Работа home office что это
Удалённая работа в режиме Home Office для новичка
Ну, вот и я добрался до темы удалённой работы на дому. Удивительно, но ещё лет 15 назад, в 2003 г. можно было только мечтать об этом. А сейчас я не просто пишу эту статью, а имею 5 летний стаж удалённой работы, причём в разных сферах одновременно. Ведь режим «хоум офис» позволил мне организовать своё время так, что удавалось работать на 4-х работах, при этом иметь кучу свободного времени, да ещё и благодарности получать за хороший и результативный труд.
Сразу оговорюсь, что статья не о разовых заработках, а о полноценной работе или по совместительству. О том как просто подработать на кликах читайте в этой статье.
Что такое работа Home Office
Говоря по-русски, это полноценная работа на дому, причём в понятие вкладывается обычная офисная работа. Автосервис в гараже у дома или плетение корзин, назвать Номе Office язык не поворачивается. По моему мнению, под это понятие не подпадает и временный заработок или фриланс.
Множество крупных компаний, как правило, зарубежных, давно используют практику перевода своих сотрудников на удалённую работу. Наши тоже, в последнее время, подтягиваются. Более того, время и технологии диктуют свои правила. Развитие интернета и компьютерной техники подталкивают к тому, что всё больше профессий не требуют присутствия человека на рабочем месте. Документами можно обмениваться и через интернет, а подлинность подтверждается цифровой подписью. Существует множество сервисов, которые позволяют организовать виртуальный офис «в облаках».
Преимущества и недостатки работы на дому
Как и у обычной работы, у дистанционной работы в режиме хоум офис есть свои преимущества и недостатки, как для работника, так и для работодателя:
Плюсы удалённой работы для работника:
Минусы удалённой работы для работника (как их обойти расскажу ниже):
Плюсы дистанционной работы для работодателя:
Минусы удалённой работы для работодателя:
Как организовать домашний офис
О том как организовать домашний офис буду рассказывать исключительно из собственной практики. Несколько лет назад мне пришлось «дрессировать» себя потому, что работать в режиме домашнего офиса пришлось не по своей инициативе, так сложились обстоятельства. Но у меня получилось организовать время так, что сумел в итоге работать на 4-х работах и очень скоро я понял, что вернуть меня в обычный офис может только очень большая зарплата.
Рабочая зона
Для работы на удалёнке обязательно должна быть организована отдельная рабочая зона. Ещё лучше если это будет отдельная комната или, хотя бы отделённый ширмой уголок. Поверьте, проснуться утром и сразу увидеть рабочее место не очень приятно. Для ваших домочадцев должно быть правило: «если вы находитесь в рабочей зоне, то беспокоить вас нельзя ни при каких обстоятельствах, как будто вас нет дома – вы на работе». Конечно, не каждый труд требует таких строгих ограничений, но по началу, для привыкания рекомендую всем.
Рабочее место должно быть организовано по всем правилам. Удобный стол, компьютер, принтер, сканер (лучше МФУ), необходимые офисные принадлежности, вплоть до мусорной корзины, удобное кресло, т.е. всё как в настоящем офисе. Сама атмосфера рабочего места не должна напоминать остальную комнату или квартиру. Обратите внимание на окружающие цвета!
Оргтехника и принадлежности
Вот тут ещё один плюс. Можете купить себе любые понравившиеся канцелярские товары, а не то, что завхоз выделил.
Компьютер тоже можно выбрать по вкусу, но он должен быть мощный и качественный, чтобы работе не мешали всякие подвисания и глюки. Установите те программы, которые удобны вам, а не вашему сисадмину.
Ну и конечно, хороший и стабильный интернет. Без него ни куда. Лучше, чтобы был ещё резервный канал на всякий случай, например через мобильник. Многие работодатели требуют это.
Купите хорошее и не дорогое лазерное МФУ, наушники, вебкамеру и микрофон, запаситесь бумагой.
Не экономьте деньги на оргтехнике и канцелярии, т.к. это ваши, и только ваши рабочие инструменты. С помощью них будете зарабатывать.
