хранилища создается на основе данных, которые уже пылятся на полке под грифом «Меня сложно найти, легко потерять и невозможно запомнить». Просто разделите их на отдельные секции.
• Позаботьтесь о масштабируемости структуры.
Нет смысла дробить информацию на слишком детализированные папки и документы. Лучше всего начать с крупных тематических секций и наполнять их контентом. Если почувствуете необходимость, создайте более удобное и прицельное разделение. Плодить в базе знаний папки с одним-двумя файлами и заметками – неэффективно. Это создаст видимость порядка, но будет неудобно для навигации и масштабирования. Ведь тогда добавление заметок потребует создания новых папок и дальнейшего усложнения структуры.
• Сделайте новые заметки понятными.
Добавляя ссылку или файл в базу знаний, подпишите их. Сегодня вы знаете, в чем состоит ценность этой информации и где ее можно применить. А завтра? А через неделю? Отметьте полезность каждого нового материала, чтобы не тратить время на рефлексию и попытки проникнуть в сознание себя вчерашнего.
• Не стремитесь к идеалу.
База знаний – инструмент для эффективного структурирования информации. А инструмент проверяется и настраивается в работе. Помните о динамичности и гибкости. Структура кажется удобной и полезной сейчас, но через какое-то время потребует доработки и реорганизации.
Воспользуйтесь правилом ленивого человека: не придумывайте нового. Базы знаний упрощают жизнь. Не пытайтесь с первого раза сделать структуру идеальной. Все равно не получится, а вы зря потратите время.
• Будьте безжалостны.
Не добавляйте в заметки то, что «возможно, пригодится». Все данные в базе знаний должны иметь реальную ценность. Регулярно пересматривайте файлы и удаляйте ненужное. Информация очень быстро устаревает. Иногда мы сохраняем файлы для решения оперативных задач и больше никогда их не используем. Если вы изначально понимаете, что данные нужны ненадолго, поставьте пометку и удалите их после использования.
7 Лучших программ для создания баз знаний (Рейтинг и обзор на 2021 год)
Хотите сразу перейти к моим лучшим вариантам? Лучшее программное обеспечение для создания базы знаний – это Freshdesk и HubSpot.
Вам нужно выяснить, какое программное обеспечение базы знаний использовать для вашего бизнеса?
В этом руководстве мы оценили и рассмотрели лучшее системное программное обеспечение баз знаний для использования на основе критериев простоты использования, возможностей поиска и наличия службы поддержки, а также функционала и цен.
Давайте перейдем к списку.
Какое программное обеспечение является лучшей базой знаний?
Вот список некоторых из лучших платформ баз знаний для использования в этом году.
1. Freshdesk.
Freshdesk – это облачный инструмент базы знаний, который предоставляет решения для создания базы знаний для удобного самообслуживания клиентов. Инструмент службы поддержки поможет вашим клиентам найти ответы на распространенные вопросы.
Это также помогает обновлять документацию, управлять доступом к знаниям и разрешениями, организовывать документы и многое другое. Программное обеспечение поможет вам документировать учебные пособия, ответы на часто задаваемые вопросы, руководства по изготовлению поделок и т.д.
Его бесплатный текстовый редактор – еще один бонус. Текстовый редактор предоставляет множество вариантов форматирования для структурирования вашего контента и ответов. Это также облегчает встраивание изображений и другой графики для демонстрации учебных шагов.
Основные характеристики:
Плюсы Freshdesk:
Цены:
Freshdesk имеет пять тарифных планов (включая план freemium).:
2. HubSpot Knowledge Base.
База знаний HubSpot – это программное обеспечение для управления знаниями, которое помогает вам настроить базу знаний для предоставления бесперебойной информации.
Он настраивает ответы на общие запросы клиентов и должен сократить запросы в службу поддержки клиентов и сократить время. В целом, HubSpot позволяет клиентам легко просматривать, обнаруживать, читать, смотреть или обращаться к вашей клиентской базе.
Это также помогает индексировать статьи и документы базы знаний в поисковых системах. Вы даже можете настроить внешний вид статей и просмотреть их внешний вид на различных устройствах.
