Канцелярия в школе чем занимается
Отдел канцелярии в организации – чем занимается
Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.
Отдел канцелярии в организации
Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.
Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.
Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:
Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.
Отдел канцелярии – чем занимается
Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.
С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.
Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.
Правовая база функционирования отдела канцелярии
Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.
С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.
Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.
Положение об отделе канцелярия
I. Общие положения
1. Канцелярия является самостоятельным* структурным подразделением предприятия.
*Канцелярия может быть также и структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с ____________________ (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)
2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.
Бюро (сектор, группа)
экспедиции
Машинописное бюро
(сектор, группа)
Копировально-множительное
бюро (сектор, группа)
3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярии, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится
(руководителями бюро, секторов, групп)
III. Задачи
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
(хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения)
(наименование структурного подразделения)
по вопросам: ______________________________________________________________
получения: ________________________________________________________________
предоставления: ___________________________________________________________
VII. Ответственность
Значение слова «канцелярия»
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
КАНЦЕЛЯ’РИЯ, и, ж. [польск. kancelarya]. 1. Отделение какого-н. учреждения, занятое делопроизводством, составлением бумаг. Удостоверение вам напишут в канцелярии. К. университета. Справки выдает к. || перен. Чьи-н. деловые бумаги, документы, записки (разг. шутл.). Я перенес всю канцелярию на другой стол и уселся продолжать письмо. 2. собир. Служащие в канцелярии. В первую очередь заработная плата будет выдана канцелярии.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
канцеля́рия
1. отдел учреждения, занятый делопроизводством, а также помещение этого отдела
Фразеологизмы и устойчивые сочетания
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова вдовый (прилагательное):
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Положение о канцелярии
[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения]
[должность, подпись, Ф. И. О. лица, утверждающего положение]
1. Общие положения
1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом [наименование должности руководителя предприятия].
Примечание: Канцелярия может быть также структурным подразделением отдела документационного и информационного обеспечения. В случае вхождения в состав отдела документационного и информационного обеспечения канцелярия подчиняется начальнику этого отдела.
1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя предприятия].
1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом [наименование должности руководителя предприятия].
1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
— законодательством Российской Федерации;
2. Структура
2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает [наименование должности руководителя предприятия], исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с [отделом кадров, отделом организации и оплаты труда].
2.2. Канцелярия может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).
Например: бюро (сектор, группа) экспедиции, копировально-множительное бюро (сектор, группа), машинописное бюро (сектор, группа), секретариат.
2.3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом [наименование должности руководителя предприятия] по представлению заведующего канцелярией.
2.4. Положения о подразделениях канцелярии (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются заведующим канцелярией, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется [руководителями бюро, секторов, групп].
3. Задачи
На канцелярию возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация делопроизводства на предприятии.
3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения предприятия.
3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.
4. Функции
Канцелярия выполняет следующие функции:
4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.
4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.
4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.
4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.
4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.
4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.
4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.
4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.
4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).
4.17. [Вписать нужное].
5. Права
5.1. Канцелярия имеет право:
— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;
— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;
— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;
5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
6. Взаимоотношения (служебные связи)**
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:
— организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
— получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
6.2. С [хозяйственным отделом, отделом материально-технического снабжения] по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
6.3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
6.4. С [наименование структурного подразделения] по вопросам:
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;
— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
— сохранность принятых в работу документов;
— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;
— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;
— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;
— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;
7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.
Руководитель структурного подразделения
[должностное лицо, с которым согласовывается положение]
Не покупайте лишнего: канцелярия в помощь учителю
Люблю канцелярские товары. Когда я только начинала работать учителем, то покупала все, что нравилось: розовый скоросшиватель — «думаю, пригодится», цветные закладки — «дайте пять таких!», пронумерованных ежедневник на год — «срочно, покупаю!». Потом энтузиазм разбивался вдребезги, когда они летели в мусорный пакет, так как оказались бесполезны. Приходило осознание, что это пустая трата денег, а действительно нужных вещей не хватало.
Учитывая то, что качественная канцелярия сейчас не самое дешевое удовольствие, я составила список покупок к первому сентября.
Набор бумаги А4 для принтера ― первый и важный пункт в списке
Во время рабочей недели я печатаю каждый день: упражнения, листы из учебника или таблицы. Если вы спросите, что чаще всего встречается в моей квартире, то отвечу — бумага. Это королева среди канцелярских товаров для меня. Если вы работаете в основном с электронными вариантами, то думаю стоит купить только один набор бумаги.
Белый и по желанию несколько цветных, если используете их в работе. Набор мела так же, как и бумага, часто «пропадает» в самый нужный момент. К мелу всегда покупаю баночку крема для рук, так как он очень сушит кожу рук. Позаботьтесь о коже заранее.
Ручки: несколько красных, синих и черных
Также можно цветные для работы с планами уроков или календарем. Здесь предлагаю купить отдельно ручки, которые будете использовать только вы для заполнения журнала и набор ручек по акции, чтобы одолжить ученикам. В прошлом году нашла ручку фирмы Berlingo. Это капиллярная ручка, которая с легкостью заменяет гелиевые ручки, но при этом не оставляет разводы и дольше служит, чем шариковая.