Хоум-офис в ковидную эпоху: как сделать работу из дома комфортной и эффективной
Наши дома не задумывались как офисы. Когда им пришлось таковыми стать, обнажились недостатки, которых раньше мы могли не замечать: где-то не хватает розеток, и приходится тянуть провода через всю комнату, где-то неправильно выстроен свет и т.д. Хорошая новость в том, что современные технологии позволяют это исправить, не тратя большие суммы на ремонт. Эксперты Schneider Electric из бизнес-направлений Home & Distribution и Secure Power рассказывают, какие улучшения пойдут на пользу как хоум-офисным работникам, так и всем членам семьи.
Переезд в хоум-офис — подходящее время, чтобы заменить дома лампочки. Время пребывания в доме увеличилось, а вместе с ним выросло и энергопотребление. Чтобы не платить огромные счета за электричество и позаботиться о зрении, нужно закупить светодиодные лампы. Они служат до 15 лет и безвредны для глаз.
Лампы нужно выбирать исходя из цветовой температуры (теплая — для отдыха, холодная — для работы). И нужно смотреть не на ватты, как мы привыкли, а на люмены. Ватты говорят об энергопотреблении, а не яркости. Яркость отражают люмены. А энергии светодиодные лампы потребляют точно меньше, чем обычные. В любом случае, рабочее место в доме должно быть хорошо освещено. В течение светового дня лучше находиться поближе к источнику естественного освещения, а для темного времени суток — позаботиться о том, чтобы глазам было комфортно.
Сегодня становятся популярными столы с регулируемой высотой. За ними можно работать сидя и стоя, а значит, меньше уставать и заботиться о своем здоровье. Чередование положений стоя и сидя уменьшает нагрузку на спину, помогает лучше концентрироваться и меньше уставать.
А если не хочется покупать такой стол, можно соорудить его дома из подручных средств. Подойдет даже стопка коробок от пазлов и настольных игр — периодически кладите ее на письменный стол, так вы легко подстроите его под ваш рост.
Вспомните, что больше всего раздражает, когда вы дома используете несколько приборов сразу? Бесконечные провода. Раньше никто не предусматривал, что в розетки нужно будет одновременно подключать компьютеры, роутеры, всякие колонки, а еще заряжать телефоны, пауэрбанки и прочие приставки. На удаленке наши столы и полы обросли проводами, как водорослями. Такой комок не только выглядит некрасиво, но и занимает много места.
Эту проблему помогут решить розеточные блоки. Те, что с клипсами, можно установить прямо на столешницу, тумбочку, полку шкафа — в любое удобное место. Блок с двухметровым кабелем точно дотянется до ближайшей удобной розетки. Существуют модульные блоки, которые можно собирать под себя: добавить разъемы для USB Type A и C и блок для беспроводной зарядки, разместить часть над, часть под столешницей (это удобно, если есть техника, которая должна быть подключена постоянно — ее можно включить в розетку один раз и убрать блок под стол). Отличное решение – компактный круглый розеточный блок, врезаемый в столешницу. Он практически не занимает место на столе, а если на стол заберется кот и решит поиграть со стаканом воды, прозрачная крышка защитит блок от влаги.
Если провод(а) хочется спрятать, есть специальные аксессуары — «футляры», рукава и крепления для проводов. Они съемные и сборные и крепятся к разным поверхностям. Можно соединить несколько “футляров”, чтобы увеличить их общую длину, и снимать/устанавливать блоки “футляров” снова, если нужно будет подключить новую технику и спрятать провод от нее.
Можно аккуратно собрать все провода в единый и спрятать в рукав, это будет выглядеть намного аккуратнее. Можно пропустить их через крепление, которое не даст проводам запутаться. Оно крепится на самоклеящуюся ленту и может быть снято и передвинуто в любой момент. А можно пропустить кабели под стол через громмет (закрытое отверстие) подходящего размера, чтобы их вообще не было видно.
Тем, кто работает из дома на стационарных компьютерах, полезно задуматься об источнике бесперебойного питания. Он защитит от ситуации, когда вы долго работали с текстом, картинкой или программой, и тут произошел скачок напряжения. Мало того, что работа не сохранится и вся пропадет, так скачок напряжения еще и может вывести из строя критически важную технику: например, WI-FI роутер или монитор.
Словом, если работа связана с процессами, которые нельзя прерывать — если вы программист или продюсер онлайн-шоу, модератор круглого стола или дизайнер — и работаете на стационарном компьютере, подумайте о приобретении ИБП. При отключении электричества ИБП с батареей поможет вам оставаться на связи, и вся техника точно останется в строю. На рынке представлено множество моделей ИБП для разных задач, в том числе для домашнего офиса.
