Разработка лнд что это
Как оформлять локальные нормативные акты в организации
Кадровое делопроизводство — процесс трудоемкий и сложный. Любая ошибка может стоить предприятию немалых средств. Кадровику необходимы огромное количество актуальной информации и объемные знания по правилам оформления различной документации, в том числе и ЛНА. Мы разберем, как и сколько нормативных актов необходимо составлять, и обсудим способы избежать ошибок.
Какие документы относятся к категории ЛНА
Расшифровывается аббревиатура, как локальные нормативные акты. Это определенный тип документов, регулирующих правила поведения сотрудников и руководителей в тех или иных рабочих ситуациях. Соблюдение указанных правил обязательно для всех.
Правила поведения, описанные в ЛНА, разрабатываются индивидуально для каждого предприятия. Основные требования к содержанию подобных документов указаны в статье №8 Трудового кодекса. Там же оговаривается, что установленные правила не должны нарушать нормы государственного законодательства.
Документы разрабатываются для всего коллектива или группы сотрудников, но не для каждого отдельного работника. Действуют акты только внутри предприятия. К рабочим взаимоотношениям вне конкретной фирмы они никакого отношения не имеют.
При составлении нормативных актов важно учитывать, что они могут предлагать сотрудникам различные объемы поощрений и премий. Уменьшать минимальный социальный пакет, установленный законодательством, недопустимо.
Справка! Как установлено статьей №8 ТК, коллективный договор — один из документов, являющихся основополагающими для создания ЛНА. Но сам он к данному типу не принадлежит.
К локальным нормативным актам относят:
документы о премировании;
нормативы по повышению квалификации, обучению сотрудников, аттестации.
Разрабатываются правила руководителями или владельцами компаний. Принимая на работу нового сотрудника, кадровик обязан ознакомить его с большей частью нормативных актов, регулирующих профессиональную деятельность. Исключением является только штатное расписание. Даже учитывая то, что технически оно считается ЛНА, необходимости в ознакомлении с ним персонал нет.
Немного запутана ситуация с графиком ухода в отпуска. По распоряжению Роструда он учитывается, как ЛНА, но при этом имеет некоторые признаки распорядительной документации.
Распоряжения и приказы могут считаться ЛНА, если они регулируют работу группы сотрудников. То есть, приказ о назначении премии или поощрительных выплат отдельному сотруднику не относится к ЛНА, а изменение премиальных выплат для всего персонала является нормативным актом.
Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов
Список ЛНА, которые должны быть на каждом предприятии, утвержден Рострудом. Также предусмотрено и наказание за их отсутствие. Уровень ответственности за нарушение предусмотрен ст. 5.27 КоАП. Там же указаны и наказания за невыполнение и изменение сути ЛНА. В некоторых случаях подобный тип нарушений предусматривает не только административную, но и уголовную ответственность.
При отсутствии одного из необходимых актов предприятие ожидает штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. Должностное лицо, допустившее нарушение, обязано оплатить 1000-5000 руб.
Законодательная база по составлению ЛНА
Несмотря на то, что локальные нормативные акты создаются произвольно в каждой организации, существует и набор обязательных документов. Их структура и общее содержание регулируются государственным законодательством.
Создавая ЛНА, нужно опираться на следующие статьи:
— часть 4 статьи №189 ТК РФ для правил внутреннего распорядка;
— часть 4 статьи №123 ТК РФ для нормативных актов по оплате труда;
— пункт 8 статьи №86 для документов по работе с персональными данными;
— часть 2 статьи №57 для штатного расписания.
Как оформить локальные нормативные акты
Каждый документ требует немало усилий для создания. Сначала необходимо разработать концепцию, после чего оформить ее на бумаге. Этим могут заниматься несколько специалистов разного профиля. На следующем этапе акт согласовывают с руководителем и утверждают. Завершающим шагом является ознакомление сотрудников с содержанием документа.
Разработка
Для разработки документа руководитель назначает ответственных лиц. Выполнять задачу может любой сотрудник. Обычно это зависит от особенностей документа. Для актов, связанных с финансовыми выплатами, логично привлекать бухгалтеров. С внутренними правилами прекрасно справится кадровик. Также может потребоваться рекомендация представителей государственных контролирующих структур. Результатом работы становится проект документа.
