Канбан что это за система
Что такое канбан: принципы и преимущества
Узнайте, как внедрить этот инструмент в ваш проект
Канбан ― это система постановки задач и организации рабочих процессов для эффективного достижения поставленных целей. Данная методология предполагает прозрачность продвижения работы и является одним из подходов Agile.
В этом видео вы узнаете, на чем основан канбан, как с ним работать и почему важно фиксировать все задачи, а также этапы выполняемого процесса.
Содержание
Принципы методологии канбан
Канбан помогает отслеживать процесс выполнения поставленных задач и распределять нагрузку между сотрудниками. Этот метод позволяет эффективно управлять работой команды и следить за сроками ее выполнения. Визуализация всех этапов позволяет каждому сотруднику быть в курсе продвижения процессов. Ознакомьтесь с основными принципами методологии канбан.
Посмотрите, как выглядит система канбан, реализованная на виртуальной доске. Обратите внимание, что все задачи распределены между несколькими колонками, которые и показывают, на каком этапе они находятся.
А вот обычная канбан-доска со стикерами. Это пример визуализации рабочих процессов редакторов Pyrus.
Методология канбан подразумевает гибкий подход к организации работы, что позволяет легко добавлять новые задачи, изменять их приоритетность, увеличивать или сокращать сроки выполнения. Однако, несмотря на все явные преимущества такого подхода управления, у него все же есть и недостатки, о которых стоит знать. В следующем разделе вы узнаете о плюсах и минусах метода канбан.
Преимущества и недостатки системы канбан
У методологии канбан нет жестких правил или ограничений. Поэтому ее используют в самых разных сферах. Метод канбан применяют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы и даже блоггеры. Этот подход также можно встретить в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Посмотрите, какими преимуществами обладает методология канбан.
Теперь, когда вы ознакомились с преимуществами методологии канбан, самое время узнать о минусах этого подхода.
Если выполнение задачи требует слишком много людей, следует разбить их на небольшие группы и для каждой создать отдельную систему канбан. О том, как ее внедрить и с чего начать, вы узнаете дальше.
Как внедрить метод канбан
Методология канбан подразумевает активное взаимодействие всех членов команды для скорейшего завершения процесса и достижения поставленной цели. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы правильно выстроить работу и расставить приоритеты.
Чтобы создать виртуальную канбан-доску, вы можете использовать такие инструменты как Trello, MeisterTask, Asana, Blossom, ProofHub и другие. Все эти сервисы помогают управлять проектами, отслеживать результативность, а также обсуждать задачи и насущные вопросы.
Методология канбан не имеет строгих правил или ограничений. Этим она и отличается от других систем управления. В следующем разделе вы узнаете, в чем разница между канбаном и скрамом.
Отличия методологии канбан от скрама
Скрам (на англ. scrum) — это система управления проектами, которая на первый взгляд схожа с канбаном, поскольку тоже отображает процесс решения задач и помогает достигать поставленных целей. Однако, между этими двумя методами есть существенные отличия. Давайте ознакомимся с ними ближе.
У каждой из систем управления есть свои сильные и слабые стороны. Поэтому, нельзя однозначно сказать, какой из методов лучше. Выбирать нужно тот подход, который наиболее удобен команде и больше всего подходит для решения ваших задач.
Что такое канбан
и чем он полезен?
Система канбан начала свой путь в 1950-х годах на производственных линиях корпорации Toyota, после чего перекочевала в офисы и стала важным инструментом для проектных менеджеров.
Бескрайняя гибкость практики и ее возможности для самоорганизации персонала позволили добиваться эффективности там, где другие подходы не работали. Это тот случай, когда визитной карточкой системы стала сама карточка — она утвердилась как внутренняя валюта в организациях, которые внедрили канбан.
Происхождение
Как и концепция бережливого производства (Lean), система канбан была разработана менеджерами Toyota. Автора системы, японского инженера Тайити Оно, вдохновил принцип работы американских супермаркетов, где покупатель сам выбирал нужные себе товары. Роль «супермаркета» в корпорации Toyota выполнил склад.
Карточки крепились к таре с деталями. На таких бирках указывалась информация о номере и количестве деталей, какой отдел их отправляет и куда они должны прибыть.
Работник, который непосредственно занимался монтажом и сборкой машин — нижний поток — забирал детали из тары, на которой был прикреплен «канбан» с запросом для склада. Карточка снималась и вместе с пустым ящиком передавалась транспортировщиком на склад. Там другой работник уже подготовил новую тару с запчастями, на которой крепился производственный «канбан» — бирка с информацией о произведенных запчастях.