Работа на дому, с одной стороны, более выгодна работнику, потому что снимает необходимость платить за общественный транспорт или бензин и парковку, тратить деньги на еду и напитки и т.д. С другой стороны, возрастает финансовая нагрузка на обеспечение бесперебойной работы хоум-офиса. Нужно платить за свет и, возможно, за повышенную скорость интернета. Кроме того, если раньше обед и даже ужин проходили вне дома, теперь нужно чем-то питаться в течение дня, а значит, закупать больше продуктов или чаще заказывать доставку. Кто за это заплатит?
Пока все очень индивидуально и определяется каждым работодателем. Полностью компенсировать расходы работодатель вряд ли станет, но может ввести дополнительные ежемесячные выплаты, которые частично покроют расходы. Во всяком случае, договариваться можно и нужно, прецеденты компенсаций от работодателей уже есть.
«Home office»: все за и против
Количество компаний, которые переводят своих сотрудников на формат работы «home office», растет с каждым годом. Такая тенденция понятна – в определенных случаях такой подход к организации места работы выгоден и работодателю и сотруднику. Опыт европейских и американских компаний тому свидетельство – данная практика у них действует давно и зарекомендовала себя как эффективная. Но перед тем как переводить своих сотрудников на режим работы на дому необходимо соотнести все плюсы и минусы данной идеи, выявить ее «подводные камни».
Начнем с плюсов. Безусловно, самые явные – это экономия на аренде офиса, коммунальных услугах, покупке мебели, техники, зарплате обслуживающего персонала. Место для головного офиса, в котором будут работать минимальное количество сотрудников можно выбрать в недорогой удаленной от центра зоне. Не надо покупать лицензионное ПО. Нет необходимости проводить корпоративные мероприятия, оплачивать тренинги по воспитанию командного духа, создавать комфортную рабочую обстановку. Благодаря этому штат HR-службы может быть минимальным. Не нужно проводить проверки условий труда, а в случае их негативной оценки вкладывать деньги в улучшение условий или оплачивать штрафы.
И это еще не все. Формат «home office» помогает заинтересовать свободолюбивых и талантливых сотрудников, которые предпочти отойти от «офисного рабства», а также специалистов из регионов, где уровень зарплат меньше чем в городе, где базируется центральный офис компании. Также благодаря переводу работы в режим «home office» можно удалить из офиса в буквальном смысле слова вредных, при этом талантливых и ценных сотрудников. Это исключит конфликты и офисные интриги, а значит сделает работу более продуктивной.
Плюсов действительно много, но разом менять рабочий формат, не оценив потенциальную опасность, не стоит. Поэтому дальше перечислю негативные стороны идеи «home office».
Второй минус – далеко не все сотрудники психологически готовы перейти к работе на дому, многие привыкли к рабочей атмосфере, и домашняя обстановка их только отвлекает и расслабляет. Таким сотрудникам сложно концентрировать внимание и мотивировать себя без пристального внимания зоркого начальника или тех же коллег. Посмотрите на офис в отсутствии руководителя, понятно что работа не останавливается, но нет нет, а многие все же позволяют себе вольности, например, уйти с работы пораньше, задержаться на обеде или подготовить еженедельный отчет с опозданием. Работа на дому диктуют новые требования к сотрудникам: они должны быть с высокой внутренней мотивацией, ответственные, уметь самостоятельно ставить себе цели, расставлять приоритеты и контролировать процесс без лишних пинков. Если сотрудники работают из дома, это далеко не всегда означает, что они могут сами себе устанавливать рабочий режим: сейчас я посплю, а вечером наверстаю или сейчас схожу по своим делам, а ночью займусь работой. Такая свобода возможна, но далеко не всегда, и переезд в «home office» не означает, что руководитель не захочет быть уверенным, что его сотрудники в любой момент находятся на своих рабочих местах и готовы сиюминутно включиться в решение срочного вопроса, как если бы это было в обычном офисе. Соответственно HR-специалисту необходимо учитывать этот нюанс и способность работников к удаленной работе, иначе неприспособленные сотрудники, могут не выполнить поставленные перед ними задачи и в итоги сорвать сроки важного проекта.