Оформление
Строгих правил оформления документации не существует. Каждая компания может применять свой собственный стиль. В качестве основы используют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь указаны основные требования к содержанию нормативных документов. Согласно ГОСТу в них должны быть размещены:
1) юридическое название организации;
2) название документа;
3) порядковый номер;
4) дата и место составления;
5) основной текст, описывающий устанавливаемые правила;
6) сведения о согласованиях;
7) ссылки на приложения (если есть);
8) должность руководителя, утвердившего документ;
9) дата вступления в силу.
Согласование
Согласно статье 372 документы такого типа обязательно необходимо обсуждать с представителями профсоюзов или сотрудниками, защищающими права рабочих отдельного подразделения. Документ передают ответственным лицам на рассмотрение. Все возникшие вопросы или правки представители профсоюза передают кадровику в письменном виде. Срок согласования — не более 5 дней.
Утверждение
Руководитель или его представитель должен внимательно ознакомиться с документом. Если вопросов не возникает, акт подписывается. Создается приказ об утверждении, где обязательно указывают, с какого числа изменения вступают в силу.
Ознакомление
Законодательство обязывает проводить ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами под роспись. Требование касается только тех работников, кого напрямую касаются изложенные в документе правила.
Когда ЛНА существует в компании уже давно, ознакомление проходит при приеме на работу. Если нормативный акт создан недавно или в него внесены существенные изменения, процедуру необходимо проводить заново.
Росписи об ознакомлении можно собирать в специальный журнал или прикрепить отдельный лист непосредственно к акту. Также допустимо создать приложение к трудовому договору. В нем указывают название актов, с которыми ознакомлен сотрудник.
Кадровое делопроизводство требует от сотрудника не только большой ответственности, но и огромных знаний. Законодательство постоянно обновляется, и работник не в состоянии уследить за всеми изменениями. А это чревато наложением штрафов на компанию за допущенные нарушения. Отличным выходом служит регулярное обучение кадровиков. Курс по изменениям в трудовом законодательстве позволяет работнику получить самую свежую и актуальную информацию. Благодаря этому можно избежать проблем с контролирующими органами и уплаты штрафов.
Система «Управление локальными нормативными документами»
Система «Управление локальными нормативными документами»
В международных стандартах системы менеджмента ISO заложены требования к процессному подходу, то есть пониманию деятельности компании как совокупности связанных бизнес-процессов.
Процессный подход нельзя организовать без описания бизнес-процессов, закрепления процедур в нормативных документах компании: стандартах, положениях, инструкциях. Поэтому требования к управлению нормативной документацией и записями содержатся во всех международных стандартах системы менеджмента ISO. В их числе СМК, экологический менеджмент, система профессионального здоровья и безопасности, менеджмент риска.
Существует множество документов, которые определяют, какая нормативная документация должна быть разработана в компаниях. В частности «Методические указания по подготовке соответствующих внутренних нормативных документов», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 24.06.2015 ИШ-П13-4148, «Методические рекомендации по разработке долгосрочных программ развития», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 15.04.2014 № ИШ-П13-2583, «Методические указания по разработке ключевых показателей эффективности», одобренные поручением Правительства Российской Федерации от 27.03.2014 № ИШ-П13-2043.
Как именно выполнять требования стандартов РФ, обеспечивать актуализацию и своевременную разработку нормативной документации, каждая компания определяет для себя самостоятельно: подробных инструкций нет. При этом владельцу бизнес-процесса управления нормативной документацией требуется решить следующие задачи:
Возможности системы
Укрупненно бизнес-процесс управления нормативной документацией выглядит так
Чтобы облегчить работу сотрудников и уменьшить вероятность ошибок, система выполняет все рутинные операции автоматически. Запоминает данные, которые в неё внесены один раз: повторный ввод не требуется.
Компания, опасное производство, внедрила систему «Управление локальными нормативными документами» в 2010 году. При первом запуске в систему автоматически загрузилось 3500 нормативных документов. Для каждого документа система автоматически создала карточку со всеми реквизитами.
Сегодня компания управляет фондом в 5000 локальных нормативных документов. Жизненный цикл нормативного документа проходит в системе «Управление локальными нормативными документами» на платформе Docsvision. Для ознакомления документы рассылаются в системе Docsvision, по электронной почте и одновременно публикуются на корпоративном портале в разделе «Фонд ЛНД». База актуальных нормативных документов всегда доступна сотрудникам в системе Docsvision и на корпоративном портале.