Производственный «канбан» заменялся на «канбан» с запросом для склада и отправлялся на производственную линию запчастей — верхний поток. Поэтому производилось именно то количество деталей, которое указывалось в карточке. Тара с новыми запчастями относилась транспортировщикам на монтажную линию.
Принципы канбана
Менеджеры Toyota сформулировали 6 системообразующих правил:
Канбан — это «вытягивающая» система. В ней создается баланс между постоянным потоком, который устраняет затраты на ожидание, и минимальным количеством работы в процессе (РВП), что снижает риски перепроизводства. РВП регулируется с помощью карточек: их количество зафиксировано, а инструкции в них направляют исполнителей нижнего потока.
Лимит РВП составляется в пропорции к количеству канбан-карточек, которое рассчитывается в зависимости от уровня продаж и статистической вариантности в текущих процессах. Максимальное количество бирок — та самая «энергия» в системе — закрепляет верхний уровень РВП в любое заданное время. РВП также ограничивается принципом вытягивания: скорость производства верхнего потока зависит от скорости работы нижнего.
На графике видно, что одним из базовых элементов системы является культура Кайзен. Автономный процесс и стандартная вариантность освобождает менеджмент от постоянного управления, поэтому он может сосредоточиться на улучшении работы сотрудников.
Применение канбан в IT
Система канбан, продолжая приносить пользу на производственных конвейерах, проникла в сферу программного обеспечения.
Только карточки, на которых указаны информация о сроках выполнения, описание или номер процесса и имя исполнителя, теперь прикрепляются не к таре с запчастями, а к доске с расчерченными колонками:
Над колонками обычно пишется число — лимит, указывающий на максимальное количество процессов в ней. Лимит бэклога высчитывается в зависимости от ведущего времени. Если в системе 5 работ в процессе, и завершение каждой из них в среднем занимает 1 день, то и бэклог можно ограничить лимитом 5.
Структура выше не является строгой — в зависимости от специфики проекта могут быть добавлены импровизированные колонки. Нередко встречается канбан система, в которой требуется определить критерии готовности задачи перед ее выполнением. Тогда появляются две колонки, которые в английском языке называются specify (уточнить параметры) и execute (взяться за работу).
Почему повсеместно используется канбан-доска, а не, например, планшеты или огромный монитор? Как отвечают на этот вопрос поклонники системы, обычная доска имеет два преимущества: она проста и обеспечивает визуальный контроль. На ней легко вносить изменения, и она обеспечивает тактильное и социальное взаимодействие между участниками команды.
Преимущества и недостатки канбан
Kanban имеет такие достоинства:
На практике система отлично себя показывает в сферах неосновного производства:
Канбан имеет и недостатки:
Отличия от Скрама
Скрам, как и agile kanban, является гибкой методикой и тоже часто применяется в IT-сфере. Различия между ними не очевидны на первый взгляд. Существует много схожестей, например, наличие бэклога в обоих подходах.
Повторяемые спринты фиксированной продолжительности
В конце каждого спринта после одобрения проектным менеджером (владельцем продукта)
Поток продолжается без перерывов или на усмотрение команды
Владелец продукта, Scrum-мастер, команда разработчиков
Команда под руководством ПМ, в некоторых случаях привлекаются тренеры по agile kanban
В ходе спринта изменения нежелательны, так как могут привести к неверной оценке задач
Изменение могут случиться в любой момент
Примеры применения в IT
Сразу с Microsoft: Дебют Канбан в сфере программных разработок
Использование принципов канбана в сфере информационных технологий началось чуть более 10 лет назад. Дэвид Андерсон, один из главных популяризаторов канбана для программных разработчиков, консультировал в 2005 году компанию Microsoft. Там были недовольны работой своего отдела — XIT Sustained Engineering, который устранял ошибки во внутренних приложениях. К началу отчетного года этот отдел был худшим в своем департаменте. Бэклог превысил допустимый размер в 5 раз, а время на обработку одного запроса — ведущее время — обычно занимало 5 месяцев.
Новый ПМ с помощью консультаций Андерсона за 9 месяцев повысил продуктивность проблемного отдела на 155%. Ведущее время теперь составляло 5 недель, бэклог вернулся к нормальному размеру, а своевременное выполнение задач утвердилось на уровне 90%. Все эти результаты были достигнуты с минимальным привлечением новых работников, персонал продолжал теми же методами исправлять программные ошибки — поменялись лишь подходы к организации работы.