Третий нюанс: при удаленной работе снижается возможность контролировать сотрудников и увеличивается сложность стандартизации их работы. Поэтому важно грамотно подобрать руководителя, который сможет справиться с этими задачами. Начальник, который привык жестко контролировать работу подчиненных и расписывать каждый их шаг, не сможет качественно управлять сотрудниками, привыкшими к свободе. Руководителю надомников необходимо уметь предоставлять свободу в принятии решений, и при этом поддерживать определенный уровень информированности, знать тонкости работы на дому и самому обладать не только лидерскими качествами, но и необходимыми для удаленной работы компетенциями. Это поможет ему разработать и применять комфортные и что главное эффективные системы постановки целей, контроля и мотивирования подчиненных.
Четвертый момент заключается в том, что негативные последствия для компании может принести отсутствие места для проведения переговоров. Это иногда вызывает определенное недоверие со стороны клиентов.
И еще один нюанс, который не столь существен, но тоже может вызвать определенные вопросы. «Многозадачный» режим работы, когда сотрудники во время рабочего времени одновременно занимаются личными делами, может привести к неоправданным затратам. Ведь сотрудники будут использовать оплаченный организацией интернет, телефонную связь и оборудование в своих целях, а значит может понадобиться дополнительный контроль за расходованием таких ресурсов, особенно если есть подозрение, что они необоснованно высоки.
Таким образом, зная данные особенности перевода сотрудников в формат «home office» можно сделать вывод, что для организации качественной работы надомников необходимо:
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Home office: что это такое и как компании организовать работу из дома
Работа онлайн становится популярным направлением не только для фрилансеров, но и для сотрудников компаний. При переходе на такой режим важно понимать, каких правил организации рабочего пространства следует придерживаться, как обеспечить комфортные условия труда и сформировать подходящий график. Работа в домашних условиях требует продуманного плана, чтобы вести дела как с технической, так и с организационной стороны.
Бизнес в формате Home office – что это
Так называют работу в удаленном формате, причем термин не относится к самозанятым гражданам – конкретно к официально трудоустроенным в какой-либо организации. Временные подработки или фриланс не расцениваются как Home office.
На Home office постепенно переходят разные компании, предлагая новым соискателям удаленку. При этом с сотрудниками также заключается договор. Если подписывается трудовой – работодатель обязуется оплачивать отпуска и больничные. Если договор гражданско-правовой, то человек получает деньги только за труд.
Где это распространено
Home office давно стал привычной частью рабочего процесса во многих странах. По данным сообщества удаленных работ WWR (We Work Remotely), в 2020 году 71% дистанционных мест приходится на компании в США (чуть больше половины от общего числа), Великобритании, Канаде и Австралии. Самая высокая концентрация организаций, предлагающих работу из дома, сконцентрирована в Сан-Франциско, Нью-Йорке и Лондоне.
На российском рынке удаленка тоже набирает популярность. Можно встретить немало вакансий, которые не подразумевают ежедневное появление в офисе.
Какие компании могут позволить себе удаленный режим работы
Важно понимать, что не для каждой организации «домашний офис» будет подходящим способом занятости в силу специфики деятельности компаний. Среди самых популярных направлений, занимающихся удаленной работой, можно выделить:
Зарплаты при этом отличаются в зависимости от региона и типа занятости. Больше всего получают руководители отделов продаж, рекламы, высшего менеджмента и ведущие разработчики.
График также предлагается разный: есть варианты как с частичной, так и с полной занятостью.
Сотрудник, который работает удаленно, должен оставаться эффективным. С коллтрекингом Calltouch вы сможете контролировать работу удаленных менеджеров колл-центра и получать записи разговоров. Данные звонков автоматически сводятся в отчеты: это позволяет улучшить скрипты продаж и скорректировать стратегию.
Коллтрекинг
Плюсы дистанционной работы
Home office имеет множество преимуществ перед офлайн занятостью. Они ощутимы как для руководства, так и для работников. При правильной организации сотрудничество комфортно для обеих сторон.
Для работодателя
При выборе удаленного формата владелец бизнеса получает следующую выгоду:
Для сотрудников
Для дистанционщиков также есть преимущества формата Home office:
Сложности дистанционной работы
Удаленный формат не обходится и без препятствий, связанных с переходом на новый тип занятости. Характерные проблемы также могут возникать у обеих сторон.