Как понять, какие документы нужно изменить или разр
аботать?
Если изменились требования законодательства, условия труда, технологические процессы, нужно менять нормативный документ, в котором они упоминаются, или издавать новый. Иначе компания несёт убытки из-за штрафов, теряет в качестве продукции и услуг. Обнаружив несоответствие, подразделение или руководство компании через систему «Управление локальными нормативными документами» подают инициативу о разработке или актуализации нормативного документа.
Все данные для регистрации уже есть в системе, они выбираются из выпадающих списков (например: тип документа, вид документа), или заполняются автоматически (например: дата, номер, кто регистрирует). Остаётся заполнить только название документа.
Как запланировать изменение и разработку нормативных документов и контролировать эти работы?
Все инициативы система собирает в общий реестр. На его основе автоматически формируется годовой план-график разработки и актуализации нормативных документов. Если нужно выпустить документ срочно, вне плана — эти сведения тоже отмечаются в карточке проекта документа.
План-график проходит свои стадии жизненного цикла: согласуется, утверждается, ставится на контроль. В нем зафиксировано, к какому числу разработчик должен подготовить проект документа. Если сотрудник или подразделение задерживают разработку, система сигнализирует отделу нормативного обеспечения, что пора отправить напоминание. Вышестоящие инстанции и головная компания требуют ежеквартально и чаще представлять отчёты по исполнению плана-графика. Если раньше у специалистов отдела нормативного обеспечения бизнеса (НОБ) на подготовку этой базы уходила неделя, сейчас всю отчётность они моментально выгружает в Excel.
Как согласовать проект нормативного документа?
Когда сотрудник разработал проект нормативного документа, он указывает, какие руководители, согласно внутренним правилам компании, должны согласовать документ. Создает маршрут согласования: последовательный, параллельный (документ отправляется всем одновременно) или смешанный. Если необходимо, разделяет на этапы. Кнопкой «Отправить на согласование» рассылает проект согласующим лицам. Руководители дают замечания или согласуют документ. Одновременно система формирует электронный лист согласования и журнал изменений. Каждое утро специалист отдела НОБ просматривает сроки в листе согласования и кнопкой «Напомнить участнику согласования» мобилизует тех, кто не торопится с ответом.
Разработчик контролирует свой проект: в любой момент открывает лист согласования и видит, кто сейчас работает с проектом и какие оставляет замечания. Чтобы не терять время, он может создать локально новую версию документа и корректировать ее по мере поступления замечаний. Пока руководители анализируют документ, разработчик улучшает его, а не ходит по кабинетам в ожидании подписи.
Когда все участники согласовали документ, система присваивает ему электронный гриф «Проект согласован», теперь документ уже нельзя изменить. Вся история согласования сохранилась: из карточки всегда можно узнать, кто разработал, согласовал, утвердил документ и какие внес правки.
Как ввести в действие новый документ и ознакомить с ним сотрудников?
После согласования делопроизводители выпускают распоряжение о том, что новый ЛНД вступает в силу. Распорядительный документ согласуется, утверждается и автоматически рассылается по всем подразделениям. Из письма в рассылке можно посмотреть и сам нормативный документ.
Карточка с регистрационными данными нормативного документа уже есть в системе, все, что нужно сделать, это поменять в ней статус с «Проекта» на «Действует» и нажать кнопку «Опубликовать». При этом система отменяет действие предыдущей редакции и перемещает ее в архив и публикует документ на корпоративном портале.
Одновременно в плане-графике у документа автоматически изменяется статус с «Согласован» на «Утвержден и опубликован».
Если документ изменился, нужно менять все действующие инструкции, положения, стандарты, где он упоминается. Система автоматически покажет эти документы, чтобы сотрудники отдела нормативного обеспечения запланировали их актуализацию.
Как быстро найти документ или сделать выборку по определенным параметрам?
Чтобы найти документы в системе Docsvision, можно воспользоваться строкой быстрого поиска.
Найти группу документов, сформировать отчет поможет расширенный поиск. Для этого в форме поиска просто укажите интересующие вас реквизиты: например, номер, наименование, вид, тип, подразделение.
Аналогичный механизм поиска используется на корпоративном портале.
Как добиться того, чтобы сотрудники использовали только актуальные документы?
