Расходный ордер что это
Расходно-кассовый ордер
Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.
Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера
Часть первая
В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).
Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –
Часть вторая
Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.
Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.
После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.
Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.
Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.
После оформления расходно-кассового ордера
После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.
Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.
Расходный кассовый ордер: форма и порядок заполнения
Чтобы компании или ИП выдать наличные из кассы, нужен специальный документ — расходный кассовый ордер. В статье расскажем, как его правильно заполнять
Леонид Яковлев
Выдачу наличных денег из кассы компании или ИП оформляют специальным документом — расходным кассовым ордером. Его сокращенно называют РКО или «расходник». В статье расскажем, что это за документ и как его правильно заполнить.
Статья будет полезна компаниям и ИП, которые ведут кассовую книгу и учет кассовых операций.
Для чего нужен РКО
Расходный кассовый ордер оформляют, когда выдают наличные из кассы компании или ИП. Например, офис-менеджер получает деньги в кассе под отчет на покупку канцелярских товаров, кассир выдает инженеру наличные на командировочные расходы или бухгалтер сдает в банк выручку для перечисления на расчетный счет. Все операции с наличными называются кассовыми.
Правила ведения кассовых операций утвердил Банк России. Этот документ обязаны применять все юрлица, кроме банков — для них действуют другие правила.
ООО обязаны соблюдать кассовую дисциплину независимо от системы налогообложения: вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордера.
А ИП на любой системе налогообложения могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке:
Это не требование закона, а возможность. Если ИП хочет соблюдать кассовую дисциплину по общим правилам, так можно. А если не хочет и не соблюдает, наказывать за это не будут.
Для того чтобы воспользоваться упрощенным порядком ведения кассовых операций, ИП нужно вести учет доходов или доходов и расходов в зависимости от налоговой системы. Например, на патенте нужно вести книгу учета доходов, а на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» или ОСН — книгу учета доходов и расходов.
Кто выписывает расходный кассовый ордер
Заполнять, выписывать и подписывать расходный кассовый ордер может:
Если руководитель сам ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы, расходный кассовый ордер он тоже подписывает сам.
Порядок действий при работе с РКО такой:
| Ситуация | Действия сотрудника, который выдает деньги |
|---|---|
| До выдачи наличных | 1. Сверить личность получателя с предъявленным паспортом или другим документом. |
2. Спросить доверенность на получение денег, если человек получает деньги не на себя.
Наличные из кассы можно выдавать только тому, кто указан в РКО: штатному сотруднику или представителю контрагента по доверенности.
• есть ли подпись главного бухгалтера, бухгалтера или руководителя на РКО. Если расходный ордер оформлен на бумаге, сверить подпись с образцом, который должен быть у кассира;
• совпадают ли суммы в РКО, написанные цифрами и прописью;
• есть ли подтверждающие документы, перечисленные в расходном кассовом ордере: например, доверенность, приказ, договор и другое.
2. Передать РКО получателю денег, чтобы тот подписал документ.
2. Если компания или ИП решили, что нужно сохранить доверенность получателя денег, приложить ее копию к РКО.
Как заполнить расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер оформляют по каждой кассовой операции в одном экземпляре.
У документа есть обязательная форма № КО-2, использовать можно только ее.
РКО может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.
Бумажный документ заполняют от руки или на компьютере, а потом распечатывают. В него нельзя вносить исправления. Если в РКО ошибка, нужно выписать новый документ. Печатный вариант может понадобиться, когда придет проверка.
Электронный документ подписывают электронными подписями. В электронный РКО вносить исправления можно только до того, как он подписан. Электронный РКО можно хранить в электронном виде и не распечатывать. Но на практике таким видом РКО пользуются редко, потому что всем подписантам нужна КЭП.
Рассказываем пошагово, как заполнить расходный кассовый ордер.
| Название строки РКО | Как заполнить |
|---|---|
| Организация | Организационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО и т. д.) и наименование компании. Например, ООО «Альфа». |
| Код по ОКПО | Код по ОКПО. Его присваивает Росстат и выдает вместе с регистрационными документами. Если код не был присвоен, ставят прочерк. |
| Структурное подразделение | Наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО, например центральный офис. Если в организации нет структурных подразделений, ставят прочерк. |
| Номер документа | Порядковый номер РКО. Нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново. Например, с января 2022 нумерация расходных ордеров будет начинаться с 1. |
| Дата составления | Дата выдачи денег из кассы, например 10.08.2021. РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день составления ордера совпадают. |
| Корсчет, субсчет | Номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы: |
• 51 — сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 — расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 — расчеты с подотчетными лицами.
ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет.
ИП не заполняют эту графу, потому что не ведут бухучет.
Вот образец заполнения РКО.
После того, как РКО оформлен, подписан, а деньги выданы, его отмечают в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3.
Журнал регистрации заполняют так:
Журнал заполняет кассир или другой сотрудник бухгалтерии.
Как заполнить РКО в разных ситуациях
Выдача подотчетных денег. Для того чтобы кассир мог выдать подотчетные деньги, нужен один из двух документов:
Приказ может быть составлен сразу на несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетникам.
Выдача зарплаты. Если зарплату выдают одному-двум сотрудникам, можно оформить РКО на каждого.
Если сотрудников больше, то выдают по расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 и к ним составляют РКО на общую сумму наличных.
Тогда в строке «Приложение» РКО нужно указать номер и дату ведомости. Заполнять данные о получателе не нужно. И подписывать РКО за получателя никто не должен.
Выдача денег для сдачи в банк. Если наличные деньги везет в банк один из сотрудников, в графе «Получатель» нужно указать его ФИО и должность. Эта кассовая операция не считается выдачей денег под отчет, поэтому сотруднику по возвращении из банка не надо составлять авансовый отчет АО-1, достаточно передать квитанцию из банка.
В строке «Основание» РКО в этом случае можно написать: «Для зачисления на расчетный счет ООО „Беркут“ в АО „Тинькофф банк“».
Выдача денег при расчетах с поставщиками. Представитель поставщика получает наличные за товар, работу, услугу по доверенности. Эту доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты указывают в строке РКО «Приложение».
В РКО нужно указать наименование поставщика, ФИО представителя и его паспортные данные, реквизиты доверенности. Доверенность на получение денег без подписанного получателем РКО не доказывает, что он получил деньги.
В строке «Основание» указывают реквизиты договора, накладной, акта, в счет оплаты которого были выданы наличные. Например, можно указать так: «Оплата по договору от 15.07.2021 № 45 от за товары по накладной от 02.08.2021 № 101».
Сколько нужно хранить РКО
РКО нужно хранить в течение 5 лет после того отчетного года, в котором они составлены. Например, расходный ордер, оформленный в июле 2021 года, придется хранить минимум до июля 2026 года.
За создание места для хранения и условий сохранности бумажных документов отвечает руководитель. Он должен организовать архив — это отдельное помещение с металлической дверью, оборудованное стеллажами или глухими шкафами.
Если компания своими силами не может создать архив для хранения документов, она может обратиться в компанию, которая оказывает услуги по хранению документов.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.
Форма расходного кассового ордера
Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Оформление расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер оформляет:
бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;
руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.
Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.
Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.
Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.
Порядок заполнения расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.
При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:
После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.
Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.
В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.
После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.
Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.
Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.
После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).
Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы
При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.
При этом следует придерживаться следующего порядка:
РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.
Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.
И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.
Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.
Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.
Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.
Штрафные санкции
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Сроки хранения расходных кассовых ордеров
Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.
РКО: скачать бланк в Word или Excel
Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Вы можете на этой же странице заполнить его онлайн. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.
Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2021 (word)
В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2021 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.
РКО: скачать бланк в Excel
Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
Пример заполнения РКО
РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2021 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.
Скачать образец РКО
Получите образец РКО бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
Оформление РКО
Расходный кассовый ордер может оформить:
Оформление РКО начните с заполнения:
Далее порядок заполнения РКО такой:
В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.
Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:
Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.
Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.
РКО: заполнить онлайн
Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.
Заполните РКО онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:
В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.
Как заполнять РКО: сложные случаи
Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.
Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО
Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец
С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.
Получите образец заявления бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм — измените данные и используйте как шаблон.
Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.
Какой срок действия расходного кассового ордера?
РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели — заполните бланк РКО в word или excel заново.
Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?
Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно — это можно делать и ежеквартально. Главное — хронологический порядок.
Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?
Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.
Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?
Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.
Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?
Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.
Где подшиваются ПКО и РКО?
Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.
Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?
Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.