Для работодателя
Среди основных проблем, с которыми сталкиваются работодатели, можно выделить:
Для сотрудников
Основные проблемы сотрудников в формате Home office:
Как компании перейти на Home office
Для этого организации предстоит несколько этапов подготовки:
Заключение
Home office – популярный режим работы, который используется во многих иностранных и российских компаниях. Он позволяет снизить затраты и для руководства, и для подчиненных, повысить эффективность труда и раскрыть потенциал сотрудников. Главное – правильно подготовиться к удаленному формату, обеспечить все инструменты для контроля работы и облегчения организационных процессов.
С современными инструментами аналитики отслеживать рабочие процессы можно даже из дома. Система сквозной аналитики Calltouch собирает отчеты по всем маркетинговым кампаниям в одном окне. Вы узнаете, что приносит вам целевой трафик и доход, и сократите расходы на рекламу. Теперь ни один лид не пропадёт: вы будете работать исключительно на целевую аудиторию.
Как перевести компанию на удалённую работу и не потерять в производительности
Меня зовут Юрий Игнатов, я руководитель компании «IT-Гарант». Одна из наших специализаций — перевод организаций на удалённую работу при помощи цифровых технологий. Вместе с коллегами мы написали этот мануал для предпринимателей по причине зашкаливающего спроса на подобные услуги.
В материале собрано много лет практики и опыт десятков компаний, использующих удалённую работу в своих бизнес-процессах, описание подводных камней удалённой работы и советы, как их обойти.
Я не буду затрагивать здесь правовые (разработка соответствующих приказов) и психологические аспекты работы home office. Важно выиграть время и начать делать все описанное ниже как можно раньше. А, к примеру, подогнать процессы под требования ТК можно, уже находясь на удалёнке — кадровым службам будет, чем заняться. Эта статья — для руководителей, которые смогут использовать ее как план действий по подготовке к карантину.
Наиболее «мобильны» — отделы продаж и разработчики. Последние, как правило, сами внедряют в рабочий процесс нужные инструменты для коммуникации и планирования работы, поэтому «переехать» на домашнюю работу могут уже сейчас. Если отделы продаж используют современную облачную CRM-систему и IP-телефонию, организовать их эффективную работу также достаточно просто. Важный нюанс — при удалённой работе возрастают требования к качеству менеджмента: home office не прощает лидов, записанных в «эксельке» или задач, поставленных нечетко/голосом, в надежде что исполнитель переспросит важные детали.
При должной культуре менеджмента без проблем переезжают домой маркетологи, логисты, сотрудники R&D отделов, секретари, HR, аналитики, дизайнеры, закупщики.
Если в офисе находится сервер (или несколько), информация с которых будет востребована сотрудниками из дома, а также в случае потребности в подключении к офисным компьютерам из дома, присутствие в офисе системного администратора крайне желательно (к примеру, перезагрузить по питанию зависшее «железо» удалённо без специального оборудования достаточно проблематично).
Качественная работа из дома подразумевает наличие у сотрудника широкополосного (проводного, не мобильного) интернета.
Крайне желательно (хотя бы для ключевых сотрудников) обеспечить резервирование канала, ведь интернет часто «заканчивается» в самый неподходящий момент.
Я рекомендую на время home office подключить второго провайдера, и настроить домашние роутеры сотрудников так, чтобы при пропадании канала сеть переключалась на второго провайдера. При необходимости придется обновить сотрудникам домашние роутеры, если имеющееся оборудование не умеет работать с двумя провайдерами, либо слишком медленно. Мы используем решения от ZyXEL или MikroTik. Другой, менее надежный вариант, на случай отключения основного канала вооружить сотрудников 4G-модемами (Yota или других операторов). Ультрабюджетное решение — оплатить сотрудникам безлимитные тарифы на смартфоне, используя последние в режиме модема.
Совет: попросите ваших коллег прислать ответственному сотруднику скриншоты сервиса speedtest на домашних компьютерах, и поручите организовать более широкий канал для тех, у кого скорость домашнего интернета окажется менее 10 Mbps.
Из опыта: таких сотрудников окажется 7-10 на 100 человек. Еще 20 не будут иметь дома проводного интернета вообще, по тем или иным причинам (съемная квартира, обходится мобильным и тд).