Думитриу застал отдел, состоявший из трех разработчиков и трех тестировщиков, у которых в бэклоге накопилось 80 запросов. Сам ПМ был назначен временно, так как требования к вакансии включали умение работы с технологией ASP, администрирование с помощью SQL Server и знание MS Project Server. Начальство видело на этой должности «технаря», который умеет программировать, должен составлять отчеты и прогнозировать загрузку бэклога. Как считалось тогда, проблема отдела будет выявлена, если собрать внушительный массив данных. Думитриу же таким «технарем» не был.
Однако начав вместе с Андерсоном анализировать работу XIT, он быстро выявил ключевые факторы, которые негативно влияли на скорость отдела:
Канбан-решения для проблемного отдела Microsoft
Применение в компании Corbis
Добившись успеха в Microsoft, Андерсон в 2006 году приступил к решению новой сложной задачи. Теперь он работал в Corbis — другой компании Билла Гейтса, который тогда еще не покинул MS. Одним из видов деятельности Corbis было лицензирование фотографий. На тот момент это был второй крупнейший в мире фотосток с базой около 3,5 тыс. снимков.
Задачей Андерсона было ускорить главные релизы от компании. Интервал между их выходами составлял три месяца и мог вырасти еще больше. Только обсуждение плана релиза отнимало у менеджмента две недели. Требовалось наладить выпуск второстепенных релизов или обновлений каждые две недели. При этом ключевые ресурсы должны были быть направлены на работу над главным проектом.
В офисе Corbis появилась канбан-доска, у которой Андерсон ежедневно беседовал с коллективом. Целью ПМ было улучшить визуальный контроль над процессами, способствовать самоорганизации и большей персональной ответственности исполнителей. Также система канбан была направлена на уменьшение надзора со стороны менеджеров и увеличение производительности.
Кроме разноцветных карточек и графиков, на доске появилась «мусорная корзина» — в нее отправлялись задачи слишком большого размера.
Фото из официальной презентации
A Kanban System for Sustaining Engineering on Software Systems by David J Anderson
Система kanban прояснила, когда поток перестает быть плавными и где возникают задержки, так называемое бутылочное горлышко. Быстрые обсуждения с командой помогали выявить текущие проблемы. Например, тестирование длилось 3 дня, что негативно отражалось на сроке релиза. Трое сотрудников объединились и нашли способ, как уменьшить время до одних суток.
Бутылочное горлышко — участок схемы или алгоритма работы компании, где ограничение ресурсов или продуктивности людей резко сокращает проходимость потока задач. Нехватка рабочих рук, плохой интернет или директор в отпуске блокирует или замедляет выполнение задач.
Лимиты для канбан-карточек дважды устанавливались эмпирическим путем. В колонке «готово для разработки» лимиты были увеличены. Также появилась новая колонка — «готово для тестирования». Многие запросы для нижнего потока были некорректно сформулированы, вызывая лишние затраты времени. Поэтому ПМ исследовал работу верхнего потока и нашел ошибки.
Обработка запросов могла занимать 100 дней, но релизы все равно стали выходить раз в две недели, как и планировалось. Решение по содержимому выпуска принималось за 5 дней до публикации. Практика подсчетов, как и в случае с отделом XIT Microsoft, была отброшена в пользу продуктивности. Приоритет задачам расставлялся согласно «стоимости задержек» или готовности ресурсов.
Канбан система не только помогла добиться Андерсону поставленной цели, но и улучшила настроения в коллективе. Благодаря совместным обсуждениям и наглядности процессов у сотрудников утвердилось доверие друг к другу. Также персонал приобщился к кайзену, то есть практике постоянного улучшения.
Приложения и программы для Канбана
Trello
Популярная система канбан для управления задачами. Отличается визуальной привлекательностью и удобным интерфейсом. Пользователи отмечают его супергибкость.
Kanbantool
Бесплатная доска для двух пользователей. Поддержка API и touch-интерфейсов.
Lean Kit Kanban
Бесплатная доска для пяти пользователей с хорошей реализацией совместной работы. Поддержка API и возможность импорта/экспорта, широкая статистика.
Kanbanize
Полностью бесплатный сервис с достойной функциональностью. Его владельцы гарантируют прирост в производительности на 300% при использовании их приложения.
Worksection
Вердикт
Канбан — это практика, которая помогает добиться успеха, при этом использование только гибких методов необязательно. Важные изменения достигаются благодаря исключению потерь времени, управлению узкими местами и снижению вариативности.