Рассылка в почту, рассылка в Docsvision, корпоративный портал
Для ознакомления сотрудников с документами есть несколько способов.
Нажав на наименование, сотрудник попадает в карточку документа. Из карточки можно открыть сам нормативный документ, его приложения, распорядительные документ о вводе в действие.
Все документы доступны в режиме предпросмотра без открытия офисных программ. С текстом можно работать как в Microsoft Word: выделять, искать, копировать фрагменты текста.
В своей деятельности компания руководствуется как внутренними, так и внешними нормативными документами, в число которых входят законы РФ, соглашения с другими организациями, ГОСТы. Эти нормативные акты сотрудники отдела НОБ публикуют в разделе Фонда ЛНД «Прочие документы».
В соответствии с требованиями международных стандартов, кадрового делопроизводства и законодательства РФ, каждый работник должен иметь доступ к перечню документов, регулирующему его профессиональную деятельность. В любой момент времени работник вправе воспользоваться любым нормативным документом, входящим в этот перечень.
Подраздел Фонда ЛНД «Реестры и перечни» помогает сформировать и актуализировать такие списки автоматически. Задача ответственного в подразделении — из общего перечня ЛНД компании на портале, выбрать документы, относящиеся к его подразделению. Теперь любой сотрудник видит на портале список всех документов, которыми он обязан руководствоваться, и может открыть любой из них, просто нажав на название. Благодаря тому, что фонд ЛНД на портале обновляется ежедневно, в реестре подразделения всегда находятся только актуальные нормативные документы.
Как защитить документы от несанкционированного использования, передачи третьим лицам?
В системе Docsvision во вкладке «Журнал» сохраняется информация обо всех действиях с документами и сотрудниках, которые с ним работали. Сохраняются также все промежуточные версии проекта и правки согласующих лиц.
Права на чтение, печать и выгрузку зависят от роли и прав пользователя и от конфиденциальности документа (мандатная, дискреционная и ролевая модели безопасности). При необходимости файлы защищает электронно-цифровая подпись.
На корпоративном портале документы также защищены от редактирования, полного копирования, скачивания, печати. Выгрузить документ могут только администраторы, редакторы раздела и сотрудники отдела нормативного обеспечения. При этом на полях документа автоматически появятся колонтитулы: кто, когда выгрузил данный файл.
Как провести анализ бизнес-процесса управления документацией и записями?
Вы можете автоматически формировать отчёты по важным для Вас показателям. Выгружать их в Excel, представлять в виде графиков и диаграмм. Например, провести анализ по срокам разработки документов определенной категории или документов, закрепленных за конкретным подразделением. Для этого достаточно мышкой перетащить заголовок столбца с критичным показателем в верхнюю часть таблицы — система сама сформирует отчёт.
Как улучшать качество документации, добиться единого понимания корпоративных стандартов?
В разделе «Система нормативного обеспечения» публикуется информация о мероприятиях, графике обучения, новые документы, регулирующие управление документацией, график аудитов, план-график разработки ЛНД, протоколы по обмену опытом, календарь. Здесь же сотрудники могут задать вопрос по разработке нормативного документа, записаться на курсы, скачать шаблоны нормативных документов. Благодаря ресурсу сотрудники компании всегда в курсе изменений, происходящих в нормативном обеспечении.
Централизованное управление нормативными документами в филиалах холдинга
Единые нормативные документы для филиальной сети разрабатывает головная компания. Чтобы исключить вероятность ошибок, издать легитимный документ, компания предварительно направляет проект документа в филиалы для сбора замечаний. Обсуждение таких проектов происходит в электронном виде в «Системе управления нормативными документами» на платформе Docsvision. Все замечания подразделений автоматически собираются в общий реестр и направляются в головную компанию. Ответ головной компании с возражениями и комментариями снова рассылается для обсуждения.
Результаты обсуждения проекта нормативного документа, принятые и отклоненные замечания сохраняются в системе Docsvision и публикуются на корпоративном портале в разделе «Проекты и обсуждения». Каждое заинтересованное подразделение, которое в дальнейшем будет руководствоваться этими нормативными документами, контролирует, все ли замечания и пожелания филиала учтены. Такой формат дискуссий исключает риск издать неработающий документ.
Головная компания контролирует нормотворческую деятельность филиалов. С этой целью филиал направляет в компанию план-график, где автоматически зафиксировались все изменения за период: какие документы введены в действие, в какой стадии подготовка проектов, есть ли нарушение по срокам. Контроль плана-графика помогает дисциплинировать филиалы сети, централизовать управление ЛНД.