Вариантов три: использовать домашние компьютеры сотрудников, приобрести недорогие ноутбуки или перевезти офисные компьютеры домой. Не вдаваясь в очевидные подробности, последний вариант выигрышнее для работодателя, поскольку не предполагает проблем с установкой и лицензированием необходимого ПО, скоростью работы (если, конечно, у вас в офисе современная техника) и резервным копированием.
В случае использования домашних компьютеров убедитесь, что компьютер каждого сотрудника обладает достаточной производительностью: попросите всех прислать сисадмину скриншоты программ вроде PCMark, AIDA64, Cinebench, Speccy, CPU-Z.
Удалённая работа подразумевает качественную коммуникацию.
Запасаемся веб-камерами (кроме владельцев ноутбуков) и гарнитурами. Обычно мы приобретаем клиентам бренды Sennheiser, Logitech, HP и Microsoft. Из доступных: гарнитура Sennheiser PC3 CHAT, веб-камера HP HD2300 или Logitech C310. Удобные мыши и клавиатуры — по умолчанию. Организуйте подменный фонд — по ноутбуку на каждые 5 человек в компании — на случай выхода оборудования из строя.
Будьте готовы оснастить тех, кто часто работает с бумагами (и будет продолжать делать это из дома), МФУ или небольшими принтерами и расходными материалами.
Если наиболее предпочтительный вариант работы для вас — подключаться из дома к офисным компьютерам, необходимо перестраховаться на случай отключения питания и перезагрузки последних, ведь в таком случае удалённый компьютер должен работать постоянно. Запаситесь недорогими UPS, способными продержаться хотя бы на протяжении 10-минутного отключения электроэнергии и корректно завершить работу компьютера в случае необходимости. Неплохо было бы оснастить бесперебойниками и домашние компьютеры, это окупится на первом же сохраненном документе или файле. Из доступных брендов я рекомендую IPPON или POWERCOM на 600VA и выше.
Удалённая работа — это не отпуск с фильмами и сериалами, как многие пишут сейчас в соцсетях.
Это повышенная дисциплина (в том числе самодисциплина), увеличение нагрузки на менеджмент (двойной контроль и более четкая постановка задач). Из необходимых инструментов (помимо специализированного ПО) вам понадобится: общее файловое хранилище, средства коммуникации, среда для постановки задач, система хранения паролей, CRM для отдела продаж, календарь. Возможно, потребуются удалённое подключение к рабочим компьютерам, системы учета рабочего времени и электронный документооборот. Мы — приверженцы облачного Битрикс24, который содержит большинство перечисленных опций, есть бесплатная версия, в которой по случаю коронавируса разработчики отменили ограничения по количеству пользователей. Рассмотрим подробно каждый из перечисленных инструментов, культуру его применения и доступные альтернативы.
У клиентов мы разворачиваем NAS — небольшой файловый сервер, доступный каждому сотруднику из любой точки мира. Имеются общие папки, доступные только конкретным отделам, с различными правами на запись/чтение и индивидуальные папки сотрудников — исходя из специфики бизнес-процессов и оргструктуры компании. Доступный вариант — решения от Synology и Western Digital. Бесплатный вариант — Диск от Битрикс24 или подобные решения от Яндекса и Google.
Оптимальное решение лучше подбирать, исходя из специфики информационных потоков в организации.
Отделы продаж, закупки и поддержки на home office мы обычно переводим на IP-телефонию, для контроля возможна организация записи звонков. Что касается взаимодействия внутри команды — в том же Битрикс24 есть удобный корпоративный чат, с возможностью видеозвонков. Доступные аналоги: Slack (условно-бесплатно), Telegram, Skype, Zoom — бесплатно, но не всегда удобно для корпоративных и коммуникаций. Впрочем, связка Slack + Zoom на практике вполне применима.