Кроме того, он синхронизируется с электронной почтой и программным обеспечением для чата в реальном времени, чтобы сделать вашу базу знаний и наиболее релевантный контент легко обнаруживаемыми.
Основные характеристики:
Плюсы базы знаний HubSpot:
Цены:
Платформа базы знаний HubSpot доступна только в профессиональных и корпоративных выпусках программного обеспечения.
Тарифные планы включают в себя:
Оба плана оснащены расширенными функциями, такими как создание видео 1:1, видеохостинг, программное обеспечение для опроса клиентов и многое другое.
3. Живой агент.
LiveAgent – это программное обеспечение службы поддержки, которое помогает вам добавлять статьи в базу знаний, создавать форумы и доски отзывов. Это позволяет вам создавать настраиваемую базу знаний для управления запросами клиентов.
Процесс настройки занимает всего четыре шага.
Компании, которые продают несколько продуктов, брендов и услуг, могут создавать неограниченные базы знаний, используя одну учетную запись. Вы также можете создать каждую базу знаний с уникальным дизайном, контентом и макетом.
Программное обеспечение также интегрируется с несколькими каналами связи, такими как Gmail, Viber, контактные формы, Slack, Twitter, Facebook и т.д.
Основные характеристики:
Плюсы живого агента:
Цены:
LiveAgent предоставляет два тарифных плана для своей платформы базы знаний:
Оба плана подходят для малого бизнеса, частных лиц и профессиональных маркетологов. Они также поставляются с 14-дневной бесплатной пробной версией (кредитная карта не требуется).
4. ZenDesk.
Zendesk – это решение для базы знаний, которое позволяет организовать ваши институциональные знания и объединить их в базу данных с возможностью поиска. Он обеспечивает обслуживание клиентов, системы продажи билетов и даже позволяет интегрировать базу знаний с билетами службы поддержки.
Вы можете отображать статьи и контент своей базы знаний для определенной аудитории, включая агентов службы поддержки, конкретных клиентов и т.д. Он также поставляется с предварительно разработанными шаблонами для поддержания структуры контента и создания удобных для чтения статей с богатым форматированием.
ZenDesk также ускоряет обслуживание клиентов с помощью контекстного самообслуживания. Веб-виджет и мобильный SDK позволяют использовать контекстную службу внутри продукта или на веб-сайте.
Это также позволяет вашим агентам создавать новые статьи и документы и отмечать старые статьи, которые нуждаются в улучшении. Вы также получаете возможность вставлять статьи о самопомощи в другие места, такие как блоги, страницы продуктов и т.д.
Основные характеристики:
Плюсы Zendesk:
Цены:
Zendesk предоставляет инструменты базы знаний в рамках двух своих тарифных планов, в том числе:
Профессиональный план обеспечивает более глубокую совместную работу, маршрутизацию и аналитику.
5. ProProfs.
ProProfs – это система базы знаний, которая помогает вам создавать онлайн-базу знаний, руководства пользователя, документацию, часто задаваемые вопросы, вики-страницы и многое другое. Вы также можете создавать обучающие видеоролики для более привлекательного подхода.
Это также важный инструмент для управления проектами и управления задачами, помогающий членам команды сотрудничать.
ProProfs интегрируется с каналами связи, такими как системы справочной службы, программное обеспечение для чата, инструменты аналитики и т.д.
Популярные интеграции включают Google Analytics, Wufoo, Freshdesk, Salesforce, службу поддержки ProProfs, чат ProProfs и многое другое. Интеграция с другими инструментами помогает сократить количество обращений клиентов и поддерживать совместную работу в команде.
Для создания базы знаний с помощью ProProfs требуется пять простых шагов:
Вы можете создать либо частную базу данных для своих сотрудников, либо общедоступную базу знаний, доступную всем вашим клиентам. Стандартные функции включают централизацию информации, неограниченное редактирование, авторизацию контента, совместимость со всеми устройствами и многое другое.
Основные характеристики:
Плюсы предложений:
Цены:
ProProfs предлагает три плана:
Вы также можете попробовать любой из платных планов бесплатно в течение 15 дней. Тарифный план Премиум позволяет создавать неограниченное количество публичных или частных баз и предоставляет расширенные функции, такие как API, белая метка и т. Д.