Папка и уголок
В уголке ношу материалы, которые использую дома и в классе, а в папке то, что нужно в течение недели. В конце 2020 года открыла для себя удобный вариант горизонтальной папки с разделителями. Они есть в разных дизайнах и цветах. Удобно тем, что есть ярлык для подписи разделений и в горизонтальном положении не выпадают листы, как при вертикальном хранении.
Набор маркеров и цветных карандашей
Маркеры помогают быстро выделить важную информацию. Карандаши, скорее всего, понадобятся, если вы учитель младших классов.
Простой карандаш
Я пользуюсь простым карандашом чаще всего, особенно когда составляю планы уроков или расписание, так как часто что-то меняется, и его легко стереть. Фирма Koh-i-Noor делает карандаши хорошего качества, которые можно купить сразу в наборе или по отдельности.
Ластики и точилки
Ни разу не было ситуации, чтобы ластик закончился, а точилка сломалась. Но я часто их теряла. Если работаете с набором цветных карандашей, то советую взять электрическую точилку, так будет легче точить большое количество. Да и по размеру она больше, а значит — меньше вероятность, что затеряется или ее «случайно» заберут.
Ножницы
Еще один предмет, который постоянно куда-то пропадает. Советую приобрести ножницы, которые будут отличаться от других. Например, такие, чтобы не путать с чужими.
Скрепки и скобы для степлера
Я часто скрепляю раздаточный материал, чтобы не потерять. Степлер пока ни разу не теряла, но скобы быстро заканчиваются. Сейчас огромный выбор красочных карманных степлеров, который удобно носить с собой, если вы работаете с множеством распечатанных заданий.
Набор зажимов
Также для скрепления различных флэш-карточек использую зажимы, которые отлично справляются со своей работой. Они иногда кочуют в другие места, поэтому их всегда не хватает к началу нового учебного года.
Файлы
Еще один материал, который кому-то отдаешь и не получаешь взамен. Также нашла недавно плотные файлы, которые держат форму и не сворачиваются, пока вкладываешь листы.
Тетради
Советую купить тетрадь на кольцах. Использую такие для работы с планами. В течение года просто докупаю сменный блок листов, и так экономлю на тетрадях каждый год.
Скотч и клей
Клей имеет привычку засыхать в летнее время, а скотч — всегда нужная вещь, так как может починить все 😉
Магниты
Если у вас доска, на которую можно прикреплять материалы, то магниты — это материал, который часто пропадает. Особенно в младших классах ученикам нравится их доставать и рассматривать, поэтому не все магниты возвращаются на место. Купите их сразу в коробке, чтобы было удобно убирать в ящик стола.
Стикеры, для наглядного разделения
Я часто использую стикеры для отделения одного блока планов от другого. По ним легче ориентироваться в материалах, вы просто клеите стикер на лист и подписываете.
Календарь
Его я обычно покупаю не к первому сентября, а к Новому году, но это одна из важных вещей, которые всегда под рукой. Легче взглянуть на рабочий стол, где стоит календарь, чем залезть в телефон и искать дату. А вот, например, ежедневник я не советую покупать, так как сама пользуюсь «ежедневниками» в телефоне. Это экономит время, и они всегда под рукой.
Советую выбирать отдельные товары только для себя и наборы для учеников. Например, у меня есть пенал-бокс, в котором собраны самые необходимые принадлежности:
Я не оставляю пенал на столе без присмотра, чтобы никто из учеников не пользовался моими вещами. Те ручки, карандаши, точилки и ластики, которые покупаю для общего пользования, оставляю на столе в коробке для учеников.
Какие бренды не подведут?
Также я рекомендую четыре бренда, производящие канцелярию, которые предоставляют высокое качество за приятную цену:
➡ Berlingo предлагают качественные ручки и карандаши. Я влюбилась в линейку товаров под названием Radiance, удобную и красивую.
➡ Lorex создают тетради, в особенности те, что на кольцах в мягких и в твердых переплетах. У этой фирмы есть выбор среди красивых обложек, из которых иногда сложно выбрать.
➡ Attache выпускают качественные папки, файлы и наборы маркеров. Только у этой фирмы есть линейка маркеров не в кислотных, а в пастельных цветах. А также здесь можно найти виды папок, от прозрачных до темных из плотного материала, чтобы не просвечивалось.
➡ KUM.Made in Germany — у меня в пенале лежит точилка этой фирмы, которой уже больше 10 лет и менять я буду еще нескоро, потому что она лучше всех справляется с работой. У этой фирмы качественные точилки и линейки.
Канцелярские товары печально известны тем, что «ускользают», ломаются, «прячутся» месяцами подряд или просто их «одалживают». Неприятно потратить кучу денег в начале года, имея все эти милые вещи, только чтобы заменить к концу первого учебного месяца. Придерживайтесь надежных продуктов среднего уровня — не настолько дешевых, чтобы они не работали и не настолько дорогих, чтобы вы расстраивались, когда их потеряете через неделю. И главное — не покупайте ничего, что не знаете, как применить в работе.