Однако успешные изменения требуют времени. Они проходят постепенно, при этом сопротивление команды новшествам — минимальное. Канбан система мотивирует персонал совершенствоваться без изменений в инженерных методах.
Что такое система Канбан? 4 Главных принципа системы Канбан + инструкция по внедрению системы Канбан
О системе Канбан мы поговорили с кандидатом экономических наук Олегом Качмашевым.
В статье расскажем:
Что такое система управления Канбан и в чём её суть?
Понятие «канбан» образуется из двух японских слов: «kan» — видимый и «ban» — карточка, доска. Поэтому дословно «канбан» — это карточки на доске.
Давайте с вами перенесёмся на 60 лет назад. Именно тогда на заводах Toyota и появилась система Канбан. Японцы обнаружили, что карточки с задачами позволяют легко контролировать работу мастеров сборочных линий.
Итоги не заставили себя долго ждать. Листочки с информацией сделали производство точным как часы, и в 1960-х Toyota составила конкуренцию американским автопроизводителям на их же рынке.
Каким образом японские управленцы сократили расходы на сборку и сделали автомобили качественными и доступными? Всё дело в способе организации рабочего процесса.
Канбан позволяет визуализировать задачи и выстроить их в порядке выполнения. Упрощенно доска Канбана выглядит так:
Колонки — это этапы работы, карточки — конкретные задачи. Управленцы пишут карточки с заданиями, исполнители передвигают их по доске.
Метод работы может показаться вам излишне простым. Но не спешите делать выводы. Благодаря Канбан менеджеры находят недостатки в рабочих процессах и быстро исправляют их.
Сегодня Канбан относят к методологиям разработки семейства Agile, которые используются повсеместно: от IT-стартапов и микро-бизнесов до крупных коммерческих и государственных структур.
В Zara Канбан помогает производить одежду только в том объёме, который требуется. Spotify использует Канбан, чтобы не запутаться в организации команд. В Pixar применяют Канбан доску для того, чтобы «провести» первоначальную идею до анимационного продукта и придать форму творческим процессам.
Принципы системы Канбан
Философия Канбана была сформирована ещё в 1960-х. Ее положения — это не только создание досок и карточек с задачами. Давайте разберёмся с принципами системы Канбан, которые помогут вам не только в бизнесе, но и в повседневной жизни.
1. Специализация и визуализация этапов.
В основе принципа — идея дробления деятельности на части. В результате Канбан быстро поможет понять: на каком этапе находится продукт, кто занимается им в данный момент, и сколько стадий ему предстоит пройти.
Например, любой продукт IT-сферы проходит следующие этапы:
2. Ограничения по этапам.
В процессе работы вы сталкиваетесь с ограничениями. Бариста не может разливать кофе сразу в три чашки, если кофемашина рассчитана на две. Суть принципа в том, чтобы определить максимальное количество задач на одном этапе и не допускать перегрузки.
Например, у отдела маркетинга есть лимит на проведение исследований — изучать поведение не более трёх сегментов рынка. Завал маркетологов новыми запросами замедлит процесс и остановит движение задач по доске.
3. Фокус на потоке.
Принцип требует акцента на движении задач по доске. Канбан поможет следить, чтобы не было «узких мест» — остановок процесса. Вы сразу увидите, если один из этапов «просядет» и быстро исправите ситуацию.
4. Постоянное улучшение.
Остановиться на применении досок и карточек в компании — ещё не Канбан. Сфокусируйтесь на деталях процессов: может быть есть возможность автоматизировать закупки сырья или придумать новый метод оценки клиентов?
Преимущества и недостатки системы Канбан
Две трети случаев применения Канбана приходятся на IT-индустрию, но система актуальна и в производственных компаниях, строительстве, закупках и в управлении персоналом.
4 преимущества системы Канбан:
1. Гибкость.
Система Канбан подойдёт и для найма персонала, и для промышленного предприятия. Вы сможете легко внедрить Канбан в любое производство и даже выстроить с помощью системы свой распорядок дня.
2. Согласованность.
Канбан не позволяет принимать спорных решений. Система создает сотрудникам условия, в которых нет неопределенности. Разработчик всегда знает, что кодить. С системой Канбан, ему не нужно задумываться, какие задачи выполнять здесь и сейчас.
3. Быстрота.
Канбан — это система, которая хочет сделать каждый этап процесса максимально полезным: последовательность задач создается так, чтобы ни один этап не оставался без действия.