Компоненты системы
Стоимость и условия поставки
Локальные нормативные акты: требования законодательства
Автор: Е. В. Давыдова
Какие документы считаются локальными нормативными актами? Какие виды локальных актов выделяются? Что относится к обязательным локальным актам? На какой срок они могут утверждаться? В каких случаях локальный акт необходимо согласовывать с представительным органом работников? Что считается таким органом? В каком порядке осуществляется согласование? Каковы требования к оформлению локальных актов и их хранению? В каком порядке в них вносятся изменения?
В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда. А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации – это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель. Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники – через их представительный орган или профсоюз. О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.
Локальные акты и их виды
Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников. При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению. Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.
ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.
К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.
Обязательные ЛНА
К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:
Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.
Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).
Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.
Срок и сфера действия ЛНА
Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.
В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:
В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.
И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации. Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала. А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.
Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.
Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?
Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников. Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом. Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:
На практике таких ЛНА обычно меньше, поскольку в одном акте могут быть объединены несколько случаев, требующих согласования с представительным органом, например, положение, устанавливающее систему оплаты труда, может включать в себя и конкретные размеры повышения оплаты труда, в том числе в ночное время.
Правила внутреннего трудового распорядка, которыми определяется в том числе режим труда и отдыха работников организации, также могут регламентировать вопросы, требующие согласования с профсоюзом, такие как введение и отмена режима неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены (ст. 74 ТК РФ), привлечение к сверхурочной работе в случаях, не предусмотренных ст. 99 ТК РФ.
Обратите внимание, что в силу вышеперечисленных положений Трудового кодекса некоторые ЛНА требуется согласовывать не с представительным органом работников, а с выборным органом первичной профсоюзной организации, в частности ЛНА, устанавливающие разделение рабочего дня на части и порядок применения вахтового метода. В связи с этим возникает вопрос: как осуществляется согласование, если в организации есть профсоюз, а нет представительного органа работников (и наоборот)?
Представителями работников в отдельно взятой организации в силу ст. 29 ТК РФ являются первичные профсоюзы. Если же такового нет или он не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена представлять интересы всех работников, на общем собрании работников может быть избран иной представитель или представительный орган (ст. 31 ТК РФ).
Отвечаем на поставленный вопрос: представлять интересы работников при согласовании ЛНА может и профсоюз, и иной представительный орган. И если выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует, интересы работников будет защищать иной представительный орган.
Сразу возникает еще один вопрос: если в организации нет ни того, ни другого органа, должен ли работодатель предложить работникам его создать для согласования ЛНА?
Поскольку профсоюз является добровольным объединением, для его создания необходимо в первую очередь волеизъявление самих работников и иных лиц, которые могут быть членами профсоюза. Аналогичный подход применяется к созданию иного представительного органа работников. Кроме этого, Трудовой кодекс не содержит норм, устанавливающих обязанность работодателя по созданию представительных органов, как и норм, ограничивающих право работодателя издавать ЛНА при отсутствии в учреждении профсоюза или иного представительного органа работников.
Соответственно, если работниками организации не образован профсоюзный или иной представительный орган, все ЛНА работодатель принимает самостоятельно.
Некоторыми нормативными правовыми актами рекомендовано при формировании локальных актов организации создавать рабочие группы из числа работников. В частности, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.08.2008 № 425н[1] предложено при организации работы по формированию примерного положения об оплате труда федеральным государственным органам и учреждениям создавать рабочие группы из числа специалистов главного распорядителя средств федерального бюджета, руководителей и работников финансового, экономического, правового и кадрового подразделений подведомственных учреждений соответствующего типа и представителей профессиональных союзов, других независимых экспертов.
Порядок согласования ЛНА
Прежде всего отметим, что порядок разработки и утверждения ЛНА работодатель определяет сам, закрепив его в соответствующем документе, которым также может быть ЛНА или другой документ (например, приказ).
А вот процедура согласования с представительным органом работников регламентирована ст. 372 ТК РФ.
Итак, работодатель перед утверждением ЛНА должен направить его проект и обоснование по нему в представительный орган работников.
Принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников в случаях, не установленных Трудовым кодексом, может предусматриваться коллективным договором, соглашениями (ст. 8 ТК РФ).