6. Helpjuice.
Helpjuice – это конструктор базы знаний, который помогает вам организовать корпоративную вики-страницу в одном централизованном центре. Он позволяет вам собирать, организовывать, получать доступ к информации и передавать ее определенной аудитории, включая ваших сотрудников и клиентов.
Он предоставляет десятки пользовательских тем и инструментов редактирования, которые позволяют вам настраивать свой контент. Другие функции включают неограниченное форматирование контента, простое создание статей, оптимизацию для SEO, восстановление истории статей и т. Д.
Helpjuice также позволяет создавать отдельные настройки конфиденциальности. Вы можете создать внутреннюю базу знаний для своей команды, а также общедоступную базу для ответов на вопросы ваших клиентов.
Основные характеристики:
Плюсы Helpjuice:
Цены:
Helpjuice предлагает четыре тарифных плана:
Все планы включают 14-дневную бесплатную пробную версию, экспертную поддержку настройки и обслуживание клиентов.
7. Guru.
Guru – это платформа базы знаний, которая помогает вам организовывать информацию о компании и получать к ней доступ из любого места. Он действует как вики-страница компании, которая хранит и предоставляет всю необходимую информацию одним щелчком мыши.
Наряду с управлением базой знаний, он также создает сеть аналитики компании. Уникальная функция “Захвата” Guru собирает всю необходимую информацию из документов Google, слабых потоков, приложения вашей компании и т.д.
Он также использует искусственный интеллект для предоставления информации, чтобы избежать поиска информации вручную. Система машинного обучения и искусственного интеллекта также со временем совершенствует свои функции в зависимости от вашего повседневного рабочего процесса.
Инструмент также поставляется с рабочим процессом проверки и функциями расширения браузера, чтобы члены команды имели доступ к правильной информации в нужное время.
Основные характеристики:
Плюсы Гуру:
Цены:
Guru поставляется с тремя тарифными планами:
Все платные планы предоставляют 30-дневную бесплатную пробную версию. Стандартные функции включают расширение браузера, интеграцию приложений Slack, проверку, единый поиск, функцию комментариев, общедоступные карточки и многое другое.
Что такое Программное обеспечение базы знаний?
Программное обеспечение базы знаний – это инструмент, используемый организациями для создания базы знаний для решения запросов клиентов. Эти инструменты также помогут вам организовать документы, часто задаваемые вопросы, учебные пособия и другую информацию в совместимые форматы.
База знаний – это форма онлайн-библиотеки, в которой пользователи могут найти все свои ответы. Все, что вам нужно предоставить, – это документация, ответы на вопросы, руководства и многое другое для интеграции в эту автоматизированную систему.
Затем пользователи могут выполнить быстрый поиск и получить доступ к ответам на интересующие их вопросы. Вы можете ограничить их доступ сотрудникам компании, группе клиентов или широкой аудитории.
Вот некоторые из преимуществ инструмента базы знаний:
Какие функции Вам нужны в программном обеспечении Базы знаний?
Вот некоторые стандартные функции, которые следует учитывать при выборе системы базы знаний:
1. Внутренняя Поисковая Система.
Ваши клиенты хотят получить информацию быстро, и именно поэтому в вашей базе знаний должна быть простая в использовании поисковая система. Целевая аудитория должна иметь возможность быстро находить ответы на свои запросы после ввода нужных ключевых слов.
Также должно быть одинаково эффективно предоставлять точные результаты, даже если пользователь вводит одно или два слова с неправильным написанием.
2. Удобная панель мониторинга.
Вы должны выбрать инструмент, который прост в использовании как для ваших пользователей, так и для вас самих. Простая панель мониторинга позволит вам легко управлять и редактировать сотни статей или путеводителей. Это, в свою очередь, поможет вам создавать привлекательный контент для ваших пользователей.
3. Обратная связь и аналитика.
Выберите программное обеспечение, которое позволяет вам запрашивать отзывы клиентов и определять основные показатели, например, какая статья работает лучше всего. Эта информация поможет вам постоянно обновлять свою информацию, чтобы обеспечить лучшее обслуживание клиентов.