Базовая культура коммуникаций на удалёнке заключается в следующем. У сотрудников, специфика работы которых требует моментальной реакции (пример, техподдержка), включаются уведомления о сообщениях из чата. В случае, если сотрудник занят сверхсрочным неотложным делом, он выставляет в чате статус «не беспокоить» (корпоративные мессенджеры это поддерживают). Сотрудники, работа которых предполагает длительное погружение (аналитики, программисты), отключают сообщения из чата, заходя туда по необходимости (чат — аналог электронной почты). Видеозвонок — аналог непосредственной коммуникации, когда один сотрудник подходит к другому. Видеозвонки игнорировать запрещено (как от руководителя сотруднику, так и наоборот). Лучше сразу отказаться от аудиозвонков в пользу видео: возможность расширить канал коммуникации и совместно работать в режиме демонстрации экрана — бесценна. В начале и в конце рабочего дня совершается групповой видеозвонок (по отделам, затем — руководство отделов с генеральным директором).
Отказываемся от задач в чате (или, тем более, по электронной почте). В любой момент времени, по каждому сотруднику руководитель должен видеть над какой задачей сейчас работает сотрудник, сколько он ее уже выполняет, какие задачи предстоит выполнить и какие выполнены уже, с затратами по времени. Это требует от постановщика подробного описания задачи, включая ответственных, приоритет, примерное время выполнения и дедлайн, к которому задача должна быть решена. Для сотрудника важно соблюдать приоритет задач, а также фиксировать начало и конец работы соответствующей кнопкой.
Мир таск-менеджеров разнообразен, здесь каждый коллектив работает в том, что ему привычнее.
В России распространены Trello, Мегаплан, Asana, Jira, Wrike и тот же Битрикс24. В «IT-Гарант» и у многих наших клиентов используется последний, однако здесь нет явного лидера.
Из бесплатных — KeePass, минус — отсутствие разделения прав. Платные, но очень дешевые Passwork и Zoho Vault — для удобной корпоративной работы с паролями, если, конечно, в вашей работе они присутствуют.
Многие используют файл на сетевом диске, однако экономить на безопасности категорически не рекомендуем.
Здесь все просто: используем то, что уже есть. Если нет ничего, то кризис — самое время задуматься о CRM, как инструменте повышения продаж и маркетинга. В России наиболее известны Битрикс24 и AMO CRM. Приглашайте профессионального интегратора понравившейся вам системы (например, нас) и внедряйте CRM в свои отделы продаж. В случае удалённой работы это имеет смысл сделать даже для одного сотрудника, принимающего входящие звонки.
Корпоративный календарь, в котором сотрудники видят занятость друг друга и планируют групповые встречи, совещания (в формате видеозвонков, конечно же) — важнейшая часть современной корпоративной культуры, которая актуальна и без всяких коронавирусов. Календарь от Google стал практически стандартом (не забудьте расшарить доступ сотрудникам). То же самое можно сделать с календарем от iCloud — потребуется завести учётки всем пользователям. Удобнейший календарь для командной работы присутствует и в Битриксе.
Если вы планируете, что сотрудники будут подключаться из дома к рабочим компьютерам (например, это зачастую удобно для бухгалтеров), попросите сисадмина развернуть возможность подключаться к RDP по VPN, подготовить каждому сотруднику комплект для подключения (дистрибутив VPN-клиента, файл с настройками, SSL-сертификат, ярлык rdp, инструкцию как этим пользоваться на разных версиях операционных систем Windows и MacOS) и обеспечить поддержку сотрудников в время первого подключения. Будьте готовы, что Windows редакции Home не поддерживает удалённое подключение, однако есть хаки, позволяющие разблокировать это при необходимости, например при помощи библиотеки RDP Wrapper. Для безотказной работы лучше обновить Windows до версии Professional или приобрести TeamViewer (для нашей компании купили именно его).
Многие руководители хотят полностью контролировать, чем занят удалённый сотрудник. При должной культуре менеджмента с этим неплохо справляется Битрикс, однако для тотального контроля его недостаточно, и тут в дело идет специализированное ПО. Например, специализированные решения, позволяющие контролировать присутствие и активность сотрудников, фиксировать опоздания, делать скриншоты экрана каждые 2-5 минут, мониторить посещенные ресурсы и фиксировать временные затраты на каждый из них, записывать звуки и видео с камеры и даже выявлять состояние алкогольного опьянения. Под каждую компанию мы подбираем решения индивидуально, исходя из потребностей, бюджета и уровня паранойи корпоративной культуры. Из известных на рынке для малого и среднего бизнеса можно выделить: «Стахановец», StaffCop, CrocoTime и Kickidler. Рекомендуем присмотреться к последнему. Стоимость — примерно 300 рублей за сотрудника в месяц. Существуют и опенсорсные решения — OpenDLP или MyDLP, однако они ближе к информационной безопасности. Кстати, задач организации информационной безопасности при удалённой работе настолько много, что это заслуживает отдельного материала (напишу, если аудитории это покажется интересно).