Тянуть соискателей на вакантное место в компании по одному куда дольше, чем заняться параллельным отбором. Так вы сократите время создания продукта.
4. Наглядность и прозрачность.
Доска Канбан — чёткая картина того, чем занимается компания. Канбан облегчает жизнь всем: и новичкам, и управленцам. Доска и карточки показывают что, кем и в какой очередности производится.
Новичкам в компании, которая работает по системе Канбан, проще адаптироваться. Они сразу понимают какое место занимают в общем процессе и с кем взаимодействовать в ходе выполнения задач.
2 недостатка системы Канбан:
1. Требует постоянного обновления.
Канбан не работает, если информация неактуальна. Выполненная задача обязательно получает новый статус и передвигается в следующий этап на доске.
2. Коммуникация.
Подробное описание задач в карточке не предполагает дополнительного канала связи с руководством. Если задача прописана недостаточно точно, исполнитель не поймёт, как её выполнить. Это замедлит процесс или испортит конечный продукт.
Чтобы не допустить такой ошибки, отнеситесь серьёзно к заполнению карточки с заданием. Визуализируйте, стройте алгоритм и консультируйтесь с ответственными за этап.
Организация и внедрение системы Канбан
Если вы решили попробовать организовать доску Канбан в бизнесе или для собственных задач, следуйте плану:
1. Составьте схему рабочего процесса.
Постарайтесь сделать разбивку по этапам детальной. Не упускайте даже незначительные на первый взгляд стадии. В большинстве случаев в «узких местах» — этапах с ограничениями — скрываются главные проблемы компании.
2. Внесите лимиты.
Ограничьте каждый этап количеством задач, которые могут находиться в разработке одновременно без создания конфликтов. Их число зависит от сложности этапа и количества исполнителей. Баланс часто находится методом проб и ошибок.
3. Наладьте порядок внутри этапов.
Определитесь с приоритетностью задач внутри одного этапа. Первыми можно решать задачи с самыми короткими дедлайнами или выполнять проекты для ценных заказчиков. А напоследок оставляйте задачи, которые не требуют срочности.
Правильно определять приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра. Используйте лаконичный в своем исполнении инструмент на сайте https://app.eisenhower.me/ или поищите шаблоны матрицы в поисковике.
4. Контролируйте.
Для анализа эффективности лучше всего подобрать метрики, которые отвечают требованиям вашего бизнеса. Но не забудьте про базовые показатели: время прохождения задачи по доске и пропускная способность этапов (сколько задач могут пройти этап за единицу времени).
5. Обновляйте.
Следуйте четвертому принципу Канбана и всегда улучшайте показатели процессов.
Чтобы Канбан работал безотказно, помимо отладки этапов на доске компании, уделите внимание карточкам с задачами. Они должны быть информативными и интуитивно понятными.
Мы подготовили для вас 3 правила организации системы карточек:
Количество времени, которое необходимо для выполнения задачи, зависит от специфики работы.
Например, Agile-коуч Макс Рекопф считает оптимальным для выполнения задачи — один рабочий день или 6-8 часов.
Канбан методология доказала свою эффективность на предприятиях разного профиля: от маркетинга и HR, до строительства, IT и сервисных служб.
Чтобы система работала, важно соблюдать все принципы методологии. Правильной организации инструментов семейства Agile и Канбан учат на курсах.
Программы обычно состоят из 5 и более занятий. Стоимость курсов Agile варьируется от 2 000 рублей за индивидуальный курс и от 50 000 за обучение гибкому управлению целого коллектива.
Выбирайте школу или преподавателя, в программу которых включены реальные кейсы. Обратите внимание на дату создания курса: методы управления развиваются из года в год.
Обучение Канбан и Agile доступно в офлайн и онлайн форматах. Дистанционное обучение ничем не хуже традиционного, если исправно работает канал обратной связи с преподавателем.
По итогам курса вы научитесь проводить аудит рабочих процессов компании, сможете внедрить Канбан и собрать команду, способную работать по такой модели.
Система Канбан — это современный, эффективный и интересный способ организации работы. Его универсальность доказали крупные производители — адепты бережливого производства и мелкие фирмы, которым удалось построить бизнес с применением доски и карточек. Теперь Канбан стал решением, которое доступно и вам.
Чек-лист «Приложения для Канбан»
Мы подготовили для вас чек-лист с приложениями, которые помогут внедрить систему Канбан.
Расскажите в комментариях, пробовали ли вы использовать систему Канбан в работе? Сделайте репост, чтобы не забыть важные советы и быстрее выйти на новый уровень!