Инструмент также должен определять такие вещи, как количество просмотров документа или статьи и результаты поиска. Кроме того, он должен обеспечивать интеграцию с Google Analytics и другими инструментами визуализации данных для более подробной отчетности.
4. Управляемые категории.
Все платформы базы знаний должны предлагать инструменты для правильной организации информации и облегчения навигации. Вы должны уметь разделять свои данные на категории и папки, делая их легко доступными для всех.
Упорядочение всего также поможет вам регулярно отслеживать и обновлять статьи.
5. Система Резервного Копирования.
Выберите программное обеспечение базы знаний, которое поставляется с возможностью резервного копирования, чтобы ваши данные никогда не терялись. Это также поможет вам получить доступ к предыдущим статьям, если это необходимо, и текущей информации для любых будущих целей.
6. Возможности SEO.
Ваша платформа базы знаний должна быть в состоянии создавать SEO-дружественные базы знаний и руководства. Стандартные функции SEO включают оптимизированные для мобильных устройств страницы, высокий рейтинг в поисковых системах, оптимизированные заголовки, мета-теги и многое другое.
Другие важные функции включают автоматизацию, управление контентом, функции отчетности и аналитики, интеграцию в социальные сети и т. д.
Вот как вы можете создавать справочные сайты с помощью ProProfs:
Шаг 1. Войдите в свою панель мониторинга.
После заполнения всех реквизитов и регистрации в вашей учетной записи ProProfs вы будете перенаправлены на главную страницу. Нажмите на опцию “Сайты”, а затем “Создать новый сайт” на панели управления базы знаний.
Шаг 2.
Затем вам будет предложено ввести URL-адрес сайта и его название. Далее нажмите на кнопку “Создать”.
Шаг 3. Выберите и настройте шаблон.
Наконец, выберите один из множества настраиваемых шаблонов, или вы можете создать свою базу знаний с нуля. Шаблоны, предоставляемые ProProfs, уже имеют структуру, поэтому вам просто нужно заменить разделы своим контентом.
Вы можете начать редактирование, нажав на кнопку “Редактировать главную страницу”.
Нажмите на опцию “Файлы” на вкладке “Сайты”, если вы хотите загружать и хранить фотографии, PDF-файлы и документы.
Вкладка “Настройки”, рядом с опцией “Файлы”, позволяет вам управлять своей базой знаний. Он позволяет управлять сайтами справки, добавлять или удалять пользователей, настраивать контент, добавлять логотипы брендов и многое другое.
В этом разделе также предусмотрена возможность интеграции вашей страницы с другими инструментами, такими как Google Analytics, Salesforce и т.д.
Нажмите на опцию “Предварительный просмотр”, чтобы получить обзор вашего конечного сайта, как только вы закончите редактирование.
Шаг 4. Добавляйте Новых Пользователей.
Выполните следующие действия, чтобы добавить новых пользователей и предоставить доступ членам команды:
Вам нужно создать файл Microsoft Excel, если вы хотите включить большое количество пользователей. Затем нажмите зеленую кнопку “Microsoft Excel ” справа, чтобы загрузить свой лист. Все пользователи, включенные в лист, будут загружены автоматически.
Если вы хотите редактировать пользователей, нажмите на имя пользователя, которое вы хотите изменить. Нажмите кнопку “Сохранить”, чтобы сохранить внесенные изменения.
Аналогично, нажмите кнопку “Удалить” в правой части каждой строки, чтобы удалить любого конкретного пользователя.
Итоги.
Клиенты обычно ищут варианты самообслуживания и часто задаваемые вопросы и предпочитают находить ответы самостоятельно, а не с помощью других средств поддержки клиентов.
Вариант самопомощи, вероятно, станет более популярным в ближайшие годы. По данным Gartner, к 2030 году принадлежащие клиентам боты могут автоматически получить миллиард сервисных билетов.
Хорошо структурированная база знаний также сокращает количество обращений в службу поддержки и может помочь вашим посетителям самостоятельно искать ответы.
Эти решения для управления знаниями подходят для всех видов бизнеса, включая стартапы SaaS, крупные компании, малые предприятия и многое другое.