Карантин — самое время внедрить полноценный электронный документооборот, если у вас его еще нет. В нашей практике есть кейс, в котором мы сократили среднее время подписания документов (и отгрузки товара) с 8 рабочих дней до 1,5 часов — за счет электронного обмена документами между филиалами в разных регионах.
Задумайтесь, возможно и в вашей компании есть подобные «бутылочные горлышки».
За рамками материала остались вопросы информационной безопасности при работе в home office, организации VPN-каналов, обзоры решений для системного администрирования на удалёнке (таких как Zabbix, RDM или MikroTik CHR) и специализированных решений для удалённой логистики, документооборота или отдела кадров (например, наш CRMBO). Возможно, когда-то я расскажу подробнее и об этом. При этом, в погоне за инструментами, самое главное — не потерять процессы и командный дух, чего и желаю всем читателям. Возможно, для кого-то это время станет тем самым звоночком, позволяющим автоматизировать бизнес, ведь коронавирус проходит, а корпоративная культура остаётся.
Вы можете свободно использовать любые части этого материала в любых целях, поскольку моя цель — помочь компаниям сохранить эффективность при переходе на удалённую работу.
Юрий Игнатов, директор компании IT-Гарант.
Юрий, прошу прощения, но статья лютый бред!
Вы сами организовывали удалённую работу? Я просто не вижу ни одного живого подхода. Очередная пустышка в блог. В противному случае получается минимум 70 000 ₽ на сотрудника + время на настройку рабоочего места. А в штате 20 человек?
Давайте неподготовленного дизайнера пересадим из Sketch’а в Figma?
Программиста из настроенной IDE в блокнот?
Проектировщика из Axure/Figma в Pencil?
Зачем календари всем? Контроль сроков лежит на менеджере проекта, каждая задача контролируется в управлении проектом (Redmine, Jira). У каждого сотрудника своя задача и отчёт о верхнему звену.
Статьи для руководителей КОРПОРАЦИЙ, которые могут себе позволить купить сотрудникам ноутбуки (не за 40 тысяч, а по 60 минимум), роутеры и ПО, а так же оплатить второго провайдера (+ время завести его в квартиру). А так же потратить уйму времени на настройку рабочего места каждого сотрудника (бедолага системный администратор).
Да, руководитель обязан обеспеить сотруднику рабоее место, если отправляет его на удалёнку. Но руководство не сможет купить на время удалённой работы ASUS Rog (на котором можно более-менее комфортно работать и проектировщику, и с натяжкой дизайнеру, и с натяжкой программисту) каждому сотруднику и обеспечить софтом (+ ключи). Я не говорю уже о гарнитурах типа Sennheiser, оборудовании Zyxel и Mikrotik, бесперебойниках и прочем. После карантина куда это девать? Продавать за полцены? Это начало разорения компании и неумное управление финансами.
Находясь дома никто не обязан сиюминутно принимать видеозвонки. Это личное пространство. И по этому пункту дома я лишь обязан быть на связи и выполнить запланированные задачи. На удалёнке выполняются только задачи и никто не обязан сидеть с 9 до 6 привязанным, тем более работать по системе учёта времени (это уже другой тип работы).
Итог: на удалённой работе важен результат команды, а не соблюдение бюрократии.
Ну и из советов:
Задачи и проекты — Redmine, Jira, Trello (почему бы нет)
Общение — Telegram, WhatsApp, Skype. Slack не для всех!
Хранение кода — Git и аналоги
Дизайн-макеты — Figma (если дизайнер до сих пор сидит в PS, это его проблемы, но есть Adobe cloud).
Маркетолог и менеджер клиентов — телефон и CRM.
Хранение каких-либо данных — облака (только не надо про конфиденциальность, вы же пользуетесь Битрикс).
И важный такой момент.
Есть удалённая работа, а есть дистанционная работа. Вы ошиблись термином. Большой эпик фейл, так сказать.
О себе:
опыт работы на удалёнке и организация удалённой и дистанционной работы более 15 лет. Организация труда штата из 25 человек на удалёнке.