Получив эти документы, представительный орган не позднее пяти рабочих дней со дня их получения должен направить работодателю ответ с мотивированным мнением по проекту в письменной форме. Если данное мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, у работодателя есть два варианта действий:
При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт. Однако в таком случае представительный орган может обжаловать решение работодателя в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Кроме этого, представительный орган имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном гл. 61 ТК РФ.
На основании жалобы (заявления) представительного органа государственная инспекция труда в течение одного месяца со дня ее получения проводит проверку в организации. В случае выявления нарушения она выдает работодателю предписание об отмене указанного ЛНА, обязательное для исполнения.
Требования к оформлению ЛНА
Несмотря на то, что трудовым законодательством специальных требований к оформлению ЛНА не установлено, есть ряд нормативных документов, устанавливающих подобные требования. В первую очередь это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] (далее – ГОСТ).
Согласно ГОСТ для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который содержит:
Структура локального акта, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Страницы документа нумеруются со второй страницы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Заключительный момент оформления – утверждение ЛНА руководителем организации. Гриф утверждения ставится в правом верхнем углу. Акт может утверждаться приказом работодателя или личной подписью руководителя организации. Приведем образец визы согласования и утверждения.
Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.
Порядок ознакомления
Итак, утвержденный ЛНА следует зарегистрировать в соответствующем журнале с присвоением порядкового номера и указанием даты введения в действие. Напомним, что ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте.
В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Принимаемых на работу ознакомить с ЛНА нужно до подписания трудового договора. При этом необходимо учитывать, что с содержанием утвержденного ЛНА должны быть ознакомлены те работники, на которых он распространяется.
Ознакомление может осуществляться путем оформления листов ознакомления в виде приложения к ЛНА, журнала ознакомления или любым другим способом. Приведем примерный образец журнала ознакомления.
Хранение локальных актов
Оригиналы ЛНА хранятся в одном месте. Как правило, это отдел кадров или канцелярия. Для структурных подразделений организации целесообразно сделать копии.
Что касается сроков хранения, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, ЛНА хранятся в организации постоянно.
Изменения в локальных актах
Поскольку в трудовое законодательство периодически вносятся те или иные изменения, изменять следует и положения ЛНА. Делать это можно путем утверждения самих изменений, оформленных в такой же форме, как сами акты. Если изменений много, удобнее утвердить новый ЛНА, а старый отменить. Для этого необходимо издать приказ, образец которого приведем ниже.
Порядок изменения ЛНА будет тем же, что и при их принятии. Если ЛНА принимался с учетом мнения представительного органа работников, то и изменения в нем должны пройти процедуру согласования ст. 372 ТК РФ.
Если изменения положений ЛНА повлекут за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора (оплаты труда, режима рабочего времени и т. п.), необходимо получить согласие работника, предварительно уведомив его об этом за два месяца. Если работник не согласен с такими изменениями, работодатель может внести их в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74 ТК РФ, если изменения вызваны изменением организационных или технологических условий труда в организации.
Не забудьте ознакомить работников с такими изменениями под роспись.
Итак, руководствуясь трудовым законодательством и практикой его применения, можно выделить несколько этапов разработки локальных актов: разработка проекта ЛНА, согласование ЛНА с должностными лицами организации в соответствии с внутренними инструкциями, учет мнения представительного органа работников (в предусмотренных законодательством случаях), утверждение ЛНА и, наконец, введение ЛНА в действие.
И практически на каждом этапе существуют определенные требования, которые работодатель должен соблюдать. Так, при разработке ЛНА следует в первую очередь руководствоваться нормами трудового законодательства (а также соглашений и коллективных договоров) и помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленным этими нормами. При согласовании с профсоюзом надо четко соблюдать процедуру, предусмотренную ст. 372 ТК РФ, а при введении в действие ЛНА учитывать, что если с принятием данного акта изменяются организационные или технологические условия трудового договора с работников, то в силу ст. 74 ТК РФ он может вводиться в действие не ранее чем через два месяца после ознакомления работников с их содержанием. Кроме того, вовремя ознакомьте работников с ЛНА и изменениями в них, обеспечив подтверждение такого ознакомления.
[1] «Об утверждении Рекомендаций по разработке федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета примерных положений об оплате труда работников подведомственных федеральных бюджетных учреждений».
[2] Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.